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So viel schon mal vorweg: Fahrtenbuch ist nicht gleich Fahrtenbuch. Generell muss zwischen einem steuerrechtlichen elektronischen Fahrtenbuch und einer reinen Fahrdokumentation auf Grundlage eines Ortungssystems unterschieden werden. Letzteres ist unter Umständen nicht finanzamtkonform und kann daher auch nicht zur Versteuerung der Privatfahrten mit dem Dienstwagen herangezogen werden. Das heißt natürlich nicht, dass solche Systeme gleich unbrauchbar im Flottenalltag wären. Denn Ortungssysteme als solche sind zwar nicht unbedingt steuerrechtskonform, bieten aber interessante Nebenfunktionen wie Fahrsicherheitsaspekte, Kraftstoffersparnis oder Fahrzeugdisposition.

Finanzamtkonform
Damit ein elektronisches Fahrtenbuch auch die Kontrolle vor dem Finanzamt besteht, muss das System alle Fakten, wie Datum, Ort bei Fahrtbeginn, Fahrtziel, Anlass der Fahrt und Kilometerstand, dokumentieren, also prinzipiell alles, was in einem klassischen Fahrtenbuch aus Papier händisch eingetragen werden muss. Die klassische Buchform würde also auch noch vor den Finanzprüfern bestehen, aber gerade bei größeren Flotten treten hier schnell Ungenauigkeiten auf. „Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuches liegen auf der Hand: Es entsteht kein aufwendiger Papierprozess, und es fallen nur etwa ein Drittel der Kosten gegenüber dem manuellen Fahrtenbuchprozess an“, fasst K.- Theodor Hermann, Leiter Vertrieb der Vispiron CarSync GmbH, zusammen.

Darüber hinaus ist es bei einer Fahrtenbuchlösung im Fuhrpark wichtig, dass auch eine Manipulationssicherheit gegeben ist. Änderungen an den Fahrdaten sollten also nicht einfach so vorgenommen werden können, und wenn, muss eine rechtssichere Dokumentation darüber erfolgen. Wird der Dienstwagen neben den dienstlichen Fahrten auch privat genutzt, muss dies ebenfalls im elektronischen Fahrtenbuch aufgezeichnet werden. Dabei spielt allerdings der Datenschutz eine wichtige Rolle. Denn der Arbeitgeber sollte nur wissen dürfen, wie weit der Dienstwagenfahrer privat unterwegs ist, nicht aber, wohin er sich mit dem Wagen begeben hat. Daher sollte das Gerät im Fahrzeug einen Privacy-Schalter besitzen, den der Fahrer vor Fahrtantritt umlegen kann, und somit das Gerät nur die Fahrdistanz dokumentiert.

Die meisten Unternehmen in Deutschland nutzen die sogenannte Ein-Prozent-Regel, um den geldwerten Vorteil privater Fahrten zu versteuern. Dabei kann ein Prozent des Bruttolistenpreises je nach Fahrzeugpreis und Anzahl der Privatfahrten mehr sein, als man mit der Fahrtenbuchmethode überhaupt hätte zahlen müssen. Damit lohnt sich die Einführung eines elektronischen Fahrtenbuches für „alle Unternehmer, Freiberufler sowie Arbeitnehmer, denen bei einer Pauschalbesteuerung (Ein-Prozent-Regelung) finanzielle Nachteile entstehen würden. Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch bietet zudem den Vorteil, dass es für den Fahrer leicht und zeitsparend zu verwalten und weniger fehleranfällig als ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch ist“, erklärt Uwe Bertram, Geschäftsführer der Sycada Deutschland GmbH. Wer also nur wenige Kilometer im Jahr privat mit dem Dienstwagen unterwegs ist, sollte prüfen, ob er mit der individuellen Abrechnung nach Nutzungskilometern mit dem Fahrtenbuch nicht günstiger unterwegs ist als mit der Ein-Prozent- Flatrate-Methode.

Multifunktionstool
Das elektronische Fahrtenbuch bietet über die eventuellen steuerlichen Vorteile hinaus noch weitere praktische Nebenfunktionen. So erklärt Ulric E.J. Rechtsteiner, Geschäftsführer der Arealcontrol GmbH: „Das elektronische Fahrtenbuch als solches ist ja nur ein ‚Kuppelprodukt‘ aus einem Telematiksystem insgesamt. Die Hauptvorteile liegen in der Optimierung betrieblicher, mobiler Ressourcen und Prozesse. Beispielsweise bei der automatischen Arbeitszeiterfassung pro Baustelle, Kundenbesuch oder Servicedienstleistung. Hinzu kommt der Nutzen durch die Dokumentation des Fahrverhaltens, das mit entsprechenden Eco-Bewertungen zu weiteren Einsparungen von vier bis sieben Prozent der Flottenbetriebskosten führt.“ Arealcontrol bietet hier die Möglichkeit, das Fahrverhalten auszuwerten und so Rückschlüsse auf eventuelle Einsparungen durch eine schonendere Fahrweise zu ziehen. Darüber hinaus können bei manchen Systemen CO2-Reportings oder auch automatische Reisekostenabrechnungen erstellt werden.

Fazit
Sowohl der Dienstwagenfahrer als auch das Unternehmen sollten prüfen, ob sich ein elektronisches Fahrtenbuch im Fuhrparkalltag auszahlt. Neben dem Anschaffungspreis und den Montagekosten kommen bei vielen Anbietern jedoch laufende Kosten für die SIM-Karte beziehungsweise den Mobilfunk hinzu. Denn viele Systeme übertragen die gesammelten Daten in Echtzeit an einen Server. Diese Live-Tracking-Funktion hat unter anderem den Vorteil, dass weniger Datenmengen auf dem Gerät im Fahrzeug gespeichert werden, die man dann wiederum extra auslesen müsste. Trotz Installation und laufender Kosten ist der Investitionsaufwand schnell durch die steuerlichen Vorteile für beide Seiten wieder „reingefahren“. Dies gilt besonders, wenn durch eine Fahranalyse auch entsprechende Eco-Trainings eingeleitet werden. Zusammen mit den vielen Nebenfunktionen ist das Fahrtenbuch somit eine sinnvolle Ergänzung der elektronischen Flottenverwaltung auch außerhalb von Poolfahrzeugen.