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Die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer können sich Unternehmen zurückerstatten lassen
Dienstleister weisen in Reportings den Status der Rückforderung aus
Bei Tankrechnungen aus dem Ausland fallen einige Euros unberechtigterweise gezahlter Mehrwertsteuer an

Geld zurück

Im Ausland bezahlte Mehrwertsteuer können sich Unternehmen rückerstatten lassen. Dienstleister übernehmen diese Aufgabe unter bestimmten Bedingungen. Ein Überblick.

„Eine Mehrwertsteuer, im deutschen Sprachraum mit Ausnahme der Schweiz gleichbedeutend mit Umsatzsteuer, ist eine auf mehreren Stufen der Wertschöpfung erhobene Steuer, für deren Festsetzung die Einnahmen von Unternehmen mit Ausgaben der Unternehmen verrechnet werden.“ So definiert Wikipedia den Betrag, den Unternehmen auf inländischen Rechnungen direkt herausrechnen lassen und nur „netto“ bezahlen.

Wenn Arbeitnehmer jedoch geschäftlich im EUAusland tätig sind oder auch bei Privatfahrten die Tankkarte für Betankungen im Ausland nutzen dürfen, können sie die entrichtete ausländische Umsatzsteuer im Rahmen des sogenannten Umsatzsteuervergütungsverfahrens erstattet bekommen. Seit dem 1. Januar 2010 gelten dafür die Vorschriften der Richtlinie 2008/9/EG zur Regelung der Mehrwertsteuerrückerstattung aus dem EU-Ausland. Dank einiger Neuerungen wie dem elektronischen Verfahren, einer Vorabprüfung durch das Bundeszentralamt für Steuern, einer Fristverlängerung bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres, Einführung von Mindestgrenzen (der Vergütungsbetrag bei Quartalseinreichung muss mindestens 400 Euro betragen, bei Jahreseinreichung gelten 50 Euro als Grenze) und Bemessungsgrundlagen für die Belegbeilegung soll das Prozedere für den Nutzer leichter werden.

Im Falle von Tankkartenmanagement über den Leasinggeber stellt sich häufig das Problem, dass die in Deutschland eingetragenen Leasingunternehmen umsatzsteuerlich nicht in den europäischen Ländern registriert und daher zum Ausweis der ausländischen Umsatzsteuer nicht berechtigt sind. Oftmals gibt es seitens der Leasingkunden auch nicht ausreichend Nachfrage, um die Dienstleistung nach Kosten-Nutzen- Aspekten umzusetzen. Die ALD AutoLeasing D GmbH verweist auf den relativ hohen Aufwand, der an den Kunden weiterbelastet und die Rückerstattungsbeträge entsprechend schmälern würde. „Wir empfehlen unseren Kunden eine Auslandsbetankung immer brutto zu buchen“, so ALD-Geschäftsführer Karsten Rösel. Den Kunden von Arval Deutschland empfiehlt Klaus Pfeiffer, Commercial Director, bei Steuererstattungswunsch Auslandstankungen selbst zu zahlen, also nicht mit der Arval-Tankkarte, und sich selbst im Ausland steuerlich registrieren zu lassen oder das Vergütungsverfahren selbst anzustreben. Athlon Car Lease Germany GmbH hat die Möglichkeit, ihren deutschen Kunden für in den Niederlanden bezogenes Mineralöl die Mehrwertsteuer rückzuerstatten. Auf der Rechnung wird der Nettopreis sowie die niederländische Mehrwertsteuer ausgewiesen, die Rückerstattung wickelt die Buchhaltung von Athlon ab.

