Einsparen in großen Dimensionen

Die SPIRIT/21 AG: Ein Beratungs- und IT-Dienstleistungsunternehmen, international ausgerichtet, lösungsorientiert, das klassische Personaldienstleistung mit IT-Lösungen vereint. Von der Prozessberatung im Bereich Business Services bis hin zu tiefen IT-Infrastrukturthemen wie Rechenzentrumsplanung umfasst das Portfolio alles, was sich um das Thema IT dreht. Zielgruppe sind größere Kunden, das Direktkundengeschäft ist genauso wesentlich wie die Funktion als Lieferant für größere IT-Systemhäuser. Fast 500 eigene und über 300 freie Mitarbeiter sind bei SPIRIT/21 tätig, der Fuhrpark besteht aus rund 90 Fahrzeugen. „Wir haben auch gekaufte Fahrzeuge – ungefähr zehn Stück –, der Full-Service- Leasing-Anteil überwiegt allerdings deutlich“, so Karin Kugel, Fuhrparkmanagerin bei SPIRIT/21. „Wir sind darauf bedacht, die deutschen Hersteller besonders zu berücksichtigen, allerdings nicht ausschließlich. Dass wir einen geringen Anteil an gekauften Fahrzeugen in der Flotte haben, hat unter anderem bilanztechnische Gründe. Genauso gibt es manchmal Sonderregelungen, die den Kauf eines Fahrzeuges nach sich ziehen – wir arbeiten nicht stur nach Richtlinie, sondern wollen in vielen Punkten immer flexibel agieren können“, wie Andreas Weiß, Leiter Personal & Operations, erklärt.

Prozessoptimierung
Karin Kugel ist seit 2008 mit dem Thema Fuhrpark bei SPIRIT/21 beschäftigt. Als sie ihren Job als Fuhrparkmanagerin antrat, boten die Herstellerleasingfirmen gerade sehr günstige Raten an – gleichzeitig begann damit aber auch das eigentliche Problem: „Wir haben aufgrund der sehr günstigen Angebote mit mehreren Leasinggebern zusammengearbeitet – jeder bot uns jedoch sein eigenes Schadenmanagement an. Dies bedeutete für uns: Jedem Mitarbeiter musste einzeln vorgegeben werden, wo er sich im Schadenfall zu melden und was er im Einzelnen zu tun hatte; dem einen wurde ein kostenloser Ersatzwagen für die Dauer des Ausfalls zur Verfügung gestellt, dem anderen hingegen nicht, ein dritter durfte das beschädigte Fahrzeug nur in einer bestimmten Vertragswerkstatt reparieren lassen, ein vierter war wiederum völlig frei in seiner Auswahl. Diese komplizierten Regelungen zu managen und beispielsweise im Krankheitsfall einer Vertretung erklären zu müssen, war nahezu unmöglich“, schildert Karin Kugel die damalige Situation. Fünf oder sechs verschiedene Leasinggeber bedeuteten auch fünf oder sechs verschiedene Prozesse, die abzuwickeln waren. Zu viel Aufwand, zu wenig Transparenz, alles in allem zu komplizierte Prozesse also, deren Optimierung vorangetrieben werden musste. Vom Fakt, mehrere Leasinggeber zu nutzen, wollte SPIRIT/21 aufgrund der konditionellen Vorteile nicht abweichen, Schadenmanagement und Reparatursteuerung sollten jedoch aus einer Hand über unterschiedliche Leasinggeber hinweg geregelt werden. Im Rahmen eines Fuhrparkoptimierungsprojektes konzipierte SPIRIT/21 seine Anforderungen in Bezug auf ein unabhängiges Schadenmanagement. Das für die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens beste Angebot kam vom langjährigen Versicherungsmakler IFFOXX Assekuranzmakler GmbH und dessen Partner für die Werkstattnetze, der DMS Deutschland GmbH.

