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Knicken, lochen, heften: Wie viele Regalmeter Ordner im analogen Zeitalter für die Belegablage in einem mittelgroßen Fuhrpark herhalten mussten, damit Rechnungen und Dokumente leicht auffindbar aufbewahrt werden konnten, ist nicht bekannt. Dass aber die Digitalisierung nicht nur weniger Ablagefläche braucht, sondern auch zur Vereinfachung und Beschleunigung der Verwaltungsprozesse beiträgt, gilt als unbestritten. Tatsächlich entziehen kann man sich ihr auch nicht mehr. Fuhrparksoftware ermöglicht die chronologische Ablage, logische Zuordnung und schnelle Auffindbarkeit sämtlicher Dokumente, von der Rechnung über den Vertrag bis hin zu dokumentierten Prüfungen und der Kommunikation. Datensammlungen erlauben statistische Auswertungen und damit die Steuerung auf der Kostenseite. Je nach Art der Software kann dies sogar onlinebasiert unabhängig vom Standort geschehen. Eigentlich spricht sehr viel für diese Art der Verwaltung.

Gerade in kleineren Betrieben läuft das Management des Fuhrparks „nebenher“, vielleicht sogar noch über Excel-Tabellen. Umso effizienter kann es demnach mithilfe von digitalen Lösungen organisiert werden. Ein erster Schritt kann es also sein, die Verwaltungssoftware des gewählten Leasingund Fuhrparkmanagementunternehmens zu nutzen, die nicht nur die bei ihm unter Vertrag stehenden Fahrzeuge mit allen Kenndaten in einer digitalen Akte zusammenfasst, sondern im Idealfall fremdfinanzierte oder gekaufte Fahrzeuge des Fuhrparks mit aufnehmen kann. Wer diese nutzen möchte, kann beim Anbieter durch Schulungen das nötige Rüstzeug an die Hand bekommen, um möglichst viele Funktionalitäten kennenzulernen und für die eigenen Zwecke anzuwenden.

Manche Unternehmensbereiche wie die Personalverwaltung oder die Lohnbuchhaltung mögen da schon weiter sein, doch zumeist läuft die Verwaltung von Papier- und elektronischen Dokumenten nebeneinander, was zu Medienbrüchen führt. Jürgen Petschenka, Commercial Director bei LeasePlan Deutschland, rät generell zu einer genauen Analyse unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen an Fuhrparkbetreiber sowie der Erfordernisse des Kunden. „Des Weiteren prüfen wir die Schnittstellen der Systeme auf beiden Seiten. Generell verfolgen wir den Ansatz einer möglichst medienbruchfreien Kommunikation, um einen optimalen Fluss zu gewährleisten.“ Wichtig bei der Einführung solcher Lösungen ist, dass alle Mitarbeiter verstehen, welche Möglichkeiten diese Tools bieten und welchen positiven Effekt die Arbeit in digitalen Prozessen auf sämtliche Bereiche hat. Christian Schüßler, Commercial Director bei der Arval Deutschland GmbH, dazu: „Unsere Berater gehen im Gespräch systematisch auf die individuellen Digitalisierungsziele, -wünsche und -möglichkeiten ein, bevor anschließend passende, konkrete Maßnahmen aufgesetzt werden. Hierfür ist es wichtig, den Digitalisierungsprozess in sehr enger Zusammenarbeit mit den Flottenmanagern und weiteren Fuhrparkbeteiligten einzuleiten, um am Ende eine sinnvoll digitalisierte Flotte zu erreichen.“

