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Fahrzeuge bestellen, Rechnungen sowie Belege erfassen und überprüfen, Termine im Auge behalten und Kosten auswerten – das sind nur einige Beispiele für typische Aufgaben, die im Zusammenhang mit einem Fuhrpark anfallen. „Im Bereich Fuhrparkmanagement kommen viele Fachbereiche zusammen: Personal, Einkauf & Leasing, Steuer-Recht, Verkehrsrecht, Fahrzeuge, Organisation und Projektmanagement. Viele Aufgaben sind wiederkehrend und für sich gut zu lösen. Oft müssen Prozessschritte aber zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt und präzise dokumentiert werden. Bei mehr als zehn Fahrzeugen kann das ohne ein System schnell im Chaos enden und Chaos im Fuhrpark wird schnell sehr teuer“, erläutert Tim Ruhoff, CEO und Gründer von fleetster by Next Generation Mobility GmbH, und führt weiter aus: „Mit der richtigen Software wird der Fuhrparkleiter dabei unterstützt, die richtigen Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt einzuleiten. Sobald die Daten stimmen und die Prozesse reibungslos funktionieren, hilft die erhöhte Transparenz auch noch dabei, Kosten einzusparen.“

Bei der Auswahl der geeigneten Softwarelösung sollte sich der Fuhrparkmanager zunächst jedoch im Klaren sein, mit welcher Art des Fuhrparks er es zu tun hat. Handelt es sich beispielsweise um eine komplett geleaste Unternehmensflotte, womöglich noch im Full-Service-Leasing, sollte der erste Blick des Fuhrparkverantwortlichen in die Richtung der gelegentlich sogar ohne Aufpreis erhältlichen webbasierten Auswertungstools des Leasinganbieters gehen. Denn oft sind hier schon spezifische Schnittstellen zu Leasingmodulen integriert, welche den Aufwand bei der Fuhrparkverwaltung auf ein Minimum reduzieren. Hingegen sind in der Regel herstellerunabhängige Softwarelösungen die einzige Möglichkeit für die Verwaltung von Kauffuhrparks oder auch Flotten, die viele Teilprozesse miteinander verknüpfen zu versuchen: „Viele Unternehmen nutzen heute noch kleinteilige Lösungen – in sich geschlossene Programme, die jeweils nur für eine einzige Aufgabe geeignet sind. Auch in der Fuhrparkwelt dominieren nach wie vor Insellösungen für Schadenmanagement-, Werkstattverwaltung, Kostenmanagement, Lager- und Bauteileverwaltung, den Beschaffungsprozess, die Reifen- und Fahrerverwaltung, die Bearbeitung von Bußgeldern und Rechnungen, Corporate Carsharing und vieles mehr. Die modularen Softwarebausteine der community4you AG können all diese Aufgaben in einem vernetzten System mit einer einzigen zentralen Benutzeroberfläche abbilden und auch existierende Programme intelligent einbinden. Alle Daten werden für alle Anwendungen synchronisiert. Das schafft Transparenz, verringert den Aufwand und hilft, Kosten zu senken“, führt Uwe Bauch, Vorstandsvorsitzender der community4you AG, aus. Doch nicht immer weist der Fuhrpark ausschließlich eine Finanzierungsform auf, sondern besteht aus geleasten sowie gekauften Fahrzeugen: Optimal ist im Falle eines Mischfuhrparks sicher eher die unabhängige Kaufsoftware, da sie mit der Fülle an Tools nicht nur auf die Besonderheiten im Leasingumfeld, sondern zugleich auch des Kauffuhrparks eingeht.

