Im Leasing-Lexikon beim Bundesverband deutscher Leasingunternehmen findet sich unter dem Begriff „Flotten-Leasing“ folgende Erläuterung: „Gebräuchlich sind bei der Gestaltung der Konditionen das offene und das geschlossene Kalkulationssystem. Die Systeme unterscheiden sich danach, ob eine Einzelkostenabrechnung erfolgt oder ob eine pauschale Abrechnung mit dem Leasingnehmer vereinbart ist.“
Für einen großen Fuhrpark mit vielen baugleichen Fahrzeuge und ähnlichen Laufleistungen bedeutet eine Pauschale eine finanziell vernünftige Entscheidung im Sinne der Mischkalkulation. Das eine Fahrzeug hat oft etwas, das andere gar nichts. Der eine geht pfleglich und vorsichtig mit seinem Fahrzeug um, der andere nicht. So rechnet sich die pauschale Servicerate unter dem Strich sicherlich. Im kleinen Fuhrpark kann das schon wieder anders aussehen.
Und hier zeigt sich auch wieder die Wichtigkeit der Kostenkenntnis. Nur wer die Zahlen und Kosten seines Fuhrparks kennt, kann richtig reagieren. Wer sich also von der Leasinggesellschaft hinsichtlich der Abrechnungsart beraten lässt, sollte selbstverständlich wissen, was er für seine Flotte für Wartung und Reparatur beziehungsweise für Reifensätze in der Vergangenheit ausgegeben hat. Wenn man sich nun die Angaben der von uns befragten Leasingunternehmen anschaut, wählt der Großteil der Full-Service-Kunden die geschlossene Leasingrate, also die Rate, die sich in einer Pauschale, errechnet aus den Vertragsparametern Laufzeit, Laufleistung, Fahrzeugmodell und Reifendimensionen, äußert.
Bei den meisten Leasingunternehmen liegt die Zahl der Kunden, die die Module Wartung und Verschleiß sowie Reifen in einer offenen Rate wählen, teilweise deutlich unter zehn Prozent. Ist also das, was viele machen, der Königsweg? Die Gründe, die für eine geschlossene Rate sprechen, lauten durch die Bank „größere Kalkulationssicherheit, Risikominimierung und Budgetierbarkeit für den Kunden, gerade in Zeiten steigender Rohstoffkosten und Arbeitszeiteinheiten in den Reparaturbetrieben“. Die im Wesentlichen in einer Servicerate enthaltenen Betriebskosten kann der Leasinganbieter nämlich aufgrund seiner Erfahrung planungssicher vorausberechnen, kann ausgehandelte Rabatte auf Teile und Arbeitszeit einfließen lassen und dem Kunden somit ein finanzielles Risiko abnehmen. „Die Kostenübernahme bezieht sich in der Regel auf Instandhaltung und Wartung sowie zum Beispiel je nach Modell auf einen vom Hersteller nicht ersetzten Motor- oder Getriebeschaden pro x Fahrzeuge oder auch auf die Kenntnis und Einforderung von Kulanzansprüchen. Wichtig für den Kunden jedoch ist, die Details in den Leasingbedingungen zu beachten“, erläutert Ludger Reffgen, Geschäftsführer der GE Capital/ASL Leasing Fleet.
