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Nicht nur Großkonzerne, auch kleine und mittelständische Firmen mit Klientel im Ausland fragen grenzüberschreitendenden Fuhrparkservice nach

Grenzenloser Service

Der Fleet Europe Summit Ende November in Barcelona zeigte mit stetig steigenden Aussteller- und Besucherzahlen einmal mehr sehr deutlich die Internationalität des Fuhrparkmanagements. Auch über Landesgrenzen hinweg bewegen dieselben Themen, Probleme und Herausforderungen und ein Austausch darüber hilft den Fuhrparkentscheidern, den eigenen Horizont zu erweitern und neue Ansätze zu finden. Viele der in Deutschland agierenden namhaften Flottenleasinggesellschaften können auf länderübergreifende Anforderungen an Leasing und Fuhrparkmanagement eingehen und Kunden grenzüberschreitende Unterstützung anbieten. Wo die Schwerpunkte liegen und auf welche Besonderheiten die befragten ausgewählten Unternehmen eingehen können, fasst der Artikel zusammen.

Dass Fuhrparkmanagement im Zuge der fortschreitenden Globalisierung auch länderübergreifend von großer Bedeutung ist, macht die Bilanz der Veranstalter des Fleet Europe Summit deutlich: Mehr als 1.000 Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren aus 60 Ländern kamen zusammen, um sich über Themen rund um den Fuhrpark und die Unternehmensmobilität auszutauschen und zu informieren. Viele weltweit aufgestellte Konzerne suchen hier nach neuen Ansätzen und Möglichkeiten, die jeweiligen Landesfuhrparks zentral zu dirigieren und Synergieeffekte zu nutzen. Fuhrparkmanagement und -einkauf über Landesgrenzen hinweg zu bündeln birgt viele Chancen, aber auch einige Risiken. Kostenreduktion und Prozessoptimierung stellen die erstrebenswerten Ziele dar. Die große Herausforderung besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, bei denen sich die größtmöglichen Synergieeffekte ergeben, und diese dann auch mit dem geeigneten Partner für die jeweiligen Landesniederlassungen zu standardisieren. „Wenn man eine internationale Lösung implementieren möchte, ist es wichtig, die länderspezifischen Besonderheiten zu kennen und zu verstehen und dabei lokal flexibel zu bleiben“, betont Ursula Wingfield, Vorsitzende der Geschäftsführung der Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH. „Das Land, in dem eine Firma ihren Hauptsitz hat, bestimmt oftmals Themen wie Dienstfahrzeugrichtlinien und Fahrzeugwahl. Neben Fahrzeugpreisen und verschiedenen Steuerbestimmungen spielen ebenso länderspezifische Marken und Modelle eine wichtige Rolle. Auch die Auswirkungen von Gesetzen und Methoden, wie beispielsweise WLTP oder GDPR, sind von Land zu Land unterschiedlich. All diese Faktoren gilt es beim internationalen Leasingund Fuhrparkmanagement zu beachten und zu harmonisieren“, fasst sie die zu lösenden Aufgaben zusammen.

Nachfrage auch im Mittelstand
Doch es sind nicht unbedingt nur Großkonzerne, die nach einer zentralen Steuerung des Fuhrparks streben. Dies zeigt die Beobachtung von Arval: „Einen Großteil der Klientel machen aktuell internationale Firmen aus oder Unternehmen, die weitere Filialen im Ausland haben. Hier erwarten wir in Zukunft auch eine Zunahme bei kleinen und mittelständischen Firmen“, so Christian Schüßler, Commercial Director bei der Arval Deutschland GmbH. Auch bei der ALD Autoleasing D GmbH stellt man fest, dass sich mittlerweile immer mehr Unternehmen mit kleineren europäischen Fuhrparks international einheitliche Lösungen wünschen. Bei der LeasePlan Deutschland GmbH fällt ein Teil des internationalen Fuhrparkmanagements auf Unternehmen, die zwar ihren Firmensitz in einem einzigen Land haben, aber ihre Produkte auch im Ausland vertreiben. Deren lokale Vertriebsmannschaften müssen mobil – und mit entsprechendem Länderkennzeichen – unterwegs sein. Diese Komplexität der zu synchronisierenden unternehmensspezifischen Prozesse schränkt die Auswahl der Anbieter für jeden Fuhrpark mit seinen individuellen Bedürfnissen ein. Denn das Profil des Dienstleistungspartners muss exakt passen. Er sollte über wichtige Instrumente und landesspezifische Informationen verfügen, aber auch alle Anforderungen für das grenzüberschreitende Fuhrparkmanagement erfüllen können. Bei der Auswahl des für sie passenden Leasing- und Fuhrparkmanagementanbieters verbunden mit einer internationalen Ausschreibung sollten Kunden auf die Erfahrung und Fähigkeit des Dienstleisters achten, maßgeschneiderte Pläne für internationale Fuhrparks zu erarbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei in einer klaren Zielsetzung für den Fuhrpark und einer guten Vorbereitung, welche Fragen – bis zu welcher Detailtiefe – bei den Anbietern platziert werden sollen. Die Entscheidung für einen Leasinggeber mit dem richtigen Netzwerk ist ebenfalls essenziell, damit sämtliche operationellen Prozesse international dargestellt werden können. „Nur dann kann eine optimale Implementierung der Flotte stattfinden und nur dann entfaltet sich für die Kunden das maximale Potentzal aus der Partnerschaft“, so Ursula Wingfield von Alphabet.

