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Dass die Unternehmensflotte hauptamtlich gemanagt wird, kommt laut einer Studie lediglich in fünf Prozent aller Firmen vor, die über Fahrzeuge verfügen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass in 95 Prozent der Unternehmen mit Firmenwagen diese „nebenbei“ gemanagt werden, was wiederum laut einer Studie des Bundesverbandes Betriebliche Mobilität e. V. pro Woche rund acht Stunden Zeit beansprucht. Tatsächlich läuft ein Großteil solcher Verwaltung noch über Exceltabellen und mithilfe von gesammelten Papierbelegen. Dies ist wenig übersichtlich und nur wenige Informationen sind auf Knopfdruck auswertbar.

Software-Anforderungen 
Eine zukunftsfähige Fuhrparkmanagementsoftware sollte 24/7 und ortsunabhängig nutzbar sein, die Sammelrechnungen der relevanten Fuhrpark-Dienstleister verarbeiten können und eine Vielzahl von FuhrparkDienstleister über Schnittstelle anbinden“, konkretisiert Dirk Zieschang, Direktor Vertrieb, Innuce, die Anforderungen. Die Corona-Pandemie hat hier für eine Trendumkehr gesorgt, denn durch Homeoffice und Distanzvorgaben musste ein Großteil der Verwaltungsarbeit auf rein digitale Prozesse umgestellt werden, die von Anfang bis Ende webbasiert und daher von jedem Ort der Welt, an dem es eine Internetverbindung gibt, durchgeführt werden können. Eine Chance für Fuhrparkverwaltungslösungen, die von überall zugänglich sind und in Echtzeit die relevanten Daten für die aktive und nachhaltige Steuerung zur Verfügung stellen. „Kluge, rationale Entscheidungen in Unternehmen und Fuhrparks basieren im besten Falle auf Daten“, weiß auch Wolfgang Schmid, Director Central Region (DACH) bei Webfleet Solutions. „Der ,Blick ins Fahrzeug‘ kann bei der Entscheidungsfindung weiterhelfen. Softwarelösungen für das Flottenmanagement bündeln Fahrzeugdaten zu relevanten Informationen, auf deren Basis die Unternehmen ein klares Bild vom Status quo und von der Aktivität ihrer Flotte erhalten. Entscheidungen für die zukünftige Ausrichtung und die Planung der Digitalisierung bekommen eine fundierte Grundlage. Alle Maßnahmen lassen sich konsequent am Mehrwert ausrichten. Jedes Transportunternehmen kann die aufbereiteten Informationen nutzen, um drängende Fragen zu klären. Zum Beispiel zur Effizienzsteigerung, zum Fahrermangel, zur Elektrifizierung der Flotte oder zur Anpassung des Fahrzeugmix. Aus der fundierten Datenlage ergeben sich zielgerichtete Antworten“, fasst er den Nutzen von Softwarelösungen zusammen. Auch Christopher Maak, Head of Product bei Carmada, einem Unternehmen der freenet GmbH, hat den Wandel beobachtet: „Die meisten unserer primär mittelständischen Kunden haben, bevor sie auf Carmada umgestiegen sind, ihren Fuhrpark über aufwendig programmierte Exceltabellen und Serverstrukturen gemanagt. Das Hauptargument war entsprechend eine Reduzierung des Administrationsaufwands sowie eine Vereinfachung der Prozesse mithilfe einer intuitiv und einfach zu bedienenden Software, die ohne große Installationsprozesse auskommt.“ Andreas Schneider, Co-Founder und Managing Director bei der Vimcar GmbH, ergänzt: „Bei den Entscheidungskriterien spielen neben der Einfachheit der Software und den Funktionen vor allem die Service-Qualität des Anbieters und die Rechtssicherheit eine große Rolle. Häufig muss der Betriebsrat oder der Datenschutz seine Zustimmung geben. Anbieter wie Vimcar, die diese Prozesse mit dem Kunden aktiv begleiten, erleichtern damit interne Entscheidungen und Verhandlungen.“

Mittlerweile gehört zur Fuhrparkverwaltung noch mehr als nur der Überblick über die Kosten der Fahrzeuge. Ein Umdenken in der Mitarbeitermobilität führt dazu, dass zusätzliche Verkehrsmittel gebucht werden können und Fahrtkosten beispielsweise aus einem Mobilitätsbudget (siehe auch S. 72) abgerechnet werden. Das macht die Anforderungen an Verwaltungslösungen komplexer. Aber auch hier haben die Anbieter einen Blick für den Bedarf der Fuhrparkverantwortlichen und machen die Anbindung von Drittsystemen möglich. Uwe Bauch, Vorstandsvorsitzender der community4you AG, dazu: „Mit zunehmendem Interesse beobachten wir auch die Entwicklung vom klassischen Fuhrparkmanagement, das sich vor allem um die Nutzung eigener Ressourcen dreht, hin zu einem Mobilitätsmanagement, das sich ganz individuell mit der Frage beschäftigt, wie der konkrete Mobilitätsbedarf am besten zu decken ist. Für viele kurzfristige Mobilitätsbedürfnisse gibt es inzwischen externe Dienstleister, die sehr gute Services anbieten. Kurzzeitmiete, Auto-Abo oder Sharing sind nur ein paar Schlagworte. Solche Services können wir auf Kundenwunsch in die vernetzten Systeme integrieren. Damit haben die Fuhrparkmanager zu jeder Zeit alle Alternativen im Blick und können diese auch direkt im System buchen.“

