Gefahren und Wertverluste reduzieren mit dem TOM-Prinzip

Kfz-Flotten werden in Unternehmen, Organisationen und Verbänden nicht zum Selbstzweck eingesetzt. Die Betreiber verfolgen damit wirtschaftlich orientierte oder personalpolitische Ziele. Sie wollen die Mobilität erhöhen, die notwendige Mobilität zur Verfügung stellen, die Mitarbeiterbindung verstärken, Sach- anstatt Geldleistungen forcieren ... und, und, und. Dass der Fuhrpark dabei natürlich auch so effizient wie möglich funktionieren soll, steht ohnehin außer Frage.

Die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks ist immer auf mehreren Säulen aufgebaut. Zum einen lassen sich Kosten schon bei der Einrichtung durch eine entsprechende Fuhrpark-Policy und eine durchdachte Beschaffung reduzieren. Zum anderen – und das ist der Kern – kommt es darauf an, im laufenden Betrieb die Ereignisse in den Griff zu bekommen, die Kosten verursachen und den Wert des Autos oder Transporters reduzieren. Denn gerade bei der Rückgabe beispielsweise von Leasingfahrzeugen treten regelmäßig hohe Nachzahlungen auf. Durch kleinere und weniger kleine Schäden könnte bei der Rückgabe schnell eine vierstellige Euro-Summe zusammenkommen, um die Wertminderung des Fahrzeugs beziehungsweise die notwendigen Maßnahmen zur Instandsetzung auszugleichen. Jeder Flottenbetreiber kann leicht errechnen, was das für seinen Fuhrpark – mit 25, 50, 100 oder mehr Fahrzeugen – heißen kann. Die Fahrzeugrückgabe ist ein neuralgischer Punkt, der auch immer wieder zum Streit zwischen Fuhrparkbetreibern und Leasinggesellschaften oder Autohändlern führt. Dass Schäden durch Unfälle, Parkrempler, Steinschlag oder Ähnliches ausgeglichen werden müssen, ist klar. Es gibt aber auch Grenzfälle der normalen Abnutzung, die nicht selten zulasten der Fuhrparkbetreiber abgerechnet werden. Zumindest wird es versucht. Ärgerlich sind diese Fälle ohne Zweifel, denn die Kalkulation wird über den Haufen geworfen und der zunächst errechnete betriebswirtschaftliche Nutzen einer Leasingvereinbarung ist unter Umständen dahin. Noch ärgerlicher kann es sein, wenn die Fahrzeuge nicht ordentlich gepflegt werden und es deshalb zu Schäden und Wertverlust kommt.

Ob das Fuhrparkmanagement einen Beitrag dazu leistet, Schäden und Unfälle zu reduzieren und die betrieblichen Nutzerinnen und Nutzer systematisch angehalten werden, sich um das Fahrzeug zu kümmern, kann mit TOM analysiert werden. Denn die richtige Technik, eine durchdachte Organisation und sensibilisierte Menschen machen den Unterschied. Nutzen Sie das Analyseschema für Ihren Fuhrpark:

T wie Technik
Assistenzsysteme sind in modernen Fahrzeugen längst Standard. Dazu gehören vor allem ABS und ESP, aber auch Abstandsautomatik, Toter-Winkel-Assistent, Park-Distance-Control und Bremsautomatik. Alles keine überflüssige Spielerei, sondern extrem hilfreich, um Gefahren im Straßenverkehr zu reduzieren und Unfälle sowie Schäden zu vermeiden. Für den Fuhrpark ist es wichtig, Assistenzsysteme sinnvoll auszuwählen und einzusetzen. Sie unterstützen den Fahrer auch in komplexen Verkehrssituationen. Ebenso wichtig: das Navigationssystem. Eine zuverlässige Wege- und Spurführung gibt Sicherheit und reduziert den Stress gerade auf unbekannten Strecken; und auch die Notwendigkeit beispielsweise von ambitionierten und gefährlichen Spurwechselmanövern wird erheblich reduziert, wenn der nächste Autobahnwechsel lange zuvor bereits vom Navigationssystem angezeigt worden ist.

