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Carsharing bietet für Nutzer und Fuhrparkmanager eine optimale Kostentransparenz. Die Mobilitätskosten fallen pro Weg an und können einzelnen Personen, Abteilungen oder Projektkostenstellen zugerechnet werden. Nach einer einmaligen Registrierung können die Nutzer die Fahrzeuge jederzeit selbstständig buchen, übernehmen und zurückgeben. Dadurch senkt Carsharing den Verwaltungsaufwand und die Prozesskosten deutlich.

Die betriebliche Nutzung von öffentlichen Carsharing-Angeboten ist zu empfehlen, wenn Fahrzeuge des eigenen Fuhrparks nicht durchgängig ausgelastet sind, da dann die Fixkosten firmeneigener Fahrzeuge höher als die Kosten der gelegentlichen Anmietung sind. Carsharing eignet sich daher besonders für die Abdeckung von schwer planbaren Mobilitätsbedarfen und -spitzen.

Besonders in kleineren Unternehmen ist die ausschließliche Implementierung von Carsharing aufgrund der geringeren Prozesskosten sinnvoll. Dasselbe gilt oft für Verwaltungen und zentrale Dienste größerer Unternehmen. Damit öffentliche Carsharing-Fahrzeuge während der Dienstzeiten verlässlich zur Verfügung stehen, können Unternehmen definierte Fahrzeuge für festgelegte Zeiträume vorab exklusiv reservieren. Das betriebliche Mobilitätsmanagement kann auf diese Weise zusätzliche Pkw- Kapazitäten zur Verfügung stellen, ohne die Fahrzeuge selbst anschaffen und betreiben zu müssen.

Für die geschäftliche Nutzung eignen sich stationsbasierte Fahrzeuge eher als Free-floating-Fahrzeuge, da sie an vorhersehbaren Orten stehen und lange im Voraus reserviert werden können. Stationsbasierte Angebote sind zudem deutlich günstiger. Die geschäftliche Nutzung von Free-floating-Fahrzeugen macht lediglich für spontane Kurzfahrten, für die andernfalls ein Taxi genutzt werden würde, Sinn.

Im Unterschied zum öffentlichen Carsharing werden beim Corporate Carsharing Fahrzeuge des Unternehmens eingesetzt. Alle üblichen Fahrzeugmodelle können mit der Carsharing-Technik nachgerüstet werden. Das Unternehmen entscheidet selbst, welche Funktionen und Services es an den Carsharing- Anbieter outsourct, um den eigenen Fahrzeugpool effizienter zu nutzen. Zum Fuhrparkmanagement wird die Buchungsplattform des jeweiligen Anbieters genutzt. Die Corporate-Carsharing-Software vereinfacht die Reservierungs-, Dispositions- und Abrechnungsprozesse für den Fuhrparkmanager und für die Nutzer: Fahrzeugbestände und freie Kapazitäten sind transparent, Kosten genau zuordenbar und Zugriffsrechte und Buchungsmöglichkeiten automatisch hinterlegt. Die dadurch mögliche Effizienzsteigerung führt – je nach Nutzungsprofil des Unternehmens – zu einer Reduzierung der Pool-Kosten um 20 bis 30 Prozent.

Durch die Implementierung von Carsharing-Lösungen können Unternehmen die Dienstwagennutzung flexibilisieren. Es ist beispielsweise möglich, statt des klassischen Dienstwagens ein persönliches Mobilitäts- Budget zu definieren, das es dem Mitarbeiter erlaubt, sowohl Bus, Bahn und Taxi zu nutzen als auch auf firmeneigene und öffentliche Carsharing-Fahrzeuge für dienstliche und private Zwecke zuzugreifen. Auch kann es sinnvoll sein, die Carsharing-Fahrzeuge außerhalb der Dienstzeiten für einen breiteren Kreis von Mitarbeitern zur privaten Nutzung verfügbar zu machen. Durch eine solche Maßnahme generiert der Fuhrpark – klassischerweise eine reine Ausgabenposition – auch eigene Umsätze. Aufgrund der Abrechnung pro Fahrt entsteht den Mitarbeitern auch kein zu versteuernder geldwerter Vorteil.

Für das Fuhrparkmanagement ergeben sich durch den Einsatz von Carsharing-Lösungen offensichtlich neue Ansätze, um traditionelle Dienstwagenregelungen zu überdenken und gemeinsam mit den Mitarbeitern für mehr Effizienz zu sorgen.