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"Flotte! Der Branchentreff" 2020
Dr. Georg Wilmers (li., BwFuhrpark), Volkmar Link (Mitte, DKV) Michael Schuster (re., BwFuhrpark) neben einem Poolfahrzeug vor der Firmenzentrale der BwFuhrparkService GmbH in Troisdorf
Michael Schuster: „Und innerhalb einer Stunde eine Antwort geliefert zu bekommen, das ist ganz prima mit der DKV. Solche Situationen kommen zum Glück nicht oft vor, doch genau dann zählt es viel, wenn man sich auf den Partner verlassen kann“
Volkmar Link (2. v. re.), Dr. Georg Wilmers (3. v. re.) und Michael Schuster (2. v. li.) berichten Ramona Kubal (li.) und Bernd Franke (re., beide Flottenmanagement) von Herausforderungen und ihrer Zusammenarbeit
Volkmar Link: „Mit unseren wirtschaftlichen Rahmendaten, unserer hohen Verfügbarkeit an Tankstellen und unseren Zusatzprodukten runden wir unser Angebot für die BwFuhrpark Service GmbH gut ab“

Jederzeit vollgetankt

Die BwFuhrparkService GmbH mit Sitz in Troisdorf bei Bonn versorgt seit dem Jahr 2002 nicht irgendeinen Kunden mit unterschiedlichsten Fahrzeugen. Es ist ein Kunde mit dem größten Fuhrpark, den die Bundesregierung hat: die Bundeswehr. User-Chooser-Fahrzeuge sind hier Mangelware. Sie verantwortet den Teil des Fuhrparks der Bundeswehr, welcher aus handelsüblichen Fahrzeugen besteht, hier und da auch mit militärischer Sonderausstattung. Einige Fahrzeuge sind täglich auf den Straßen unterwegs, andere sind eher für den Ernstfall vorgesehen, doch eines haben alle Fahrzeuge gemeinsam: um sich fortbewegen zu können, benötigen sie Kraftstoff, egal wo und egal wann. Und wenn sich die Fahrer nicht gerade in der Wüste von Afrika befinden, können sie ihren Tank dank der Tankkarte der DKV EURO SERVICE GmbH + Co. KG jederzeit auffüllen. Zum Einsatz kommt die DKV CARD in 33 Ländern. Unterschiedlichste Produkte und Services werden genutzt – vorwiegend in Deutschland und weiteren zentraleuropäischen Ländern, aber auch in Süd- und Osteuropa, dem Baltikum, auf dem Balkan und nicht zuletzt in Russland und der Türkei.

Die Bundeswehr gibt vor, welche Fahrzeuge im Fuhrpark benötigt werden und welche nicht. Die Fuhrparkmanagement-Spezialisten aus dem Rheinland halten sich genau an diese Vorgaben. So werden nicht, wie in anderen Unternehmen, bestimmte Fahrzeuge, sondern in der Regel Fahrzeugklassen festgelegt. Momentan hat der Fuhrpark, welcher der Bundeswehr bereitgestellt wird, eine Größe von circa 31.000 Fahrzeugen: „Davon sind 22.000 Fahrzeuge Pkw, Vans oder Transporter und die restlichen sind sogenannte hümS-Fahrzeuge, also handelsübliche Fahrzeuge mit militärischer Sonderausstattung. Das sind zum Beispiel Tarnlichter, Gewehrhalterungen, Funkgeräte oder Ausrüstungsvorrichtungen“, ergänzt Dr. Georg Wilmers, Geschäftsführer der BwFuhrparkService GmbH. Neben Pkw, Vans und Transportern bieten sie Lkw, Sonderfahrzeuge, Baumaschinen oder auch Gabelstapler an. „Zwar machen die Pkw das Brot- und Buttergeschäft und auch die Masse aus, doch die eigentliche Herausforderung sind für uns die Spezialfahrzeuge oder die hümS-Fahrzeuge, die wir nach dem Mobilitätsbedarf der Bundeswehr konfigurieren und beschaffen“, stellt Dr. Wilmers fest. Mit gepanzerten oder bewaffneten Fahrzeugen hat die BwFuhrparkService GmbH jedoch nichts zu tun. Diese verantwortet allein die Bundeswehr.