Auch eine Komfortausstattung kann zur Sicherheit beitragen, strengt weniger an und erhöht damit die Konzentration. Zum Beispiel die Xenon- oder LED-Beleuchtung, adaptives Kurvenfahrlicht, Head-up-Display, Sprachbedienung et cetera. Ein Beispiel sind Nachtfahrten: Ist das Fahrzeug dank moderner Technik mit erstklassigen Lichtsystemen ausgestattet, ist Dunkelheit ein viel geringerer Risiko- und Unsicherheitsfaktor. Es gilt, zu prüfen, welche Ausstattung optimal für den Fuhrpark geeignet ist.

Dazu kommen gesetzlich verpflichtende – also teilweise von der Berufsgenossenschaft vorgeschriebene – und freiwillig einzusetzende Einrichtungen zur Ladungssicherheit wie Trennnetze, besondere Einbauten oder Antirutschmatten. Auch Geschwindigkeitsbegrenzer haben sich in der Praxis bereits bewährt, speziell bei Transportern (Sprinterklasse) in Kombination mit jungen Fahrern sind sie mehr als sinnvoll. Telematiksysteme sind erwiesenermaßen ein wichtiges psychologisches Moment in der Fahrersicherheit und der Unfallverhütung. Die Unternehmen sollten alle verfügbaren und abgestimmt auf die Fuhrparknutzung sinnvollen technischen Möglichkeiten ausnutzen.

O wie Organisation
Die Herausforderung besteht in der Fuhrparkpraxis darin, die Fuhrparkorganisation so zu gestalten, dass sämtliche Abläufe zur Risiko-, Schaden- und Kostenminimierung beitragen. Unternehmen und Institutionen können durch klare Absprachen und fest definierte Regeln Mitarbeiter sensibilisieren und mehr Akzeptanz für das Thema Schadenvermeidung schaffen. Neben den klaren, nachvollziehbaren Ansagen sollte es aber auch Sanktionen für die Fälle geben, wenn gegen diese Vereinbarungen verstoßen wird. Folgende Aspekte sollten berücksichtigt werden:

• Die Nutzungsvereinbarung: Diese enthält klare Regeln zum Umgang und zur Nutzung mit dem Flottenfahrzeug und zu den Pflichten des Fahrers. Durch seine Unterschrift bestätigt der Fahrer sowohl die Kenntnisnahme als auch die Einhaltung aller Vorschriften. Dies ist auch aus Compliance-Gründen für die Organisation als Halter von Bedeutung.

• Die Dienstwagenordnung: Diese enthält klare Vorgaben zur Auswahl und Ausstattung der Fahrzeuge, etwa zu den verpflichtenden Sicherheitsmerkmalen, der maximalen Leistung et cetera.

• Die Arbeitsorganisation: Überlastung und Dauerstress führen zu aggressivem Fahrstil, Konzentrationsschwierigkeiten und höherer Risikobereitschaft. Eine darauf speziell ausgerichtete Arbeitsorganisation schafft mehr Ruhe und Gelassenheit bei den Fahrern.

• Das Risikomanagement: Im Rahmen des Risikomanagements führt die Organisation gezielte Analysen von Schadensursachen durch, erarbeitet Gegenmaßnahmen und unterzieht alle diese Maßnahmen einer Erfolgskontrolle, um die Ergebnisse einzuordnen und nachzuhalten.

• Das Controlling: Kosten- und Verbrauchskontrolle, Überwachung von Termineinhaltung, stichprobenartige Kontrolle des Pflegezustandes und mehr sind etablierte Maßnahmen, das Fahrverhalten und das Verständnis für einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Dienst-Kfz zu verbessern.