Die Unternehmen sorgen mit unterschiedlicher Aufstellung für eine Sicherstellung der jeweiligen landesspezifischen Rahmenbedingungen. Herzstück der internationalen Zusammenarbeit ist beispielsweise bei der ALD immer ein professionelles, zentrales Key-Account-Management mit einem persönlichen Ansprechpartner, der die Implementierung und die strategische Zusammenarbeit koordiniert. Zudem steht in jedem einzelnen Land ein kompetenter, lokaler Ansprechpartner zur Verfügung. Lease- Plan bietet internationales Fuhrparkmanagement mit einem spezialisierten internationalen Team bestehend aus internationalen Account- und Sales-Managern, die eng mit den lokalen LeasePlan-Ländergesellschaften kooperieren. Zusätzlich zu den internationalen Key-Account-Managern beschäftigt die Volkswagen Financial Services AG Implementierungsmanager, die als Muttersprachler und Marktexperten in den jeweiligen Ländern die Prozesse mit den Kunden gemeinsam aufsetzen. Die Deutsche Leasing AG sorgt über die in den jeweiligen Ländern vertretenen Partnerunternehmen für die Sicherstellung des bestmöglichen Service: „Sie kennen die landesspezifischen steuerrechtlichen Vorgaben, Sicherheitsvorschriften, Präferenzen für einzelne Fahrzeugmarken und auch Unterschiede im operativen Fuhrparkmanagement“, bekräftigt Frank Hägele, Geschäftsführer Fleet der Deutschen Leasing AG.

Rahmenbedingungen ausgestalten
Ist der Partner gefunden, geht es an die Ausgestaltung der Rahmenbedingungen: „Internationale Rahmenverträge helfen dabei, die Prozesse international aufeinander abzustimmen“, beschreibt Jürgen Petschenka, Commercial Director für das Großflotten- und internationale Flottengeschäft bei LeasePlan Deutschland, die notwendigen Schritte. „Ziel ist die Optimierung des gesamten Fuhrparks, einschließlich Management und Reduzierung von Kosten. Heute spielt auch die größere Nachhaltigkeit, unter anderem durch Verringerung der CO2-Emissionen, eine entscheidende Rolle. Internationale, konsolidierte Reportingsysteme der Leasinggesellschaft ermöglichen Kunden einen lückenlosen Überblick über den kompletten Fuhrpark. Kostenkontrolle kann zentralisiert, aber gerade auch deren Vergleichbarkeit über Ländergrenzen hinweg geschaffen werden – denn das Autofahren ist für Unternehmen nicht in jedem Land gleich teuer.“ Das harmonisierte Prozess- und Produktangebot der Leasing- und Fuhrparkmanagementanbieter zielt darauf ab, dem Kunden identische und damit vergleichbare Leistungsumfänge der vereinbarten Dienstleistungen – jeweils unter Berücksichtigung der lokalen gesetzlichen Standards und Rahmenbedingungen – anzubieten. Bei Volkswagen Financial Services bezieht sich dies beispielsweise auf Rückgaberichtlinien oder Freikilometer. Das Produkt „International Pack“ von Arval enthält Serviceleistungen (Wartungs- und Reifenservice, Schadenmanagement, Versicherungsschutz), die in jedem Arval-Land verfügbar sind. Werden zusätzliche Services wie beispielsweise Tankkartenmanagement oder internationale Strafzettelabwicklung gewünscht, können diese je nach Bedarf einfach per Klick hinzugewählt werden. Auch bei LeasePlan verfolgt man den Ansatz mit weltweit harmonisierten Produkten und Dienstleistungen sowie international abgestimmten Prozessen, um so den Kunden einen ganzheitlichen Service über Landesgrenzen hinaus zu ermöglichen.

