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Fahrzeuge bestellen, Rechnungen sowie Belege erfassen und überprüfen, Termine im Auge behalten und Kosten auswerten – das sind nur einige Beispiele für typische Aufgaben, die im Zusammenhang mit einem Fuhrpark anfallen. „In einem Unternehmen mit 5 bis 20 Fahrzeugen nimmt die Koordination der Fahrzeuge und die Dokumentation wichtiger Daten über acht Stunden Zeit pro Woche in Anspruch. Dieser Aufwand kann durch eine Fuhrparksoftware stark reduziert werden. Weitere Gründe bei der Entscheidung für eine Fuhrparksoftware sind die Effizienzsteigerung und die Reduzierung der Kosten“, erläutert Andreas Schneider, Co-Founder und Managing Director bei der Vimcar GmbH, und führt weiter aus: „Alle Daten zu Nutzung, Kosten und Kontrolle der Fuhrparkfahrzeuge werden zentral und in Echtzeit gebündelt. Informationen sind jederzeit verfügbar und mit wenigen Klicks auszuwerten. Dies ermöglicht Fuhrparkverantwortlichen von zu Hause aus zu arbeiten, da die Unterlagen nicht mehr in Aktenordnern aufbewahrt werden müssen.“

Jedoch sollte sich der Fuhrparkmanager bei der Auswahl der geeigneten Softwarelösung zunächst im Klaren darüber sein, mit welcher Art des Fuhrparks er es zu tun hat. Handelt es sich beispielsweise um eine komplett geleaste Unternehmensflotte, womöglich noch im Full-Service-Leasing, sollte der erste Blick des Fuhrparkverantwortlichen in die Richtung der — gelegentlich sogar ohne Aufpreis erhältlichen — webbasierten Auswertungstools des Leasinganbieters gehen. Denn oft sind hier schon spezifische Schnittstellen zu Leasingmodulen integriert, welche den Aufwand bei der Fuhrparkverwaltung auf ein Minimum reduzieren. Hingegen sind in der Regel herstellerunabhängige Softwarelösungen die einzige Möglichkeit für die Verwaltung von Kauffuhrparks oder auch Flotten, die viele Teilprozesse miteinander verknüpfen zu versuchen: „Wer für jede einzelne Aufgabe im Fuhrpark eine kleinteilige Lösung hat, der wird weder Zeit noch Geld sparen können. Was die Unternehmen wirklich brauchen, ist eine Software, die alle Funktionen in sich vereint, auf einen zentralen Datensatz zugreift und Prozesse intelligent verknüpft. Mit der comm.fleet-Fuhrparkmanagementsoftware von community4you bieten wir von einem zentralen Dashboard Zugriff auf alle Fuhrparkdaten und -prozesse. Unsere Kunden können sich ihre Software individuell konfigurieren und wählen dabei aus Modulen, wie Unfall/Schaden/Werkstatt- und Kostenmanagement, Lagerund Bauteileverwaltung, Beschaffung, Reifenund Fahrerverwaltung, Bearbeitung von Bußgeldern und Rechnungen, Corporate Carsharing und vielen mehr. Mit unseren Tools können wir als einziger Anbieter alle Prozesse von der Fahrzeugbeschaffung bis zum Remarketing aus einer Hand abbilden und dabei auch neue Konzepte wie Mobilitätsbudgets darstellen. Aber auch bereits installierte Programme von Drittanbietern können wir in unser System einbinden. Es muss also nicht alles über den Haufen geworfen werden. Wir ergänzen da, wo es den meisten Nutzen gibt“, führt Uwe Bauch, Vorstandsvorsitzender der community4you AG, aus. Doch nicht immer weist der Fuhrpark ausschließlich eine Finanzierungsform auf, sondern besteht aus geleasten sowie gekauften Fahrzeugen: Optimal ist im Falle eines Mischfuhrparks sicher eher die unabhängige Kaufsoftware, da sie mit der Fülle an Tools nicht nur auf die Besonderheiten im Leasingumfeld, sondern zugleich auch auf die des Kauffuhrparks eingeht.

