Beirat sein heißt dabei sein

Um eben jene Gebiete zu beleuchten und den Informationsaustausch zwischen Redaktion und Fuhrparkleitern zu fördern, trafen wir uns nun schon zum wiederholten Male. Zu diesem Zweck waren neben Peter Stamm (Boehringer Ingelheim), Hans- Joachim Schwandt (TUI), Stephan Faut (Apetito) auch Burkhardt Langen (Computacenter) und Bernd Wickel (ARZ Haan AG) angereist. Der diesjährige Veranstaltungsort Phantasialand diente mehr der Kulisse und der Abendgestaltung, ein Vergnügen war es neben der Arbeit aber auch.

Kraftstoffkosten

Ganz oben auf der Tagesordnung stand die Problematik der stetig steigenden Kraftstoffkosten. Dabei stellten die Beiräte einstimmig fest, dass es zunächst einmal wichtig sei, den Kraftstoffverbrauch präzise zu erfassen. Denn gelegentlich komme es vor, dass Tankkartennutzer kleinere Mengen für den eigenen Bedarf abzweigen würden. Allerdings gestalte es sich juristisch problematisch, jemanden der Täterschaft zu bezichtigen. Insgesamt war sich die Expertenrunde darüber einig, dass der Kraftstoffverbrauch ein klares Kriterium beim Kauf von Kraftfahrzeugen sei, denn hier spielten eben nicht nur die Leasingraten und andere Fixkosten eine Rolle, sondern auch jedes Quentchen Treibstoff. „Unsere Car Policy basiert auf den Vollkosten, also inklusive Kraftstoffkosten, sie wird halbjährlich überarbeitet. Dann werden die Budgetwerte jeweils angepasst,“ erläuterte Hans-Joachim Schwandt die Verfahrensweise bei TUI.

Peter Stamm unterstrich, dass selbst scheinbar geringe Mengen sich bei einem größeren Fuhrpark und einer entsprechenden Kilometerleistung schnell auf Hunderttausende von Euros summieren könnten. Mögliche Lösungsansätze wären laut Hans-Joachim Schwandt das Ausloben von Boni für besonders sparsame Fahrer oder das Optimieren der Wegstrecken. Dazu gehöre auch, zwei Termine an zwei Tagen statt nur eines einzigen einzuplanen, denn, so Bernd Wickel, „eine Übernachtung kann günstiger als eine Tankfüllung sein.“

Bei der Planung optimaler, also verbrauchsgünstiger Routen setzen die Flottenbetreiber verstärkt auf Navigationsgeräte. „Wir nehmen konsequent Fahrzeuge, die weniger verbrauchen, in die Flotte auf“, erklärte Burkhardt Langen die Prozedur bei Computacenter, „optimieren parallel dazu aber auch die Routenführung für die Fahrer. So rüsten wir beispielsweise auch die Basisfahrzeuge mit Navigationsgeräten aus, weil dieses ebenfalls zur Routenoptimierung beiträgt. Allein dadurch wurde erheblich an Kraftstoffkosten jährlich eingespart.“

Leasingraten

Auch die Stabilität der Leasingraten-Niveaus erörterte die Runde. Unter den Beiräten herrschte Einigkeit über die gegenwärtige Lage: Um den Inlandsmarkt zu erobern, subventionierten die Hersteller derzeit auch die Leasingraten stärker. Durch die gewährten Nachlässe würden sich aber auch die Restwerte reduzieren, was sich in einer Art Bumerang-Effekt auswirke. Der Redaktionsbeirat hält die Leasingraten für auf Dauer nicht haltbar, kleinere Gesellschaften ohne großes finanzielles Polster würden früher oder später vom Markt verschwinden. Entscheidend für die Veränderung der Leasingraten sei auch die Zinsentwicklung. Hans-Joachim Schwandt legte das Augenmerk auf den Wandel des Leasingmarktes. Statt standardisierte Verträge anzubieten, kämen heutzutage vermehrt individuelle, speziell auf den Kunden angepasste Vereinbarungen zustande.

