Der Job des Flottenmanagers

Managementaufgaben
Genauso wie es bei den Autoreifen den Zielkonflikt zwischen Rollwiderstand und Nasshaftung oder Haltbarkeit und Sicherheit gibt, hat der Fuhrparkleiter zahlreiche Anforderungen, die miteinander im Widerspruch stehen: Auf der einen Seite sind die Wünsche der Fahrzeugnutzer sowie jene der Personalabteilung, die den Dienstwagen als Mitarbeitermotivationsinstrument nutzen möchte, auf der anderen Seite stehen das Budget seitens der Geschäftsleitung und ein oft zunehmender Kostendruck, denn meist steigen die Einzelkosten schneller als das Budget. Zudem fehlen beim Budget oft klare Aussagen seitens der Geschäftsleitung, was wie schwer zu gewichten ist: Kosten, Nachhaltigkeit oder Mitarbeitermotivation.

Für ein effektives Fuhrparkmanagement müssen die Grundregeln der betrieblichen Mobilität erst einmal aufgestellt und idealerweise jährlich überprüft werden: Welche Marken und Modelle sind erlaubt, wie hoch dürfen die Kaufpreise oder Leasingraten pro Mitarbeiterstufe sein, welche Antriebe sind zulässig oder werden gewünscht (Diesel, Benzin, Elektro, Hybrid, Plug-in-Hybrid). Außerdem muss die Frage geklärt werden, ob das gesamte Fuhrparkmanagement im Haus durchgeführt werden soll oder welche „Module“ gegebenenfalls ausgelagert werden dürfen – das sind sehr häufig lästige und zeitaufwändige Dinge wie Schadenmanagement oder Führerscheinkontrolle.

Nebenbei muss der Fuhrparkentscheider auch noch die gesetzlichen Vorgaben von Fahrzeugeinweisung, Fahrerunterweisung, UVV-Prüfung, DSGVO und Führerscheinkontrolle erfüllen und sich idealerweise auch gegen eine persönliche Haftung absichern. Immerhin: Bei der Führerscheinkontrolle gibt es neue Urteile, die die Pflichten des Fuhrparkleiters abmildern – allerdings sollte man hier erst einmal auf die letzte Instanz warten. Zum Juristischen gehören auch rechtssichere Dienstwagenüberlassungsverträge, die idealerweise alle denkbaren Szenarien umfassen, wie beispielsweise Kündigung des Mitarbeiters, lange Krankheiten oder auch nur die Frage, wer außer dem Dienstwagenberechtigten selbst das entsprechende Fahrzeug nutzen darf und wie die Regeln bei Auslands- und Urlaubsfahrten sind.

Und dann soll ja auch noch flächendeckend die Elektromobilität eingeführt werden, ob zur Reduktion des betrieblichen CO₂-Ausstoßes, zur Kostenersparnis oder auch nur dem vorauseilenden Gehorsam wegen des möglichen Verbrennerverkaufsverbots ab 2035 in der Europäischen Union. Hier muss sich der Fuhrparkverantwortliche nicht nur selbst informieren und mit der Geschäftsleitung die Regeln für die künftige Mobilität festlegen, es gilt auch, die Mitarbeiter zu überzeugen und „mitzunehmen“ in die sich verändernde Mobilität. Da ist der Vorteil bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils sicher ein gewichtiges Argument, aber es gilt vor allem auch, den Mitarbeitern die Angst vor der fehlenden Reichweite und – gedachtem – reduziertem Fahrspaß zu nehmen. Ach ja, betriebliche, private und mobile Lademöglichkeiten gilt es natürlich ganz nebenbei auch noch zu organisieren. Und natürlich muss auch eine grundlegende Frage entschieden werden: Reine Elektromobilität oder doch der sanfte Umstieg mit Plug-in-Hybriden? Bei Letzteren müssen dann aber auch wieder klare Regeln für das Tankmanagement aufgestellt, kommuniziert und überwacht werden.

