Verwaltungshilfe

Das Potenzial ist groß, schätzen die Anbieter von Fuhrparksoftware. Gemäß ihrer Erkenntnisse arbeiten immer noch viele Fuhrparks, darunter auch welche mit großen Einheiten über 1.000 Fahrzeuge, mit „mittelalterlichen“ Anwendungen wie Excel-Tabellen oder Access-Anwendungen, was die Verwaltung sehr ineffizient macht, wie mehrere Software-Experten erklärten. Wer sich hier selbst wiederfindet, wer keine spezielle Software und nur Selbstgestricktes nutzt, sollte unbedingt weiterlesen.

Doch welche wesentlichen Anforderungen sollte eine gute Fuhrparkverwaltungssoftware erfüllen? Zu allererst sollte sie intuitiv und leicht bedienbar sein. Dann sollte sie Arbeitserleichterung, Kostentransparenz und eine Reduzierung der Prozesskosten mit sich bringen. Im Einzelnen sollte die Softwarelösung problemlos in die bestehende IT-Architektur einzubinden sein, ebenso sich an externe Schnittstellen anbinden lassen. Alle wesentlichen fahrzeugrelevanten Daten und Belege sollten verarbeitet werden können sowie eine automatisierte Dateneingabe zum Beispiel von Leasing- und Tankdaten möglich sein. Ebenso wichtig sind die Erinnerungsfunktion an Termine, verschiedene Alarmfunktionen, Dokumentationen und Historien. Im Wesentlichen sollte die digitale Verwaltungslösung Kostenstrukturen vielschichtig aufzeigen können und transparent Grundlagen für Entscheidungen liefern.

Der Einsatz einer Fuhrparkverwaltungssoftware sollte nicht nur den Arbeitsaufwand reduzieren, weil sich wesentliche Daten „auf einen Klick“ finden, sich Belege und Vorgänge direkt zuordnen lassen und somit manuelle Arbeitsschritte eingespart werden, sondern den Fuhrparkleiter auch dahin gehend unterstützen, Berichte und Berechnungen gemäß eigener Anforderungen auf Knopfdruck zu erhalten. Sämtliche Auswertungen helfen, den Apparat Fuhrpark so unaufwändig wie nötig und so günstig wie möglich zu unterhalten. Letztlich liefern die Berichte auch Argumentationsmaterial beziehungsweise Erklärungen für bestimmte Auffälligkeiten, aber auch für bestimmte Entscheidungen. Dass der Fuhrparkleiter sich selbst wegrationiert, sollte kein Argument sein, braucht es schließlich immer noch jemanden, der sich mit dem Fuhrparkwesen auskennt, um die Flotte vernünftig zu betreiben, beziehungsweise aus den Auswertungen die richtigen Schlüsse ziehen zu können.

Bei der Auswahl der Fuhrparksoftware müssen zuallererst die individuellen Anforderungen bei der Verwaltung eruiert werden. Um einen Überblick zu erhalten, kann der Fuhrparkmanager bei den meisten Anbietern mittels Demo-Versionen ausprobieren, ob und inwieweit das Produkt für seine Flotte passend ist. Viele Softwares sind modular aufgebaut, so dass je nach Bedarf Features weggelassen oder hinzugenommen werden können. Das kann hilfreich sein, wenn der Fuhrpark expandiert oder minimiert wird.

Sonderformen der Fuhrparkverwaltung betreffen beispielsweise die Poolfahrzeugverwaltung. Bei einem Mischfuhrpark mit sowohl zugeordneten Dienstwagen als auch einem Pool lassen sich beide verwalten, Fahrzeugbelegungsplanung ist bei vielen Softwares möglich. Speziell für Fahrzeugspools und CarSharing konzipiert ist die Software der Invers GmbH, die auch die gesamte Hardware liefert und bereits mehr als 35.000 Fahrzeuge ausgestattet hat. Via CocoSoft. Net kann die Reservierung von Fahrzeugen per Internet, Smartphone oder iPhone erfolgen. Es ermöglicht die Kunden- und Fahrzeugstammdaten- Verwaltung, die automatische Abrechnung und den Betrieb als Web-Lösung oder als Installation vor Ort.

Was die Zukunft der Fuhrparkverwaltung betrifft, so verändern sich die Möglichkeiten mit der technischen und digitalen Entwicklung: Michael Schuler, Admin Solution AG, erwartet beispielsweise, dass sich Kunden mehr und mehr individueller Fuhrparkverwaltungslösungen bedienen werden, um die Prozesshoheit zu haben. Auch Thomas A. Mitsch, Geschäftsführer bei Hiepler & Partner, sieht eine Zunahme der intelligenten Integration der IT-Systeme von Fuhrpark und externen Dienstleistern der Branche: „Manuelle Datenerfassung wird abnehmen und der Datenaustausch der verschiedenen Systeme zunehmend elektronisch erfolgen.“ Bei Carano erkennt man auch einen Trend zu mehr Inhouse-Verwaltung statt Full- Service-Leasing. „Wir verzeichnen einen steigenden Bedarf an neuen Lösungsansätzen in den Bereichen Prozess-Vernetzung mit Lieferanten, internationales Fuhrparkmanagement und mobile Lösungskomponenten. Daher arbeiten wir aktiv an modernen Plattformlösungen in diesen Bereichen sowie kleinen, bedarfsgerechten SaaS (Software as a Service)-Lösungen für kleinere Fuhrparks. Auch die Themen Shared-Fleet und Green-Fleet rücken immer mehr in den Fokus“, so Matthias von Tippelskirch, Geschäftsführer von der Carano Software Solutions GmbH.

Bei der inNuce Solutions GmbH sollen im Rahmen der „Post Web 2.0 Initiative“ die Fuhrparkverwaltung, das heißt die Bereitstellung von Mobilität bei möglichst geringen Kosten, mit Hilfe von Portalen und Apps in die mobile Welt integriert werden, kündigt Dirk Zieschang, Direktor Sales and Marketing, an. „Der zukünftige Fuhrpark braucht Verwaltungsmöglichkeiten für alternative Antriebe und neue Mobilitätskonzepte“, so sieht es Thomas Reischl, Vorstand der SiteOS AG. „Auch wird die Verwaltung wesentlich automatisierter und vernetzter ablaufen.“ Schon heute arbeiten die Spezialisten bei der SiteOS AG an einem erweiterten Car Policy Management, an Verbesserungen des Car Configurators sowie einem Parameter Management, um den Anforderungen der Kunden immer genügen zu können. Und das ist es auch, was eine gute Software können muss: sich mit den Kundenbedürfnissen weiterentwickeln.