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Je nach Sachlage können verschiedene Rechtsgebiete im Fuhrpark betroffen sein. Fahrverbote oder Fahrtenbuchauflagen fallen in den Bereich des Verkehrsrechts, bei behördlichen Bescheiden ist es das Verwaltungsrecht. Arbeitsrecht, Steuerrecht, aber auch Strafrecht können gefragt sein. Ebenso spielt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Fuhrpark eine wesentliche Rolle, die rechtlich einwandfrei umgesetzt sein muss. Die Einhaltung sämtlicher Halter- und Fuhrparkpflichten gerade im Bereich der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) muss stets im Fokus stehen – ein Thema von nicht zu unterschätzender Bedeutung, da unter Umständen die Berufsgenossenschaft die Versicherungsleistung verweigern könnte. Natürlich lässt sich für jedes Gebiete anwaltliche Unterstützung finden, doch wie bei Vielem im Fuhrpark gilt das „Aus einer Hand“-Prinzip. Je mehr dieser Rechtsbereiche ein einziger Anwalt abdecken kann, umso besser.

Der potenzielle Kooperationspartner sollte mit der praktischen Abwicklung, das heißt den Prozessen des Fuhrparks, vertraut sein, empfiehlt Rechtsanwalt Peter Rindsfus. „Insbesondere, um mögliche Schwachstellen im Rahmen der Prozessgestaltung bereits erkennen zu können, um späteren möglichen rechtlichen Komplikationen vorbeugen zu können. Als Beispiel sei hier die Leasingrückgabe genannt. Wenn der Anwalt mit den Prozessen des Fuhrparks vertraut ist, lassen sich schon an den entsprechenden Schnittstellen Anregungen oder Empfehlungen aussprechen, die hinterher zeitraubende und kostspielige Auseinandersetzungen mit Leasinggebern verhindern können“, so „der Autorechtler“ und Trainer der DEKRA weiter.

Auch in der Kommunikation sollten keine großen medialen Brüche entstehen. Sinnvoll kann es sein, sein Gegenüber persönlich zu kennen. Für die schnelle Erreichbarkeit ist nach wie vor der telefonische Kontakt unersetzlich, besonders wenn es sich um die Fahrerdirektkommunikation handelt. Die AdvoCar Rechtsanwaltsgesellschaft mbH bietet eine 24-Stunden-Hotline an, über die sich Mandanten melden können, ebenfalls gibt es dafür eine App. Der Unfallregulierer und Schadenmanager hat für den Zusammenfluss aller Informationen ein digitales Schadenportal entwickelt. „Dieses Portal ist zudem die digitale Schnittstelle zwischen dem Flottenkunden und Dritten, wie dem jeweiligen Reparaturbetrieb“, erklärt Katharina Dingler, Fachanwältin für Verkehrsrecht bei AdvoCar. Digitale Aktenführung verbreitet sich zunehmend in den Kanzleien. In den elektronischen Akten lässt sich zeitnah der aktuelle Bearbeitungsstand einsehen, was wiederum die Kommunikation vereinfacht. Für die Zusammenarbeit kann das Festlegen einer bestimmten Struktur empfehlenswert sein, gemäß der künftig die Arbeitsschritte erfolgen. „Um den Überblick zu behalten, sind Portallösungen mit einer großen Auswahl an statistischen Auswertungen, Reportings und wichtigen Kennziffern die größte Arbeitserleichterung für Fuhrparkverantwortliche. Hier sollten auch die wichtigsten Anhänge zu einzelnen Vorgängen hinterlegt sein sowie die Mailkorrespondenz“, führt Henning Hamann, Geschäftsführer der Kanzlei Voigt und Fachanwalt für Verkehrsrecht, aus. Wie die Verständigung zwischen Kanzlei und Fuhrpark abläuft, ist die eine Sache. Auf einen weiteren wesentlichen Gesichtspunkt in der Kommunikation weist Inka Pichler-Gieser, Fachanwältin für Verkehrsrecht und Partnerin bei Kasten & Pichler, hin: „Die personelle Infrastruktur des Fuhrparks: Wer ist für was zuständig? Über die elektronische Aktenführung hat das Unternehmen immer einen aktuellen Gesamtüberblick und muss nicht selbst zwischen „Unwichtigem und To-dos“ filtern. Wichtig ist nur, das Vorhandene im richtigen Umfang für den entsprechenden Fuhrpark nutzbar zu machen. Deshalb bieten wir unsere Webakte in Zusammenarbeit mit der Firma e.Consult AG jedem Fuhrpark kostenfrei an, der Zugriff kann über PC oder App erfolgen.“