Apropos Versteuerung und geldwerter Vorteil: Das unterscheidet sich nicht nur bei der Antriebsart, sondern es gilt auch noch zu klären, ob über die einfache 1-Prozent-Regel abgerechnet werden soll oder über ein Fahrtenbuch – und wenn ja, dann über welches System.

Daneben soll der Fuhrparkleiter idealerweise auch zum Mobilitätsleiter mutieren, der eben nicht nur alles über den Fuhrpark weiß, sondern auch (Elektro-)Fahrräder einführt, vielleicht auch noch ein internes Carsharing, ein Mobilitätsbudget oder sonstige Formen der „neuen“ Mobilität.

Das alles sollte idealerweise dann digital aufbereitet und getrackt werden können, natürlich aber so, dass es DSGVO-konform ist und ein eventueller Betriebsrat keinerlei Einwände hat.

Und am Ende geht es auch noch um die Finanzierungsform, von denen jede ihre Vor- und Nachteile hat und für jedes Unternehmen individuell bewertet werden muss. So schont beispielsweise Leasing das Kapital, da nur die Monatsraten aufgebracht werden müssen; dafür ist ein Kauffuhrpark hinsichtlich Laufleistung und Haltedauer deutlich flexibler. Andererseits gibt es beim Leasing teilweise effektive monatliche Kosten, die auch mit einem bestens gemanagten eigenfinanzierten Kauffuhrpark nicht zu erzielen sind. Das muss alles abgewogen und individuell entschieden werden.

Nicht zu vergessen ist natürlich die Fahrzeugversicherung, denn auch hier gilt es, Grundsatzfragen zu klären: Vollkasko, Teilkasko oder doch nur die Haftpflicht? Sichere ich mein Risiko komplett über die Versicherung ab, oder spare ich mir deren Aufschlag sowie die Versicherungssteuer und zahle den gesparten Betrag in ein separates Sparkonto ein, aus dem dann die Schäden beglichen werden? Wie halte ich es mit der Abdeckung potenzieller Großschäden? Und wie behalte ich die Kontrolle über die Schäden und vergleiche die Schadenquoten über Abteilungen hinweg

Car Policy
Ein ganz entscheidender Punkt der effektiven Fuhrparksteuerung ist die Car Policy. Hier wird nicht nur festgelegt, welche Hierarchiestufen im Unternehmen welche Arten von Fahrzeugen als Dienstwagen erhalten dürfen. Natürlich geht es hier auch um den Berechtigtenkreis, Preislimits und die Frage, wie damit umgegangen wird, wenn ein Mitarbeiter lieber ein günstigeres Fahrzeug fahren und das gesparte Geld anderweitig einsetzen möchte.

Die Car Policy kann und sollte aber auch festschreiben, welche Fahrzeugarten (Kombi, SUV, Sportwagen, Pickup, Van) zulässig sind und welche Farben. Sinnvoll ist es weiterhin, gewisse Mindestausstattungen vorzuschreiben, wie Parkassistenten, um die Parkremplerquote zu minimieren, oder sicherheitsrelevante Ausstattungen wie Radartempomat, automatisches Fernlicht, Abbiegelicht oder Bremsassistenten aller Art.

Und dann gibt es ja auch die Kollegen, die einfach mehr Ausstattung wollen und bereit sind, dafür mit eigenem Geld zuzuzahlen – auch das sollte geregelt sein, und dabei muss auch bedacht werden, was passiert, wenn der Mitarbeiter während der Leasinglaufzeit aus dem Unternehmen ausscheidet, aus welchem Grund auch immer.

