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Am 1. März 2008 erreicht der stetige Trend zur papierlosen Kommunikation die Kfz-Zulassungsbehörden in Deutschland. Mit diesem Datum erfolgt die Einführung der elektronischen Versicherungsbestätigung (eVB), die, noch für eine gewisse Übergangszeit schrittweise, die bisher gewohnten „Doppelkarten“ (Deckungskarten) vollständig ersetzen wird. Künftig werden die Daten des Versicherungsnehmers im Hinblick auf eine fehlerfreie Zulassung auf elektronischem Wege erfasst und zwischen dem Versicherungsunternehmen und der Zulassungsstelle direkt ausgetauscht.

Anstelle der heutigen Versicherungsbestätigung in Papierform erhält auch der Flottenbetreiber künftig eine siebenstellige eVB-Nummer und kann seine Fahrzeuge dann über eine Dauer-eVB zulassen. Die Kommunikation erfolgt über Clearingstellen, für Versicherer wird dies die GDV Dienstleistungs-GmbH & Co. KG (GDV: Gesamtverband der deutschen Versicherungswirtschaft) sein und für die Zulassungsstellen das KBA (Kraftfahrt-Bundesamt).

„Am 1. März 2007 trat die Fahrzeugzulassungsverordnung in Kraft. Damit wurde ein Rahmen geschaffen für die Verbesserung der Kommunikationsinfrastruktur im Kfz-Wesen“, begründet Peter Schmehl, Geschäftsführer der PS-Team Fahrzeuglogistik Deutschland GmbH & Co. KG in Walluf bei der Vorstellung der eVB die Umstellung, „In Deutschland gibt es derzeit ungefähr 500 regionale Zulassungsstellen mit Verbindungen zum KBA, die Daten erreichen Flensburg noch auf ganz unterschiedlichen Wegen. Jede Zulassungsstelle kann dabei einen anderen technischen Ansatz verfolgen.“

Ungeachtet dessen sind mit der jetzigen Blankoausstellung der „Doppelkarte“ als vorläufiger Deckungszusage häufiger auch noch Unwägbarkeiten verbunden. „So vertraut ja der Versicherer beispielsweise darauf, dass hernach nicht statt eines VW Golf Variant ein Ferrari zugelassen wird“, zeigt Schmehl auf. „Auch geht er das volle Risiko ein, wer der spätere Fahrzeughalter sein wird. Schließlich sind im gewerblichen Sinne Fahrzeughalter und Versicherungsnehmer längst nicht immer übereinstimmend. Es können ebenso auch Fehler beim Ausfüllen passieren. Wenn etwa ein Bäckermeister eine Versicherungsbestätigung für eine GmbH statt für eine GmbH & Co. KG bekommt, wird ihm das vielleicht zunächst auch nicht auffallen. Und die Zulassungsstellen wiederum können nicht Firmenbezeichnungen prüfen oder sind nicht befugt, sie zu ändern.“

Als Projektpartner des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft Dienstleistungs- GmbH & Co. KG (GDV-DL) hat das PSTeam in Walluf bei Wiesbaden von Beginn an die Entwicklung der Lösungen für den Großkundenund Flottenbereich entscheidend mitgeprägt. Um schon im Vorfeld die richtigen Antworten auf die speziellen Fragestellungen im Großkunden- und Flottengeschäft zu finden, tagt schon seit mehreren Monaten regelmäßig ein Arbeitskreis, in dem das PS-Team als fundierter Partner mitwirkend war.

„Man hatte zunächst bei allen Überlegungen die gewerblichen Fuhrparks und die Leasinggesellschaften schlichtweg vergessen“, erinnert sich Schmehl. „Der Auftrag zur Zulassung von Fahrzeugen gerade in diesem Segment ist aber seit mehr als 20 Jahren genau unser Kerngeschäft.“

Es sei ein wesentliches Ziel der Arbeit in Walluf, möglichst jegliche Prozess-Störungen zu vermeiden. „Wir kennen nur zu gut die Stolpersteine, fehlende Dokumente, die nicht mit den Angaben auf der Doppelkarte übereinstimmen, fehlende Fahrgestell-Nummern. So sind wir inzwischen auch der größte Fahrzeug-Registrierer in Deutschland geworden. Ebenso gilt es zu beachten, dass die einzelnen Zulassungsstellen ihre individuellen Eigenheiten haben, beispielsweise die Einreichung von Originalunterlagen wie Handelsregisterauszüge betreffend.