Grundlegend soll eine Fuhrparkmanagementsoftware den Flottenverantwortlichen bei der Arbeit unterstützen und entlasten, denn nur so lassen sich Einsparpotenziale generieren. „Eine Fuhrparkmanagementsoftware hilft, einen ganzheitlichen Überblick über den eigenen Fuhrpark in Echtzeit zu erhalten. Alles wird sicht- und messbar: die Produktivität und Sicherheit der Fahrer, welche Optimierungen fruchten, die Konformität der Flotten, die Skalierbarkeit und der Grad der Nachhaltigkeit des Fuhrparks. Durch die Erfassung der dynamischen Fahrzeug- und Fahrerdaten sind unsere Kunden zu jeder Zeit in der Lage, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen und somit die Effizienz ihrer Flotte zu optimieren. Denn: Sie können nur das verbessern, was sie auch messen können. Gerade in der aktuellen COVID-Zeit bietet eine Fuhrparkmanagementsoftware viele Möglichkeiten, die Betriebsabläufe zu optimieren. Seien es beispielsweise Last-Mile-Unternehmen, die durch eine optimierte Routenführung mehr Aufträge pro Tag erledigen können, um somit die eigene Produktivität zu steigern, oder um Einsparpotenziale zu identifizieren. Des Weiteren können die Software und der Einsatz von Telematik dem Fuhrparkmanager zeigen, welche Fahrzeuge mit geringer Auslastung umdisponiert werden können, und so kann gegebenenfalls die Dimension des Fuhrparks angepasst werden“, gibt Klaus Böckers, Vice President Nordics, Central and Eastern Europe bei Geotab, zu verstehen. Bei der Entscheidung für eine Softwarelösung sollte aber auch die Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen mitberücksichtigt werden. Hierbei bleibt es nicht aus, sich die eine oder andere Testversion zu beschaffen und diese gemäß den eigenen Ansprüchen genau unter die Lupe zu nehmen. Die Betonung liegt dabei auf „genau unter die Lupe nehmen“, denn gerade die Zeit, die hier durch einfachere Prozesse eingespart wird, kann sich unter Umständen in der Praxisarbeit potenzieren.

In drei unterschiedlichen Bereichen stecken dabei Einsparpotenziale: Entlastung des Fuhrparkmanagements bei Routinetätigkeiten, Zusammenführung von Daten in einem einheitlichen System sowie die Vereinfachung von Prozessen. „Mit einem Onlinetool kann die zukünftige Fahrzeugflotte schnell, effektiv und mit allen relevanten Informationen ganz einfach digital verwaltet werden. Ergänzend bieten Onlinetools umfassende Analyse- und Reportingmöglichkeiten, unter anderem mit Laufleistungsanalyse, Kraftstoffund Gesamtkostenreport, Informationen zu anstehenden Neubestellungen und auslaufenden Verträgen. Zusätzlich können über einen Onlinekonfigurator Fahrzeuge unter Berücksichtigung der hinterlegten Car-Policy ganz individuell zusammengestellt werden. So werden Fuhrparkmanager und Fahrer digital unterstützt – und das alles zeitund ortsunabhängig“, wie Frank Hägele, Mitglied der Geschäftsleitung Geschäftsfeld Mobility der Deutschen Leasing AG, zu berichten weiß. Ein Schwerpunkt bei der Fuhrparkverwaltung ist sicherlich die Prozesstransparenz. Hier kann ein effizientes Fuhrparkmanagementsystem dazu beitragen, den Flottenverantwortlichen nachhaltig zu entlasten. So unterstützt beispielsweise die automatische Benachrichtigung von Fahrern das Fuhrparkmanagement und sorgt zugleich für eine reibungslose Interaktion mit allen beteiligten Parteien. „FleetScape IP ermöglicht es dem Nutzer, einfach und transparent das Verhalten des Fuhrparks unter besonderen Rahmenbedingungen (beispielsweise COVID-19) zu messen und zielgerichtete Maßnahmen (zum Beispiel Umstufungen) einzuleiten. Social Distancing aufgrund von COVID-19 verdeutlicht, dass eine zukünftige Zusammenarbeit nur mit rein cloudbasierten Lösungen – wie FleetScape IP – möglich ist“, erläutert Dirk Zieschang, Gesellschafter der InNuce Solutions GmbH. Auch für Frank Kemmerer, Leiter Flottenmanagement bei Mercedes-Benz Deutschland, steht der ganzheitliche Überblick im Vordergrund: „Mit Flottenkennzahlen und Echtzeitdaten aus Fahrzeugen werden die ganzheitliche Steuerung des Fuhrparks vereinfacht, Fahrzeugausfälle reduziert, Zeit eingespart und Betriebskosten gesenkt. Durch die Einbindung von GPS-Daten können zudem operative Abläufe effizienter gestaltet werden. In Zeiten von mobilem Arbeiten können Fuhrparkverantwortliche auch ohne persönlichen Kontakt zu den Fahrerinnen und Fahrern und Flottenfahrzeugen sicherstellen, dass diese betriebsbereit sind.“