Auch werden die Wahrnehmung von Compliance-Aufgaben und die Rechtssicherheit der Prozesse immer wichtiger im Fuhrparkmanagement. Die Organisation läuft mit Softwareunterstützung automatisiert und fristgerecht ab, zudem sorgt Transparenz für einen Mehrwert. Diese Anforderungen an die Fuhrparkverwaltung gelten auch als Entscheidungsgründe für eine entsprechende Software, wie auch Patrick Krott, Unternehmensinhaber, SoftAiX Softwareentwicklung, anführt: „Häufig nachgefragt sind Schnittstellen zu Führerscheinkontrollsystemen, Dokumentenarchivierungssystemen (Stichwort „E-Akte“). Ersteres resultiert aus den gesetzlichen Vorgaben und Letztere ermöglichen eine zentralisierte Verwaltung des gesamten Fahrzeuglebenslaufs.“ Je stärker Fahrer und Kunden in die Prozesse einbezogen werden können, umso mehr entlastet dies die Fuhrparkverwaltung. Uwe Bauch, Vorstandsvorsitzender der community4you AG, weiß, dass der Bedarf, die Fahrer und Kunden direkt in die Systeme einzubeziehen, steigt. „Mit unserer mobilen Anwendungen comm.mobile können diese Personengruppen selbstständig ein Fahrzeug konfigurieren, Autos aus einem Fahrzeugpool buchen und sich an weiteren – auch kundenindividuellen – operativen Prozessen wie beim Schadenmanagement, bei der Fahrzeugübergabe und -rückgabe nutzbringend beteiligen. All das können wir aus einer Hand anbieten. Das hat den Vorteil, dass unsere Kunden ein vollständig integriertes System über verschiedene Plattformen hinweg mit ganz individuellen Nutzerrechten haben – aber nur einen technischen Ansprechpartner.“

Nachhaltigkeit 
Auch in Bezug auf Nachhaltigkeitsziele von Unternehmen spielt eine Verwaltungssoftware eine entscheidende Rolle. Nach Aussage von Stephan Maleszka, Geschäftsführer der Car Professional Fuhrparkmanagement und Beratungsgesellschaft mbH & Co. KG, bietet das Vernetzen der Fahrzeuge untereinander sowie mit der Umgebung großes Potenzial für einen effizienteren Betrieb und somit auch zur Kostenreduzierung. Dabei gelte es aber, die verschiedenen Datenquellen sinnvoll miteinander zu verknüpfen und die Daten verfügbar zu machen, was wiederum über die Leistungsfähigkeit einer Fuhrparkmanagementsoftware hinausgeht. Steffen Winandi, Vertriebsbereichsleiter Mobility bei der Kemas GmbH, führt hierzu an, dass sich durch die Intelligenz der Systeme zum Beispiel lange Stauzeiten durch frühzeitige Warnung vermeiden lassen, die Mobilität wird effizienter und der CO2-Ausstoß gedrosselt. Maximilian Drentschew, Teamleiter im Produktmanagement für vernetzte Lösungen bei der Continental Automotive GmbH, ergänzt: „Zukünftig macht künstliche Intelligenz genau auf den Fuhrpark zugeschnittene Lösungen möglich – und zwar ohne zusätzliches Personal, das viele Datensätze aufwendig miteinander vergleicht. Im Unterschied zur „klassischen“, regelbasierten Flottenmanagementsoftware erledigt das die Software nämlich weitgehend eigenständig. Beispiele sind das Abrechnungswesen, Fahrverhalten oder die Zusammensetzung des Fuhrparks.“ Und auch für die effiziente Einbindung von Elektromobilität in den Fuhrpark bietet sich ein umfassendes Softwaresystem an. Laut HansJoachim Guth, Geschäftsführer Carano Software Solutions GmbH, stehen momentan vernetzte Anwendungsfelder wie schlüsselloses Öffnen und Routenplanung beim Carsharing, Reichweitenermittlung im Bereich Elektromobilität sowie ein Fahrtenbuch und GPS-Tracking im Fokus der Softwarenutzer. „Auch das intelligente Laden von E-Fahrzeugen wird eine wichtige Rolle spielen, denn es braucht eine ganzheitliche Ladelösung, die in die individuellen, betrieblichen Abläufe und die Energieinfrastruktur des Unternehmens integriert werden kann“, so Guth.

Fazit: Fuhrparkverwaltungssoftwares können mit individuellen Modulen an die Anforderungen einer Flotte angepasst werden und sorgen so für die Datenbasis, die für Entscheidungsprozesse wichtig ist. Hierüber lassen sich Effizienz und Nachhaltigkeit steigern und der Personalaufwand lässt sich verringern. Zudem fördert eine Verwaltungssoftware Transparenz und Rechtssicherheit. Ein Investment, das sich mit dem passenden Partner in jedem Fall lohnt.