Einkaufstipps

Klare Regeln haben wir ja bereits beim vorangegangenen Schritt der Optimierung der Car-Policy erstellt (Flottenmanagement 5/2020, S. 20). Diese helfen nun beim nächsten Schritt, der Beschaffungsoptimierung. Ob die bevorzugte Beschaffungsform der unternehmenseigenen Fahrzeuge der Kauf oder das Leasing ist, sollte nicht ausschließlich eine dogmatische Entscheidung sein, beispielsweise „weil es schon immer so war“, sondern eine faktenbasierte Entscheidung. Sprich: Wenn ausreichend Liquidität vorhanden ist beziehungsweise das Unternehmen diese günstig zuführen kann oder wenn die Fahrzeuge länger genutzt werden sollen, als ein üblicher Leasingvertrag dauert. Die Abschreibung (AfA) des Kaufpreises erfolgt dann linear über sechs Jahre, mindert aber auch den Unternehmensgewinn. Leasing hingegen schont das Barvermögen des Unternehmens, die Raten laufen bilanzneutral und am Ende der Laufzeit steht kein Restwertrisiko (bei Kilometerleasing). Zudem ergibt sich daraus eine Planbarkeit der Ausgaben über die Fahrzeuglaufzeit. In letzter Zeit haben sich abgewandelte Modelle des monatlichen Mietpakets etabliert, die kostenmäßig etwas höher liegen: Langzeitmiete beziehungsweise Auto-Abos reklamieren ebenso planbare Kosten und Prozesse wie auch mehr Flexibilität für sich.

Kosteneinsparungen lassen sich bei der Beschaffung an mehreren Stellen und durch mehrere Strategien erwirken. Ausschreibungen helfen, vergleichbare Angebote zu erhalten. Checklisten dafür halten die renommierten Fuhrparkmanagementunternehmen wie auch Branchenverbände bereit. Mit den Ergebnissen der Ausschreibung sind weitere Schritte möglich. Einer ist die Entscheidung für Singlesourcing: Wer sich in der Lage sieht, seinen Fuhrpark mit einer Marke oder sogar nur mit einem Modell auszustatten, hat hierüber die Möglichkeit, gute Rabatte auszuhandeln. Dabei bedenken sollten Fuhrparkbetreiber jedoch, dass sie sich von der Lieferfähigkeit und der Preisstruktur eines Einzelnen abhängig machen. Die Flexibilität steht ebenfalls an nachrangiger Stelle. Beim Leasing bieten sich hierfür die herstellereigenen Banken an, die konzeptbedingt durch die Wertschöpfungskette bessere Konditionen ausloten können. Multisourcing eignet sich für Mehrmarkenfuhrparks und dient der Unabhängigkeit dadurch, dass mehrere Lieferanten zum Zuge kommen. Beim Multibidding in der Multi-Supplier-Strategie können wiederum Angebote mehrerer Anbieter für ein in bestimmter Weise ausgestattetes Modell abgefragt werden. Das läuft in der Regel über eine softwarebasierte Plattform ab mit den dort hinterlegten Daten. Hierdurch lässt sich die Fahrzeugbeschaffung nicht nur automatisieren, sondern es sind auch Vergleiche in Form einer Mini-Ausschreibung möglich.

Weitere Entscheidungen betreffen die Selbstverwaltung beziehungsweise das Auslagern der Verwaltung der Fuhrparkfahrzeuge sowie der dazugehörigen Dienstleistungen. Auch hierfür lassen sich Ausschreibungen heranziehen, die einen Vergleich der Preise und des Angebotsspektrums erlauben. Das Gesamtpaket sollte den firmeninternen Kapazitäten und Prozesskosten gegenübergestellt werden, um abwägen zu können, ob sich das Unternehmen durch eine Auslagerung besserstellt beziehungsweise ob es das vorhandene Know-how für das Kerngeschäft effizienter einsetzen kann. Wer Dienstleistungen und Material wie Reifen inhouse einkauft und verwaltet, kann Einkaufsgemeinschaften gründen oder ihnen beitreten, um Großkundenkonditionen nutzen zu können.

Wer mehrere Dienstleister inklusive der Prozesse im unternehmenseigenen Fuhrparkmanagement teilweise oder komplett steuert, braucht eine individuell passende und leistungsfähige Fuhrparkmanagementsoftware. Die Digitalisierung hilft, Einsparpotenziale zu erkennen. Kostenlose Testversionen eignen sich, um verschiedene Varianten hinsichtlich ihrer Bedienbarkeit und der passenden Funktionen für den jeweiligen Fuhrpark kennenzulernen. Dabei sollten auch zukünftige Szenarien wie die vermehrte Nutzung von Elektrofahrzeugen abbildbar sein.

Fazit 
Das Controlling und Benchmarking sollten von Zeit zu Zeit erfolgen und nicht zur Dauerbeschäftigung werden. Mithilfe verlässlicher Partner lassen sich langfristig mehr Einsparpotenziale erzielen als durch ständiges Abgleichen von Konditionen und Entwicklungen. Und letztlich zählen nicht nur die nackten Zahlen – auch die Dienstleistungsqualität und der Einkauf externer Expertise rechnen sich unterm Strich.