Tank-Kartenkontrolle

In den Anfangstagen der Tankkarte in den 60er Jahren erfüllte sie lediglich ihren Ursprungszweck: bargeldloses Bezahlen von Kraftstoffen. Heute sind eine Vielzahl weiterer Produkte auch außerhalb von Werkstatt und Shop hinzugekommen. Ebenso ermöglicht die elektronische Vernetzung eine Anzahl von Kontroll- und Verwaltungsfunktionen auf Basis der Tank- und Fahrdaten. Da die kleinen Plastikkärtchen heute fast in jedem Fuhrpark zum Standard gehören, bietet sich für den Fuhrparkleiter hierüber eine Möglichkeit der Basisverwaltung und -analyse, vorausgesetzt, die Tankkarte wird fahrzeugbezogen eingesetzt.

Da stehen ganz klassisch die Auflistung der Tankbeziehungsweise Bezahlvorgänge mit Artikeln, Menge und Summe, in Papierform, per Email oder zum Download direkt in das Buchhaltungssystem. Hier zeigt sich bereits der erste Vorteil der Tankkarte: Pro Fahrzeug beziehungsweise Tankkarte erhält der Fuhrparkleiter eine einzige Rechnung für den Zeitraum x, statt alle Tankbelege einzeln zu verbuchen. Ausgehend von der Rechnung können Auswertungen erstellt werden, beispielsweise bezüglich Verbrauch, Verbrauchskosten, Vergleiche, Durchschnittswerte oder die Entwicklung der Werte über den Zeitraum x. Diese Reportings kann der Fuhrparkverantwortliche mit der Rechnung ein- bis zweimal im Monat abonnieren. Pro genutzter Karte können Zusatzinformationen ausgewiesen werden, zum Beispiel Kostenstellen, Fahrzeug-Codes oder Fahrer-Identifikationen. Die Übermittlung von Kilometerständen durch das Kartenlesegerät beim Bezahlen hilft dem Flottenmanager, den Überblick über die Laufleistung der Fahrzeuge zu behalten, was ebenfalls die Terminierung von Inspektionen erleichtert. Kooperationen vereinfachen Flottenkartennutzern das bargeldlose Bezahlen bei weiteren Dienstleistern: Mit der euroShell Card kann der Flottenkunde je nach Berechtigungsstufe sogar Serviceleistungen und Produkte beim Kooperationspartner A.T.U. bargeldlos einkaufen, die Fakturierung erfolgt mit der nächsten euroShell Abrechnung. Parkhauskosten bei Vinci Park erscheinen auf der Total- Tankkarten-Rechnung.

Die gängigen Tankkartenanbieter ermöglichen dem Fuhrparkverantwortlichen alternativ online tagesaktuell auf die Zahlen zuzugreifen und auch dort beliebige Auswertungen rund um den Kraftstoff vorzunehmen. Auch der CO2-Ausstoß der Fahrzeuge oder der gesamten Flotte kann bei einigen Anbietern dargestellt werden. UTA bietet die Software Fahr & Spar Pro an, die Einsparpotenziale im Kraftstoffverbrauch aufzeigt, ähnlich verfährt OMV mit einem Hinweis-Service auf Einsparmöglichkeiten. Mit der euroShell Card kann die Flotte direkt in einen CO2-Ausgleich investieren (siehe auch S. 26). Für Fuhrparks mit Volkswagen-Erdgasfahrzeugen bietet die Europa Tank & Service Karte ECO der Volkswagen Leasing in Kooperation mit der DKV Euro Service seit Oktober 2010 ebenfalls die Möglichkeit, den Kraftstoffbezug auszuwerten. Dadurch, dass nun flächendeckend an rund 500 Erdgas-Tankstellen des DKV mit der Tankkarte bezahlt werden kann, fließen diese Daten mit in die Reportings ein.

In den Online-Portalen der Kartenanbieter kann der Fuhrparkleiter über die von vorne herein festgelegten Bezugsstufen Regeln oder fahrzeugbezogene Profile erstellen, welche Produkte – also welche Kraftstoffe, Wäsche, Autopflege, Werkstattleistungen oder mehr – bezogen werden dürfen und welche nicht, welche maximale Menge ein Fahrzeug tankt, an welchen Wochentagen oder in welchem Tages- Zeitfenster getankt werden darf und so weiter. Einige Anbieter wie beispielsweise Aral Card, DKV, euroShell, OMV, Total oder UTA offerieren eine Ausreißerkontrolle, das heißt, werden die definierten Regeln verletzt, zum Beispiel bei außergewöhnlich hohen Tankmengen, erfolgt ein Email- oder sogar SMS-Alarm. Apropos Sicherheit: in den Online Portalen kann mit sofortiger Wirkung die Karte gesperrt, gelöscht, bequem neue und zusätzliche Karten, neue PIN und vieles mehr bestellt werden. Das erspart dem Fuhrparkverwalter einige Telefonate und Briefwechsel.

Außerhalb des reinen Tankkartenmanagements, aber in Verbindung mit der Infrastruktur, kann der Flottenbetreiber die Führerscheinkontrolle organisieren (siehe auch S. 68). In Kooperation mit den verantwortlichen Systemanbietern stehen deutschlandweit an den frequentierten Tankstellen von Aral (in Kooperation mit fleet ID) und Shell (in Kooperation mit LapID) Lesegeräte bereit, an denen der Dienstwagennutzer seinen mit RFID Chip-Siegel oder Hologramm-Barcode versehenen Führerschein einlesen lassen kann. Für Tankkartenkunden gelten Sonderkonditionen bei den Kosten für die Führerscheinkontrolle.

Je nach Bedarf bieten einige Tankkartendienstleister ihr Portfolio in Modulen oder Paketen mit unterschiedlichem Leistungsumfang an. Basisauswertungen fallen in die monatliche Kartengebühr, plus eine Systempauschale pro Kundenkonto, weitere Möglichkeiten eröffnen sich gegen Zusatzkosten. Fazit: Gerade für kleinere Fuhrparks, in denen keine andere Verwaltungssoftware zum Einsatz kommt, lohnt sich die Kontrolle und Analyse eines der kostenintensivsten Postens im Fuhrpark, des Kraftstoffverbrauchs, über das Tankkartenmanagement der Mineralölgesellschaften. So hat der Fuhrparkleiter ohne großen Aufwand die Kosten im Blick, kann von vorneherein Regeln erstellen, die Mehrkosten ersparen, sowie Ausreißern auf den Grund gehen beziehungsweise schnell reagieren. Und das quasi ohne große zusätzliche Ausgaben, denn die Tankkarten nutzt er ja sowieso.