Weniger Aufwand, mehr Effizienz

Flottenfahrzeuge sind überdurchschnittlich gut mit modernen Assistenzsystemen ausgestattet, die Fahrer unterstützen und dazu beitragen, Schäden zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren. Intelligente Fahrassistenzsysteme, strengere Sicherheitsstandards sowie ein gestiegenes Bewusstsein für vorsichtiges Fahren führen dazu, dass die Anzahl der Unfallschäden zurückgeht. Während die Anzahl der Schäden also leicht abnimmt, verändert sich jedoch deren Beschaffenheit. Die zunehmende Komplexität moderner Fahrzeuge und die damit verbundenen höheren Reparaturkosten stellen Fuhrparkmanager vor neue Herausforderungen wie Uwe Schneider, Leiter Fuhrpark-/Schadenmanagement bei der akf servicelease GmbH, darlegt: „Quantitativ sind die Schadenfälle insgesamt rückläufig. Das liegt vor allem an modernen Fahrerassistenzsystemen, verbesserter Fahrzeugtechnik und einer zunehmenden Sensibilisierung der Fahrerinnen und Fahrer. Qualitativ jedoch steigen die durchschnittlichen Kosten pro Schaden deutlich an. Gründe hierfür sind komplexe Reparaturen an elektronisch hochgerüsteten Fahrzeugen, die Verbreitung von Elektromobilität sowie gestiegene Ersatzteil- und Lohnkosten in den Werkstätten. Das bedeutet: Weniger Unfälle, aber jeder einzelne wird teurer.“

Werkstätten müssen sich zudem zunehmend auf diese neuen Technologien einstellen, um die komplexen Reparaturen moderner Fahrzeuge bewältigen zu können. Die fortschreitende Entwicklung der Fahrzeugtechnologie mit modernen Assistenzsystemen trägt so zwar maßgeblich zur Vermeidung zahlreicher Unfälle bei, führt jedoch gleichzeitig zu erheblich höheren Reparaturkosten bei den verbleibenden Schäden. Folglich entstehen im Schadenmanagement auch in anderen Bereichen Kosten, die das Unternehmen entsprechend belasten. Beispielsweise bei den Versicherungen, die auf diese Entwicklungen entsprechend reagieren müssen: „Hauptursachen für die Verschiebung in der Schadenstruktur sind stark gestiegene Reparatur- und Ersatzteilkosten, sowie komplexere Fahrzeugtechnologien, die höhere Anforderungen an Reparaturqualität und längere Standzeiten mit sich bringen. Die Folge dieser Entwicklung zeigt sich in den jährlich steigenden Versicherungsprämien“, erklärt Daniele Baldino, CEO der Auto Fleet Control GmbH.

Outsourcing
Das Schadenmanagement innerhalb eines Fuhrparks ist eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe, die selbst bei sorgfältiger Vorbereitung einen erheblichen Arbeitsaufwand erfordert. Ein effizientes Schaden- und Versicherungsmanagement setzt nicht nur Erfahrung und Ressourcen voraus, sondern auch fundiertes Fachwissen in den Bereichen Schadenregulierung, Recht und Versicherung. Guido Kalter, Vorstand Schadenmanagement bei der EUROGARANT AutoService AG, nennt weitere Gründe, warum diese Aufgaben zunehmend an Spezialisten ausgelagert werden: „Die Nachfrage nach professionellem Schadenmanagement mit hoher Qualität im Bereich Reparatur auf Herstellerniveau, gepaart mit vollumfänglicher Schadenabwicklung, ist ungebrochen. Besonders im Flottensegment stützt sich dieser anhaltende Trend auf folgende drei Schwerpunkte: erstens den enormen Kostendruck, vor allem durch die stark gestiegenen Reparaturkosten. Zweitens den Mangel an qualifiziertem Personal auf Kundenseite. Und drittens die stetig wachsenden Aufgaben für die Fuhrparkverantwortlichen, die komplexe Themen wie das Schadenmanagement zunehmend in vertrauensvolle Hände geben möchten.“ Die Bearbeitung von Schäden umfasst zahlreiche Prozesse, die initiiert, begleitet und kontrolliert werden müssen. Dazu zählen die Schadenaufnahme, die Steuerung der Reparaturen sowie die Abwicklung der Rechnungen. Für viele Unternehmen ist der Aufwand, Schäden eigenständig zu bearbeiten, schlichtweg nicht zu bewältigen: „Das Outsourcing nimmt weiter zu, da Schadenmanagement für die meisten Unternehmen kein Kerngeschäft ist. Tätigkeiten wie die Schadenabwicklung binden intern erhebliche Ressourcen, ohne dass dafür die nötige Spezialisierung vorhanden ist. Hinzu kommt der Fachkräftemangel, der Wunsch nach Transparenz und planbaren Kosten sowie die Möglichkeit, Versicherungsprämien auf Basis von Daten zu optimieren – alles Gründe, warum immer mehr Unternehmen das Schadenmanagement auslagern“, erläuert Michael Pfister, Geschäftsführer und Mitgründer der claimini GmbH.