Das sind die Feinheiten, die man einfach kennen muss. Es ist unser Anspruch, in der Vorprüfung so stabil zu sein, dass es erst gar nicht zu einer abgelehnten Zulassung kommt. Es gibt für uns nichts Schlimmeres, als dass der Kunde auf sein Fahrzeug warten muss.“

Um solche und andere Verzögerungen zu vermeiden und eine fehlerfreie Datenübergabe zu gewährleisten, wurde unter Mitwirkung des PS-Teams ein richtungsweisender Lösungsansatz entwickelt. So besteht seitens PS-Team die Möglichkeit, mittels Anbindung einer modernen Webservice-Schnittstelle an die Dienste der GDV-DL, die eVB selbst zu generieren, insofern dies der Kunde wünscht. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass das Versicherungsunternehmen des Kunden eine Subkennung an PS-Team erteilt. Dadurch besteht die Möglichkeit, die Daten vorher auf Übereinstimmung zu prüfen und eventuelle Korrekturen vorzunehmen. Auch dieses Verfahren wurde weitestgehend digitalisiert, so dass durch die zwischengeschaltete Prüfung kein zeitlicher Verzug des Zulassungsvorgangs entsteht.

Sollte das System feststellen, dass die eVB-Daten nicht mit denen des Flottenbetreibers übereinstimmen, erfolgt eine Kontaktaufnahme durch das PS-Team, das für seine Kunden auch die weiteren Schritte des Zulassungsverfahrens übernimmt. „Unsere Kunden müssen sich nicht detailliert mit der neuen Zulassungsordnung beschäftigen, denn wir verstehen uns als Volldienstleister“, verdeutlicht Schmehl den professionellen Rundum-Service bis zum Door-todoor- Service. „Alle notwendigen Prozessschritte werden so im Zuge der Fahrzeugregistrierungen durch das PS-Team digital erledigt.“

Stimmen alle Daten überein, werden auch alle weiteren Schritte der Zulassung über das PSTeam abgewickelt, wobei in vielen Fällen die sogenannte Dauer-eVB zum Einsatz kommen wird, die seitens der Versicherer erstellt werden. Dies bedeutet, dass die Zulassung immer auf den gleichen Halter und Versicherungsnehmer erfolgt. Hat ein Firmenkunde verschiedene Niederlassungen im Bundesgebiet, so muss pro Niederlassung eine Dauer-eVB seitens des zuständigen Versicherers eingerichtet werden.

In diesem Zusammenhang empfiehlt Martin Gerbig, der als zuständiger Projektmanager die Vorbereitung zur Einführung der eVB auf Seiten des PS-Teams verantwortet, den Flottenbetreibern und Leasinggesellschaften, die jeweiligen Versicherer darauf hinzuweisen, dass die Felder Halterangaben und Fahrzeugdaten mit dem Status „freier Haltereintrag“ bzw. „freie Fahrzeugwahl“ angelegt werden. Dies ermögliche die problemlose Registrierung auf einen abweichenden Halter und damit die Abbildung einer Niederlassungsstruktur.

„Nach unserer Einschätzung“, so Martin Gerbig, „eignet sich die Dauer-eVB vorwiegend für Flotten ab einer Größenordnung von rund zehn Fahrzeugen. Für kleinere Flottenbetreiber dürfte die Abruf-eVB die bessere Variante sein. Ab welcher Flottengröße die Dauer-eVB letztlich jedoch zum Einsatz kommt, hängt von der jeweiligen Versicherungsgesellschaft ab.“