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Das war schon ein ganz anderes Gefühl, überhaupt keine Menschenmengen zu sehen – sondern nur Zahlen am Bildschirm oder einen Vortrag (da aber auch nur den Vortragenden) oder einen Live-Chat mit einer begrenzten Anzahl von Menschen. Auch schlenderte man nicht durch volle Messegänge, genehmigte sich einen Cappuccino an einem der kleinen Kaffeestände oder traf zufällig einen alten Bekannten – man saß an seinem Computer im Büro oder im Homeoffice. Das Gefühl von „Hier ist was los“ stellt sich bei einer virtuellen Messe nicht so leicht ein wie bei einer mit über 2.000 Menschen gefüllten Netzwerkarea, wie wir dies von „Flotte! Der Branchentreff“ aus Düsseldorf kennen. Deutschlands größte Flottenveranstaltung musste coronabedingt auf das nächste Jahr verschoben werden. 

Doch es war schon auch „was los“ auf der digitalen „Flotte“: Mit rund 500 Fuhrparkentscheidern konnten wir immerhin gut ein Drittel der letztjährigen Teilnehmer in Düsseldorf begrüßen. Konzeptbedingt wurde die digitale Messe eher als „Hop-on-hop-off“-Veranstaltung genutzt, die Fachbesucher kamen also immer nur sporadisch zu für sie interessanten Vorträgen oder Workshops oder zu einzelnen Gesprächen mit für sie relevanten Ausstellern vorbei. Genau hier liegt ja auch der Vorteil einer digitalen Messe: An- und Abreise entfallen und man kann zwischen den Terminen und Veranstaltungen normal weiterarbeiten. Als schnelle und flexible Informationsplattformen sind virtuelle Messen eine gute Ergänzung zu physischen Treffen.

Wie bei unserer Messe „Flotte! Der Branchentreff“ in Düsseldorf kamen die Fachbesucher aus allen Unternehmens- und Fuhrparkgrößen, wenn auch bei der digitalen Version ein deutlicher Trend zu Großunternehmen auszumachen war. Das liegt sicher auch daran, dass deren Mitarbeiter 2020 oft überhaupt keine physischen Veranstaltungen besuchen dürfen und virtuelle Messen sowie Digitales allgemein deren einzige „Fenster“ nach draußen sind. So gaben denn auch fast 25 Prozent der Fachbesucher an, einen Fuhrpark mit über 250 Fahrzeugen zu betreuen, ebenfalls rund 23 Prozent der Fachbesucher hatten zwischen 101 und 250 Fahrzeuge im Bestand. 32 Prozent der Teilnehmer kamen aus der besonders spannenden Zielgruppe von 26 bis 100 Fahrzeugen, die restlichen gut 20 Prozent der Besucher hatten immerhin bis zu 25 Fahrzeuge im Bestand. Die Breite des Teilnehmerfeldes ist nicht nur für die Aussteller interessant, sondern sorgt auch für einen produktiven Austausch der Verantwortlichen untereinander. Hier unterscheidet sich eine virtuelle Messe nicht von einer physischen Veranstaltung.

Da virtuelle Messen konzeptbedingt eher „Hop-on-hop-off“-Veranstaltungen sind, fehlte natürlich leider das ungezielte „Herumschlendern“ wie auf einer „richtigen“ Messe. Dennoch waren in Spitzenzeiten über 150 Menschen gleichzeitig im digitalen Messeformat aktiv, sei es in Kundengesprächen oder im Fachprogramm. Im Gegensatz zur „richtigen“ Messe konnte man sich bei der „flotte.digital“ sogar komplett unsichtbar stellen – man konnte also überall hereinschauen, wurde dabei aber selbst nicht gesehen beziehungsweise identifiziert. Ein Modus also, der dem „Herumschlendern“ auf der physischen Messe am nächsten kommt, bei dem man überall mal vorbeischaut, aber eben keine Visitenkarten dalässt – aber dennoch gesehen und erkannt werden kann. Natürlich wurden auch zahlreiche Visitenkarten digital ausgetauscht. Über die gesamte Messe hinweg wurden fast 5.000 Terminanfragen gestellt, am Ende kam es zu insgesamt über 700 persönlichen Gesprächsterminen über Videochat zwischen Fuhrparkentscheidern und Ausstellern. 