Überhaupt gehören Regelungen für Kündigung, lange Krankheiten oder die Frage, was bei Schwangerschaft sowie Vateroder Mutterschutzpause passieren soll, auch in die Car Policy. Das Gleiche gilt natürlich für Urlaubsfahrten, hier auch kombiniert mit der Frage, wo gegebenenfalls die Tankkarte gilt, und für die Frage, wer denn alles den Dienstwagen fahren darf. Denn das Nutzungsrecht ist eben ein Recht, das wirklich genau definiert werden sollte, um spätere unnötige (Rechts-)Streitigkeiten mit dem Arbeitnehmer zu vermeiden. Dazu gehören auch klare Regeln für Wartungen, das Verhalten bei Unfällen und das Recht auf Ersatzmobilität, wenn der eigene Dienstwagen ausfällt.

Eine andere zu klärende Frage ist, ob nur die tatsächlich dienstwagenberechtigten Mitarbeiter auch einen Dienstwagen erhalten dürfen – oder eben auch andere Gruppen von Mitarbeitern im Wege des Gehaltsumwandlungsmodells.

Die Fahrzeuge im Lebenszyklus
Sind alle grundsätzlichen Fragen geklärt, geht es um die Praxis der Fahrzeugbeschaffung. Aber auch jetzt wird noch immer nicht gemütlich in Fahrzeugprospekten gestöbert, sondern viel organisiert.

Alles beginnt mit der Ausschreibung, sofern diese für die Beschaffung vorgesehen ist und man nicht seinen bekannten Händler „um die Ecke“ hat oder gleich die Großkundenbetreuung des bereits gewählten Herstellers nutzt. Auch hier gibt es einige grundsätzliche Fragen, die vorab geklärt sein sollten: Kaufe ich beim Hersteller direkt oder beim Händler? Von wo bekomme ich meine Fahrzeuge? Wer macht die Fahrzeugüberführung? Wie halte ich es mit dem Dokumentenmanagement und der Zulassung? Und wie behalte ich die Übersicht, wenn ich all das je nach Fahrzeug bunt mische

Ab einer gewissen Fuhrparkgröße empfehlen sich zur Kontrolle Fuhrparkverwaltungssoftwares, von denen es inzwischen ja etliche gibt. Hier hat der Fuhrparkleiter die Wahl zwischen freien oder herstellergebundenen Anbietern. Wichtig ist, dass man eine gewisse Flexibilität hat und dass möglichst alle Aspekte des Betriebs abgedeckt werden: von der Ein- und Aussteuerung mit Dokumentenmanagement über Schadenkontrolle, Führerscheinkontrolle, Einbindung von Tank- und Servicekarten bis hin zum datenbasierten Risiko- und Schadenmanagement.

Aber das ist natürlich noch nicht alles: Manche Fahrzeuge müssen vielleicht auch noch foliert werden, oder Telematik wird benötigt. Für einige Anwendungen machen auch Dashcams Sinn, und natürlich muss auch die regelmäßige Fahrzeugreinigung im Blick behalten werden, damit das Fahrzeug ansehnlich bleibt und seinen Wert erhält.

Ein wichtiger Punkt ist die Auswahl und Kontrolle der Werkstattservices, also wer die regelmäßigen Wartungen und Reparaturen durchführt. Die Grundsatzfrage lautet: markengebundene Werkstatt oder freie Werkstatt(kette)? Beide Optionen haben ihre individuellen Vor- und Nachteile, aber am Ende geht es oft um das liebe Geld sowie um die Geschwindigkeit der Termine, kombiniert mit guter Erreichbarkeit (Nähe) zum Unternehmen. Denn auch hier gilt wieder: Zeit = Geld, sodass gegebenenfalls ein paar Euro mehr für die Arbeit in der Nähe attraktiver sein können als das günstigere Angebot 30 Kilometer entfernt. Ein weiterer zentraler Punkt ist die professionelle Rechnungsprüfung, denn gerade bei Wartungen oder umfangreichen Reparaturen können sich schnell Fehler in der Rechnung einschleichen, die merkwürdigerweise fast immer zu Lasten des Auftraggebers ausfallen. Auch hier stellt sich dann die Frage, ob intern geprüft werden soll oder dies besser einem Profi überlassen wird. Das ist am Ende auch eine Frage der Qualifikation, die im Unternehmen vorhanden ist oder eben nicht.

