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Um Fuhrparkkosten zu relativieren, muss man unterscheiden, ob sie für ein Service- oder für ein Motivationsfahrzeug, ein sogenanntes User-Chooser-Fahrzeug, anfallen. Servicefahrzeuge müssen Mindeststandards an Sicherheit und Komfort erfüllen sowie bestimmte Ausstattungen in Bezug auf ihren Einsatzzweck aufweisen. Motivationsfahrzeuge hingegen sollten innerhalb gewisser Grenzen die automobilen Wünsche ihrer Nutzer erfüllen und somit zu einer höheren beruflichen Zufriedenheit beitragen. In Deutschland spielt die Motivation im Zusammenhang mit dem Dienstwagen eine im europäischen Vergleich große Rolle: Mit 143 Flottenfahrzeugen liegt die deutsche Fuhrparkgröße um einiges höher als der europäische Durchschnitt, das zeigen die Daten des Arval Mobility Observatory Fuhrpark-Barometers, eben weil Fahrzeuge immer noch gerne zur Mitarbeiterbindung genutzt werden.

Leasing ist die überwiegende Finanzierungsform in deutschen Fuhrparks. Die Höhe der Leasingrate orientiert sich vor allem am Wertverlust des Leasingobjekts während der Leasingzeit, erläutert www.wirtschaftslexikon.co. Konkret setzt sich eine Leasingrate aus folgenden Komponenten zusammen: aus dem monatlichen Anteil des Anschaffungspreises, abzüglich einer möglichen Anzahlung und des Restwertes, aus einem Ausgleich des Wertverlustes während der Leasingzeit, aus Zinsen, Verwaltungskosten, Gewerbeertragsteuer und dem Gewinn, den der Leasinggeber einnimmt. Diese Ratenanteile sind feste Bestandteile, egal, welches Fahrzeug, welche Ausstattung, welche Laufzeit oder Laufleistung. Eine Stellschraube, die Auswirkungen auf die Leasingrate hat, ist der Wertverlust. Dieser kann durch die Auswahl der Marke, des Modells und der Ausstattung beeinflusst werden. Ratsam ist es, Rahmen und Grenzen für die Wahl der Flottenfahrzeuge in einer Dienstwagenrichtlinie festzuschreiben (siehe auch S. 20). Somit unterliegt die Entscheidung für bestimmte Fahrzeuge keiner Willkür und damit wird bereits ein Kostenrahmen vorgegeben.

Gerade im User-Chooser-Bereich ist eine Car-Policy wichtig für Ratenberechnungen, weiß Frank Hägele, Leiter Geschäftsfeld Mobility der Deutschen Leasing. Dabei können die Total Cost of Ownership, also die Laufzeitkosten, zum Beispiel darüber gesteuert werden, welche Fahrzeugmodelle erlaubt sind. „Es gibt auch die Möglichkeit, die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks über CO2-Grenzen mit entsprechend verbrauchsarmen Modellen zu steuern“, rät er. „Möglich sind auch Bonus-Malus-Systeme, die verbrauchsarme Fahrweisen belohnen. Bei Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen genau hinschauen, denn hier hängt die Wirtschaftlichkeit besonders davon ab, dass die Fahrzeuge auch ,im Sinne des Erfinders‘ genutzt werden. Wenn überwiegend mit dem Verbrennungsmotor gefahren wird, kommt die Wirtschaftlichkeit an ihre Grenzen.“ Und genau diese Wirtschaftlichkeit sicherzustellen, gehört schließlich zu den wesentlichen Aufgaben eines Fuhrparkverantwortlichen. Im Bereich von Servicefahrzeugen, die entweder rein dienstlich oder privat genutzt werden können, liegt ein hohes Einsparungspotenzial bereits in einer vordefinierten Fahrzeugauswahl, die in regelmäßigen Abständen überprüft und aktualisiert werden sollte.

Weitere Regelmöglichkeiten benennt Philipp Berg, Commercial Director bei der Athlon Deutschland GmbH: „Der größte Hebel ist die Laufzeit/Laufleistung sowie die damit verbundene Kraftstoffart (Diesel, Benzin, Elektro, Hybrid). Zusätzlich können unsere Kunden aus einer ganzen Reihe von Dienstleistungen wählen, wie Servicepauschale, Reifenservice et cetera. Auch diese haben natürlich Auswirkungen auf die monatliche Leasingrate. Seit Kurzem bieten wir hierzu unseren TCO-Simulator an. Mit diesem können verschiedene Fahrzeuge, Ausstattungen und Antriebe hinsichtlich der zu erwartenden Kosten miteinander verglichen werden.“