M wie Mensch
Eine professionelle Aufstellung in den Bereichen Technik und Organisation führt zum dritten Punkt: dem Menschen. Den Fahrern muss klar sein, warum es bestimmte Vorgaben und Regeln gibt, wenn das nicht offensichtlich ist. Und dass ein Verstoß gegen Vereinbarungen Konsequenzen hat und haben muss. Unabhängig davon, wie sie konkret ausgestaltet sind, die Sanktionen müssen für jeden gelten und dürfen Führungskräfte nicht ausnehmen; sonst wird es an der notwendigen Akzeptanz für die Vorgaben mangeln. Der Mensch ist träge und möchte manchmal einen kleinen Anreiz haben, sich regelkonform zu verhalten. Auch Belohnungen sind denkbar: Wer durch eine bedachte Nutzung des Dienstfahrzeugs Schäden und Wertverluste vermeidet, kann zum Beispiel durch die Einstufung in eine höhere Dienstwagenklasse belohnt werden. Bonus-/Malus-Systeme führen in der Regel zu besseren Ergebnissen. Einher geht dieser Ansatz mit der Verantwortung. Organisationen sollten ihren Fahrern Sorgfaltspflichten klar übertragen und Kostenbeteiligungen bei selbst verschuldeten Schäden einführen. Dies ist ebenfalls eine Motivation, ordentlich mit dem überlassenen Fahrzeug umzugehen – aber eben aus einer anderen Perspektive heraus.

Regelmäßige Aktualisierung des Wissens notwendig
Auch die regelmäßige Ein- und Unterweisung der Fahrzeugnutzer gehört zu vorgeschriebenen – aber oft in den Unternehmen stiefmütterlich behandelten – Pflichten. Dort können und sollten alle Fahrer regelmäßig informiert werden, wie sie konkret für die Schadenvermeidung vorzugehen haben. Neben den gesetzlich verpflichtenden Unterweisungen können Organisationen gezielte Fahrsicherheitstrainings auf Basis der Erkenntnisse des Risikomanagements anbieten und die Fahrer von Fachleuten in Details der Risikovermeidung ein- und unterweisen lassen.

Dies geht einher mit der regelmäßigen Aktualisierung des Wissens. Details und Vorgaben müssen bekannt sein, sonst können sie nicht umgesetzt werden, denn Fehlverhalten resultiert nicht immer aus Gleichgültigkeit, sondern in manchen Fällen auch aus fehlendem Wissen und Verständnis. Organisationen müssen sich darauf einstellen und deshalb immer auch Informationsträger und -vermittler sein. Der alte Spruch des den Stein höhlenden steten Tropfens bewahrheitet sich an dieser Stelle.

Fazit
Sicher können nicht alle Schäden und alle Unfälle vermieden werden. Zu viele Faktoren und mögliche Akteure, unglückliche Begebenheiten oder Zufälle spielen dabei eine Rolle. Wichtig ist, dass der Unternehmer alles tut, um sie so gering wie möglich zu halten. Bei der mangelhaften Fahrzeugpflege durch den Nutzer hilft allerdings nur klare Konsequenz. Mit dem TOM-Prinzip haben Sie drei Ansatzpunkte und viele Hebel, um Gefahren und Wertverluste zu reduzieren.

 

 

AUTOREN

MARC-OLIVER PRINZING (Vorsitzender des Vorstands des Bundesverbands Fuhrparkmanagement)
AXEL SCHÄFER (Geschäftsführer des Bundesverbands Fuhrparkmanagement)

ÜBER DEN BUNDESVERBAND FUHRPARKMANAGEMENT E. V.
Der Bundesverband Fuhrparkmanagement wurde im Oktober 2010 als Initiative von Fuhrparkverantwortlichen gegründet. Er hat das Ziel, Fuhrparkverantwortliche zu begleiten, zu verbinden und zu fördern.

Zudem vertritt der Verband die politischen Interessen seiner Mitglieder, die Fuhrparks zwischen 5 und über 20.000 Fahrzeugen betreiben. Mitglieder sind unter anderem Unternehmen wie Axel Springer Services & Immobilien GmbH, Bankhaus B. Metzler seel. Sohn & Co. KGaA, KPMG AG, CANCOM IT, KAEFER Isoliertechnik, FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e. V., SAG AG, SEG Sparkassen Einkaufs-Gesellschaft mbH oder Stadtwerke Heidelberg Netze GmbH.