Steter Wandel

Drei Jahre, das sind 36 Monate beziehungsweise 1.095 Tage. Zeit ist immer relativ, aber an und für sich sind drei Jahre eine lange Zeit: in etwa die Zeit, die ein Kind im Kindergarten verbringt, oder drei Viertel der Grundschulzeit. Da passiert ganz schön viel. Auch die durchschnittliche Laufzeit eines Leasingvertrags beläuft sich auf drei Jahre. In der Regel werden die Parameter in einem Leasingvertrag anhand der zum Abschlusszeitpunkt realistischen beziehungsweise bisher üblichen Daten gesetzt, also der zu erwartenden Laufleistung und -zeit unter Einbezug von sinnvollen und preislich durchkalkulierten Services, ausgehend von einer bestimmten Abrechnungsart. Alles dies geschieht unter der Annahme von gleichbleibenden Voraussetzungen und ist eigentlich ein bisschen wie ein Blick in die Glaskugel.

Doch was, wenn wesentliche Abweichungen von den anfangs geltenden Voraussetzungen eintreten? Denn innerhalb der Leasinglaufzeit können sich nicht nur wirtschaftliche, sondern auch personelle Veränderungen ergeben, die den einzelnen Dienstwagen betreffen und eine Verschiebung der Parameter nötig machen. Wenn Unternehmensstandorte geschlossen und dadurch Arbeitsplätze abgebaut werden, sinkt auch schon mal unterjährig der Bedarf an Flottenfahrzeugen. Im Einzelfall wechselt ein Mitarbeiter den Arbeitgeber oder geht eine Mitarbeiterin in Mutterschutz und Elternzeit. Was geschieht dann mit den Dienstwagen, wenn das Vertragsende noch nicht in Sicht ist? Pacta sunt servanda heißt es im Vertragsdeutsch, was so viel bedeutet wie: An einmal geschlossene Verträge müssen sich beide Parteien bis zum Ende der Laufzeit halten. So steht es in den AGB vieler Leasinggeber. Der Vertrag ist nicht durch ordentliche Kündigung vorzeitig auflösbar. Für eine außerordentliche Kündigung wiederum müssen wichtige Gründe vorliegen, die beide Parteien dazu berechtigen, den Vertrag vorzeitig zu beenden. Der Leasinggeber kann sich beispielsweise auf Zahlungsverzug, auf drohende Zahlungsunfähigkeit des Leasingnehmers, auf Verlust der Rechtsfähigkeit des leasingnehmenden Unternehmens beziehungsweise auf die Auflösung einer Gesellschaft berufen. Vertragswidrige Fahrzeugnutzung, Beschlagnahmung des Fahrzeugs oder fehlender Versicherungsnachweis erlauben dem Leasinggeber ebenfalls die Kündigung. In Einzelfällen und abhängig von der Leasinggesellschaft kann auch der Kunde den Vertrag vorzeitig beenden, beispielsweise bei Verlust, Totalschaden oder bei Überschreitung von schadensbedingten Reparaturkosten von mehr als 60 Prozent des Wiederbeschaffungswertes.

Die Kündigung sollte aber für beide Parteien der letzte Schritt sein, wenn alle anderen Möglichkeiten bereits ausgereizt sind. Geht es lediglich um Vertragsanpassungen, beweisen die Leasinggesellschaften Kulanz und kommen den Kunden entgegen. Zwischen drei Prozent der Verträge bei den kleineren Leasinggesellschaften und mehr als 50 Prozent der Verträge bei den größeren werden einer Anpassung während der Laufzeit unterzogen. Dabei sind es hauptsächlich Veränderungen der Laufzeiten und Laufleistungen, wenn sich beispielsweise der Einsatzzweck oder das Einsatzgebiet eines Dienstfahrzeugs ändern. Aber auch Serviceleistungen lassen sich nach Rücksprache mit dem Leasinggeber anpassen, abwählen oder dazubuchen, ebenso wie Umschreibungen – diese gegen Gebühr – durchführen. Laufleistungen werden sowohl nach oben als auch nach unten korrigiert, wie uns die befragten Leasinggesellschaften berichteten. „Ein- bis zweimal jährlich analysieren unsere Kundenbetreuer die Fuhrparks hinsichtlich Laufleistungsabweichungen“, erläutert Gunter Glück, Geschäftsleitung Vertrieb und Kundenbetreuung bei der LeasePlan Deutschland GmbH. „Bei signifikanten Differenzen – wir legen die Grenze bei plus/minus 15 Prozent fest – unterbreiten wir Vorschläge für Vertragsanpassungen, die mit der neuen Laufleistung den optimalen Austauschzeitpunkt berücksichtigen, der möglicherweise früher oder später als der ursprünglich vereinbarte liegt.“ Für die Arval Deutschland GmbH gibt Commercial Director Sebastian Fruth zu Protokoll, dass in 60 Prozent der Fälle die Laufleistung reduziert wurde, also zu hoch angesetzt war.

