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Der Fiskus spricht von zusätzlichem Einkommen – Fuhrparkverantwortliche und Dienstwagenberechtigte eher von neuer Mobilität. Warum einen Privatwagen extra kaufen, wenn der firmeneigene Renault Talisman Grandtour außerhalb der Geschäftszeiten ohnehin ungenutzt auf dem Firmenparkplatz steht? In vielen Branchen als Statussymbol nutzen Angestellte ebenso wie Unternehmer und Selbstständige ein Firmenfahrzeug auch privat. Dienstwagen liegen im Trend: Viele Studien, die während der Coronavirus-Pandemie gemacht wurden, zählen das flexibel nutzbare Unternehmensfahrzeug zu den Gewinnern bei sich ändernden Mobilitätsanforderungen. Doch schon zuvor war es das Mittel der Wahl, um Mitarbeiter zu motivieren, auch wenn diese hierfür sogar auf einen Teil des Gehaltes verzichten. Wie das Innovationsmagazin impulse meldet, würde die Generation Y für einen Dienstwagen auf elf Prozent des Gehaltes verzichten.

Doch ab wann ist ein Unternehmensfahrzeug ein Firmenwagen? Gemäß Steuerrecht gehört ein Dienstwagen zum Betriebsvermögen der Firma. Hierzu schafft eine Kapitalgesellschaft ein Fahrzeug an (Kauf, Leasing, Miete) und stellt es dem Arbeitnehmer zur Verfügung. Angestellte Geschäftsführer und Gesellschafter sind ebenso berechtigt. Statt der Kapitalgesellschaft kann der Geschäftswagen auch von Selbstständigen, Einzelunternehmern, Freelancern oder Gesellschaftern einer Personengesellschaft angeschafft werden. Bei diesen muss eine Privatnutzung des Firmenwagens von unter 50 Prozent der Fall sein. Die Kosten fallen nun in die Betriebsausgaben.

Das Finanzamt sieht einen Firmenwagen als geldwerten Vorteil – von daher ist die Angabe als „Dienstwagen“ kein Selbstläufer, sondern muss belegt sein. Dienstwagennutzer senken mit der Nutzung eines Geschäftsautos ihre privaten Kosten, welche sie üblicherweise bei einem Pkw hätten. Es gibt zwei verschiedene anerkannte Methoden, um die Privatnutzung nachzuweisen: das Fahrtenbuch und die Prozent-Regelung. Die Methode zur Versteuerung eines Firmenwagens kann auch geändert werden, jedoch immer nur zum Jahreswechsel. Außerhalb des Kalenderwechsels ist dies nur möglich, wenn das Fahrzeug durch ein neues ersetzt wird. 

Welche Methode für den Dienstwagennutzer besser geeignet ist, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab: Möchte dieser den Aufwand fast gegen null laufen lassen, ist die Prozent-Regelung sicher die richtige Wahl. Hier muss maximal ein Prozent des deutschen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (Anmerkung der Redaktion: bei batterieelektrischen Fahrzeugen unter bestimmten Voraussetzungen sogar nur ein Viertel des Bruttolistenpreises) pro Monat als Einnahme versteuert werden. „Einer der Hauptgründe für die Verwendung des elektronischen Fahrtenbuchs ist der Wunsch nach einer lückenlosen steuersicheren Erfassung. Egal, ob als Einzefahrer für den Steuervorteil der IST-Kostenversteuerung oder bei nicht-personenbezogenen Fahrzeugen für den Nachweis der für die einzeln angefallenen geldwerten Vorteile“, erklärt Tom Bechert, Leitung Vertrieb bei der CARSYNC GmbH. Auch der Arbeitsweg spielt eine Rolle bei der Wahl der Berechnungsmethode: Nimmt der Dienstwagenberechtigte das Firmenfahrzeug über Nacht mit nach Hause und fährt damit morgens wieder zum Unternehmen, gelten Sonderregeln. Dann nämlich greift die 0,03-Prozent-Regel. Um diesen Wert pro Kilometer Arbeitsweg erhöht sich der Wert, der nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt wurde. Urlaub und Krankheiten gelten nicht, der Fixbetrag wird jeden Kalendermonat fällig. Damit erhöht die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte, in der Regel zum Arbeitsort, die Pauschale um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises. Bei Außendienstmitarbeitern entfällt diese, sobald sie vom Wohnort direkt ohne Umweg über die Firma zu den Kundenterminen fahren. Diese Fahrt gilt nicht als Arbeitsweg, sondern als Fahrt im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Da nicht jeder Arbeitstag mit einem Kundentermin beginnt, gibt es die 0,002-Prozent-Regelung. Diese lohnt sich, wenn der Außendienstler jährlich an weniger als 180 Tagen den Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte hat. Auch hier zeigen sich die Vorteile einer detaillierten Dokumentation über ein Fahrtenbuch.

Bei der Wahl der Berechnungsmethode sollte auch nicht die Zuverlässigkeit des Mitarbeiters außer Acht gelassen werden. Sind Flottenverantwortliche beispielsweise skeptisch, ob der Dienstwagennutzer das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führt, kann die Nutzung beider Methoden durchaus Sinn machen. Als Arbeitgeber wird der Betrag ganz einfach mit der pauschalen Prozent-Regelung versteuert und minimiert so das Haftungsrisiko des Unternehmens. Weist das Fahrtenbuch Mängel auf, haftet der Dienstwagennutzer. Der Arbeitnehmer reicht mit der Einkommenssteuerveranlagung seine Abrechnung des Fahrtenbuchs ein. „Das Finanzamt prüft, ob die Einträge plausibel sind oder konstruiert wirken und, ob nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Fehlerhafte Fahrtenbücher werden abgelehnt und stattdessen die Ein-Prozent- Regel angewandt“, erläutert Uwe Bauch, Vorstandsvorsitzender der community4you AG. Der Arbeitgeber zahlt hingegen für alle Dienstwagen einen festen und planbaren Preis jeden Monat.