Vorteile des Outsourcings
Das Outsourcing des Schadenmanagements an spezialisierte Dienstleister stellt eine effiziente Lösung dar, um die Herausforderungen in diesem Bereich erfolgreich zu meistern. Externe Anbieter übernehmen die gesamte Prozesskette – von der Schadenaufnahme über die Reparatursteuerung bis hin zur Rechnungsabwicklung – und gewährleisten eine professionelle sowie transparente Abwicklung aller Vorgänge. Dies führt nicht nur zu einer Reduzierung der Ausfallzeiten, sondern senkt auch die Gesamtkosten des Fuhrparks: Ein ausgebautes Netzwerk an Partnerwerkstätten bietet dabei zusätzliche Effizienzvorteile: „Die Innovation Group betreibt in Deutschland das größte unabhängige Werkstattnetz für Karosserie-, Lackier- und Autoglasarbeiten. Neben einer flächendeckenden Netzabdeckung bieten wir ein breites Serviceportfolio. Durch die technische Prüfung unserer eigenen Sachverständigen lassen sich Schadenkosten nachhaltig senken. Die Reparatursteuerung erfolgt über Gateway in einem durchgängig digitalen End-to-End-Prozess, wodurch alle Beteiligten automatisch über den Bearbeitungsstand informiert werden“, erzählt René Dietzel, Head of Sales & Accont Management Fleet bei der Innovation Group.

Schäden werden von den Anbietern schnell und effizient bearbeitet, wodurch Prozesszeiten verkürzt und Folgekosten reduziert werden. Der administrative Aufwand wird dabei auf ein Minimum reduziert, und Reparaturen können kurzfristig sowie gemäß den Herstellervorgaben durchgeführt werden. Dies trägt maßgeblich dazu bei, die Schadenquote und die damit verbundenen Kosten niedrig zu halten, wie Torsten Patzner, Leiter Servicemanagement und Einkauf, Geschäftsfeld Mobility bei der Deutschen Leasing, bestätigt: „Wir bieten unterschiedliche Schadenservices an, entsprechend den individuellen Bedürfnissen unserer Kunden. Wir kümmern uns um die komplette Schadenabwicklung inklusive der Fahrzeugreparatur, Hol- und Bringservice und Ersatzmobilität. Auf Wunsch organisieren wir auch den Versicherungsschutz oder bieten Absicherung über unser Eigentragungsmodell ‚MobilityProtect‘. Unsere Servicemodule sorgen für eine lückenlose Abwicklung der Schadenregulierung und übernehmen auch alle administrativen Aufgaben rund um Reparatur, Versicherung und die Ersatzmobilität.“ Ein weiterer Vorteil des Outsourcings liegt in der Optimierung der Schadenkosten. Professionelle Schadenmanager bearbeiten deutlich mehr Schadenfälle als einzelne Fuhrparks, was ihnen bessere Einkaufskonditionen und Verhandlungsspielräume verschafft. Zudem analysieren sie die Schadendaten, prüfen Haftungsquoten und setzen auf effiziente Reparaturmethoden wie „Erneuern statt Ersetzen“. Felix Schmidt, Chief Product & Technology Officer (CPTO) bei Shiftmove, erläutert hierzu: „Flotten können ihre Schadenquoten und Versicherungsprämien nur senken, wenn der Prozess radikal transparenter wird. Nicht jeder Schaden muss repariert werden – entscheidend ist, reparaturwürdige Schäden zu identifizieren und unnötige Reparaturen zu vermeiden. Wer Schäden bündelt, spart signifikant.“

