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Gelobet sei, was in Zahlen zu messen ist. Und rund um den Fuhrpark kann nahezu alles in Zahlen ausgedrückt werden, in so genannten Kennzahlen, wie die Fuhrparkmanager auch sagen. So ist denn modernes Fuhrparkmanagement in erster Linie die konstruktive Bewältigung von komplexen Datenmengen. Jeder, der heute einen Fuhrpark mit mehr als zehn Fahrzeugen leitet, kommt daran nicht mehr vorbei, will er seinen Fuhrpark strategisch und operativ optimal managen, will er beispielsweise erkennen, wie und wo Outsourcing Sinn macht beziehungsweise wann und warum nicht.

Nur wer jeden Kilometer der Laufzeit im Blick hat, kann einschätzen, wie wirtschaftlich seine Fahrzeug-Flotte unterwegs ist, dazu ist der stets aktuelle und detaillierte Überblick über die Ist-Kosten wichtig. Das geeignete Instrument hierfür ist das so genannte Fuhrpark- Reporting, natürlich am besten online. Ein solches, möglichst „intelligentes“ Reporting-Tool spart eine Menge Zeit bei Auswertungen und Analysen.

So gewinnt der Fuhrparkmanager praktische Entscheidungshilfen zur Optimierung des Fuhrparks an vielen Stellen. Da ein Fuhrpark kontinuierlich gesteuert werden muss, ist auch das Reporting ein fortlaufender Prozess. Dabei sind tagesbezogene Auswertungen und Einzelbetrachtungen nur bedingt sinnvoll. Beobachtungszeiträume von drei, sechs oder zwölf Monaten liefern erst umfassende Erkenntnisse.

Wichtige Vorgaben: gutes Handling, Kompatibilität, individuell ausbaubar
Das setzt aber voraus, dass das eingesetzte Reporting-System online ein gewisses Mindestmaß an qualitativen Voraussetzungen erfüllt. Vornweg sollte das möglichst einfache Handling stehen, es sollte zuallererst intuitiv und leicht bedienbar sein. Zeitersparnis für Auswertungen und Analysen ist letztlich auch nur dann gegeben, wenn „das Verwalten und Analysieren der Fahrzeugflotte per Knopfdruck“ auch wirklich nur den einen oder anderen Klick erfordert. Darüber hinaus sollte die Software selbst problemlos in die beim Fuhrparkmanager bestehende IT-Architektur integriert und an externe Schnittstellen angebunden werden können. Eine überlange Installations-Zeit bis hin zur einwandfreien Funktion stört oder blockiert gar den Fuhrparkmanager möglicherweise tagelang in seiner Arbeit und kann zudem noch Antipathien oder gar Abwehr-Haltungen hervorrufen.

Wichtig ist, dass das Reporting-System online nicht nur im Hinblick auf die vorkonfigurierten Reports vielfache Vorteile bietet, sondern insbesondere auch Ausbau-Möglichkeiten für individuelle Reportings vorhält, die der Fuhrparkmanager aus seiner Alltagsarbeit heraus selbst definiert und vorgibt. Es sollten idealerweise einfach alle vor Ort anfallenden fahrzeugrelevanten Daten und Belege verarbeitet werden können, und zwar so, dass die digitale Verwaltungslösung Kostenstrukturen auch noch vielschichtig gemäß den individuellen Anforderungen des Kunden aufzeigen kann.
Fuhrparkkosten müssen jederzeit möglichst zu 100 Prozent transparent sein und beispielsweise auch aufgelaufen nach Fahrzeugen, Kostenarten, Kostenstellen sowie über bestimmte, gewählte Zeiträume hinweg aufgeschlüsselt werden können. Dazu sollte das System auch die automatisierte Eingabe beispielsweise von Leasing- und Tankdaten zur Verfügung stellen.

Ebenso relevant sind Erinnerungs-Funktionen an Termine, verschiedene Alarmfunktionen, Dokumentationen und Historien. In der täglichen Arbeit muss ein gutes Reporting-System online in Summe erreichen, dass der Fuhrparkmanager alle wichtigen Informationen für die individuelle und effiziente Steuerung des Fuhrparks schnell und komfortabel erhält und damit nicht zuletzt auch eine Reduzierung von Prozesskosten generiert.

Standard-Anforderungen
Bei den großen Full-Service-Leasinggebern ist das Angebot eines Reportings-Systems online längst Standard, es gibt darüber hinaus aber auch etliche unabhängige Software-Anbieter auf dem Markt, die sich professionellen Entwicklungen auf diesem Feld verschrieben haben. Der Wege zur Erreichung des unterstrichenen Zieles sind mittlerweile viele, und soweit damit die Umsetzung auch standardmäßiger Anforderungen aktuell verknüpft wird, lassen sich diese im Einzelnen in etwa so auflisten:

- Für verschiedene Nutzergruppen werden eigene Profile angelegt: Jeder im jeweiligen Unternehmen sieht nur die Daten, die für seine Augen bestimmt sind (individuelle Strukturierbarkeit und Analyse des Fuhrparks beispielsweise unter Berücksichtigung der Unternmehmens- Hierarchie)