Reportinglösungen
Wesentlich für den Überblick sind heute Reportings und Online-Tools, die detaillierte Übersichten sowie Steuerungs- und Bewertungsmöglichkeiten sämtlicher Flottenfahrzeuge ermöglichen. Auf Wunsch sind sämtliche Dokumente in Englisch und anderen jeweiligen Landessprachen erhältlich. Das internationale Flottenreporting bei Volkswagen Financial Services liefert beispielsweise Informationen über die Anzahl der Fahrzeuge, Fahrzeughersteller, Leasinggesellschaften, Antriebsarten sowie die Entwicklung der Flotte von Quartal zu Quartal. Ein CO2-Report ist ebenfalls inklusive. Das Besondere: Alle Reports folgen dem Top-down- Ansatz. Ziel ist es, mit nur drei Klicks von der obersten aggregierten internationalen Ebene über die Landesebene bis hin auf die jeweilige Fahrzeugebene zu gelangen. Ein Global Fleet Reporting stellt ALD zusätzlich zum Reporting Tool ALDnet zur Verfügung, welches über einen neutralen Partner angeboten wird und die Möglichkeit bietet, Kauffuhrparks und Fahrzeuge, die bei anderen Leasinggesellschaften unter Vertrag stehen, hochzuladen, um somit ein umfängliches Bild über den globalen Fuhrpark zu bekommen. Bei LeasePlan steht das International FleetReporting im Vordergrund, das internationale Flottenmanager effektiv bei der Umsetzung eines ausgewogenen Flottenmanagementansatzes hinsichtlich Kosten, Umwelt- und Sicherheitsaspekten unterstützt. Es ermöglicht die Steuerung der Umsetzung und Einhaltung von Flottenrichtlinien sowie die Bewertung der Wirksamkeit von Änderungen der Fleet-Policy.

So verlockend auch eine Standardisierung durch grenzüberschreitendes Fuhrparkmanagement erscheint, je weiter die Anforderungen der verschiedenen Länderfuhrparks auseinanderliegen, umso eher stoßen die möglichen Vereinfachungen an Grenzen. Zum einen liegen die Grenzen in den landeseigenen Gesetzen. So divergieren Abschreibungskosten, lokale Steuern, Gebühren, Zinsen und Wertverlust. Zum anderen unterscheidet sich die Akzeptanz bestimmter Automarken und deren Harmonisierung in einer Car-Policy von Land zu Land. Auch wenn viele Gesetze in den letzten Jahren länderübergreifend vereinheitlicht wurden, liegen weiterhin verschiedene länderspezifische Rahmenbedingungen vor. Große Unterschiede bestehen zum Beispiel in der Besteuerung der Fahrzeuge sowie in der Halterhaftung.

Majk Strika, Managing Director bei der ARI Fleet Germany GmbH, gibt zu bedenken, dass die grenzüberschreitende Lösung kein Selbstzweck sein darf. „Unabdingbar ist hier vielmehr die Transparenz durch Reportingsysteme. Und man darf vor lauter Internationalisierung nicht die ‚beste‘ Landeslösung außen vor lassen. Dort, wo sich Volumen bündeln lassen (OEM, Tankkarten), macht es Sinn, über globale Abnahmevereinbarungen nachzudenken. Im Normalfall sind diese jedoch auf Volumenrabatte begrenzt. Den ‚Sexy Deal‘ verhandeln Experten auf nationaler beziehungsweise regionaler Ebene. Der Erfolg der klassisch pan-europäischen Leasingverträge lebt im Großen und Ganzen von der Komfortzone der Entscheider.“

Fazit: So gilt auch bei der Standardisierung des Fuhrparkmanagements über Landesgrenzen hinweg die Transparenz und Vergleichbarkeit der Daten an vorderste Stelle zu setzen. Reportingsysteme spielen dabei eine wichtige Rolle, um Prozesse insbesondere in den Bereichen Vertragsmanagement und Fahrzeugkonfiguration zu vereinheitlichen. Die Kooperation mit im Land ansässigen Dienstleistern erleichtert die Umsetzung.

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