Ein effizientes Schadenmanagement basiert schließlich auf einer transparenten Darstellung der Schadenund Kostenstruktur. Diese Transparenz bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen und eine nachhaltige Optimierung der Abläufe. Externe Dienstleister liefern klare Berichte, die nicht nur alle relevanten Kosten und Vorgänge abbilden, sondern auch persönliche Einschätzungen und Beratungen enthalten. So erhalten Fuhrparkmanager einen umfassenden Überblick über Schadenhäufigkeit und -arten, was eine tiefgehende Ursachenanalyse ermöglicht und gezielte Gegenmaßnahmen erleichtert. „Unser Fuhrparkmanagement geht über das Schadenmanagement hinaus und verschafft einen umfassenden Überblick über alle Kostentreiber. Flottenbetreiber können so Schadenquoten und Versicherungsprämien senken, indem sie die Haupttreiber erkennen und gezielt reduzieren. Zusätzlich können nicht sicherheitsrelevante Reparaturen gezielt am Ende der Nutzungsdauer vorgenommen werden, um Kosten zu vermeiden und Mehrfachreparaturen an gleichen Bauteilen zu verhindern,“ erklärt Henning Schick, Sales Director bei der Holman GmbH.

Risikomanagement
Das Risikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Schadenmanagements und spielt eine entscheidende Rolle bei der Verringerung von Fahrzeugschäden sowie der Senkung der damit verbundenen Kosten. Insbesondere bei einer ungewöhnlich hohen Anzahl von Unfällen innerhalb einer Fahrzeugflotte empfiehlt sich der Einsatz eines Riskmanagers, der gezielt Maßnahmen entwickelt, um die Schadenquoten nachhaltig zu reduzieren. Michael Pfister erläutert: „Die wichtigsten Hebel zur Kostensenkung liegen in schlanken Reparaturprozessen, die sowohl Kosten als auch Ausfallzeiten minimieren, in sinnvoll abgestimmten Versicherungsstrategien sowie in der kontinuierlichen Analyse von Mustern, die präventive Maßnahmen ermöglichen. Mit unserem neuen Risk Management eFlow plus setzen wir direkt beim Fahrer an: Durch individuelle Hinweise und eine transparente Darstellung der verursachten Kosten entsteht ein Bewusstsein, das die Schadenquote langfristig senken kann.“ Auch Torsten Patzner bestätigt diesen Ansatz, der bei den Fahrern ansetzt: „Aus unserer Sicht ist die Steuerung der Fahrer ein entscheidender Faktor. Unternehmen, die einen sorgsamen Umgang mit ihren Fahrzeugen fördern, reduzieren dadurch ihre Schadenquoten. Ein weiterer wesentlicher Aspekt sind die Reparaturkosten sowie die Schadennebenkosten, wie Ersatzmobilität, Gutachter- und Anwaltskosten. Durch unsere umfangreichen Netzwerke können wir diese Kostenblöcke positiv beeinflussen.“

Ein wirkungsvolles Risikomanagement umfasst dabei zahlreiche Prozesse, die individuell auf die Bedürfnisse der Fahrer sowie die spezifischen Anforderungen des Fuhrparks abgestimmt sind. Durch die Analyse von Schadenschwerpunkten lassen sich präventive Maßnahmen ableiten, die nicht nur die Sicherheit erhöhen, sondern auch Kosten senken. Ergänzend dazu ermöglicht die Nutzung aktueller Daten eine fundierte Auswertung von Schadentrends. Diese Daten bilden die Basis für gezielte Handlungsempfehlungen und präventive Strategien, die langfristig zur Reduzierung der Schadenquoten beitragen, wie Daniele Baldino darlegt: „Unsere Stärke liegt in der intelligenten Verbindung von Technologie, Fachkompetenz und individueller Beratung. Mit PRIME verbinden wir das Schadenmanagement mit der Risikoprävention und individuellen Versicherungslösungen und damit steuern wir Schadenprozesse ganzheitlich – digital, transparent und effizient. Durch fallbasierte Deckungskonzepte trennen wir steuerbare Schäden von existenziellen Risiken und sichern diese gezielt ab. Auf Grundlage unserer Schadenanalayse entwickeln wir kundenspezifische Präventionsmaßnahmen und setzen diese mit unseren Kunden um. So senken wir die Schadenaufwendungen nachhaltig, stabilisieren Versicherungsprämien und sichern die Mobilität unserer Kunden: vorausschauend statt reaktiv.“

