Über welches System Fuhrparkverwaltung generell erfolgt, sagt natürlich etwas über die Innovationsträchtigkeit eines Unternehmens aus. Klassisch per Excel-Tabelle – das ist immer noch gefragt. Demnach funktioniert das bei knapp 42 Prozent der befragten Firmen exakt so (Grafik 1). Rund 20 Prozent der Umfrageteilnehmer nutzen indessen ein webbasiertes Tool eines Drittanbieters, um ihren Fuhrpark zu steuern. Auch kommen eigens entwickelte so genannte Fuhrparkmanagementsysteme zum Einsatz, auf die knapp 20 Prozent der Unternehmen zurückgreifen. Davon besitzen gar 6,5 Prozent eine eigene Schnittstelle zu diversen Dienstleistern, um Prozesse schnell und reibungslos durchführen zu können. Ebenfalls 6,5 Prozent der befragten Unternehmen setzen auf ein Fuhrparkmanagementsystem ihres Leasinggebers. Etwa zehn Prozent der Umfrageteilnehmer setzen auf ein Managementsystem eines Drittanbieters mit lokaler Installation. Nur ein sehr kleiner teil der befragten Unternehmen (3,2 Prozent) geben ihre Fuhrparkverwaltung komplett ab an einen fremden Dienstleister.
Beim Thema Fahrzeugbestellung sind in den nächsten Jahren große Umbrüche zu erwarten. Denn hier schlägt die Digitalisierung kräftig zu (Grafik 2). Das klassische Autohaus wird es zwar noch lange geben voraussichtlich, aber die Landschaft des Autohandels verändert sich merklich. Verkaufsberater werden zwar keineswegs überflüssig, aber der meist interaktive Konfigurator erledigt in vielen Fällen schon ein gutes Stück der Arbeit, die früher das Verkaufspersonal erledigt hat. Demnach nutzen 51,6 Prozent der Umfrageteilnehmer den Konfigurator der Herstellerwebsite. Aber anderseits tritt ein Drittel der befragten Unternehmen – ganz klassisch – den Weg an zum Autohaus. Das ist verständlich, denn hier findet ja auch soziale Interaktion statt. Bei 29 Prozent der Umfrageteilnehmer läuft es anders: Diese dürfen ihre Dienstwagen gar nicht individuell konfigurieren. Rund 13 Prozent der befragten Unternehmen nutzen dagegen einen Konfigurator eines Drittanbieters. Dieser enthält dann spezifische Optionen für den Fuhrpark. Diese Praxis liegt nahe, denn Dienstwagen dürfen nicht immer nach Herzenslust zusammengestellt werden, da die Wiedervermarktung eine große Rolle spielt. Und bestimmte Sonderausstattungen haben großen Einfluss auf den Restwert. Andersherum kann es auch sein, dass der Firmenwagen sogar über bestimmte Features verfügen sollte, die sich restwertstabilisierend auswirken. Knapp zehn Prozent der befragten Unternehmen greifen auf einen Konfigurator zurück, den die Leasinggesellschaft anbietet.
Die Dienstwagennutzung ist ein großes Thema im Bereich Fuhrparkwesen. Schließlich spielt das Auto eine große Rolle für den entsprechenden Mitarbeiter. Einer großen Mehrheit von satten 93,5 Prozent der befragten Unternehmen zufolge ist die so genannte „Ein-Prozent“-Regel das beliebteste Instrument, um Privatfahrten steuerlich pauschal abzugelten (Grafik 3). So muss der Dienstwagennutzer nämlich kein lästiges Fahrtenbuch ausfüllen, was einfach aufwändig ist. Um den Aufwand jedoch zu minimieren –, falls die Fahrtenbuch-Regelung dennoch zum Einsatz kommt, bieten Drittanbieter oder auch die Fahrzeughersteller digitale Fahrtenbücher an. Diese Lösung wird, wenn überhaupt, allerdings ausschließlich dann akzeptiert, wenn sie von einem Drittanbieter (6,5 Prozent) stammt. Für digitale Fahrtenbücher, die der Autohersteller als Option anbietet, hat sich tatsächlich niemand ausgesprochen, der an dieser Online-Umfrage teilnahm. Immerhin gibt es einen kleinen Teil (3,2 Prozent) und damit eine minimale Anzahl an Umfrageteilnehmern, die jenes Fahrtenbuch nutzen, das sozusagen im Kontext mit einem installierten Telematik-System verfügbar ist und auch zum Einsatz kommt. Es gibt allerdings auch Unternehmen, die Privatfahrten überhaupt nicht zulassen. Somit entfällt auch die Problematik bei der Versteuerung.