Auch die Frage der Organisation von Ersatzmobilität stellt sich, sei es unfallbedingt, durch Wartezeiten für das Neufahrzeug oder durch spontane Mitarbeiterzugänge. Hier kann das Unternehmen entscheiden, einen Fahrzeugpool vorzuhalten; es können aber auch klassische Mietwagen herangezogen werden, Carsharing oder ein Mix aus alledem. Auch hier braucht es zunächst eine Grundsatzentscheidung.

Bei der Aussteuerung der Fahrzeuge kann man richtig Geld sparen, wenn man es richtig macht. Wichtig ist immer eine Fahrzeugüberprüfung und -aufbereitung vor der Rückgabe, damit ansonsten potenziell teure Kleinschäden vielleicht mit Smart Repair vorab beseitigt werden können. Für die Revisionssicherheit sollte es immer ein Gutachten geben – dieses hilft auch bei der Findung des Verkaufspreises beziehungsweise bei der Diskussion mit dem Leasinggeber. Dann stellt sich natürlich noch die Frage, wie Kauffahrzeuge vermarktet werden: frei Hand über die großen Plattformen oder doch lieber über professionelle Versteigerungsplattformen, bei denen man mehr Sicherheit im Verkaufsprozess hat und die durch weltweite Vermarktung gegebenenfalls einen höheren Verkaufspreis herausholen können

Einführung der Elektromobilität
Früher oder später muss sich auch der letzte Sechszylinder-Freund mit der Elektromobilität beschäftigen. Dies ist ein extrem komplexes Thema, denn es geht hier noch weniger nur um die Auswahl der Fahrzeuge: Hier muss auch die gesamte Ladeinfrastruktur mitgedacht werden, und zwar sowohl im Unternehmen, bei den Mitarbeitern zu Hause als auch unterwegs. Gegebenenfalls reicht im Unternehmen der Durchmesser des Zuleitungskabels des Energieversorgers nicht mehr aus, wenn zahlreiche Elektrofahrzeuge vor Ort gleichzeitig laden. Hier muss dann entweder ein größerer Anschluss her oder ein intelligentes Ladesystem mit Pufferbatterie, um die Peaks abzumildern. Auch der Aufbau von unternehmenseigenen Photovoltaiksystemen ist eine Option, um die Kosten und den baulichen Aufwand mittelfristig zu dämpfen.

Ein ganz wichtiger und sich stets ändernder Punkt ist die Förderlandschaft im Bereich der Elektromobilität: Natürlich ist die normale Kaufpreisprämie für Pkw aktuell abgeschafft, aber dennoch gibt es weiterhin Förderungen für den Aufbau von Ladeinfrastruktur oder Beratungsleistungen bei der Umstellung auf Elektromobilität. Das hängt aber, wie so häufig bei Förderungen, auch davon ab, in welchem Bundesland oder Kreis sich Ihr Unternehmen befindet. Bundesweit einheitlich ist vor allem der bereits erwähnte Vorteil bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils.

Elektrofahrzeuge können natürlich nur dann sinnvoll im Unternehmen eingeführt werden, wenn die Dienstwagenberechtigten auch überzeugt sind. Denn zumindest theoretisch hat ja noch jeder Mitarbeiter bis 2035 die Wahl der Antriebsart, was durchschnittlich noch mindestens drei Modellgenerationen entspricht – es sei denn natürlich, im Unternehmen werden andere Leitlinien umgesetzt.

Ausführlichere Informationen
Die Verwaltung eines Fuhrparks ist ein hochkomplexes Thema, das wir hier nicht auf wenigen Seiten komplett darstellen können. Für ausführlichere Informationen empfehlen wir unser großes Kompendium, das im April erschienen ist und 250 Seiten umfasst, sowie unser im August erschienenes Special Elektromobilität mit 164 Seiten geballter Informationen allein zu diesem Thema. Beide Ausgaben sind kostenfrei über die unten stehenden QR-Codes abrufbar.