Hat sich die Bundeswehr für Fahrzeuge entschieden, hat sie die Möglichkeit, diese in Form einer Langzeitnutzung oder einer Kurzzeitnutzung anzumieten. Die Langzeitnutzung umfasst einen Zeitraum von einem Jahr bis zu drei Jahren. „Diese Möglichkeit nutzen die Dienststellen der Bundeswehr sowohl für Fahrzeuge, die für den Ernstfall vorgesehen sind, also insbesondere hümS-Fahrzeuge, als auch für Fahrzeuge, die im Friedensdienstbetrieb ständig benötigt werden“, erklärt Dr. Wilmers weiter. Die hümS-Fahrzeuge werden teilweise nur bei Übungen und im Einsatz bewegt und weisen aus diesem Grund oft nur eine geringe Laufleistung im Vergleich zu Lkw in der gewerblichen Nutzung auf. Für den temporären Bedarf im Dienstbetrieb gibt es die Kurzzeitmiete von einem halben Tag bis zu 90 Tagen. Nicht immer ist man sich darüber einig, welche Miet-Variante die sinnvollste für die Fahrzeuge und für den Fuhrpark ist: „Anhand des Bedarfs und der Laufleistung von Fahrzeugen wird mit den Dienststellen jährlich erörtert, ob der Mobilitätsbedarf in einzelnen Fahrzeugklassen wirtschaftlicher durch Lang- oder Kurzzeitnutzung oder in welchem Mix am besten gedeckt werden kann. Bei Fahrzeugen mit militärischer Sonderausstattung ist die Langzeitnutzung fast immer die beste Lösung, da insbesondere diese Fahrzeuge im Ernstfall zur Verfügung stehen müssen und wir sie mit ihren Besonderheiten dann nicht flexibel genug zur Verfügung stellen könnten“, so Dr. Wilmers.

So besonders und anders es in diesem Fuhrpark auch ist, so haben die Troisdorfer trotzdem die gleichen Aufgaben wie Fuhrparkmanager in anderen Unternehmen, und das im Inland als auch im Ausland. Es müssen ebenfalls neue Fahrzeuge beschafft werden, falls ältere ersetzt werden müssen, wenn der wirtschaftliche Ersatzzeitpunkt erreicht ist. Die Neufahrzeuge werden gekauft oder geleast. Nach wirtschaftlichen Kriterien wird entschieden, welche Finanzierungsform am sinnvollsten ist. „Die aktuelle Tendenz ist, dass wir Lkw überwiegend kaufen und Pkw eher leasen. Das kann sich aber auch wieder ändern“, merkt Dr. Wilmers an.

Ausgetauschte Pkw, Vans, Transporter und Sonderfahrzeuge werden mithilfe einer gemeinsamen Verkaufsorganisation der Deutschen Bahn vermarktet, die 2017 erstmals ausgetauschten hümS-Fahrzeuge wurden überwiegend über die VEBEG GmbH wiedervermarktet. Die VEBEG GmbH ist ein Verwertungsunternehmen des Bundes, das seit Jahrzehnten unter anderem Altfahrzeuge der Bundeswehr verwertet, daneben aber auch für Länder oder Kommunen tätig ist. Überwiegende Verkaufsform der VEBEG GmbH ist die Auktion.

Durch das Fahrzeugmanagement aus einer Hand trägt die BwFuhrparkService GmbH auch dazu bei, dass Transparenz über den handelsüblichen Fahrzeugpark der Bundeswehr besteht, der von der BwFuhrparkService GmbH für die Bundeswehr betrieben wird. Das war auch einer der Gründe, weshalb das Unternehmen gegründet wurde. Dieser Pooling-Effekt zahle sich für die Bundeswehr besonders aus, erklärt Dr. Wilmers.

Die Internationalität der Bundeswehr und damit einhergehend auch der BwFuhrparkService GmbH ist ein weiterer Grund, weshalb es so wichtig ist, den richtigen Anbieter für Tankkarten an seiner Seite zu haben. „Für uns ist es wichtig, dass jeder Nutzer alle Möglichkeiten hat zu tanken, wo immer er es benötigt“, erklärt Michael Schuster, Fuhrparkleiter bei der BwFuhrparkService GmbH. Als öffentlicher Auftraggeber ist die BwFuhrpark- Service GmbH an das Vergaberecht gebunden und erteilt Aufträge aufgrund von Ausschreibungen, um Kooperationspartner und Dienstleister zu finden. Dr. Wilmers fügt hinzu: „Das tun die meisten Fuhrparkunternehmen nicht. Sie können mit Anbietern verhandeln und auch so lange verhandeln, bis am Ende Leistung und Preis stimmen. Wir dagegen müssen unsere Leistungsbeschreibungen vorab ganz genau formulieren und das Vergaberecht mit hohen Verfahrensanforderungen vollumfänglich einhalten. Wir merken, dass es umgekehrt auch den Unternehmen schwerfällt, vergaberechtskonforme Angebote zu erstellen, wenn man das nicht regelmäßig tut.“ Die DKV hat das beste Angebot abgegeben, sodass es möglich war, sich für die DKV zu entscheiden, erklärt Schuster weiter. Davon abgesehen, dass die DKV den eigenen Fuhrpark der Bundeswehr mit Tankkarten ausstattet, bietet sie auch für den Fuhrpark der BwFuhrparkService GmbH beste Konditionen und Prozesse mit ihrer Auswahl an Tankkarten und anderen Produkten. „Mit unseren wirtschaftlichen Rahmendaten, unserer hohen Verfügbarkeit an Tankstellen und unseren Zusatzprodukten runden wir unser Angebot für die BwFuhrparkService GmbH gut ab“, erklärt Volkmar Link, Director Sales D-A-CH bei der DKV EURO SERVICE GmbH + Co. KG.