Wird Full Service-Leasing als „Rundum-sorglos-Paket“ betrachtet

Bei der Darstellung dieser Frage wurde auch das Thema Full-Service Leasing versus Kauffuhrpark diskutiert. Der einhellige Tenor: Jede Finanzierungsmethode habe ihre Vor- und Nachteile. Wofür die Entscheidung falle, sei im Prinzip Unternehmensphilosophie. Full Service Leasing lohne sich erst ab einer gewissen Größenordnung, argumentierte Hans-Joachim Schwandt, bei kleineren Fuhrparks könnten diverse Tätigkeiten noch von einer einzelnen Person erledigt werden, bei größeren Flotten sei es dagegen sinnvoll, zur eigenen Entlastung zumindest Teilbereiche betriebsfremden Dienstleistern zu überlassen. Peter Stamm warf noch einen anderen Aspekt in die Debatte: „Es ist ebenso wichtig auf die Prozesse zu achten, wie auf die Personalkosten.“

Gefährdungsbeurteilung

Dass Fuhrparkfahrzeuge als Arbeitsmittel einer Gefährdungsbeurteilung gemäß der Betriebssicherungsverordnung (BetrSichV) unterzogen werden müssen, brachte Martin Seyfferth, Sicherheitsingenieur bei Boehringer Ingelheim, in einem Vortrag näher. Die seit 2002 geltende Verordnung sieht vor, dass das Gefahrenpotenzial eines jeden Arbeitsmittels beurteilt und die Unterweisung der Mitarbeiter, die damit in Kontakt kommen, dokumentiert werden muss. Empfindliche Geldbußen bei Nichtbeachtung sowie Strafen bei Personenschäden infolge der Nichtbeachtung können verhängt werden, die Berufsgenossenschaft kann Zahlungen verweigern.

Bei Boehringer Ingelheim wurden die Arbeitsmittel in drei Klassen gestaffelt, von Stiften bis hin zu komplexen Maschinen, zu denen auch Fahrzeuge gehören. Bei sämtlichen Arbeitsmitteln greifen die Sicherheitsbeauftragten in der Regel auf die vom Hersteller angefertigte Gefahrenanalyse zurück, die auch in der CE Norm widergespiegelt wird. Fahrzeuge bilden eine Ausnahme gemäß der Maschinenrichtlinie und unterliegen dem Geltungsbereich der Unfallverhütungsvorschrift (UVV) „Fahrzeuge“, BGV D29. Diese sieht unter anderem auch vor, dass einmal jährlich eine UVV-Prüfung erfolgen muss und dass der Nutzer in den Betrieb des Fahrzeug eingewiesen wurde, was jeweils auch dokumentiert sein muss. Auf einen praktischen Aspekt der Gefährdungsminimierung verwies Stephan Faut: „Die Berufsgenossenschaft schreibt mindestens vier Verzurrösen beziehungsweise haltbare Trennnetze in Kombis vor (BGV D29, §22). Die Polizei kontrolliert inzwischen Kombis in puncto Ladungssicherung.“

Halterfunktion

Ein weiteres Referat aus dem Hause Boehringer Ingelheim hielt Peter Stamm zum Thema Halterfunktion. Er wies darauf hin, dass ein Fuhrparkmanager Verantwortung nur einmal delegieren könne. Um dessen Arbeit zu erleichtern und juristisch für klare Verhältnisse zu sorgen, seien eine transparente Organisationsstruktur und eindeutige Aufgabenverteilung wichtig. Dazu gehöre auch, die Kompetenzen auf nur wenige Personen, wie beispielsweise Geschäftsführer und einen Fuhrparkverantwortlichen, zu konzentrieren. Allerdings bleibe die juristische Verantwortung trotz Umschichtung bestehen. Es gibt zwar spezielle Versicherungen für Fuhrparkleiter, die aber, so Stamm, „nur vor den finanziellen Folgen eines Rechtsstreits schützen. Eine eventuelle Gefängnisstrafe oder ähnliches lässt sich dadurch nicht vermeiden.“