Einfache und schnelle Abwicklung im Schadenfall
Die IFFOXX Assekuranzmakler GmbH arbeitet bereits seit Gründung der SPIRIT/21 im Jahre 1996 als klassischer Versicherungsmakler für das Unternehmen. Von der Betriebshaftpflicht- über die Feuerversicherung wird alles durch den Anbieter abgedeckt. Bereits seit Langem sei am Markt der Versicherungsmakler erkennbar, dass das Kfz-Geschäft nicht gerne von Maklern abgewickelt werde, so Carsten Niemeyer, Geschäftsführer IFFOXX – hier sei eine Marktlücke erkannt worden, man habe sich entsprechend aufgestellt, um insbesondere das Flottengeschäft so effizient wie möglich abwickeln zu können. Spezielle Strukturen zur Verarbeitung von Kfz-Flotten wurden entwickelt, sodass heute ungefähr ein Viertel der Mitarbeiter ausschließlich im Kfz-Geschäft tätig ist. Auch Risk Management und präventive Maßnahmen zur Schadenvermeidung stehen im Fokus, genauso wie die schnelle, unkomplizierte Abwicklung im Schadenfall, inklusive eigener Analyse, die Schäden bis ins Detail beleuchtet.

Seit gut zwei Jahren bietet IFFOXX neben dem klassischen Schadenmanagement auch die Dienstleistung SchadenmanagementPLUS an. Hierbei wird den Kunden eine 24-Stunden-Hotline nebst zweier Netzwerke von spezialisierten Reparaturbetrieben zur Verfügung gestellt, zudem kooperiert IFFOXX unter anderem mit der DMS Deutschland GmbH, über die die komplette Reparatursteuerung abgewickelt wird.

Im Jahr 2003 wurde DMS Deutschland aus der Intention heraus gegründet, sich auf Schadenmanagement zu spezialisieren. „Wir haben erkannt, dass vor allem seitens der Versicherungsindustrie großer Bedarf an kosten- und prozessoptimierenden Lösungen besteht. So haben wir damit begonnen, ein bundesweit flächendeckendes Werkstattnetz aufzubauen, das sich sowohl aus Markenautohäusern als auch aus freien Fachwerkstätten für Unfallinstandsetzung zusammensetzt. Mittlerweile verfügen wir über ein Werkstattnetz aus über 3.500 Markenautohäusern sowie 520 zertifizierten freien Karosserie- und Lackierwerkstätten“, erläutert Klaus Posorski, Geschäftsführer DMS Deutschland GmbH. „DMS kommt uns mithilfe dieser beiden Netzwerke beziehungsweise aufgrund der dadurch gegebenen flexiblen Abwicklungsmöglichkeiten im Schadenfall enorm entgegen. Dort, wo beispielsweise Herstellerleasinggesellschaften die Reparatur in einer Markenwerkstatt fordern, wird dem nachgekommen – je Fahrzeug wird mit dem Kunden eine Steuerungsvorgabe festgelegt, nach der DMS je Schadenfall individuell entscheidet, wo das Fahrzeug repariert wird; somit werden die Vorgaben der unterschiedlichen Leasinggesellschaften immer eingehalten. Sonderleistungen und konditionelle Sondervereinbarungen werden direkt an uns weitergegeben; die Abwicklung erfolgt über die IT-Verknüpfung IFFOXX zu SPIRIT/21“, beschreibt Karin Kugel das Procedere.