Das Besondere an den Tankkarten der DKV ist, dass man sie für viele unterschiedliche Dienste einsetzen kann. Denn mit der klassischen DKV-Tankkarte, die auch bei der BwFuhrparkService GmbH im Einsatz ist, können nicht nur europaweit Kraftstoffe bezogen werden, sondern auch Mauten abgerechnet und kontrolliert, Waschanlagen genutzt oder Reparaturen durchgeführt werden. Auch Parktickets können bereits heute vielfach darüber beglichen werden. Eine sogenannte „+CHARGE“-Version der Karte erlaubt zudem das Laden von Strom für Elektro- und Hybridfahrzeuge.

Doch was macht diesen Allrounder für die BwFuhrparkService GmbH so interessant? „Die Produktrahmenbedingungen, wie beispielsweise mehr als 700 Lieferanten für Mineralstoffe und Kraftstoffe, unser großes Netz an Lieferanten und unsere Servicebereitschaft. Wir legen großen Wert darauf, dass jedem Kunden in Deutschland im Rahmen der Kundenbetreuung ein fester Ansprechpartner zugeordnet wird“, erklärt Link. Und genau das schätze man bei der BwFuhrparkService GmbH. Mit seiner großzügigen Servicebereitschaft trägt die DKV dazu bei, einige Arbeiten der BwFuhrparkService GmbH spürbar zu erleichtern. Der Mitarbeiter, welcher sich bei der BwFuhrpark- Service GmbH früher nur mit Tankkarten befasst hat, befasst sich heute nur noch zu 20 Prozent mit Tankkarten. Nicht nur, weil die DKV individuell auf die Bedürfnisse der BwFuhrparkService GmbH eingeht, sondern auch weil sie bei Reports sehr gut unterstützen kann. „Schaut man sich die Lkw an, welche wir in Form der Langzeitnutzung mindestens drei Jahre an die Bundeswehr vermieten, erfahren wir innerhalb dieser Zeit wenig vom Fahrzeug, außer, dank der Daten der DKV, wann diese getankt haben und welchen Kilometerstand sie dabei hatten. Dadurch können Wartungen laufleistungsgerecht veranlasst werden. Sobald uns Derartiges auffällt, geben wir Mitteilungen heraus, dass eine Wartung oder Ähnliches durchgeführt werden muss“, erklärt Dr. Wilmers. Das mundgerechte Reporting gibt also nicht nur eine Übersicht, sondern hilft auch bei anderen Aufgaben außerhalb des Themas Tanken weiter. Dabei ist es von Vorteil, dass beide Unternehmen mit SAP arbeiten, womit sich gemeinsame Prozesse einfacher gestalten, aber auch weiterentwickeln lassen.

Auch in unerwarteten und fordernden Situationen wissen beide Seiten, dass sie aufeinander zählen können. Durch die lange Zusammenarbeit von circa 15 Jahren kennen sich die Verantwortlichen beider Unternehmen teils sogar persönlich, was die Arbeit sehr erleichtert. Bei Problemen bekomme man als Fuhrparkleiter innerhalb von einer Stunde eine qualifizierte Antwort, egal wie schwierig das Problem ist. Schuster gibt hierzu ein Beispiel: „Extrembeispiele sind bei uns, wenn Fahrzeuge oder Tankkarten abhandenkommen und die Gefahr besteht, dass es zu Missbrauchsfällen kommt. Da ist es für uns absolut wichtig, sehr schnell ganz bestimmte Informationen zu erhalten. Und innerhalb einer Stunde eine Antwort geliefert zu bekommen, das ist ganz prima mit der DKV. Solche Situationen kommen zum Glück nicht oft vor, doch genau dann zählt es viel, wenn man sich auf den Partner verlassen kann. Hier muss man zudem die Menschlichkeit ganz klar hervorheben, denn Menschen, die zusammenarbeiten, müssen harmonieren.“ Dass dieses Maß an Vertrauen entstehen konnte, ist auch der jahrelangen Zusammenarbeit zu verdanken, die es ermöglichte, gemeinsam Verfahrensabläufe und Prozesse immer weiter zu optimieren.