- Die generierten Reports werden vom System an festgelegte Ansprechpartner weitergeleitet oder über das Intranet des Fuhrparkbetreibers abgesichert bereitgestellt

- Der Fuhrparkmanager sieht jederzeit den aktuellen Status der Fahrzeuge: Werden die Fahrzeuge wie bestellt geliefert, welche werden aktiv genutzt, welche sind bereits zurückgegeben? Erstellung eines Reportings über Auslastung der Fahrzeuge, insbesondere auch Steuerung, Koordination und Überwachung des Fahrzeug-Pools

- Individuelle Termin-Überwachungen: Durchführung von Fahrzeug-Übernahmen und Rückführung, Werkstatt- und Service-Termine, insbesondere Prüfung von Stand- und Service-Zeiten

- Bewegen sich die Fuhrparkkosten im „grünen Bereich“?: Durch Früherkennung und Entlarvung von Ausreißern und „Kostenfressern“ wird gewährleistet, dass die Verträge stets optimal laufen. Bei welchen Fahrzeugen liegen Kilometerabweichungen vor, die gegebenenfalls eine Vertragsanpassung erfordern?

- Generelle Auswertungen dank Informationen über die Tankkarte: Korrekturmöglichkeit von fehlerhaften Kilometerständen aus Tankstellenumsätzen oder beispielsweise die Berechnung, wie sich der Einsatz von Hochleistungskraftstoffen finanziell auf den Fuhrpark auswirkt

- Detaillierte Reports zu Unfallschäden, individuelle Identifizerung von wiederkehrenden Schadensmustern, Erstellung von Schadenarten und -kosten im Hinblick auf Schadens- und Riskmanagement sowie die Terminierungen im Hinblick auf Schadensbearbeitung und -abwicklung

- Elektronische Füherscheinkontrolle: Controlling und Zugriff auf sämtliche Reports rund um die elektronische Führerscheinkontrolle

- Dokumentation der vorgenommenen Fahrzeugprüfung gemäß UVV § 57 BGV D 29, bespielsweise im Rahmen von Wartung und Verschleiß

- Sonderfunktionen Mehrwährungsfähigkeit und Mehrsprachigkeit

- Upload-Funktionen auch für größere Datenmengen, wie beispielsweise größere Vertrags-, Fahrer- und Rechnungsdaten

Test mit einer Demo-Version
Es gibt Leasinggeber, die darauf verweisen, dass durch die elektronische Abwicklung der Prozesse auch die Buchhaltung im Unternehmen des Fuhrparkbetreibers dahingehend profitieren könne, dass auch die Überspielung papierloser Abrechnungen in Form der elektronischen Signatur oder Datenträgerfaktur möglich werde. Dadurch würden Fehler bei der Übertragung der Daten von Papier in elektronische Rechnungsverarbeitungssysteme vermieden und korrekte Zahlungen gewährleistet. Außerdem beschleunige die automatische Rechnungsverarbeitung die Bezahlung auf beiden Seiten.

Zusammengefasst: Bei der Auswahl des geeigneten Reporting-Systems online sollten Fuhrparkbetreiber und Fuhrparkmanager zunächst die individuellen Anforderungen innerhalb der hauseigenen Fuhrparkverwaltung eruieren. Dazu ist es auch erforderlich, frühzeitig und konsequent alle Beteiligten im Unternehmen einzubinden. Wenn alle Anforderungen auf dem Tisch liegen, sollte festgestellt werden, in welchem Ausmaß die Vorgaben und Ziele der jeweils Beteiligten berücksichtigt werden. Die Priorität muss jedoch klar bei den Anforderungen des Fuhrparkmanagements liegen.

Entscheidend bei der System-Auswahl ist die Möglichkeit funktionaler Erweiterungen der jeweiligen Software. Dabei sollten die Mindestanforderungen die Funktionen Fahrzeug-Stammdaten, Fahrzeugkosten-Erfassung, Reparatur- Auftragswesen, Schadenmanagement, Adress-, Fahrer-, Termin-Verwaltung, Tankdaten-Verarbeitung, Anbindung an die Finanz-Buchhaltung und Dokumenten-Management beinhalten. Ansonsten sollte der Fuhrparkmanager darauf achten, dass die Software verständlich ist und viele Auswertungsmöglichkeiten bietet.

Um einen Überblick zu erhalten, kann der Fuhrparkmanager bei den meisten Anbietern mittels Demo-Versionen ausprobieren, ob und inwieweit das Produkt für seine Flotte passend ist. Etliche Software-Lösungen sind modular aufgebaut, so dass je nach Bedarf Features entfernt oder addiert werden können. Im Hinblick auf die endgültige Entscheidung für das eine oder andere Angebot kann dann noch die Beantwortung der Fragen, wie lange es den Anbieter auf dem Markt gibt, woher er sein Know-how bezieht und auf welche Referenzkunden er verweisen kann, hilfreich sein.