Entwicklung seit der Zusammenarbeit
„Die Schadenfrequenz hat mit der -abwicklung selbst nichts zu tun; Schäden wird es immer geben, sie lassen sich trotz präventiver Maßnahmen nicht komplett vermeiden. Was sich jedoch seit der Kooperation immens optimieren ließ, ist die Abwicklung im Schadenfall“, so Karin Kugel. An 365 Tagen im Jahr kann der Mitarbeiter die Schadenhotline anrufen. Dort wird er kompetent betreut, es wird sich umgehend um die weitere Vorgehensweise gekümmert, die Schadenmeldung wird ebenfalls über die Hotline aufgenommen und dem Unternehmen binnen weniger Stunden per Mail zur Verfügung gestellt. Das Fahrzeug wird auch beim Fahrer abgeholt, sofern notwendig, ein Ersatzwagen wird bei Bedarf bereitgestellt. Der komplette Service wird für den Fuhrpark der SPIRIT/21 abgewickelt, unabhängig davon, ob der Schaden über oder unter der Selbstbeteiligung liegt.

„Für uns ist wesentlich, dass der Fahrer im Schadenfall nicht mindestens einen halben Tag lang ausfällt, weil er sich um den Schadenablauf kümmern und möglicherweise lange auf sein repariertes Fahrzeug warten muss, so wie das früher der Fall war. Er soll weiter produktiv bei unseren Kunden sein können, außerdem soll er nicht dazu gezwungen sein, sich weiter in Gedanken damit zu beschäftigen, dass gerade ein Unfall stattgefunden hat – dies muss von der Anbieterseite garantiert sein“, erklärt Karin Kugel. Ziel der IFFOXX ist es, nicht nur die direkten, sondern auch die indirekten Schadenkosten zu senken. Weder Fuhrparkmanager noch Fahrer sollen mit der eigentlichen Abwicklung etwas zu tun haben: Mit dem Anruf der Hotline soll deren Part erledigt sein. Die gesamte Koordination des Schadens – von der Mobilstellung über die Terminvereinbarung und Werkstattsteuerung über die Prozessablaufkontrolle bis hin zur Rechnungsprüfung – muss SPIRIT/21 aus den Händen genommen werden, genauso wie präventive Maßnahmen zur Schadenvermeidung, so die Anforderungen des Unternehmens. Die IFFOXX versucht, durch eine Analyse des vergangenen Schadenbildes präventive Maßnahmen zu treffen – dies kann bis hin zum Ratschlag gehen, bauliche Veränderungen am firmeneigenen Parkplatz vorzunehmen, um die Häufigkeit der Schäden, die auf dem eigenen Parkplatzgelände entstehen, zurückzuschrauben.

„Den Schadenaufwand durch intelligente Lösungen senken“
„Für uns als Kunden ist natürlich wesentlich, anhand von konkreten Ergebnissen zu sehen, inwiefern sich die Optimierung des kompletten Schadenmanagement-Prozesses auf unsere Ausgaben auswirkt“, erklärt Karin Kugel. Seit der Kooperation mit IFFOXX und DMS konnten die Durchschnittsschadenkosten erheblich gesenkt werden. In Zahlen ausgedrückt bedeutet dies: Die Teilkaskoabwicklung ist im Vergleich zu den Jahren vor der Installation des Schadenservice- PLUS um 20 Prozent heruntergegangen. Eine durchschnittliche Teilkaskoauszahlung konnte von knapp 400 Euro auf ungefähr 295 Euro gesenkt werden, im Vollkaskobereich sogar um fast 30 Prozent von 2.300 auf ungefähr 1.700 Euro. „Für uns hat sich gezeigt, dass sich der Schadenaufwand durch intelligente Lösungen um 20 bis 30 Prozent senken lässt. Wenn man einmal daran denkt, dass beim Optimieren der Leasingrate eine Senkung um zwei bis drei Prozent bereits als Erfolg gilt, dann bewegen wir uns hier in ganz anderen, sehr großen Dimension, die sich für unser Unternehmen mehr als bezahlt machen“, äußert Andreas Weiß.