Auch beim Thema Nachhaltigkeit versuchen sich beide Seiten zu engagieren. Obwohl die BwFuhrparkService GmbH mit der Bundeswehr einen Kunden hat, dessen Kernaufgabe nicht im Bereich Nachhaltigkeit oder Umwelt liegt, achten beide insbesondere im Einkauf darauf, umweltfreundliche Fahrzeuge zu leasen oder zu kaufen, wenn es bedarfsgerecht möglich ist. Von der Deutschen Umwelthilfe e. V. (DUH) erhielten sie bereits mehrfach die grüne Karte dafür, dass sie die zulässigen CO2-Grenzwerte unterschreiten, und das, obwohl Vorgaben von der Bundeswehr und der NATO bezüglich Kraftstoffen in Einsatzgebieten zu berücksichtigen sind. Dr. Wilmers erläutert: „Vorgabe der NATO ist es, dass Fahrzeuge im Einsatz notfalls mit Kerosin, also einem Dieselkraftstoff in einer bestimmten Spezifizierung, betankbar sind. Denn wenn unterschiedliche Nationen in einem Bündnis im Einsatz sind, soll es im Notfall reichen können, wenn einer Kerosin bereitstellt und damit alle Fahrzeuge betankt werden können, ohne dass jemand seinen eigenen Sprit mitbringen oder vor Ort beschaffen muss. Und aufgrund dessen können wir auch nur dann Fahrzeuge mit Ottomotoren beschaffen, wenn wir ganz genau wissen, dass diese nicht einsatzrelevant sind.“ Weitere Vorgaben kämen zusätzlich von der EU und was die Umstellung des Emissionsmessverfahrens von NEFZ auf WLTP konkret für Folgen haben wird, steht auch noch nicht fest. Wie hoch ihr Bedarf an Elektrofahrzeugen ist, bestimmt die BwFuhrparkService GmbH letztlich allein. Die DKV engagiert sich zum Thema Nachhaltigkeit mit einer „CLIMATE“-Karte, womit umweltfreundliches Tanken angeboten wird. Dabei spendet man mit jedem Liter, den man tankt, 1,33 Cent an Projekte, die die CO2-Werte reduzieren.

Nach der gewonnenen Ausschreibung durch den DKV freuen sich beide Unternehmen darauf, in den kommenden Jahren konstruktiv und partnerschaftlich zusammenzuarbeiten.

 

BW FUHRPARK SERVICE GMBH

Die BwFuhrparkService GmbH ist eine sogenannte Inhouse-Gesellschaft des Bundes. Die Anteile werden zu 75,1 Prozent unmittelbar über das Bundesministerium der Verteidigung und zu 24,9 Prozent mittelbar über die Deutsche Bahn AG gehalten. Seit ihrer Gründung im Jahr 2002 erbringt die BwFuhrpark- Service GmbH Mobilitätsdienstleistungen für die Bundeswehr. Sie beschafft handelsübliche Pkw und Sonderfahrzeuge, seit 2007 auch handelsübliche Lkw mit militärischer Sonderausstattung und vermietet sie in Langzeitnutzung für mehrere Jahre oder in Kurzzeitnutzung für Zeiträume zwischen wenigen Stunden und 90 Tagen an die Bundeswehr. Zudem leistet sie für die Bundeswehr Chauffeurdienstleistungen ganz überwiegend für Pkw und Busse. Das Unternehmen verfügt aktuell über einen Fuhrpark von mehr als 30.000 Fahrzeugen.

 

DKV EURO SERVICE

Seit über 80 Jahren ist DKV Euro Service einer der führenden Mobilitätsdienstleister für das Logistik- und Transportgewerbe. Von der bargeldlosen Unterwegsversorgung an über 70.000 markenübergreifenden Akzeptanzstellen bis hin zu Mautabrechnung und Mehrwertsteuerrückerstattung bietet DKV ein umfangreiches Leistungsspektrum zur Optimierung und Steuerung von gewerblichen Fuhrparks in ganz Europa. Der DKV ist Teil der DKV MOBILITY SERVICES Group mit rund 930 Mitarbeitern. 2017 erwirtschaftete die Gruppe einen Umsatz von 7,2 Milliarden Euro und war in 42 Ländern tätig. Aktuell sind mehr als 3,1 Millionen DKV CARDs und On-Board Units bei rund 170.000 Kunden im Einsatz. 2018 wurde die DKV CARD zum 14. Mal in Folge als beste Marke in der Kategorie Tank- und Service-Karten ausgezeichnet.

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