In der Landschaft der Fuhrparkmanagementanbieter weichen die Zahlen in Bezug auf die digitale Affinität ihrer Kunden stark voneinander ab. Alle vermelden jedoch eine stetig steigende Tendenz und kommen ohne ein ständig verbessertes und erweitertes Onlineangebot nicht mehr aus. Je größer der Fuhrpark, desto digitaler die Prozesse, gibt Knut Krösche, Geschäftsführer Volkswagen Leasing GmbH, als Faustformel aus. „Die Digitalisierung ist ein zentrales Thema bei der Beratung unserer Kunden. Die Kunden erwarten das Abrufen der Daten und Informationen in Echtzeit und damit verbundene Live-Funktionen, um sich jederzeit einen Überblick über ihren Fuhrpark verschaffen zu können“, bestätigt Karsten Rösel, Geschäftsführer ALD Automotive, den Trend bezogen auf sein Unternehmen. Während die Deutsche Leasing Fleet GmbH angibt, dass etwa 20 Prozent der Klientel papierlose Belege nutzen, kommt LeasePlan auf etwa 75 Prozent. Bei Tra- Xall Germany nutzen laut eigener Angabe nahezu 100 Prozent der Kunden die angebotenen digitalen Prozesse und die papierlose Belegverwaltung. Matthias Rotzek, Geschäftsführer der TraXall Germany powered by HLA Fleet Services GmbH, rät Fuhrparkmanagern, die ihre Prozesse weiter optimieren und dafür die Digitalisierung nutzen möchten, solche Bereiche wie die elektronische Rechnungsstellung, die webbasierte Fahrzeugauswahl und -bestellung, das Online-Reporting oder die digitale Führerscheinkontrolle ins Auge zu fassen. Diese lassen sich sehr schnell zum Vorteil umsetzen. Die Dienstleister bieten hierbei volle Unterstützung an, die eine Analyse des Istund des Soll-Zustands umfasst und auch sämtliche rechtlichen Vorgaben sowie den Datenschutz berücksichtigt. Die Deutsche Leasing Fleet unterstützt im Rahmen der Beratungsleistung die Kunden aktiv bei der Umstellung und stimmt Prozesse und Formate im partnerschaftlichen Dialog ab.

Leasing- und Fuhrparkmanagementunternehmen streben an, den Kunden nicht nur Möglichkeiten an die Hand zu geben, ihre Verwaltung zu digitalisieren, sondern ganzheitliche Prozesse aufzusetzen, die ineinander verzahnt die gesamte Flotte – im Idealfall auch über Landesgrenzen hinweg – abbilden. Wer als Kunde mit einzelnen Bereichen (elektronische Fahrzeugakte, Reports für das Controlling, Compliancethemen zur Halterhaftung) in die Digitalisierung geht, kann nach und nach seine gesamte Verwaltung über das System des Anbieters gestalten. Auch Athlon bietet mit seinem Tool Athlonline die Möglichkeit, Kommunikationsprozesse hundertprozentig online abzuwickeln. Fuhrparkmanager, Fahrer, Leasinggeber und Lieferant kommunizieren via Athlonline auf ein und derselben Plattform. Abläufe der Fuhrparkverwaltung und Wagenbestellung werden durch Athlonline weitestgehend digitalisiert und Workflows optimiert. Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit stehen dabei im Fokus. Bei sämtlichen Anbietern werden auch die Dienstwagennutzer mithilfe von Service-Apps, Fahrzeugkonfiguratoren und Online-Gehaltsrechnern digital unterstützt.

Ab hier kommen die Anbieter von Fuhrparksoftware wie Carano, community4you oder InNuce Solutions ins Spiel, deren Funktionalitäten weitaus mehr als Basisniveau darstellen und zudem gut auf Fuhrparks mit heterogenen Flotten zugeschnitten sind. Ein letzter logischer Schritt ist dann das telematikbasierte Fuhrparkmanagement, worüber sich der Fuhrpark in Echtzeit steuern lässt. Unternehmen profitieren nicht nur von einem unkomplizierten Abgleich des Soll- und Ist-Zustandes. Denn digitalisierte Fahrtenbücher und Echtzeit-GPS-Tracking ermöglichen weiterführende Optimierungen – zum Beispiel den jeweiligen Nutzungsprofilen die optimale Antriebsart zuzuordnen.

Damit die Digitalisierung erfolgreich im Unternehmen umgesetzt werden kann, braucht es ein einheitliches Vorgehen sowie eine umfassende Einweisung und regelmäßige Information aller damit betrauten Mitarbeiter. Trotz aller Vorteile von digitalisierten Prozessen darf nicht vergessen werden, dass Know-how und persönliche Betreuung aufseiten der Dienstleister eine nicht unwesentliche Bedeutung für das Flottenmanagement haben. Diese sind bislang zum Glück noch nicht digitalisierbar.