Die Anbindung von Personen oder auch anderen Systemen an die Flottenverwaltungssoftware dient dabei nicht nur einer schnelleren Kommunikation, sondern auch einem sicheren Datenaustausch. Beispielsweise kann das Fuhrparkmanagementsystem für eine Meldung des geldwerten Vorteils an die Lohnbuchhaltung auf die Stammdaten des Fahrers (bei personengebundenen Fahrzeugen) oder auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurückgreifen. Diese Informationen werden regelmäßig per Schnittstelle an das Personalwesen übergeben. Der vollautomatische Prozess bindet somit keine Ressourcen und bietet eine hohe Verlässlichkeit hinsichtlich der Korrektheit der Daten. „Die offene Schnittstelle ist schon seit jeher ein überzeugendes Argument, WEBFLEET zu nutzen. Dadurch haben wir die Möglichkeit, Kunden aus jeglichen Branchen zu bedienen. ‚Wo ist mein Fahrzeug?‘, ist dabei nunmehr eine Information von vielen. Digitale Arbeitsabläufe, Arbeitszeiten, Fahrzeugzustand rücken immer mehr in den Mittelpunkt. Wir unterscheiden dabei nicht, ob die Daten bei einem großen Logistiker in einer Speditionssoftware genutzt werden oder bei dem Handwerker, der heute schon auf Digitalisierung setzt, um mit seinen limitierten Ressourcen effizienter zu planen und zukunftssicher aufgestellt zu sein. Aber auch die Lohnabrechnung ist über unsere Schnittstelle problemlos möglich. Webfleet Solutions bietet in Europa das breiteste Netzwerk an Softwarepartnern im Bereich Telematik an“, so Wolfgang Schmid, Sales Director D-A-CH bei Webfleet Solutions.

Neben diesen Grundaufgaben ist sicherlich der Funktionsumfang ein wichtiges Kriterium bei der Wahl. Hier gilt: Je mehr eine Software kann, desto eher ist der Fuhrparkverantwortliche für alle Eventualitäten gerüstet. Ist beispielsweise eine unternehmenseigene Car-Policy nicht hinterlegt, verursacht das im Tagesgeschäft einen Mehraufwand. Überhaupt sind Schnittstellen sowohl für den Import von Daten anderer Tools – wie Tankkartenoder Reifenanbieterreportings – sowie Schnittstellen zur Unternehmenssoftware, beispielsweise SAP, zu empfehlen: Sind die Verknüpfungen erst einmal gemacht, wird hier richtig Zeit gespart. Andererseits kann ein Zuviel an Funktionen auch dazu führen, dass man viel Zeit mit unnötigen Tools verschwendet oder eine – womöglich teure – Software kauft, um dann hinterher doch nur zehn Prozent der Funktionen zu nutzen. „Über die DATSchnittstelle spart man Zeit beim Abrufen von Fahrzeugdaten über die Fahrgestellnummer (VIN oder FIN) inklusive Zubehör. Das gleiche trifft auch auf die automatisierten Schnittstellen zu. Unsere Branche hat sich sehr verändert. Die Fuhrparkmanager entdecken vermehrt das Pooling beziehungsweise Carsharing. Der Fuhrparkmanager muss diese Fahrzeuge nicht mehr nur verwalten, sondern deren Einsatz auch so effektiv wie möglich planen. Dies kann er mit unseren IT-Lösungen Fleet+ oder CaranoCloud machen. Mit Fleet+ kann der Fuhrparkleiter diese Kurzzeitmietverträge für Pooling oder Carsharing abrechnen und internen oder externen Geschäftspartnern in Rechnung stellen. Außerdem kann er die gesetzlichen Pflichten (Terminüberwachung HU, AU, UVV, Führerscheinkontrolle LIVA) wahrnehmen“, erklärt Toni Hoffmann, Produktmanager Fleet+ bei der Carano Software Solutions GmbH.

Insgesamt zeigt sich jedoch, dass der Preis tatsächlich relativ ist: Gesparte Zeit im Tagesgeschäft sowie bessere Auswertungen, die Missverhältnisse bei Reifen-, Werkstattkosten oder bei Tankvorgängen einfach aufzeigen, sind mehr wert als ein paar Euros für eine Flottenmanagementlösung, die nicht auf das Unternehmen zugeschnitten ist. „Eine Fuhrparkmanagementsoftware bringt grundsätzlich Transparenz in die Fuhrparkverwaltung und verbessert die gesamte Fuhrparkorganisation. Je größer der Fuhrpark, desto relevanter. Auf Basis vielfältiger Reports und Analysen, zum Beispiel im Hinblick auf den Kraftstoffverbrauch oder Kilometerlaufleistungen, können Fuhrparkmanager relevante Entscheidungen zur Optimierung ihrer Fahrzeugflotte treffen. Darüber hinaus hilft Fuhrparkmanagementsoftware bei der Administration des Fuhrparks. Dazu gehören Erinnerungen an wichtige Termine, die elektronische Führerscheinkontrolle oder Übersichten zur UVVPrüfung. Hinzu kommt die gesamte Vertragsdatenverwaltung. Wir decken als Volkswagen Financial Services mit unseren Produkten FleetCARS und FleetOnline diese gesamte Bandbreite an Funktionen ab“, wie Armin Villinger, Generalbevollmächtigter und Leiter Vertrieb Deutschland der Volkswagen Leasing GmbH, abschließend zu verstehen gibt.