Entscheidungskriterien 
Eine Fuhrparkmanagementsoftware soll den Flottenverantwortlichen bei der Arbeit unterstützen und entlasten, denn nur so lassen sich Einsparpotenziale generieren. „Mit der richtigen Fuhrparkmanagementsoftware können Fuhrparkverantwortliche aufwendige Prozesse vereinfachen, Einsparungen identifizieren, mühsame Aufgaben vermeiden oder automatisieren und letztlich für ihr Unternehmen viel Zeit und Kosten einsparen“, gibt Timo Bungardt, Geschäftsführer der CARSYNC GmbH, zu verstehen. Bei der Entscheidung für eine Softwarelösung sollte aber auch die Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen mitberücksichtigt werden. Hierbei bleibt es nicht aus, sich die eine oder andere Testversion zu beschaffen und diese gemäß den eigenen Ansprüchen genau unter die Lupe zu nehmen. Die Kernaussage liegt dabei auf „genau unter die Lupe nehmen“, denn gerade die Zeit, die hier durch einfachere Prozesse eingespart wird, kann sich unter Umständen in der Praxisarbeit potenzieren.

Dabei stecken Einsparpotenziale in drei unterschiedlichen Bereichen: Entlastung des Fuhrparkmanagements bei Routinetätigkeiten, Zusammenführung von Daten in einem einheitlichen System sowie die Vereinfachung von Prozessen. „Viele Fuhrparkverantwortliche in mittelständischen Firmen machen den Job des Fuhrparkleiters nebenher oder wurden ohne große Vorkenntnisse mit den Aufgaben betraut. Die Fuhrparkverwaltung kostet ohne Software allerdings viel Zeit und zwischen endlosen Excel-Listen und Aktenordnern kann schnell der Überblick verloren gehen. Aus diesem Grund bietet die richtige Fuhrparkmanagementsoftware einen enormen Mehrwert“, wie Andreas Schneider, Co-Founder und Managing Director der Vimcar GmbH, zu berichten weiß. Ein Schwerpunkt bei der Fuhrparkverwaltung ist sicherlich die Prozesstransparenz. Hier kann ein effizientes Fuhrparkmanagementsystem dazu beitragen, den Flottenverantwortlichen nachhaltig zu entlasten. So unterstützt beispielsweise die automatische Benachrichtigung von Fahrern das Fuhrparkmanagement und sorgt zugleich für eine reibungslose Interaktion mit allen beteiligten Parteien. „FleetScape IP schafft die notwendige Transparenz über alle fuhrparkrelevanten Prozesse und ermöglicht die digitalisierte Bearbeitung aller Aufgaben über den gesamten Lebenslauf eines Flottenfahrzeugs. FleetScape IP ermöglicht die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit über das Internet und kann auch vollständig im Homeoffice genutzt werden“, erläutert Dirk Zieschang, Gesellschafter der InNuce Solutions GmbH. Auch für Klaus Böckers, Vice President Nordics, Central and Eastern Europe bei Geotab, steht der ganzheitliche Überblick im Vordergrund: „Eine Fuhrparkmanagementsoftware hilft Ihnen, einen ganzheitlichen Überblick über Ihren Fuhrpark in Echtzeit zu erhalten. Alles wird sicht- und messbar: die Produktivität und Sicherheit Ihrer Fahrer, welche Optimierungen fruchten, die Konformität Ihrer Flotten, die Skalierbarkeit und der Grad der Nachhaltigkeit Ihres Fuhrparks. Durch die Erfassung der dynamischen Fahrzeug- und Fahrerdaten sind Sie zu jeder Zeit in der Lage, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen und somit die Effizienz Ihrer Flotte zu optimieren. Denn: Sie können nur das verbessern, was Sie auch messen können.“