Die erwähnten TCO, also die Laufzeitkosten pro Kilometer, gelten mittlerweile als wesentlich aussagekräftiger und eignen sich besser, um Vergleiche anzustellen. Darauf weist auch Henning Schick, Director Sales Europe ARI Fleet Germany GmbH, hin: „Die niedrigste Leasingrate ist nicht automatisch am wirtschaftlichsten. Entscheidender sind die TCO – also die Gesamtkosten über den Lebenszyklus des Fahrzeuges. In diesem Sinne sollten bereits im Vorfeld die vertraglichen Spielregeln festgelegt werden, sodass die Kosten transparent und flexibel planbar bleiben.“ Das eine ist hier die Car-Policy, die einen Spielraum vorgibt, aber auch Verhandlungen mit dem Fahrzeughersteller respektive der Leasinggesellschaft. Für wesentliche Optimierungen lässt sich schon hier der Weg bereiten, wie Armin Villinger, Leiter Vertrieb Markt Deutschland der Volkswagen Financial Services, empfiehlt. „Darüber hinaus kann das Fuhrparkmanagement durch das Einpflegen von Referenzfahrzeugen (günstigstes Fahrzeug, am besten ausgestattetes Fahrzeug, Fahrzeug mit geringsten CO2-Werten et cetera) beratend Einfluss auf den Dienstwagenfahrer nehmen. Durch das Setzen entsprechender Filter oder Ausstattungsregeln in der Car-Policy kann es seine Einflussnahme verfeinern.“ Er zählt folgende Faktoren auf, die beispielhaft einen Einfluss auf die Leasingrate haben können: Anschaffungspreis, individuell vereinbarte Konditionen, Vertragslaufzeit, Laufleistungen, Marken, Modell, Motorisierung, Emissionen/Effizienzklasse, Getriebeart, Ausstattungen wie Klimaanlage, Navigationsgeräte, Einparkhilfe, abschließend noch definierte Dienstleistungspakete wie Wartungsprodukte oder Reifendienstleistungen.

Eine weitere wichtige Komponente im Leasing ist die individuelle Ausrichtung der Laufzeit und Laufleistung. Werden alle Fahrzeuge beispielsweise pauschal mit einer Laufzeit von 36 Monaten und einer Laufleistung von 90.000 Kilometern gesamt geleast, folgt bei der Fahrzeugrückgabe oft die große Ernüchterung aufgrund einer hohen Nachbelastung durch gefahrene Mehrkilometer, wie Karsten Rösel, Geschäftsführer ALD Deutschland GmbH, berichtet. „Dementsprechend muss immer der Einzelfall betrachtet werden. Bei wenigen Kilometern pro Jahr ist es meist günstiger, eine lange Laufzeit von zum Beispiel fünf Jahren zu wählen, während bei einer hohen jährlichen Laufleistung von beispielsweise 70.000 Kilometern wahrscheinlich mit einer zweijährigen Laufzeit die niedrigsten TCO erzielt werden.“ Aber auch hier kann sich der Fuhrparkverantwortliche nicht von Dogmen leiten lassen, wenn stets die Balance zwischen Kosten und Motivation hergestellt werden muss. Letztere bleibt auf der Strecke, wenn der Mitarbeiter sieht, dass Kolleginnen und Kollegen, deren Dienstwagen höhere Laufleistungen aufweisen, früher einen neuen Wagen bestellen dürfen. Und dann läuft alles wieder auf eine vernünftig definierte Car-Policy hinaus, wie auch Jochen Seitz, Geschäftsführer der Raiffeisen- IMPULS Fuhrparkmanagement GmbH & Co. KG, anmerkt: Je nach Präferenz des Kunden soll (bei dieser Vereinbarung) ein Regelwerk aufgestellt werden, das neben der Wirtschaftlichkeit und Umweltfreundlichkeit auch die Mitarbeitermotivation berücksichtigt. Die Steuerungsmöglichkeiten liegen hier zum einen bei der TCO-Analyse ausgewählter Fahrzeug(gruppen) und/oder bei der Eingrenzung von Anschaffungspreisen der Fahrzeuge sowie bei der Auswahlmöglichkeit einer soliden Sonderausstattung, die sich positiv auf die Restwerte auswirkt.

Dennoch, eine Leasingrate setzt sich zusammen aus den Daten, die anfangs konfiguriert wurden. Ändern sich Parameter während der Laufzeit, können diese die Rate negativ beeinflussen und jeglicher Kostenrahmen wird obsolet. Dies gilt insbesondere für veränderte Laufleistungen und Laufzeiten, wie es sich gerade während des Lockdowns bei vielen Unternehmen gezeigt hat. Aber auch dafür halten die Leasinggesellschaften Lösungen parat, damit die Kosten nicht durch Vertragsänderungen aus dem Ruder laufen. Christian Schüßler, Commercial Director, Arval Deutschland, beschreibt das Angebot stellvertretend: „Unser proaktives Vertragsmanagement ermöglicht es unseren Kunden, während der Laufzeit entsprechend ihren individuellen Wünschen und ihrem Nutzungsbedarf auch kurzfristige Vertragsanpassungen vorzunehmen. Bei unvorhersehbaren Ereignissen mit tiefergreifenden Folgen für die Entwicklung der Unternehmen geben wir unseren Kunden nochmals verstärkt eine individuelle und persönliche Beratung an die Hand, um Leasingraten und Flottenprofile zu optimieren. Hierbei hat die direkte Kommunikation oberste Priorität. So können wir weiterhin gemeinsam individuelle Lösungen finden. Dies können beispielsweise individuelle und unbürokratische Verlängerungsangebote mit einer möglichen Reduzierung der Leasingrate sein.“

Fazit: Leasingratenoptimierung bedeutet nicht nur, Maßnahmen bei der Fahrzeugkalkulation zu ergreifen. Eine weitsichtige Weichenstellung für marktgerechte und nachhaltig optimale Leasingraten beginnt bei der Car-Policy, umfasst auch die generelle Ausrichtung der Fuhrparkgröße und -zusammensetzung wie auch die Gestaltung des Fuhrparkmanagements und endet bei der ständigen Begleitung sowie Überprüfung aller Standards.