Allerdings nehmen einige Leasinggesellschaften Vertragsanpassungen auch nur unter bestimmten Bedingungen vor, dann aber überwiegend ohne Bearbeitungsgebühren: Alphabet gestattet bei den regulären Kilometerverträgen im Korridor von 12 bis 60 Monaten eine Modifizierung und setzt für Laufzeiterweiterungen eine Obergrenze bei 200.000 Kilometern. Arval nimmt normalerweise keine Anpassungen in den ersten 12 Monaten der Vertragslaufzeit vor. Die Leasinggesellschaft der AutoBank GmbH sieht folgende Einschränkungen vor: Eine Anpassung der Leasingrate kann frühestens nach sechs Monaten beziehungsweise 20 validen Betankungen erfolgen. Spätestens drei Monate vor Leasingende ist eine Vertragsanpassung in der Regel nicht mehr möglich. Sollte der Leasingvertrag dennoch nicht fristgerecht beendet werden, ist eine stillschweigende Verlängerung jederzeit möglich.

In Härtefällen, zum Beispiel Lieferverzug des Nachfolgefahrzeugs um neun Monate, kann auch eine nachträgliche Vertragsverlängerung ausgesprochen werden. Die Volkswagen Leasing GmbH erlaubt Änderungen grundsätzlich jederzeit ab Vertragsbeginn. Lediglich die 1,0- und 1,1-Prozent- Leasingverträge bei Audi sind davon ausgeschlossen. Bei nur noch drei zu berechnenden Leasingraten oder weniger erstellt das Unternehmen keine Angebote mehr. Die Sixt Leasing AG setzt Änderungen bezüglich der Laufzeit und Laufleistung generell in sechs-Monats- beziehungsweise 5.000-km-Schritten um.

Ist eine Vertragsanpassung also notwendig und möglich, kalkuliert die Leasinggesellschaft die Rate neu und macht dem Kunden diesbezüglich ein Angebot. Die Leasinggesellschaft der AutoBank gibt hierzu an, die neue Rate auf Basis der historischen Restwerte in Kombination mit den tagesaktuellen Zinswerten zu bestimmen, sodass der Kunde keinen Nachteil hinsichtlich des Restwertverlusts von Laufzeitbeginn bis zur Vertragsänderung hat. Nimmt er es an, erfolgt eine Änderung des Leasingvertrags auf die neuen Konditionen, die dann zu einem vereinbarten Termin oder sogar rückwirkend berechnet werden. Ein Ausgleich der Nachberechnungen oder Gutschriften erfolgt in einer Einmalzahlung, kann aber auch je nach Anbieter in die laufenden Ratenzahlungen einbezogen werden. Um zeitnah Abweichungen im Blick zu haben, sollte jeder Fuhrparkleiter über Reportings und Analysetools, die die Leasinggesellschaften bereitstellen, auf die aktuellen Daten zugreifen. Regelmäßige Auswertungen zu Ausreißern und Empfehlungen zu Vertragsanpassungen können die Fuhrparkleiter auch über ihre Dienstleister beziehen. Zudem bieten sie Besprechungen, die je nach Anbieter in unterschiedlichen Abständen erfolgen, an, in denen der Stand der Dinge im Fuhrpark Thema ist. Bei der Daimler Fleet Management GmbH (DFM) kontaktiert der Individualkundenbetreuer den Kunden bei Vertragsabweichungen per E-Mail. „Diese E-Mail wird für den Kunden so vorgefertigt, dass er mit einem einfachen Click entscheiden kann, ob er eine Vertragsanpassung zu den genannten Konditionen vornimmt, das Fahrzeug vorzeitig zurückgibt oder den Vertrag unverändert beibehält“, erklärt Philipp Berg, Leiter Vertrieb und Marketing bei DFM, das Prozedere. Auch bei Arval ist der Kontakt Teil der Dienstleistung, sobald die voraussichtliche Abweichung größer als zehn Prozent der kalkulierten Gesamtleistung beträgt. Besondere Ereignisse oder Umstände müssen dabei berücksichtigt werden, etwa kürzlich stattgefundene Fahrerwechsel oder krankheitsbedingte Ausfallzeiten.