Die Anbindung von Personen oder auch anderen Systemen an die Flottenverwaltungssoftware dient dabei nicht nur einer schnelleren Kommunikation, sondern auch einem sicheren Datenaustausch. Beispielsweise kann das Fuhrparkmanagementsystem für eine Meldung des geldwerten Vorteils an die Lohnbuchhaltung auf die Stammdaten des Fahrers (bei personengebundenen Fahrzeugen) oder auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurückgreifen. Diese Informationen werden regelmäßig per Schnittstelle an das Personalwesen übergeben. Der vollautomatische Prozess bindet somit keine Ressourcen und bietet eine hohe Verlässlichkeit hinsichtlich der Korrektheit der Daten. „Besonders relevant sind Schnittstellen zu SAP zur automatisierten Datenpflege sowie für buchhalterische Prozesse. Die Vorteile hierfür liegen auf der Hand. Darüber hinaus werden wir immer wieder nach einer Integration elektronischer Fahrtenbücher, die Rechtssicherheit aufgrund automatisierter Daten bieten, sowie nach Schnittstellen zu Tankkartenanbietern gefragt. Auch hier spielt die Vereinfachung von Prozessen eine große Rolle. Der händische Upload von Belegen sowie Kilometerständen hat Fehlerpotenzial und ist mit einem entsprechenden Aufwand verbunden. Aber auch Schnittstellen zu Telematiklösungen werden immer wieder zur Effizienzsteigerung und zur Verbesserung der Sicherheit erfragt“, so Christopher Maak, Produktmanager Cloud-Services bei der freenet.de GmbH.

Neben diesen Grundaufgaben ist sicherlich der Funktionsumfang ein wichtiges Kriterium bei der Wahl. Hier gilt: Je mehr eine Software kann, desto eher ist der Fuhrparkverantwortliche für alle Eventualitäten gerüstet. Ist beispielsweise eine unternehmenseigene Car-Policy nicht hinterlegt, verursacht das im Tagesgeschäft einen Mehraufwand. Überhaupt sind Schnittstellen sowohl für den Import von Daten anderer Tools – wie Tankkarten- oder Reifenanbieterreportings – sowie Schnittstellen zur Unternehmenssoftware, beispielsweise SAP, zu empfehlen: Hier wird richtig Zeit gespart, sind die Verknüpfungen erst einmal gemacht. Andererseits kann ein Zuviel an Funktionen auch dazu führen, dass man viel Zeit mit unnötigen Tools verschwendet oder eine – womöglich teure – Software kauft, um dann hinterher doch nur zehn Prozent der Funktionen zu nutzen. „Um den Aufwand für Kosteneingaben und Kontrollen zu verringern, sind Importe von Leasing- und Serviceabrechnungen, Tank- und Mautdaten besonders wichtig. Ebenso Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen wie SAP, Diamant oder DATEV, um Rechnungen detailliert in der Fuhrparksoftware zu buchen und anschließend die Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung übergeben zu können. Dadurch spart man sich eine doppelte Dateneingabe. Abschließend ist auch eine Anbindung ans HR-System gefragt, damit der Fuhrparkleiter sich nicht um die Aktualität der Personaldaten kümmern muss“, erklärt Toni Hoffmann, Produktmanager Fleet+ bei der Carano Software Solutions GmbH.

Insgesamt zeigt sich jedoch, dass der Preis tatsächlich relativ ist: Gesparte Zeit im Tagesgeschäft, bessere Auswertungen, die Missverhältnisse bei Reifen-, Werkstattkosten oder bei Tankvorgängen einfach aufzeigen, sind mehr wert als ein paar Euros für eine Flottenmanagementlösung, die nicht auf das Unternehmen zugeschnitten ist. „Im heutigen Zeitalter ist es immer wichtiger, über den Zustand der eigenen Fahrzeuge Bescheid zu wissen, um Prozesse zu automatisieren. Daher liefern wir schon heute Daten wie echter Kilometerstand, Tankfüllstände und ganz wichtig, Fehlermeldungen aus der Fahrzeugelektronik sowie den nächsten fälligen Service. Diese sogenannten Predictive-Maintenance-Informationen sind entscheidend, um effizientere Entscheidungen als Fuhrparkverantwortlicher treffen zu können“, wie Wolfgang Schmid, Sales Director D-A-CH bei Webfleet Solutions, abschließend zu verstehen gibt.