Digitalisierung und Künstliche Intelligenz Die Digitalisierung hat längst Einzug in den Fuhrpark gehalten und revolutioniert das Schadenmanagement nachhaltig. Moderne Softwarelösungen ermöglichen es, die komplexen Abläufe effizient zu steuern. Alle Prozessschritte – von der Schadenbewertung bis zur Reparaturfreigabe – lassen sich digital abbilden, was zu einer erheblichen Reduzierung der Verwaltungskosten führt. Tobias Gawor, Department Head Full Service Operations bei Allane SE, erklärt: „Digitalisierung und KI ermöglichen eine präzise, automatisierte Schadenanalyse und schaffen die Grundlage für ein datengetriebenes Schadenmanagement. Durch die Integration intelligenter Tools lassen sich Prozesse beschleunigen, Risiken frühzeitig erkennen und langfristig sowohl Schadenquoten als auch Versicherungsprämien nachhaltig senken. Digitalisierte Dashboards und Echtzeit-Reporting ermöglichen hier eine zentrale Übersicht über alle Schäden, Reparaturstatus, Kosten und Ausfallzeiten.“ Digitale Lösungen zeichnen sich zudem durch hohe Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit aus: Schäden können direkt am Unfallort per App gemeldet werden, wobei die dahinterliegenden Prozesse nahtlos mit Dienstleistern wie Werkstätten und Anwälten verknüpft sind. Self-Service-Portale ermöglichen es den Nutzern, Termine für mobile Reparaturen bei kleineren Schäden eigenständig zu vereinbaren, was die Kundenzufriedenheit zusätzlich erhöht. Trotz aller Digitalisierung darf der Mensch nicht aus dem Blick geraten, wie Guido Kalter betont: „Eines vorweg: Ein Unfall ist für die betroffene Person ein emotional sehr belastendes Ereignis. Gerade in solchen Situationen ist eine persönliche Betreuung unerlässlich. Entscheidend ist es, dem Fahrer gezielt die adäquate Hilfe mit viel Einfühlungsvermögen entgegenzubringen, so wie es die individuelle Situation erfordert. Digitale Prozesse, wie auch wir sie bereits seit Jahren bei der Schadenbearbeitung intensiv einsetzen, leisten hierbei einen wichtigen Beitrag und entwickeln sich kontinuierlich weiter.“

Die Integration Künstlicher Intelligenz (KI) im Schadenmanagement eröffnet darüber hinaus vielfältige Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen, zu automatisieren und effizienter zu gestalten. KI unterstützt Fuhrparkmanager dabei, Schäden schneller zu regulieren und Kosten nachhaltig zu senken. „Angesichts des wachsenden Kostendrucks im Fuhrpark sind digitale, KI-gestützte Prozesse heute unverzichtbar. Sie tragen dazu bei, Ausfallzeiten zu verkürzen und Kosten langfristig zu senken. Die Innovation Group setzt bereits Künstliche Intelligenz in der Schadenaufnahme ein, um die Reparatursteuerung weiter zu optimieren. So lassen sich überflüssige Aufwände, Standzeiten und Kosten vermeiden, während gleichzeitig der Service verbessert wird“, erläuert René Dietzel.

Ein weiterer Vorteil von KI liegt in ihrer Fähigkeit, Auffälligkeiten in Echtzeit zu erkennen. KI-gesteuerte Systeme können den Wartungsbedarf vorhersagen, den optimalen Reparaturbetrieb bestimmen und Aussagen zum Zustand einzelner Fahrzeugteile treffen. Dies macht Reparaturen und Ausfallzeiten planbar und ermöglicht proaktive Maßnahmen wie die Organisation von Abschleppdiensten, Werkstattaufträgen oder ergänzenden Services wie der Bereitstellung von Mietwagen. Jakob Otting, Head of Sales bei Carvaloo, ergänzt: „Wir von carvaloo befinden uns mit unserer KI-Schadenerkennung am frühestmöglichen Punkt des Schadenmanagement-Prozesses. Unsere Technologie erkennt Schäden anhand von Beschleunigungsdaten in dem Moment, in dem sie passieren. Die automatische carvaloo Schadenmeldung ist somit der Ausgangspunkt für die Automatisierung sämtlicher Folgeschritte im Schadenprozess. Sei es die Schadenbegutachtung, der Reparaturauftrag, die Fahrerkommunikation samt Forderungsprozess, die Meldung an die Versicherung oder die Klärung der Schuldfrage – all das lässt sich automatisch auslösen und steuern, was zu einer deutlichen Reduzierung der manuellen Aufwände führt.“