Eine Dienstreise kostet Zeit und Geld, das ist von vorneherein klar. Hier gilt es, diese beiden Faktoren in eine sinnvolle Relation zu bringen, da auch die Zeit des Mitarbeiters zunächst einmal in Geld umrechenbar ist. Seit einiger Zeit kommen dann noch weitere Faktoren hinzu wie die Betrachtung der Dienstreise unter dem Umweltfaktor, hier insbesondere dem CO2-Ausstoß – und das oft schon für die gesamte Reise, also nicht nur die Transportwege, sondern sogar für die Hotelübernachtung. Dabei kann es erhebliche Zielkonflikte geben.
Faktor Geld
Natürlich wird das Unternehmen zunächst die reinen Geld-Kosten der Dienstreise betrachten: welches ist das preisgünstigste Transportmittel (Dienstfahrzeug, Flugzeug, Bahn, Mietwagen oder eine Kombination aus Teilen davon) und welches ist in der Zielstadt das preisgünstigste Hotel mit den gewünschten Standards. Das ist relativ einfach, hierfür gibt es Vergleichsportale, aber das bildet die komplexe Problemstellung nicht ab.
Der Grund für den Fokus auf die reinen Geld-Kosten ist indes klar: Der Mitarbeiter ist ja „sowieso“ da und bezahlt, so zumindest eine häufig anzutreffende Grundeinstellung. An diesen Kosten kann zumindest der Travel Manager auch nichts ändern. Also hält er sich an die Zusatzkosten, die projektbedingt zusätzlich anfallen – und verliert dabei den Zeitaspekt mitunter etwas aus den Augen.
Faktor Zeit
Hier ist die Beurteilung auch schon viel komplizierter, zumal es noch immer Unternehmen und Behörden mit dem Credo „Reisezeit ist keine Arbeitszeit“ gibt. Aber das ist natürlich in der Praxis Quatsch: Zum einen reist der Mitarbeiter ja nicht zum Spaß, sondern betrieblich veranlasst. Und zum anderen soll der Mitarbeiter ausgeruht und konzentriert bei dem Termin vor Ort sein – sonst könnte man sich die gesamte Aktion unter Umständen gleich sparen. Aber Reisezeit ist eben schwierig in Geld umzurechnen: Unter Umständen kann der Mitarbeiter ja unterwegs mobil arbeiten, vielleicht ist er allerdings auch nicht komplett ausgelastet und wäre in der verwendeten Reisezeit ohnehin nicht allzu produktiv. Diese Beurteilungen sind kompliziert.
Den Faktor Zeit gilt es dabei gleich doppelt zu beachten: denn das betrifft zum einen die Art der Reise, und zwar von der Haustür bis zum Termin, inklusive der notwendigen Stopps. Der Klassiker bei den Fortbewegungsmitteln ist – zumindest im Inland – der eigene Dienstwagen. Denn nur dieser bietet den Punkt-zu-Punkt-Transport ohne lästiges Umsteigen. Bei längeren Wegen hat der eigene Pkw indes den Nachteil, dass eine mehrstündige Autofahrt den Mitarbeiter schon stark ermüden kann, außerdem steigt mit jedem Kilometer die Gefahr, in einen zeitfressenden Stau zu kommen. Hinzu kommt noch, dass der Mitarbeiter beispielsweise nicht am Notebook arbeiten kann, solange er mit Autofahren beschäftigt ist.
Besonders unter diesem letzten Gesichtspunkt lohnen sich andere Verkehrsmittel wie Bahn oder Flugzeug. Denn hier kann – zumindest theoretisch – während der Fahrt/des Fluges gearbeitet werden, was es auch sinnvoller macht, die Reisezeit als Arbeitszeit anzurechnen. Allerdings ist der Mitarbeiter hier auf Flug- und Abfahrtspläne angewiesen, ist also weit weniger flexibel bei der Terminplanung. Dazu kommt dann noch, dass der Weg von/zu dem Flughafen oder Bahnhof auch sinnvoll und kostengünstig bewältigt werden muss. Und: Effektives Arbeiten unterwegs ist nicht eines jeden Mitarbeiters Sache und hängt zudem von der Art der Tätigkeit des Mitarbeiters ab.
Der Faktor Zeit gilt natürlich auch für das Hotel: Was nutzen ein paar gesparte Euros, wenn der Mitarbeiter dafür eine Stunde bis zu seinem Termin quer durch die Stadt fahren muss, entweder genervt und unproduktiv im eigenen Auto oder teuer im Taxi? Auch hier gilt also, ein sinnvolles Verhältnis zwischen Hotelpreis und Weg für den Mitarbeiter bis zum Termin zu finden. Denn auch hier ist Zeit natürlich Geld.