Andere Konditionen hinsichtlich Wartung und Verschleiß können in jedem Fall die herstellerabhängigen Leasinggesellschaften offerieren. „Wartungsratensubventionen einiger Hersteller sprechen für die geschlossene Abrechnung, um diese Vergünstigungen nicht auf der Straße liegen zu lassen“, gibt Uwe Hildinger, Leiter Vertrieb und Marketing bei der Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH, zu bedenken. Gerhard Künne, Geschäftsführer der Volkswagen Leasing äußert sich zum Thema folgendermaßen: „Grundsätzlich sind unsere aktuellen Monatsbeiträge für Wartung und Verschleißverträge bei einer einzelfallbezogenen Zahlung von Werkstattrechnungen durch den Kunden preislich nicht zu unterbieten, wenn der Kunde sich auch an den Inspektions- und Wartungsplan der Hersteller hält. Jährlich Fahrleistungen von 15.000 km und mehr beinhalten immer einen angemessenen Wartungsaufwand und bringen mehr oder weniger große Reparaturen bei einer gewerblichen Nutzung mit sich.“
Bei LeasePlan Deutschland spricht man hingegen auch von einer strategischen Wahl, ob die Rate offen oder geschlossen sein soll, und hält beide Arten für geeignet, den Kunden in Sachen Planungssicherheit, Risikominimierung und auch bei der professionellen Gebrauchtwagenvermarktung zu unterstützen. LeasePlan bietet hier an, durch die offenen Kalkulationen Überschüsse zu erwirtschaften. Denn im Rahmen der offenen Kalkulation können die Kunden 100 Prozent ihrer erwirtschafteten Überschüsse aus den Posten Restwert, Instandhaltung und Instandsetzung sowie Sommerreifen zurückerhalten. „Durch aktive Maßnahmen und einen sorgfältigen Umgang mit den Fahrzeugen können sie so ihr erwirtschaftetes Überschusspotenzial steigern“, fügt der Geschäftsleiter Vertrieb und Kundenbetreuung, Gunter Glück, an. Dass das Angebot ankommt, zeigen auch die Zahlen, 55 Prozent der LeasePlan-Kunden wählen die offene Abrechnung.
Sind die Laufleistungen unter- oder überdurchschnittlich, nutzen die Kunden eher die offene Abrechnung. Das bedeutet, die Rate gilt als eine Art Abschlag, die dem Leasinggeber quasi als zinsfreies Darlehen zukommt. Eventuelle Überoder Unterzahlungen werden bei Vertragsende oder pro Jahr abgerechnet. Die Berechnung einer offenen Servicerate ist für den Leasinggeber völlig risikolos, da Differenzen vom Leasingnehmer ohnehin auszugleichen sind. Hohe Unterdeckungen können zum Beispiel durch geringere eigene Rabatte, seltene, aber teure Motorschäden oder die vermeintlich sehr günstigen Leasingraten entstehen. Darüber hinaus wird bei der offenen Abrechnung auch noch eine Handling-Gebühr für die Verarbeitung der Belege fällig. Bei der Ist- Kosten-Abrechnung, die auch Fuhrparkmanagementgesellschaften anbieten, wird auch auf den monatlichen Abschlag verzichtet; etwaige anfallenden Rechnungen werden zuzüglich der Bearbeitungsgebühr direkt an den Leasingnehmer weiterberechnet. „Eine offene Abrechnung passt zu jedem, der gerne seine tatsächlichen Kosten im Blick hat, allerdings trägt bei dieser Variante der Kunde das Risiko von Preissteigerungen und Kostenschwankungen“, weiß Reinhard Happel, Leiter Vertrieb bei Arval Deutschland. Tankkosten werden aufgrund der schwankenden Preise generell als offene Rate angeboten.
„Wenn der Kunde glaubt, durch geeignete Maßnahmen die Kosten für den entsprechenden Baustein positiv beeinflussen zu können, beispielsweise durch Fahrertrainings, empfehlen wir ebenfalls eine offene Abrechnung“, so Harald Schneefuß, Geschäftsführer Daimler Fleet Management. Erfahrungsgemäß bietet sich gerade bei unüblichem Einsatz oder außergewöhnlicher Belastung die offene Abrechnung an. Bei der Sixt Leasing erfolgt eine automatische Umstellung der Abrechnung auf „offen“, wenn beispielsweise die Laufleistung eines Dieselfahrzeugs 180.000 km überschreitet.