Manche Kanzleien mit dem Schwerpunkt Fuhrpark arbeiten, nicht zuletzt durch langjährige Kontakte in der Branche, in einem Netzwerk zusammen, das weitere fuhrparkrelevante Prozesse, auch über das Schadenmanagement hinaus, übernimmt. Kasten & Pichler kann aus einem Pool an erfahrenen Partnern zum Beispiel für die Bereiche Reparatursteuerung und -überwachung, Rechnungsprüfung, Mobilitätssicherung, 24-Stunden- Schadenmeldung (per Telefon und App), Leasingrückgabe et cetera schöpfen. Das speziell für Flotten entwickelte Produkt Flottenprofi der Kanzlei Voigt bietet einen individuellen Baukasten für die Fuhrparkverwaltung, die nach eigenen Aussagen sogar schon für kleine Flotten interessant ist. „Das Produkt ist so aufgebaut, dass der Fuhrparkverantwortliche bestehende Dienstleister mit ins Boot holen und/oder auf Partner unserer Netzwerke zurückgreifen kann“, fasst Geschäftsführer Henning Hamann zusammen und weist auf die Flexibilität und die Individualisierungsmöglichkeiten des Produktes hin.

Häufig hört man den Satz „Als Fuhrparkleiter steht man doch mit einem Fuß im Gefängnis“. Die Verantwortung ist nicht zuletzt aufgrund der Halterhaftung groß, der Wunsch nach entsprechender Absicherung ebenso. Das führt zu der Frage, ob der Abschluss einer Rechtsschutzversicherung eine sinnvolle Entscheidung ist. „Das Risiko, in rechtliche Auseinandersetzungen zu geraten, nimmt kontinuierlich zu“, weiß Christian Schnitzler, Referent Produktentwicklung/Versicherungstechnik im Geschäftsfeld Industrie bei der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG. „Gerade Unternehmen mit einem Fuhrpark sehen sich mit einer Vielzahl von Gesetzen, Verboten oder Verordnungen konfrontiert. Für die speziellen Risiken dieser Zielgruppe haben wir passgenaue Rechtsschutzlösungen entwickelt wie den Flotten-Verkehrs-Rechtsschutz oder Fuhrparkleiter-Rechtsschutz. Der Schutz vor hohen Rechtskosten ist das eine, wir begleiten unsere Kunden darüber hinaus mit vielen unterstützenden Leistungen, beispielsweise verschiedene präventive Angebote wie Compliance-Schulungen, damit es erst gar nicht zum Rechtsschutzfall kommt. Bei einem Konflikt bieten wir eine fundierte rechtliche Einschätzung durch einen versierten Fachanwalt und zeigen dem Kunden seine gerichtlichen und außergerichtlichen Lösungsmöglichkeiten auf.“

Aus der anwaltlichen Praxis weiß Roman Kasten, Fachanwalt für Verkehrsrecht und Partner bei Kasten & Pichler, Folgendes zu berichten: „Eine Rechtsschutzversicherung kann von erheblicher Bedeutung sein. Das ist zum einen die Spezial-Rechtsschutzversicherung, die die meisten bußgeld- und strafrechtlichen Verantwortlichkeiten des Fuhrparkleiters abdeckt, der – wenn ordnungsgemäß delegiert wurde – als Halterverantwortlicher voll in der Haftung steht und damit schnell entsprechenden Verfahren ausgesetzt sein kann. Hier deckt der Rechtsschutzversicherer die Anwalts- und Gerichtskosten eines Verfahrens ab. Eine D&O Police kann ebenfalls essentiell sein. Die Organhaftung ist bei einem Fuhrpark letztlich die Halterhaftung. Hier sollte nur geprüft werden, ob die Police diese Fälle auch entsprechend abdeckt.“ Eine Verkehrsrechtsschutzversicherung für Firmen – welche die Dienstwagennutzer als mitversicherte Personen umfasst – kann ebenfalls sinnvoll sein, fährt er fort. Hier sollte man jedoch genau vergleichen, wie hoch die jährlichen Beiträge sind, wie viele Verfahren im Schnitt anfallen und auch für welche Selbstbeteiligung man sich entscheidet. Eine wirtschaftliche Betrachtung zeige seines Erachtens, dass sich eine solche Versicherung oft nur bei kleinen Flotten lohnt. Hier kann ein Rechtsstreit im Verhältnis zur Größe des Fuhrparks sehr viel Geld bedeuten. Aber nicht nur Anwalts- und Gerichtskosten gehen ins Geld. Ein Rechtsschutzversicherungsvertrag deckt ebenfalls die in der Regel vierstelligen Kosten eines Sachverständigengutachtens, um einen erhobenen Vorwurf aufgrund einer Überladung oder einer mangelnden Verkehrssicherheit des Fahrzeugs entkräften zu können.