Rahmenvertrag – wann sinnvoll, was beachten?

Zuerst einmal sollte der Begriff Rahmenvertrag beziehungsweise Rahmenliefervertrag näher erläutert werden. Das Gabler-Wirtschaftslexikon schlägt dafür folgende Definition vor: „Der Rahmenliefervertrag ist ein Vertrag, in dem in einem definierten Zeitraum eine festgelegte Menge eines bestimmten Produkts vom Abnehmer in festzulegenden Teilmengen abgerufen wird. Es werden Qualität der Ware sowie Lieferund Zahlungsbedingungen fest vereinbart (...).“ Konkret auf den Fuhrpark bezogen bedeutet dies, dass der Rahmenvertrag zwischen dem Fuhrparkbetreiber und der Leasinggesellschaft den juristischen Rahmen der jeweils fahrzeugorientierten Einzelverträge bildet, erklärt die Atlas Auto-Leasing GmbH.

Soweit die Theorie. Doch wann ist ein Rahmenvertrag sinnvoll? Dazu erneut die Atlas Auto-Leasing GmbH: „Für einen größeren Fuhrpark, der dauerhaft von einem Leasing- oder Fuhrparkmanagementanbieter betreut wird, ist es sinnvoll, einen Rahmenvertrag abzuschließen, um die spezifischen Unternehmensanforderungen zu berücksichtigen.“ Siegfried Kerler und Bernhard Otto Herzog werden noch etwas genauer und empfehlen in ihrem Buch „Fuhrpark und Flotte: Praxishandbuch für Entscheider“ den Abschluss eines Rahmenvertrags bei einem wiederkehrenden Bedarf an Fahrzeugen. Die Pflege guter Lieferantenbeziehungen sei im Endergebnis oft kostengünstiger als der Wechsel zu einem weniger zuverlässigen Zulieferer, der einen – oft nur vorübergehenden – Preisvorteil in Aussicht stelle, so die Autoren weiter.

Rahmenverträge sind in der Regel mit Reparatur- und Wartungsverträgen verbunden. Zu den weiteren Bestandteilen gehören häufig Kraftfahrzeughaftpflicht- und Kaskoversicherung, Fahrzeugreinigung und Reifenservice sowie Fahrzeugverwertung. „Selbst die komplette Fuhrparkverwaltung wird inzwischen angeboten“, schreiben Kerler und Herzog.

Wie bereits erwähnt, macht ein Rahmenvertrag vor allem bei einem wiederkehrenden Bedarf an Fahrzeugen Sinn. In der Regel ist eine Mindestabnahme pro Jahr notwendig, die von Hersteller zu Hersteller verschieden ist. So schreibt beispielsweise die Volkswagen AG fünf Fahrzeuge pro Jahr als Mindestabnahmemenge vor. Der Mengennachlass liegt, je nach Abnahmemenge, zwischen vier und zehn Prozent. Dabei wird die durchschnittliche jährliche Abnahmemenge bei Volkswagen über einen Zeitraum von drei Jahren betrachtet. Wenn die vereinbarte Abnahmemenge innerhalb von drei Jahren nach Vertragsbeginn über- oder unterschritten wird, so rechnet der Hersteller die Differenz auf die Abnahmemenge der folgenden drei Jahre an. „Zeichnet sich eine Unterschreitung der jährlichen Abnahmemenge von mehr als 20 Prozent ab, so hat die Volkswagen AG das Recht, den vereinbarten Mengennachlass für die Restlaufzeit des Großkunden-Vertrages der tatsächlichen Abnahmemenge anzupassen oder den Großkunden- Vertrag mit einer Frist von zwei Monaten zum Quartalsende zu kündigen“, heißt es in einem Mustervertrag. Ähnlich verhält es sich bei den meisten anderen Herstellern. Oftmals sind neben einer Mindestabnahmemenge eine Mindesthaltedauer von sechs Monaten sowie die Nutzung als Dienstwagen von fest angestellten Mitarbeitern oder als Poolfahrzeug vorgeschrieben.

Fazit
Ein Rahmenvertrag lohnt sich immer dann, wenn es absehbar ist, dass über einen längeren Zeitraum regelmäßig Fahrzeuge benötigt werden. Neben finanziellen Vergünstigungen ergeben sich dabei zudem meist weitere Vorteile wie der Zugang zu besonderen Großkunden-Leasingund Full-Service-Programmen, Businesspaketen oder -modellen sowie Veranstaltungen wie beispielsweise Fahrzeugneuvorstellungen. Kleinere Fuhrparks sollten darauf achten, dass sie die Mindestfuhrparkgröße und die jährliche Mindestfahrzeugabnahme der Hersteller (siehe Übersicht) erfüllen, beziehungsweise einhalten können.