Auf der sicheren Seite

Der Überlassungsvertrag
Eines gleich vorweg: Den Dienstwagen als Reisegefährt für den Familienurlaub zu nutzen ist möglich und wird auch von vielen praktiziert, sofern der Dienstwagenberechtigte die private Nutzung ohnehin bereits pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises versteuert. Bei Poolfahrzeugen ist eine Urlaubsfahrt sehr viel schwieriger abzurechnen und würde eine exakte Dokumentation der Fahrten bedeuten, sonst könnte es bei der nächsten Steuerprüfung Probleme geben. Daher wird die Urlaubsfahrt mit dem Poolfahrzeug wohl eher die Ausnahme darstellen. Ganz anders jedoch bei Dienstwagen zur Mitarbeitermotivation. Hier erkauft sich der Fahrer die Privatnutzung mit der Ein-Prozent-Versteuerung, dies schließt eigentlich auch die Urlaubsfahrt mit ein. Dennoch sollte Klarheit für Fahrer und Fuhrparkleiter herrschen. Ein Überlassungsvertrag ist hier die beste Methode, um eindeutige Regeln für die private Nutzung des Dienstwagens zu etablieren. So kann dort beispielsweise festgehalten werden, welche Länder überhaupt bereist werden dürfen, ähnlich wie dies auch in einem Mietvertrag der Autovermietungen der Fall ist. Empfehlenswert ist die Einschränkung der Nutzung der Fahrzeuge auf die Länder der Europäischen Union. Einen Anhaltspunkt bieten die Vorgaben der eigenen Kaskoversicherung. Schränkt diese bereits den Versicherungsschutz in bestimmten Regionen ein, sollte sich auch der Fuhrparkverwalter an die erlaubten Einsatzorte halten.

Selbst wenn man nicht so weit gehen möchte, eine Liste von Reiseländern vorzuschreiben, so könnte dennoch eine Klausel zu einer Informationspflicht eingebracht werden. Diese würde den Fahrer verpflichten, seinen Arbeitgeber über das Ziel seiner Urlaubsreise und die Durchreiseländer zu informieren. So besteht für den Fuhrparkleiter die Chance, Einspruch gegen die Urlaubspläne zu erheben, wenn beispielsweise eine Reisewarnung für das Land ausgesprochen wurde. In jedem Falle sollte der Fahrer eine Auslandsfahrterlaubnis mitführen. In einigen Ländern wie Polen oder Dänemark ist diese sogar Pflicht und es droht die Stilllegung des Dienstwagens, wenn kein offizielles Dokument nachgewiesen werden kann. Eine solche Auslandsfahrterlaubnis bezeugt gegenüber den ausländischen Behörden, dass der Fahrer das Fahrzeug bewegen darf, auch wenn dieser nicht der Fahrzeughalter ist, und sollte am besten in mehreren Sprachen mitgeführt werden. Unabhängig davon empfiehlt sich die Mitnahme des Europäischen Unfallberichts. Das ist ein Formular, mit welchem sich die Schadenaufnahme nach einem Crash vor Ort vereinfacht. Gerade bei der Regulierung von Unfällen im Ausland messen die Versicherungsgesellschaften ihm eine große Bedeutung zu. Man erhält den Bericht zum Beispiel bei Autoclubs oder dem Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV).

Neben der Nutzungserlaubnis müssen auch die Betriebskosten während der Urlaubsfahrt geregelt werden. Auch hier empfiehlt es sich, einen entsprechenden Passus in den Überlassungsvertrag mit aufzunehmen, der regelt, ob die Firmentankkarte genutzt werden kann und wer die Tank- und etwaigen Mautkosten bezahlt. Achtung: Wenn der Arbeitgeber auch Mautgebühren, Vignettenkosten oder Fährgebühren übernimmt, müssen diese als geldwerter Vorteil gesondert versteuert werden. Diese Kosten fallen nicht unter die pauschale Nutzungsversteuerung (Ein-Prozent-Regel) auf Privatfahrten und sind gesondert zu beurteilen.

Teures Vergehen
Wenn der dienstwagenberechtigte Mitarbeiter Verkehrsverstöße begeht, landen die Bußgeldbescheide und Strafzettel, aufgrund der Halterverantwortlichkeit, meist auf dem Schreibtisch des Fuhrparkverantwortlichen. Zwar kann der Fahrer im Ausland keine Punkte in Flensburg sammeln, aber durch einen Rahmenbeschluss der EU können im Ausland verhängte Geldstrafen ab einer Höhe von 70 Euro auch in Deutschland verfolgt werden. Eine Ausnahme bildet Österreich, hier ist dies bereits ab einem Bußgeld von 25 Euro möglich. Über das Kennzeichen kann die ausländische Behörde beim Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) den Halter des Fahrzeugs ausfindig machen und das Bußgeld „eintreiben“. Mit Blick auf die Tabelle lässt sich erkennen, ein Bußgeld von 70 Euro ist sehr schnell erreicht. Es muss sich bei den Verstößen im Ausland nicht mal um ein bewusstes Fehlverhalten wie eine Geschwindigkeitsüberschreitung handeln, für ein Bußgeld reicht es schon, zu wenig Warnwesten an Bord zu haben. Wer beispielsweise in Frankreich aufgrund einer Panne das Auto auf der Autobahn verlässt, muss eine Warnweste tragen, ansonsten kostet dies mindestens 90 Euro. Wenn man nun mit der Familie unterwegs ist, sollte man also genügend Warnwesten dabei haben, denn es gilt in unserem französischen Nachbarland eine Mitführpflicht. Ebenfalls zur Ausstattung eines Dienstwagens gehören die Reifen und selbst hier gibt es Vorschriften zu beachten. Denn wer zum Beispiel in den Skiurlaub mit dem Dienstwagen fährt, muss wissen, dass es in manchen Ländern eine Winterreifenpflicht gibt. In Österreich herrscht auf einigen Straßen, bei entsprechender Wetterlage, sogar eine Schneekettenpflicht. Die Beispiele zeigen, eine Informationspflicht des Mitarbeiters gegenüber dem Unternehmen bei Urlaubsfahrten ins Ausland ist sinnvoll und im Interesse beider Seiten. So kann der Mitarbeiter gut ausgerüstet in den Urlaub starten.

Wie bereits beschrieben wirken sich im Ausland begangene Verkehrssünden nicht auf das deutsche Punktesystem aus, dies bedeutet jedoch nicht, dass man frei von Strafe bleibt. Denn die meisten Länder haben ein ähnliches Straftatensystem, nachdem man bei entsprechender Häufigkeit den Führerschein entzogen bekommt, wenn man das nächste Mal die Fahrlizenz vorzeigen muss.

Fazit: Eine gute Urlaubsvorbereitung ist für das Gelingen der schönsten Zeit des Jahres essenziell. Dies gilt insbesondere bei Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen. Ein detailliert ausgearbeiteter Überlassungsvertrag garantiert Sicherheit für beide Vertragspartner.