Die Führerscheinkontrolle ist ein extrem wichtiges Thema im Fuhrparkwesen – schließlich geht es um nicht weniger als Haftungsfragen. Also bleibt zu klären, wie die Unternehmen vorgehen, um sicherzustellen, dass der Dienstwagenberechtigte auch über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt. Und hier setzt sich freilich mehr und mehr das Digitale durch (Grafik 4). Man kann entweder mit einem so genannten Prüflabel arbeiten (so verfahren 22,6 Prozent der Umfrageteilnehmer) oder einen RFID-Chip nutzen, was eine ganze Menge der befragten Firmen tun. Anteilig nämlich immerhin 19,4 Prozent. Interessanterweise spricht sich die Mehrheit der Teilnehmer innerhalb dieser Umfrage anno 2023 allerdings noch für manuelle Prüfverfahren aus. So bekunden 29 Prozent der befragten Unternehmen, dass ihre Dienstwagenntzer den Führerschein schlicht beim Fuhrparkleiter vorzeigen müssen. Allerdings sagen 22,6 Prozent der Teilnehmer, dass sich Dienstleiter um dieses Anliegen kümmern. Allerdings wird hier dem Bekunden nach ebenfalls manuell verfahren. Ebenfalls ein probates Mittel ist natürlich auch die Videokonferenz – solche Formate haben sich insbesondere während der Coronazeit eingebürgert und sind dann oft geblieben, weil sie sich einfach bewährt haben. So geben 6,5 Prozent der hier befragten Firmen an, dass sie nach diesem Prinzip verfahren. Der digitale Barcode dagegen scheint unbeliebt zu sein und wird laut Umfrage von keinem der Umfrageteilnehmer genutzt.
Bei buchhalterischen Belangen sieht das Bild bezüglich digitaler oder analoger Handhabe gemischt aus (Grafik 5). Klar ist: Eine satte Mehrheit von 61,3 Prozent steht für das manuelle Einreichen der Belege. Allerdings bekunden auch 48,4 Prozent der Befragten, ihre Belege digital zu verarbeiten. Und 22,6 Prozent der Umfrageteilnehmer sagen, dass ein digitaler Workflow vom Dienstleister zum Fuhrparkleiter stattfinde.
Bei der Rücksteuerung von Leasingfahrzeugen läuft heute natürlich alles digital. Und 60 Prozent der Befragten halten sich an den vom Leasinggeber vorgegebenen Prozess (Grafik 6).
Beim Werkstattmanagement macht sich das digitale Zeitalter extrem bemerkbar: 57 Prozent der Umfrageteilnehmer geben an, Belege und Kostenvorschläge in-house digital zu erfassen (Grafik 7). Und 23,1 Prozent sagen, dass Servicetermine digital im Fuhrparkmanagementsystem hinterlegt sind. Nur eine Minderheit von 3,8 Prozent der Befragten nutzt die Möglichkeit, einen Kostenvorschlag auf der Grundlage einer Smartphone-App zu erstellen. Gut 19 Prozent der Umfrageteilnehmer bekunden, dass von der Rechnungsstellung bis zur Terminfindung alles digital ablaufe.