Sehr gut besucht waren die Vorträge, besonderes Interesse galt wie schon im letzten Jahr in Düsseldorf der Elektromobilität – hier waren im Durchschnitt deutlich mehr Fuhrparkentscheider eingeloggt als in allen anderen Vorträgen. In der Spitze wurden einzelne Vorträge von fast 100 Teilnehmern besucht. Die durchschnittliche Teilnehmerzahl lag bei rund 30 Fuhrparkentscheidern. Auch unser offener Zoom-Raum mit Diskussionen zur Elektromobilität wurde mit bis zu 25 Teilnehmern gleichzeitig gut angenommen. Die hohen Teilnehmerzahlen zeigen mehr als deutlich, welch hohen Stellenwert das Thema E-Autos auf der Agenda der Flottenverantwortlichen derzeit hat. Die etwas längeren Workshops wurden von durchschnittlich etwas über 20 Teilnehmern besucht, die Roundtables kamen auf rund 10 Fachbesucher im Schnitt.

Ebenfalls gute Aufrufzahlen gab es bei den Microsites der Aussteller – das waren ja quasi die „virtuellen Messestände“ und damit das Schaufenster zum Kunden. Hier haben die knapp 250 Aussteller ihre Produkte und Dienstleistungen präsentiert, teils auch mit integrierten Videofilmen. Wurde dieses Angebot dann von dem Fuhrparkentscheider als attraktiv bewertet oder hatte er Rückfragen, konnte dieser dann direkt von der Microsite aus eine Terminanfrage an die ebenfalls dort vorgestellten Berater der jeweiligen Aussteller – also quasi das virtuelle Standpersonal – stellen und sich dann persönlich zu einem Live-Videochat treffen. Die am meisten aufgerufene Seite wurde über 100 Mal angeschaut, im Durchschnitt gab es rund 25 Aufrufe pro Seite. Ebenfalls recht gut angenommen wurde der Download von Prospekten und Broschüren – immerhin durchschnittlich jeder zweite Microsite-Besucher hat auch einen Download von Materialien gestartet. Insgesamt gab es rund 3.000 Downloads von Materialien während der Messelaufzeit. Anders als bei einer physischen Messe kann man sich bei einem Download der Broschüre allerdings sicher sein, dass der Kunde Interesse an den Inhalten hat. Bei physischen Veranstaltungen ist der Streuverlust durch Informationsmaterial verteilende Hostessen doch deutlich größer.

Vom technischen Standpunkt aus betrachtet, lief unser komplett neu entwickeltes System erfreulich stabil, ein paar Kinderkrankheiten, die man erst im Live-System sieht, gab es natürlich – sie konnten aber noch während der Laufzeit behoben werden. Einzig die unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen insbesondere bei den größeren Unternehmen stellten eine nicht immer lösbare Herausforderung dar: So benötigen Live-Videochats zwingend Zugriff auf die Kamera und das Mikrofon der Teilnehmer, und dieser – wie auch ganze Programme – war von einigen IT-Abteilungen für die Mitarbeiter geblockt. Umgangen wurde dies dann teilweise durch die Nutzung von (auch privaten) Smartphones. Die Wucht der Digitalisierung mit den daraus resultierenden neuen Anforderungsprofilen der Mitarbeiter, gleich ob im Vertrieb oder in der Fuhrparkverwaltung, ist noch nicht bei allen internen IT-Abteilungen angekommen. Wenn dann eine Seite beispielsweise ausschließlich Microsoft Teams zulässt und die andere ausschließlich GoToMeeting, wird es schwer, sich auf einen gemeinsamen Nenner zu verständigen. Aber die große Digitalisierungswelle rollt ja erst seit Corona richtig, da wird sich in nächster Zeit sicher noch einiges tun.

Unabhängig davon, ob die unter anderem von Bill Gates geäußerten Prognosen eintreffen und im ersten Quartal 2021 ein Impfstoff gegen das Corona-Virus großflächig zur Verfügung steht oder nicht, die Digitalisierungswelle hat auch den Veranstaltungsbereich erfasst und wird hier weitere Konzepte hervorbringen. Wie in allen privaten und geschäftlichen Beziehungen sollte das Digitale dabei als Erweiterung des physischen Treffens verstanden werden und nicht als Ersatz. Wir freuen uns bereits jetzt auf die nächste „Live“-Messe „Flotte! Der Branchentreff“ am 24. + 25. März 2021 in Düsseldorf.