Faktor Umwelt
In Zeiten zunehmender Umwelt-Orientierung treffen auch den Dienstreisenden immer mehr grüne Anforderungen, die es bei der Reiseplanung zu berücksichtigen gilt. Es gibt bereits CO2-Rechner, die den umweltfreundlichsten Weg vom Start- bis zum Zielort ausrechnen. Das Ergebnis ist dann eine Empfehlung, mit welchem Verkehrsmittel – oder mit welcher Kombination daraus – der Termin wahrgenommen werden sollte. Auch die jeweilige Reisezeit ist in der Regel ausgewiesen, denn auch hier gilt: Grün allein ist noch nicht alles.
Auch bei der Hotelauswahl ist „Green Travel“ immer häufiger ein echtes Entscheidungskriterium: Bei gleichem oder ähnlichem Preis und Lage entscheiden sich immer mehr Dienstreisende und Travel Manager für das Hotel, welches am nachhaltigsten wirtschaftet – und das idealerweise auch mittels Zertifikaten nachweisen kann.
Weiche Faktoren
Zu alledem gibt es noch weitere Faktoren, die – je nachdem, als wie wichtig diese in dem Unternehmen angesehen werden – ebenfalls zu berücksichtigen sind. Die Dienstreisenden – oder auch das Unternehmen selbst – sind vielleicht Mitglied bei einem Bonus-System.
Bei Fluggesellschaften lohnt sich die „richtige“ Linie speziell für den Mitarbeiter besonders: Denn hier gibt es recht schnell Freiflüge, Upgrades und Zugänge zu höherwertigen Lounges mit kostenlosem Essen und Trinken. Aber auch wer „seiner“ Hotelgruppe länger treu bleibt, kann eine Sonderbehandlung erwarten: mit kostenlosen Upgrades auf eine höhere Zimmerkategorie, kostenlosem Internet oder auch Gratis-Wochenenden.
Entsprechend der Regeln der firmeninternen Travel Policy darf dann der Mitarbeiter die Vergünstigungen entweder privat nutzen – die Pauschalversteuerung wird in der Regel von dem Bonus-System-Anbieter übernommen – oder er muss sie dem Unternehmen zur Verfügung stellen, welches dadurch Kosten sparen kann. Wobei dem Unternehmen einige der Vergünstigungen ohnehin zugutekommen, beispielsweise durch kostenloses Frühstück, Internet oder der Möglichkeit, dank Inklusiv-Upgrade eine günstigere Zimmerkategorie buchen zu können. Natürlich kann es sein, dass auch andere persönliche Vorlieben des Mitarbeiters diesen beeinflussen, möglichst in seinem Wunsch-Hotel eingebucht zu werden – wenn er beispielsweise ein Freund von Wellnessanlagen ist und diese eben in manchen Hotels deutlich schöner sind als in anderen.
Alternativen
Die meisten Kundentermine müssen sein, da gibt es in Unternehmen in aller Regel keine Diskussion. Im Gegenteil: Bei guten Kunden werden oftmals Vorgaben erstellt, wie häufig diese regelmäßig besucht werden müssen – ob nun gerade eine wichtige Verhandlung ansteht oder auch nicht; dann wird eben nur Interesse vor Ort gezeigt.
Aber es gibt auch Dienstreisen, die vielleicht nicht unbedingt sein müssten. Kürzere Besprechungen in verstreuten Teams beispielsweise können unter Umständen auch durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzt werden. Die kosten je nach eingesetztem System fast überhaupt nichts – und CO2 fällt hier gar nicht erst an.
Zielkonflikte
Die Aufgabe des Travel Managers oder – wenn die Mitarbeiter ihre Reisen im Rahmen von Vorgaben selbst buchen – die der ausgefeilten Travel Policy ist es dann, möglichst alle Anforderungen optimal unter einen Hut zu bekommen. Insbesondere die Werte von Zeit gegen Kosten und Kosten gegen Umweltaspekte müssen unternehmensintern klar besprochen, definiert und beschlossen werden. Daran führt kein Weg vorbei, wenn die Entscheidungen einheitlich und auf Grundlage von für alle nachvollziehbaren Kriterien gefällt werden sollen. Denn die Wahrscheinlichkeit, dass der schnellste Weg auch der preisgünstigste und/oder der umweltfreundlichste ist und dass das preiswerteste Hotelzimmer auch das „grünste“ und gleich in der Nähe von dem zu besuchenden Kunden ist, ist leider nicht allzu hoch. Hier müssen Grundsatzentscheidungen her. Das gilt auch für die Frage, zu welchem Anlass eine Dienstreise gemacht werden soll oder darf – und wann eben nicht.
