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Kostenoptimierung steht auf den To-do-Listen sämtlicher Einkaufsabteilungen. Dem Fuhrpark fällt ein enormer Kostenblock bereits mit der Beschaffung zu. Das Multi-Bbidding oder auch Multi-Supplying bietet sich vor allem für größere Fuhrparks an, auch Qualitätsaspekte der Dienstleistung lassen sich hier bei der Auswahl einbeziehen. „Je größer das Unternehmen, desto relevanter sind Multisupplier-Lösungen. Denn man ‚erkauft‘ sich Preisvorteile durch die größere Konkurrenz und Transparenz zwischen den Angeboten der verschiedenen Leasinggesellschaften durch komplexere Prozesse. Je mehr Fahrzeuge abgenommen werden, desto stärker überwiegt dann der Preisvorteil“, gibt Judit Habermann, Geschäftsführerin der carmobility GmbH, als Faustregel an.

Preisvorteile lassen sich vor allem durch Wettbewerb abschöpfen. In einem hart umkämpften Markt, in dem sich durch die Nachfrage beispielsweise nach immer mehr Elektroautos, aber auch durch die Corona-bedingte Absatzdelle keine Entspannung abzeichnet, gibt es immer Leasingfirmen, die noch niedrigere Leasingraten anbieten (müssen). „Bei Leasingausschreibungen werden meist nur circa 30 bis 50 Prozent der später wirklich bestellten Fahrzeuge abgebildet“, verrät Henning Schick, Director Sales Europe bei der ARI Fleet Germany GmbH. „Diese Fahrzeuge werden spitz kalkuliert. Das Geld wird mit den verbleibenden 50 bis 70 Prozent der Bestellungen verdient, da hier ohne die Transparenz des Multi-Biddings kein Wettbewerb besteht“, erklärt er weiter.

Ob das Fuhrparkmanagement Multi-Bidding intern bearbeitet oder sich für einen externen Dienstleister entscheidet und damit komplexe Prozesse an einen Spezialisten abgibt, es muss das Budget und die Eckdaten der anzufragenden Fahrzeuge zugrunde legen. Michelle Marker-Marques, Junior Specialist Sales bei der Imperial Industrial Logistics GmbH, beschreibt: „Wir definieren gemeinsam mit dem Kunden einen fixen Prozess, sodass der Verteiler für das Multi-Bidding klar geregelt ist. Wir weisen den Kunden aber auch entsprechend darauf hin, welche Leasinggesellschaft in Bezug auf gewisse Parameter vorteilhaft wäre. Den Vorteil der Multi-Bidding- Strategie sehen wir darin, dass die Ausschreibung pro Objekt nach Bedarf tagesaktuell erfolgt. Somit gibt es keine Risikopuffer. Außerdem erzielen wir eine positive Beeinflussung in Bezug auf eventuelle Restwertschwankungen.“

Leasingangebote bestehen nicht nur aus der Rate, sondern zusätzlich aus einer Reihe von Parametern wie Service- und Logistikkosten oder Mehr-/Minderkilometersätzen. „Auch die Qualität des Logistik- und Rückgabeprozesses spielt eine wichtige Rolle. Diese Aspekte müssen in den Auswahlprozess einfließen“, legt Matthias Rotzek, Managing Director TraXall Germany, nahe. Da das aber nicht über Konfiguratoren abgebildet werden kann, empfiehlt sich im Vorfeld die Abklärung von beispielsweise den Umfängen von Servicemodulen oder auch die Beschreibung der Endabrechnungsverfahren einzelner Lieferanten. Somit schafft man eine Vergleichbarkeit. „Einen guten Mix sehen wir generell in der Berücksichtigung diverser Hersteller-Leasinggesellschaften sowie einer weiteren herstellerunabhängigen Leasinggesellschaft, um eine optimale Wettbewerbssituation zu schaffen“, fügt Thorsten Bertram, Group Director International Customer Relations, für die FleetCompany GmbH an.