Für den Dienstwagennutzer muss das Fahrtenbuch aber auch nicht zu einem Mehraufwand führen. Elektronische beziehungsweise sogenannte digitale Fahrtenbücher lassen sich oft mit nur wenigen Fingerbewegungen steuern. Gleichzeitig entfällt lästiger Papierkram, was am Ende nicht nur die Nerven, sondern auch die Umwelt schont. „Fahrzeugführer, welche die Vimcar Fahrtenbuchsoftware nutzen, können das Fahrtenbuch im Handumdrehen als finanzamtkonforme PDF-Datei exportieren und ohne großen Aufwand an die Finanzbehörde weitergeben. Neben dem PDF-Export besteht zudem die Möglichkeit, die Daten als CVS oder direkt in die Steuerprodukte von WISO und Lexware Reisekosten zu exportieren“, erklärt Andreas Schneider, Co-Founder und Managing Director bei der Vimcar GmbH. Nicht zuletzt tragen elektronische Fahrtenbücher aber auch dazu bei, Lücken oder Flüchtigkeitsfehler bei der Dokumentation zu vermeiden: „Ein manuell geführtes Fahrtenbuch weist eine hohe Fehleranfälligkeit vor, wohingegen eine Software die Kontrolle auf Vollständigkeit der Einträge einfach übernehmen kann“, wie Hans-Joachim Guth, Leitung Vertrieb bei der Carano Software Solutions GmbH, zu verstehen gibt. „Inzwischen sind auch beim Finanzamt handgeschriebene Fahrtenbücher nicht mehr gerne gesehen, wenngleich das Führen eines digitalen Fahrtenbuches auch für den Mitarbeiter eine deutliche Vereinfachung und Zeitersparnis mit sich bringt“, berichtet Claus Wollnik, CEO der Wollnikom GmbH.

Vielfach ist das elektronische Fahrtenbuch auch Bestandteil eines Telematiksystems. „Im Flottenbereich sehen wir das elektronische Fahrtenbuch zumeist nicht als Stand-alone-Produkt, sondern als Teil einer Lösung, die auch die Produktivität, die Fuhrparkoptimierung, das Fahrverhalten, und/oder die Nachhaltigkeit einer Flotte angeht. Die Fahrtenbuch-App ‚MooveTrips‘ auf dem Geotab Marketplace ist ebenso eine solche Lösung für ein elektronisches Fahrtenbuch und erfüllt die benötigten regulatorischen Anforderungen“, erläutert Fabian Seithel, Business Development Manager bei der Geotab Inc. Allgemein werden durch den Einsatz eines Telematikgeräts Fahrtstrecken automatisch aufgezeichnet, sodass die Schreibarbeit entfällt und der Aufwand auf Fahrerseite minimiert wird. Dabei ist die „Übermittlung von Kilometerständen für ein elektronisches Fahrtenbuch, ohne Zahlendreher und vergessene Einträge, sehr hilfreich. Aber auch Echtzeit-Daten, wie der aktuelle Ladestand von Elektrofahrzeugen, eröffnen neue Möglichkeiten“, wie Tim Ruhoff, CEO & Gründer von fleetster by Next Generation Mobility GmbH, zu den Vorteilen der Integration über eine Telematiklösung zu berichten weiß. Obwohl elektronische Fahrtenbuchlösungen teils nur über Apps realisiert werden, warnt Ulric Rechtsteiner, Geschäftsführer der AREALCONTROL GmbH, hiervor: „Als Ersatz für Telematiksysteme taugen Smartphones nicht. Als elektronisches Fahrtenbuch ist die Voraussetzung ‚manipulationssicher‘ nicht gegeben. Einer ernsthaften Betriebsprüfung werden diese Lösungen nicht standhalten. Smartphones und Tablets können eine ideale Ergänzung für Telematiksysteme sein, zum Beispiel zur mobilen Fahrtenbuchpflege oder zum Auftragsmanagement mit Dispositions-/Messaging-System aus einer Telematikplattform. Idealerweise mit Anbindung an die unternehmensinternen IT-Systeme.“ Jedoch nimmt auch hier die Bedeutung von Apps zu, wenn auch nur als Ergänzung: „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich die App-Technologie sehr stark auch im Bereich des Flottenmanagements durchsetzt. Smartphone-Apps sind sehr gefragt und werden in den nächsten Jahren immer wichtiger. Mit möglichst geringem Aufwand den aktuellen Status im Fuhrpark einsehen zu können, stellt für viele Kunden die eindeutig bequemste Lösung dar. Eine App für das elektronische Fahrtenbuch ermöglicht zum Beispiel, dass einzelne Fahrten direkt kommentiert werden können. Auch direktes Fahrerfeedback, Batterieladezustände und die Navigation anhand von günstigen Ladestationen in der Elektromobilität sind über eine App darstellbar“, erläutert Benjamin Tschache, Business Development Manager DACH bei der Sycada Deutschland GmbH, abschließend.