„Ist der Fahrer medikamentenabhängig, ist er Epileptiker?“ sind bedeutsame Fragen für Bernd Wickel. Für ihn ist es wichtig, die Fahrer „seiner“ Wagen genau zu kennen, schließlich bestehe sehr oft die Gefahr der Mithaftung. Die Beiräte gaben zu bedenken, dass Fuhrparkmanagement oft derartig verantwortungsvoll und komplex sei, dass viele Verantwortliche sich der rechtlichen Konsequenzen ihren Tuns nicht bewusst wären. Oder, wie es Hans-Jürgen Schwandt formulierte: „Plötzlich hat man zwölf Punkte in Flensburg und ist keinen Kilometer gefahren.“

In diesem Zusammenhang wurde auch noch einmal die Ladungssicherung im Firmenfahrzeug angesprochen. Laut UVV muss beispielsweise ein Laptop auf dem Rücksitz befördert werden. Ist er dort allerdings nicht genügend gesichert, kann er sich im Falle einer Vollbremsung zu einem gefährlichen Geschoss entwickeln. Auch andere Gepäckstücke oder Ausrüstungsgegenstände müssen sicher verstaut oder montiert werden. Über diese Pflichten sollte der Fuhrparkleiter die Fahrer auch unterrichten und diese Unterweisung dokumentieren, denn sonst wird er für etwaige Folgeschäden haftbar gemacht. Außerdem kann die Versicherung die Begleichung eines Schadens verweigern, wenn der Wagenlenker zuvor nicht ausreichend informiert wurde.

Grenzüberschreitendes Fuhrparkmanagement

Um den Blick einmal über den nationalen Tellerrand hinaus zu werfen, wurden die anwesenden Fuhrparkleiter nach ihren Erfahrungen mit grenzüberschreitendem Fuhrparkmanagement befragt. Hans-Joachim Schwandt bemängelte, dass die Leasinggesellschaften keinen echten Europavertrag anbieten würden. Er empfahl, falls notwendig, die Fahrzeuge vor Ort, also im jeweiligen Land zu kaufen, denn dort könnten sie preisgünstiger als in Deutschland sein. Die Expertenrunde war sich darüber einig, dass es keine generelle Verfahrensweise für Fahrzeugbeschaffung im Ausland gebe, denn jedes Land habe seine eigene Steuergesetzgebung und Preispolitik.

Am Rande kamen noch weitere Aspekte aus der täglichen Praxis eines Fuhrparkmanagers auf den Tisch, beispielsweise das Thema der elektronischen Führerscheinkontrolle durch LapID. Obwohl die anwesenden Fuhrparkleiter die Führerscheine auf herkömmlichem Wege, nämlich visuell, überprüfen, wird ein eindeutiger Trend zur Vereinfachung in der Kontrolle durch RFIDChips gesehen.

Oder die Steuerbescheide der örtlichen Finanzämter: Die Behörden verlangten oft eine genaue Aufschlüsselung der eingekauften Leistungen, um den geldwerten Vorteil des Nutzers entsprechend zu versteuern. Bei Dienstleistungspaketen erweise sich das aber bisweilen als schwierig, würden hier doch viele Leistungen nur gebündelt verkauft. So ließe sich beispielsweise in einem so genannten Winterpaket nur dessen Gesamtwert angeben, nicht aber, was der Reifenwechsel oder andere Leistungen im einzelnen gekostet hätten. Flottenpakete, die in der Zubehörliste stehen, werden aber im Komplettpreis anerkannt.

Fazit: Die Arbeit eines Fuhrparkmanagers ist vielfältig und komplex geworden, mancher Neuling im Amt mag hiervon zunächst sogar überfordert sein. Die zweitägigen Gespräche mit dem Redaktionsbeirat haben aber neben Anregungen für die zukünftige Themenwahl wieder einen tiefen Einblick gegeben, was ein Fuhrparkmanager heute alles im Auge behalten muss. Das macht das „Dabei sein“ so wertvoll.