Da viele Prozesse bei externen Dienstleistern digitalisiert ablaufen, bietet es sich auch für Fuhrparks an, über entsprechende Software selbst den Multi-Bidding-Prozess zu steuern. Bei Easy+ von Carano kann der Entscheider zwischen zwei Verfahren wählen: Das Multi-Bidding & Cherry Picking, bei dem Konditionen von mindestens zwei Leasinggebern verglichen werden, anschließend wird die günstigste Option dargestellt beziehungsweise ausgewählt. Dies funktioniert ebenfalls mit Finanz- und Servicekomponenten in der Kalkulation. Und das Bid-Tender-Verfahren, bei dem bei der Fahrzeugbeantragung automatische Anfragemails zu den Konditionen mit der Konfiguration des Fahrzeugs an verschiedene Leasinggeber oder Autohäuser verschickt werden. Diese können anschließend innerhalb einer vorgegebenen Frist ihre Raten und Konditionen hinterlegen. Die Darstellung der festgelegten Laufzeit-/ Laufleistungskombinationen mit den dazugehörigen Gesamtraten erfolgt in einer Matrix- Tabelle. Die Wunsch-Kombination lässt sich mit einem Klick auswählen. Zusätzlich kann auf Basis einer Referenzrate als Vergleichswert kalkuliert werden.

Bei der Beschaffungssoftware comm.cars der community4you AG ist das Multi-Bidding zentraler Bestandteil. Dafür greift die Software in Echtzeit während der Fahrzeugkonfiguration auf Preistabellen verschiedener Leasinggeber zu. „Der Kunde erhält das Angebot mit den besten Konditionen, ein Vorgang, der manuell zwar theoretisch machbar, aber nicht praktikabel ist: Hunderte Angebote einzuholen und zu vergleichen ist ohne Software ein enormer Zeitaufwand“, weiß Vorstand Lavinio Cerquetti. Mit comm.mobile können vor allem mittlere und große Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Fahrzeugkonfigurator an die Hand geben, der nur Autos und Ausstattungsvarianten anzeigt, die ihrer Car-Policy entsprechen. Preis und Monatsrate werden sofort ausgegeben. Parameter wie Laufleistung, Leasingdauer et cetera können in Sekunden angepasst und berechnet werden.

Auch über FleetScape IP Premium von Innuce können Fuhrparkbetreiber selbsttätig Ausschreibungen durchführen und die gelieferten Konditionstabellen einfach und schnell vergleichen. Systemgestützte Nachausschreibungen sind aufwandsarm möglich. Hierbei werden die hinterlegten Regeln der Car-Policy bei der Auswahl von Fahrzeugtypen, Laufzeit-/Laufleistungs- Kombinationen und der gewünschte Full-Service-Dienstleistungsumfang automatisch berücksichtigt. Eine Abfrage von tagesaktuellen Konditionen ist nach der herstellerübergreifenden Konfiguration durch den Fahrer sowie der prozessbasierten Genehmigung zusätzlich möglich. Die Auswahl des „Gewinners“ der Ausschreibung erfolgt auf Basis eines fuhrparkindividuellen Regelwerks. Hier werden neben der Full-Service-Rate auch andere quantitative und qualitative Einflussfaktoren berücksichtigt.

„In Bezug auf die Konditionen der Leasinggesellschaften sollte immer noch das Motto ‚Leben und leben lassen‘ gelten, obwohl wettbewerbsfähige Konditionen und Bedingungen vorliegen sollten“, mahnt Christiane Engel, Geschäftsführerin CarExtern Automotive Services GmbH. Sie weiß aus Erfahrung, dass auf dem Lebensweg eines Leasingfahrzeugs sehr viel passieren kann. „Am Ende steht die Fahrzeugrückgabe, bei der sich die finanzielle Flexibilität des Vertragsverhältnisses offenbart, da keineswegs ein Rahmenvertrag alle Prozessvorfälle regeln kann. Ist der finanzielle Spielraum vollständig ausgeschöpft, kann weder Hersteller, Importeur, Leasinggesellschaft noch der Händler eine Entscheidung im Kundeninteresse treffen. Sehr häufig gehen dabei langfristige und sehr gute Geschäftsbeziehungen aufgrund nicht erfüllbarer Erwartungshaltungen in die Brüche“, so die Expertin. Das gilt es, mit besonnener Wahl des Leasingpartners durch sorgfältige Abwägung aller Parameter zu verhindern. Die niedrigste Rate ist nicht das Hauptkriterium.