Was kommt dem Kunden bei der Kooperation mit beiden Anbietern noch zugute? „Das nachhaltige Geschäftskonzept anstelle eines günstigen Einstiegspricings“, findet Andreas Weiß. Preisgarantien der DMS Werkstattpartner teilweise bis Dezember 2013 zählen hier neben weiteren Konditions- und Leistungsvorteilen dazu. „Beim Teile-Einkauf muss schnell und unkompliziert agiert werden, weil die Zufriedenheit des Kunden oberste Priorität genießt – um ein Ersatzteil zentral zu beschaffen, sind oftmals Aufwendungen auf Seiten der Werkstatt beziehungsweise deren Teillieferanten notwendig, die für den Schadenprozess eine Verlängerung der Reparaturdauer und somit eine Kostensteigerung bedeuten. Daher überlassen wir die Teilebeschaffung unserem jeweiligen Werkstattpartner vor Ort. Dieser ist anhand seines lokalen Netzwerkes umgehend dazu in der Lage, alles Nötige zu organisieren, sodass der Kunde schnell und kostengünstig sein instand gesetztes Fahrzeug zurückerhält“, erläutert Klaus Posorski die Hintergründe des Vorgehens. „DMS ist mit seinen beiden Werkstattnetzen ein glaubhafter Partner“, versichert Carsten Niemeyer. „Aufgrund unserer Erfahrung können wir belegen, dass DMS darauf fokussiert ist, die Schadenkosten zu senken.“ Der beliebte Grundsatz „Reparatur vor Austausch“ wird nach Angaben von SPIRIT/21 wirklich gelebt. Dies bedeutet konkret: DMS entwickelt, wo immer möglich, zusammen mit den Werkstattpartnern Reparaturmöglichkeiten, die einen Austausch vermeiden, da dies von den Schadenkosten her günstiger ist.

„Beim Thema Ausfall tickt die Uhr“
„In Bezug auf die zukünftige Zusammenarbeit ist für uns wesentlich, dass die komplette Schadenabwicklung in Kooperation mit beiden Partnern weiterhin reibungslos funktioniert, ohne dass wir als Unternehmen etwas davon mitbekommen und ohne dass unsere Mitarbeiter zuviel Arbeitszeit in einen Unfallschaden investieren müssen. Fakt ist: Beim Thema Ausfallzeit im Schadenfall tickt die Uhr – in jeglicher Hinsicht“, schließt Karin Kugel.

SPIRIT/21 AG
Das Beratungs- und IT-Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Böblingen-Sindelfingen beschäftigt fast 500 eigene und über 300 freie Mitarbeiter. Schwerpunkt des Dienstleisters ist die Verbindung von klassischer Personaldienstleistung mit IT-Lösungen, auch in Form von Managed Services. Das international ausgerichtete Unternehmen mit zahlreichen Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz konnte 2010 einen Jahresumsatz von 71 Mio. Euro verzeichnen.

IFFOXX Assekuranzmakler GmbH
Die IFFOXX ist ein unabhängiger Versicherungsmakler für mittelständisches Gewerbe und Industrie, wurde 1996 gegründet und verfügt über ein internationales Versicherungsmakler-Netzwerk nahezu weltweit. Insgesamt 45 Mitarbeiter an zwei Standorten sind für IFFOXX in Rosenheim (Hauptsitz) und Stuttgart tätig. Im Kfz-Flottengeschäft betreut das Unternehmen ca. 150 Flotten mit ca. 30.000 Fahrzeugen. Die GmbH ist TÜV zertifiziert nach ISO 9001.

DMS Deutschland GmbH
Die DMS Deutschland GmbH wurde im Jahre 2003 gegründet und ist heute Partner vieler Versicherungsunternehmen. DMS verfügt am Markt über ein bundesweit flächendeckendes Netzwerk von mehr als 3.500 Markenautohäusern der relevanten Fuhrpark- Fahrzeughersteller, verfügt zusätzlich über ein Netzwerk von 520 zertifizierten freien Karosserieund Lackierwerkstätten und bietet mit beiden Netzwerken individuelle Schadenmanagementlösungen mit Sonderleistungen und webbasierten Abwicklungslösungen.