Wenn sich Änderungen in der Fuhrparkstruktur oder im Nutzungsmuster ergeben, sollte dies immer ein Anlass sein, die Entscheidung für eine bestimmte Abrechnungsart zu überprüfen. Hier stehen die Leasinggesellschaften immer als professionelle Berater zur Verfügung. Uwe Hildinger, Alphabet, formuliert wesentliche Fragen bezüglich des Fuhrparkhintergrundes so: „Gibt es Mitarbeiter, die sich in dem Thema Abrechung auskennen? Haben die Mitarbeiter ausreichend Kapazitäten und notwendiges Fachwissen zur inhaltlichen Prüfung aller Rechnungen und Kostenvoranschläge? Wie wichtig sind dem Unternehmen Budgetplanbarkeit und Kostensicherheit? Werden die Fahrer effektiv gesteuert? Handelt es sich um Nutzfahrzeuge, Funktionsfahrzeuge oder Managementfahrzeuge? Wenn ein Fuhrpark beide Praktiken, offen oder geschlossen, miteinander vergleichen möchte, empfiehlt sich jeweils ein Betrachtungszeitraum eines gesamten Fahrzeugnutzungszyklus, also etwa alle drei oder vier Jahre.“
Ausschreibungen, Kostenanalysen und -vergleiche gehören auch bei diesem Thema zu den wichtigen Aufgaben, die der Fuhrparkleiter bei der Entscheidungsfindung zur Hand nehmen sollte, um die bestmögliche, kostengünstigste und aufwandärmste Lösung für seine Fahrzeuge zu finden.
„Beide Formen der Abrechnungsart im Full-Service haben ihre Daseinsberechtigung. Was letztlich der bessere Weg ist, erfordert immer eine gründliche Analyse vorab. Geht die in Richtung einer offenen Abrechnung, kommt der Professionalität und den Instrumenten der Leasinggesellschaft aus Kundensicht eine deutlich höhere Bedeutung zu als bei einer geschlossenen Abrechnung. Denn der Leasinggeber hat ja auch gleichzeitig das volle Risiko zu tragen“, fasst Michael Velte, Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet, treffend zusammen.
Definition laut VMF
Geschlossene Kalkulation:
Der Leasingnehmer zahlt eine feste Monatspauschale pro Fahrzeug für vereinbarte Serviceleistungen wie Inspektion, Reifenwechsel, Reparaturen et cetera. Teilweise erbringt die Leasinggesellschaft die Serviceleistungen selbst, teilweise kauft sie sie von Drittdienstleistern zu. Neben dem Restwertrisiko trägt sie bei der geschlossenen Kalkulation zusätzlich das Risiko, dass die Kosten am Leasingende die Einnahmen aus der Monatspauschale übersteigen. Nachdem das Leasingfahrzeug zurückgegeben wurde, werden nur noch vereinbarte und tatsächlich gefahrene Kilometer verglichen und gegebenenfalls abgerechnet (Mehr-/Minderkilometerabrechnung).
Offene Kalkulation:
Der Leasingnehmer zahlt eine feste Monatspauschale pro Fahrzeug für vereinbarte Serviceleistungen wie Inspektion, Reifenwechsel, Reparaturen et cetera. Der Leasinggeber verauslagt die Kosten für Serviceleistungen, die von Dritten im Rahmen des Vertrages zugekauft werden. Er legt dem Kunden alle Abrechnungen offen. Nach Fahrzeugrückgabe wird die Höhe der geleisteten Monatspauschalen den tatsächlich verauslagten Kosten gegenübergestellt. Überstiegen die Monatspauschalen die tatsächlichen Kosten, erstattet die Leasinggesellschaft dem Leasingnehmer die Differenz zurück. Ist sie niedriger, bekommt der Leasingnehmer die Differenz berechnet. Obwohl hier der Leasingnehmer im Vergleich zur „geschlossenen Kalkulation“ das Kostenrisiko trägt, profitiert er dennoch vom professionellen Kostenmanagement (zum Beispiel Rechnungsprüfung, Einkaufsvorteile) der Leasinggesellschaft und reduziert somit seine Verwaltungskosten.
