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Schon 50 Fuhrparkfahrzeuge der Mittelklasse mit einer Jahreslaufleistung von 20.000 km verursachen rund 1.100 Vollbetankungen im Jahr. Da kann man sich vorstellen, wie viele Tankbelege ohne Tankkarte in einem Fuhrpark zusammen kommen würden. Und wie viele Fehler, Berechtigungsverletzungen oder sonstige Ärgernisse würden wohl gar nicht oder spät aufgedeckt? Durch die Übermittlung des aktuellen Kilometerstands ergeben sich, wenn er denn richtig eingegeben wird, weitere Controllingmöglichkeiten. Dass die Fuhrparkverantwortlichen den Einsatz von Tankkarten befürworten, ja sogar von ihren Fahrern einfordern, liegt daher nahe. Doch allein die Aushändigung einer oder mehrerer Karten an den Dienstwagennutzer führt noch nicht automatisch dazu, dass er sie einsetzt. Erreicht der Fuhrparkleiter eine Steigerung der Einsatzwahrscheinlichkeit, ergeben sich dabei je nach Fuhrparkgröße und ausgehandelter Rabatte enorme Einsparungen.

Natürlich sorgt allein die Tatsache, dass der Nutzer den Geldbetrag nicht aus dem eigenen Portemonnaie vorstrecken muss, schon für einen selbstverständlicheren Einsatz einer Tankkarte. Aber bei der Auswahl eines geeigneten Tankkartenanbieters müssen gewisse Überlegungen angestellt werden, damit der Dienstwagennutzer wenige Kompromisse einzugehen braucht und kooperativ ist. Dies gilt ganz besonders, wenn alternativ angetriebene Fahrzeuge, beispielsweise mit Autogas, Bioethanol, Erdgas oder auch Strom, im Fuhrpark eingesetzt werden. Das Einsatzgebiet der Fuhrparknutzer und die darin vorkommende, angemessene Zahl der Akzeptanzstellen sollten abgeglichen werden, um die Wahrscheinlichkeit zu steigern, dass der Fahrer auch eine Tankstelle ansteuert, die die Tankkarte akzeptiert. Liegt das Verhältnis gut, kommen als ebenso wichtiger Aspekt die Kosten ins Spiel, die Gebühren der Karte und gleichfalls die Rabatte, die das Mineralölunternehmen beim Kraftstoffeinkauf über seine Tankstellen gewährt. Beim Einsatz von zwei oder noch mehr Tankkarten steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Kraftstoff bargeldlos und rabattiert bezogen wird. Anbieter markenübergreifender Tankkarten, die ein dichtes Netz von Akzeptanzstellen haben, arbeiten zumeist ohne Kartengebühr, dann aber mit umsatzabhängigen Bereitstellungskosten. Hier ist zu überlegen, ob man dem Dienstwagennutzer lediglich diese eine Tankkarte zur Verfügung stellt. Bonusprogramme, von deren Prämien auch der Dienstwagennutzer profitiert und bei denen der Anbieter die Versteuerung des geldwerten Vorteils übernimmt, fördern zudem den Einsatz einer bestimmten Tankkarte.

Da die Dienstwagenüberlassung generell auch Pflichterfüllung vom Nutzer einfordert, sollten die Anweisungen bezüglich der Dienstwagennutzung ebenfalls die Einsatzbedingungen der Tankkarte klar regeln und Ausnahmen restriktiv behandeln. Das beinhaltet sowohl Regeln zur ausdrücklichen Nutzung zum Vorteil des Unternehmens im Sinne von Inanspruchnahme der Rabatte bei bestimmten Mineralölgesellschaften wie auch den Ausschluss von missbräuchlichem Umgang. Denn so kann von vorneherein nahezu ausgeschlossen werden, dass wieder jemand solch eine Entschuldigung hervorbringt: „Meine Frau hat mir den Tank so leergefahren, dass ich nicht mehr zur nächsten xy-Tankstelle gekommen wäre.“