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Zunächst einmal ist eine Tankkarte für den Dienstwagenfahrer praktisch: Er benötigt kein Bargeld, muss seine (private) Kreditkarte nicht benutzen und hat auch immer genügend Guthaben, um jedes gewünschte Ziel zu erreichen. Obendrein kann er weitere nervige Kosten wie Mautgebühren, Motoröl oder die obligatorische Wäsche vor dem wichtigen Kundentermin gegebenenfalls auch über die Tankkarte bezahlen.

Aber auch für das Unternehmen gibt es zahlreiche Vorteile: Die Tankkosten pro Mitarbeiter oder Fahrzeug werden automatisch in das Fuhrparkverwaltungssystem eingepflegt, und die Buchhaltung freut sich über in der Regel nur zwei Monatsrechnungen statt eines ganzen Stapels Bar- und Kreditkartenbelege. Werden die Kilometerstände beim Tanken gleich mit erfasst, kann der Fuhrparkmanager einfach im laufenden Betrieb abschätzen, ob die Leasingvereinbarung noch der Realität entspricht beziehungsweise wann das gekaufte Fahrzeug sinnvollerweise auszusteuern sein wird.

Je nach eingesetzter Karte profitiert das Unternehmen vielleicht auch noch von einer Festpreisgarantie, auf jeden Fall aber von der einfacheren Abrechnung von Tankkosten im Ausland. Zudem bieten viele Tankkarten inzwischen auch den Bezug von alternativen Kraftstoffen wie Erdgas oder sogar Strom an (siehe Übersicht ab Seite 100).

Bleiben da überhaupt noch Nachteile oder Einschränkungen? Ja, sagen zumindest die vierzehn Prozent der in unserer aktuellen Onlineumfrage (ab Seite 104) befragten Fuhrparkmanager, welche die Nutzung der Tankkarten in ihrem Unternehmen ablehnen. Hauptargument ist die Einschränkung bei der Tankstellenwahl im laufenden Betrieb – Mitarbeiter müssten unter Umständen Umwege in Kauf nehmen oder zumindest Zeit für die Planung der Tankstopps aufwenden, sofern sie nicht ohnehin immer in der gleichen Region unterwegs sind. Zumindest dafür gibt es allerdings auch eine pragmatischere Lösung: zwei oder mehr Tankkarten verschiedener Anbieter. Höhere Kosten durch den Einsatz von Tankkarten war das zweite Argument ihrer Gegner – und diese multiplizieren sich zugegebenermaßen mit der Anzahl der eingesetzten Tankkarten. Allerdings dürften die Einsparungen allein bei der Buchhaltung die doch recht geringen Kartenkosten ausgleichen, wenn man genau nachrechnet.

Wer eine Tankkarte einsetzen möchte, muss vor allem eines machen, um die richtige Entscheidung zu treffen: sich vorab damit auseinandersetzen, was die Tankkarte leisten soll und welche Produkte und Services der damit ausgestattete Mitarbeiter bezahlen können soll. Das berührt dann auch Fragen wie: Wie viel Privates ist in der sogenannten Ein-Prozent-Versteuerung aus Unternehmenssicht mit abgegolten? Dürfen private Urlaubsfahrten mit der Tankkarte bezahlt werden, und wenn ja, dann auch gleich noch die zugehörige Autobahnmaut? Wie schaut es mit Autowäsche, Öl und neuen Scheibenwischern aus – insbesondere im Ausland?

Restriktiv zu handhaben sind sicher private Zusatzeinkäufe wie Snacks oder Kaffee – denn das müsste die Buchhaltung dann wieder aus der schönen Gesamtrechnung herausziehen und dem Mitarbeiter belasten. Und der Vorteil der einfachen Verbuchbarkeit wäre dahin, sofern das Unternehmen nicht über eine Verwaltungssoftware verfügt, die auch dies automatisiert erledigt.

Auch die Frage der Flexibilität bezüglich der Tankstellenwahl muss vorab geklärt werden. Meist rechnet es sich nicht, für einen geringen Vorteil bei der Mengenbündelung dem Mitarbeiter einen Großteil der potenziellen Tankmöglichkeiten zu versperren. Denn auch Zeit und Wegstrecke ist Geld – allerdings kostet jede zusätzliche Tankkarte auch wieder eine zusätzliche Gebühr.

Eigentlich bleibt da nur noch die abschließende Frage, über wen die Tankkarte bezogen wird: Nicht nur die Mineralölgesellschaften selbst haben diese im Angebot, der Baustein „Tankkarte“ ist auch bei den Leasinggebern zu haben, zudem gibt es auch noch die freien Tankkartenanbieter mit ebenfalls attraktiven Angeboten.