Erst recht eine länderübergreifende Fuhrparkverwaltung kommt heute nicht ohne eine unabhängige Fuhrparkmanagementsoftware aus. Denn wenn es darum geht, über eine zentralisierte Verwaltung Kosten einzusparen, muss man sie auch im Blick haben. Oft als Folge der weltweiten Rezession betrachtet gibt es einen Trend zu länderübergreifenden Lösungen im Fuhrparkmanagement, nicht zuletzt durch die Notwendigkeit des konsolidierten Reportings. „Wesentliche Eigenschaften der Software sollten hierbei sein, bei aller Diversität Einheitlichkeit und Transparenz zu schaffen“, so Dirk Zieschang, Gesellschafter der InNuce Solutions GmbH. Bei der Beratung von Neukunden empfiehlt Thomas Reischl, Vorstand der SiteOS AG, darauf zu achten, dass Prozesse und Regelungen im Fuhrparkmanagement klar definiert werden. „Regionale Besonderheiten müssen berücksichtigt werden, damit sich der Service durch die Einführung einer länderübergreifenden Software nicht verschlechtert.“
In Beratungsgesprächen vorab stellen die Anbieter bereits den individuellen Bedarf der Fuhrparks fest. Hier fragen Kunden schon früh die Möglichkeit eines internationalen Einsatzes an. „Selbst wenn dieser nicht sofort in Frage kommt, sollten die Interessenten die langfristige Nutzung im Blick haben, denn die Beschaffung einer Software zielt schon auf einen ebensolchen langfristigen Zeitraum ab“, weiß auch Nikolai Csima, Geschäftsführer der carmacon GmbH.
Länderspezifische Eigenheiten wie beispielsweise Währungen, Maßeinheiten, Mehrwert- und Umsatzsteuersätze, Kennzeichenarten, kantonale Steuern in der Schweiz, rechtliche Grundlagen und natürlich unterschiedliche Sprachversionen sollten in der Software einstellbar beziehungsweise abrufbar sein. Wesentliches Merkmal des Programms sollte auch die Mandantenfähigkeit sein, damit klare Trennungen der Berechtigungen und Einstellungen möglich werden und sich die Daten der jeweiligen Länder separat betrachten wie auch auswerten lassen. Um diese Notwendigkeiten im Blick zu haben und wettbewerbsfähig aufgestellt zu sein, gilt es für die anbietenden Unternehmen, nicht nur auf langjährige Erfahrung zurückgreifen zu können, sondern auch Expertenwissen an der Hand zu haben. Die Sycor GmbH setzt dabei auf das internationale Know-how der Mitarbeiter und multinationalen Teams aus Entwicklern und Beratern.
Je flexibler die Funktionen einer Software sind, umso leichter können Sonderwünsche des Kunden angepasst werden. Ebenso bieten sich Erweiterungen durch Anwendungen oder Datenquellen an, wie es Ultimo mit der Software Fleetmanagement praktiziert. Auch in FleetScape der InNuce Solutions GmbH lassen sich beispielsweise in 100 Sammelbelegformate integrieren für eine international ausgerichtete Buchhaltung, während die flexibel anpassbaren Reports für Durchblick im länderspezifischen und -übergreifenden Controlling sorgen. Zur Anwendung der Hiepler + Partner GmbH gibt Gesellschafter- Geschäftsführer Thomas Mitsch folgende Auskunft: „Wir können durch den extrem modularen Ansatz bei der Erfassung von Transaktionen und Ereignissen selbst komplexe Anforderungen aus dem bilanziellen oder steuerlichen Bereich ohne großen Programmieraufwand abbilden. Darüber hinaus beobachten wir, dass die Zyklen für partielle Neuerungen immer kürzer werden. Aus diesem Grund treiben wir die Entwicklung unseres Business App Centers voran.“
Bei Carano funktioniert der Austausch zwischen Kunden und Anbieter symbiotisch. So werden auch Informationen über Gesetzesänderungen, die die Grundlage für die softwaregestützte Beschaffung als auch das Management der Fuhrparks sind, frühzeitig an die Programmierer weitergeleitet. „Die Architektur unserer Softwareprodukte ist modular und flexibel aufgebaut, so dass wir neben unterschiedlichen Sprachversionen auch die internationalen und teilweise komplexen Steuersysteme individuell konfigurieren können“, so Matthias von Tippelskirch, Geschäftsführer der Carano Software Solutions GmbH.
Ein Großteil der Softwares funktioniert webbasiert. Daraus entstehen Vorteile wie uneingeschränkter Einsatz hinsichtlich des Ortes und der schnellen Aktualisierungsmöglichkeit. In FleetInform der FleetFriend Services GmbH können beispielsweise Neuerungen zentral oder kundenindividuell über Nacht eingespielt werden. Ob das Thema „App“ ein entscheidendes in der Fuhrparkverwaltung werden wird oder nicht, betrachten die Anbieter zwiespältig. Hauptsächlich wird es darum gehen, die Mobilität der Softwarenutzer in die Anwendung einzubeziehen. Und das steht einem grenzüberschreitenden Einsatz nicht im Wege.