Vertragsanpassungen sind notwendig, damit die Kalkulationsparameter Laufzeit und Laufleistung am Ende der Leasingzeit mit den tatsächlichen Werten – und letztlich dem Bedarf des Flottenbetreibers – möglichst übereinstimmen. Dies ist im Sinne des Kunden. Die Idee von Full-Service- Leasing besteht ja vor allem darin, die Nutzungskosten über die Nutzungszeit zu verteilen und planbar zu machen. Wer vor der Vertragsgestaltung einige Tipps der Leasingexperten beherzigt, kann dadurch die Notwendigkeit von Vertragsänderungen verringern. Norbert Kotroba, Leiter Vertrieb und Prokurist bei der HHL Hamburg Leasing GmbH, rät, die Laufleistungen nicht an Spitzen festzumachen, sondern immer den Durchschnitt der vorangegangenen Leasingperiode zugrunde zu legen und auch den Fahrzeugnutzer bei der Ermittlung der Laufleistung miteinzubeziehen. Bei Neueinstellungen sei es wichtig, zu der betriebsbedingten Fahrleistung, die durch Erfahrungswerte oder das Vertriebsgebiet vorgegeben wird, auch die voraussichtliche private Fahrleistung beim Fahrzeugnutzer abzufragen.

Auch wenn Mehr- oder Minderkilometer zu vermeiden sein sollten, brauchen sich Kunden der Leasinggesellschaft der AutoBank GmbH keine Sorgen zu machen: „Bei uns werden Mehr- und Minderkilometer mit demselben Betrag festgesetzt“, so Leiter Flotten-Leasing Christian Harbeck. Bei der Deutschen Leasing Fleet empfiehlt Christa Diewald, Leitung Vertriebssupport/ Großkunden, als beste Basis zur Einschätzung der Fuhrparksituation plausible Kilometerstände, erfasst anhand von Tankdaten und Werkstattaufenthalten sowie online-gestützte Services rund um das Thema Reporting.

Dazu stehen jedem Fuhrparkleiter die Beratungsleistung und persönliche Betreuung durch die Account-Manager des Leasinggebers zur Verfügung. Stellt er möglichst viele aussagekräftige Daten des Fuhrparks zur Verfügung, kann eine realistische Ratenberechnung erfolgen. Kunden und potenzielle Kunden der Sixt Leasing AG erhalten eine dezidierte Analyse des Fuhrparks basierend auf den historischen Kundendaten, um die vereinbarten Laufzeiten und Laufleistungen den tatsächlichen gegenüber zu stellen: „Auf dieser Basis werden Vorschläge für zukünftige Laufzeit-Laufleistungskombinationen getätigt. Darüber hinaus erfolgen in regelmäßigen Abständen Benchmarks mit vergleichbaren Flotten beziehungsweise Flottensegmenten. Weiterhin empfehlen wir optimale Szenarien für den Einsatz von Poolfahrzeugen oder vorzeitigen Leasingrückläufer- Fahrzeugen“, so Micha Heinze, Director Sales bei der Sixt Leasing AG. Wer sich für die ALD AutoLeasing D GmbH als Leasinggeber entschieden hat, wird folgende Vorbereitungsphase erleben: Um eine Vergleichbarkeit innerhalb des Fuhrparks herzustellen, werden für Car-Policys unterschiedliche Laufleistungskombinationen als Referenzraten definiert. „Das hilft, um die durchschnittlichen Kosten für den gesamten Fuhrpark transparent zu machen. Wir empfehlen jedoch, die Eindeckung mit den Fahrzeugen anhand der tatsächlichen Laufleistung durchzuführen. Die ALD bietet bis zur Entscheidung des Fuhrparkleiters eine große Bandbreite an Analysen, um die individuelle Situation im jeweiligen Fuhrpark möglichst detailliert betrachten zu können“, beschreibt Geschäftsführer Karsten Rösel die Arbeitsweise. Ähnlich verfährt auch LeasePlan: „Liegen uns entsprechende Daten vor, unterbreiten wir unseren Kunden gerne Vorschläge zur optimalen Laufzeit/Laufleistung. Ist die Situation komplexer, empfehlen wir Kunden und Interessenten, dies im Rahmen eines Fuhrpark-Consulting-Plus-Projektes mit dem Schwerpunkt „Car-Policy“ zu ermitteln. Dies kann zum Beispiel für Kunden interessant sein, die ehemals eine Kaufflotte besaßen und neu ins Leasing wechseln“, so Gunter Glück. Ausschließlich beim Händler kann der Fuhrparkkunde die Beratungsleistung der Santander Consumer Leasing GmbH in Anspruch nehmen. Dieser erfährt Unterstützung durch die Kalkulationssoftware des Dienstleisters.

Fazit
Vertragsanpassungen sind oft nötig, oft möglich und mit Unterstützung des Leasinggebers nicht unbedingt eine unangenehme Überraschung. Aber nur dann nicht, wenn der Fuhrparkleiter, aber auch der Dienstleister die Laufzeit- und Laufleistungsdaten regelmäßig im Blick hat. Wenn alle Parameter stimmen, also insbesondere die Vorbereitung der Vertragsgestaltung, die fundierte Beratung sowie die Datenkontrolle, dann gibt dies hoffentlich wenig Anlass zu Modifizierungen.