Daimler Fleet Management (DFM) hat für seine Kunden das Kraftstoff-Factoring-Modell entwickelt, das folgendermaßen funktioniert: Der Kunde schließt mit DFM einen Vertrag über das Handling von Kraftstofflieferungen mit international gültiger Tankkarte. Zusätzlich vereinbart er einen direkten Vertrag mit der Mineralölgesellschaft zur Lieferung von Kraftstoffen und tankstellentypischen Serviceleistungen. Auch die Konditionen verhandelt und vereinbart der Kunde direkt mit der Mineralölgesellschaft. DFM beantragt mit den eingereichten Vertragsunterlagen bei der Mineralölgesellschaft eine Kundennummer und wickelt fortan sämtliche Prozesse für den Kunden rund um die Tankkarte ab. Im Hinblick auf die Abrechnung kauft DFM von den Mineralölgesellschaften die Forderungen aus dem Waren- und Dienstleistungsgeschäft für nationale und internationale Betankungen an. Der Kunde erhält monatlich eine Belastungsanzeige (ohne Ausweis der Umsatzsteuer), ergänzt um die Originalrechnungen mit den länderspezifischen Steuersätzen der Mineralölgesellschaften. Diese berechtigen den Kunden dann zum Vorsteuerabzug. Ähnlich verfährt auch Sixt Leasing, dessen Kunden als direkte Vertragspartner der Mineralölgesellschaften agieren. Nach Prüfung der Tankkartenabrechnungen leitet Sixt diese über einen abgestimmten Sammelabrechnungsprozess weiter. Zudem erhalten die Kunden die Originalbelege für ihre Mehrwertsteuerrückerstattung.

Wer die Tankkarte direkt über die Mineralölgesellschaft nutzt, kann bei einigen die Dienstleistung Mehrwertsteuerrückerstattung mitbuchen. In erster Linie betrachten die anbietenden Mineralölgesellschaften Speditionen als Zielgruppe, nur wenige verschließen sich, nicht vor anderen Kunden, die Interesse an der Dienstleistung haben. Aber auch die Kraftstofflieferanten arbeiten regelmäßig mit speziellen externen Dienstleistern zusammen. An diese kann sich der Interessent auch separat wenden. Voraussetzung für die Übernahme der Kundenaufträge sind wiederum bestimmte Mindestbeträge, die je nach Leistung und Land der Rückerstattung variieren. Die DKV bietet ihren Kunden zwei Varianten der Rückerstattung an: Die erste ist das Net Invoicing Program, also die automatische Verarbeitung der DKV-Rechnungen, gefolgt von der formfreien Einrichtung der Fremdbelege bei der DKV und der umgehenden Steuererstattung. Die zweite Möglichkeit ist als Normalerstattung wählbar. Nach Einreichen der DKV-Belege sowie der formfreien Einreichung der Fremdbelege übernimmt DKV sämtlich Formalitäten und erteilt eine Mehrwertsteuer-Gutschrift nach Erstattung durch die Finanzbehörden. Für beide Verfahren wird eine geringe Bearbeitungsgebühr fällig. Der Vorgangsstatus ist jeweils über das DKV eReporting verfolgbar.

Eni-Kunden können aus drei verschiedenen Angeboten wählen: Die „schnelle“ Rückerstattung, also Erstattung auf monatlicher Rechnungsbasis, erfordert den Mindestbetrag von 200 Euro pro Monat und Land und kostet eine Servicegebühr von 10,5 Prozent des Erstattungsbetrages. Die Version „smart“ braucht 400 Euro Mindesterstattungsbetrag pro Quartal und Land, stellt die Beträge quartalsweise zur Verfügung und kostet 9,5 Prozent des Erstattungsbetrages. Bei der „standard“-Rückerstattung liegt der Mindestbetrag bei 50 Euro pro Jahr und Land beziehungsweise 400 Euro pro Quartal und Land (siehe vorherige Seite oben), die Erstattung erfolgt nach Auszahlung durch die Finanzbehörden, die Gebühr liegt bei 5,5 Prozent. Der Dienstleister Madison betreut und berät dabei die Eni-Kunden und ermöglicht auch, die Rückerstattungsart zu wechseln, wenn Mindestbeträge nicht erreicht werden können. Über das Internetportal des Dienstleisters erhält der Kunde detaillierte Reportings, zum Beispiel zum Bearbeitungsstatus.

Kunden der OMV Business Card können die Mehrwertsteuerrückerstattung über FDE in Anspruch nehmen. Hier kann der Kunde zwischen der normalen sowie der monatlichen Mehrwersteuerrückerstattung wählen. Bei der normalen Rückerstattung werden die Tankrechnungen der OMV im Nachhinein bei den jeweiligen Steuerbehörden eingereicht, die Kunden erhalten den Rückerstattungsbetrag nach der Erstattung durch die Steuerbehörde. Die monatliche Rückerstattung ist ein besonderer Service für die OMV-Kunden: FDE zahlt nach Erhalt der Rechnung monatlich die Mehrwertsteuer auf das Konto des Kunden noch vor der tatsächlichen Rückerstattung durch die Steuerbehörde und tritt hier in Vorleistung. FDE übernimmt direkt die Kommunikation mit dem Kunden über weitere Schritte beziehungsweise informiert ihn zum aktuellen Stand der Rückerstattung, deren Dauer wiederum vom Land und der jeweiligen Steuerbehörde abhängt. Fällig wird eine Servicegebühr je nach Leistung und Land der Rückerstattung, zusätzlich wird eine Bearbeitungsgebühr pro Vorgang berechnet. Auch euroShell-Kunden können unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls die Dienstleistungen von FDE in Anspruch nehmen.

Total arbeitet mit dem Dienstleister NordTran- Services ApS zusammen, der als Mindestbetrag 400 Euro Mehrwertsteuer pro Land und Quartal zugrunde legt. Für Pkw-Flotten steht lediglich der „Normal-Service“, also die Rückerstattung nach Eingang der Zahlung durch die Finanzbehörden, zur Verfügung. Als Provision wird sieben Prozent auf den Steuerbetrag fällig. In der Regel dauert diese Rückerstattung vier bis sechs Monate. Für die Übernahme der Dienstleistung muss der Total-Kunde eine Vollmacht an NTS ausstellen, daneben werden weitere Dokumente wie Handelsregisterauszug, Bankdaten, Steuernummer et cetera benötigt. Total sendet die Originalrechnungen direkt an NTS, die die Antragstellung bei den jeweiligen Behörden übernimmt und für den Kunden koordiniert.

Weitere Dienstleister, die die Mehrwertsteuerrückerstattung auch für Pkw-Flotten anbieten, heißen Cash Back und taxback.com. Cash Back beschreibt seine Services folgendermaßen: Ermittlung des rückforderbaren Volumens im Ausland gezahlter Mehrwertsteuer, auf Wunsch „vor Ort“-Belegservice, Registrierungsservice inklusive Compliance-Arbeiten, Belegsuchservice mit Analyse des Ist-Zustands des Kunden, Optimierung, Belegprüfung auf Erstattungsfähigkeit, Intranet-Login, Zusendung der weitestgehend vorausgefüllten Begleitdokumente, Antragsstellung und finale Prüfung et cetera. Abhängig vom Umfang der Services berechnet Cash Back zwischen 15 und 50 Prozent des Erstattungsvolumens. Taxback. com ist ein weltweit tätiger Full-Service-Dienstleister für die Umsatzsteuerrückerstattung, der sich sowohl an den Einzelunternehmer mit einmaligem Erstattungsanspruch wie auch an mittelständische Unternehmen und Großkonzerne wendet. Die Preismodelle sind den Anforderungen der Kunden angepasst und orientieren sich am Erfolg.

Verschenken Sie kein Geld. Ein einfacher Blick auf die Belege beziehungsweise in die Tankkartenreportings zeigt Ihnen, welches Potenzial in der Mehrwertsteuerrückerstattung für Ihr Unternehmen liegt. Und in Abstimmung mit anderen Abteilungen erhöht sich möglicherweise sogar dieses Potenzial. Dienstleister können Ihnen die Rückerstattung selbstverständlich vereinfachen.

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