Kontrolle behalten

In Birkenwerder bei Berlin, nicht weit weg vom hektischen Treiben der Hauptstadt, liegt die kaufmännische Verwaltung der Firma Gegenbauer. Das Serviceunternehmen, bei dem Gründersohn und Hertha-BSC-Präsident Werner Gegenbauer mittlerweile dem Aufsichtsrat vorsitzt, hat deutschlandweit rund 15.000 Mitarbeiter. Der Jahresumsatz liegt bei knapp einer halben Milliarde Euro. Beachtliche Zahlen, die auch einen eben solchen Fuhrpark erwarten lassen. „Wir haben rund 2.500 Fahrzeuge im Einsatz. Die meisten dienen der dienstlichen Nutzung, sprich es sind Arbeitsfahrzeuge“, beginnt Holger Wenke, Leiter Beschaffungsmanagement und Fuhrparkmanagement bei Gegenbauer. Rund 500 Motivationsfahrzeuge befänden sich im Fuhrpark, darunter allerdings nur 150 klassische. In den anderen Fällen handele es sich um Fahrzeuge für Servicemanager und operative Kräfte. „Da ist dann eher der VW Golf oder der Ford Focus“, berichtet der Diplom-Kaufmann. Ein Großteil der Flotte setzt sich bei Gegenbauer aus Nutzfahrzeugen zusammen. Dabei wird auf sechs verschiedene Würth-Einbauvarianten, je nach Bedarfszweck, zurückgegriffen. Der VW Caddy und der Mercedes-Benz Citan sind im Fuhrpark die häufigsten Modelle. „Gerade der Citan ist stark im Kommen“, berichtet Wenke. Auch zahlreiche Sonderfahrzeuge seien im Einsatz, unter anderem circa 350 bis 400 für den Winterdienst. Im Sommer würden zudem Fahrzeuge für die Grünpflege benötigt, darüber hinaus habe man beispielsweise auch Fahrzeuge an Flughäfen für Mobilitätsdienstleistungen oder Terminalservices und auch Betriebsfeuerwehrfahrzeuge im Einsatz. „Alles, was bei uns ein Kennzeichen hat, wird von unserem Fuhrparkmanagement betreut“, erläutert Holger Wenke. „Zukünftig auch Elektrofahrräder.“

Rund die Hälfte der Flottenfahrzeuge wird geleast, die für Sondereinsatzgebiete notwendigen Fahrzeuge werden gekauft. Chantal Heimann, seit wenigen Tagen von der DEKRA frisch zertifizierte Fuhrparkmanagerin und bei Gegenbauer im Fuhrparkmanagement zuständig für Risk Management Fuhrpark, beziffert die jährliche Laufleistung auf 30.000 Kilometer für normale Pkw und bis zu 200.000 Kilometer Gesamtlaufleistung für Sonderfahrzeuge.

Den Fuhrpark managen insgesamt nur acht Mitarbeiter bei Gegenbauer. „Wir haben keinen Fuhrparkmanagementdienstleister, der uns Fuhrparkmanagementaufgaben abnimmt, sondern machen alles selbst, von der Beschaffung über den Betrieb bis zur Vermarktung inklusive der Bearbeitung aller Eingangsrechnungen“, erklärt Holger Wenke sichtlich stolz. Zwar werde mit Partnern gearbeitet, aber es sei wichtig gewesen, alles in der Hand zu behalten. Für alle Fragen und Probleme der Dienstwagenfahrer wurde von Gegenbauer eine Fahrerbetreuungs-Hotline eingerichtet.

Erster Kontakt mit VISPIRON CARSYNC
Ein großer Fuhrpark bedeutet auch einen großen bürokratischen Aufwand. Schließlich müssen unter anderem Fahrtenbücher geführt, die UVV jährlich unterrichtet oder auch Führerscheine regelmäßig kontrolliert werden. Letzteres führte bei Gegenbauer schließlich zu einer Herausforderung. K.Theodor Hermann, Vertriebsleiter bei VISPIRON CARSYNC, erklärt: „Die Entwicklung unserer Zusammenarbeit ist daraus entstanden, dass die Firma Gegenbauer früher Abfragen beim Kraftfahrzeug-Bundesamt für die Führerscheinkontrolle genutzt hat. Diese sind mittlerweile aus verschiedenen Gründen eingestellt worden, insbesondere weil es für diese Fuhrparkgröße zu umständlich ist.“

So blieben für das Dienstleistungsunternehmen zwei Möglichkeiten: die manuelle oder die elektronische Kontrolle. Holger Wenke war schnell klar, dass „Papier bei der Fuhrparkgröße und dezentralen Aufstellung nicht praktikabel ist.“ Dies sei unzeitgemäß, da zu aufwendig und bürokratisch. Daher rückte die elektronische Führerscheinkontrolle in den Fokus.

Auf einer Fuhrparkmesse gab es dann den ersten Kontakt der beiden Parteien. „Im Anschluss hielten wir eine Präsentation und es folgten viele Gespräche, die im Vertragsabschluss im Oktober 2014 mündeten“, berichtet Hermann. Daraufhin wurde bereits im Folgemonat damit begonnen, sämtliche Führerscheine der Fahrzeugberechtigten bei Gegenbauer mit einem RFID-Label zu bekleben.

Herausforderungen
Eine der großen Herausforderungen für VISPIRON CARSYNC ergab sich durch die dezentrale Struktur von Gegenbauer, deren über 50 Niederlassungen nahezu ganz Deutschland abdecken. Schließlich galt es rund 3.000 Führerscheine zu bekleben, ein immenser logistischer Aufwand. Eigens dafür machten sich drei Teams, jeweils aus Vertretern von Gegenbauer und VISPIRON, auf den Weg zu den einzelnen Standorten. „Dort durften wir die einzelnen Serviceprozesse aber nicht zu lange unterbrechen“, erläutert Hermann. Knapp zwei Drittel der Labels wurden bei dieser Tour auf die Führerscheine geklebt. Gleichzeitig wurden Mitarbeiter vor Ort geschult, damit sie die Labels bei neuen Kollegen anbringen konnten. „Das läuft alles in enger Rücksprache mit uns, dem zentralen Flottenmanagement“, berichtet Chantal Heimann. Denn nicht selten würden Fragen bei Fahrlizenzen von neuen Mitarbeitern auftauchen, sei es durch Beschränkungen oder bei ausländischen Fahrerlaubnissen. „Die Gültigkeit von Fahrerlaubnis und Führerschein ist im Rahmen der Halterhaftung sehr wichtig“, ergänzt sie. Durch die automatisierte neue Lösung sei es auch kein Problem, dass die Kontrollen nur dezentral stattfinden könnten.

Datenschutz und Manipulationssicherheit
Das Thema Datenschutz spielt gerade im Bereich der Telematik eine bedeutsame Rolle. Die Datenschutzbeauftragten von Gegenbauer nahmen sich daher auch der Führerscheinkontrolle an und untersuchten das Ganze eingehend. Auch die IT-Verantwortlichen prüften das System. Von beiden Seiten gab es dann das O.K.

Für den Zugriff auf die Daten gibt es ein stringentes Rechte- und Rollenkonzept. „Das heißt, es ist genau geregelt, wer was sehen darf. In der Regel sieht der einzelne Betroffene nur seine Daten. Derjenige, der eine Managementfunktion innehat, hat Zugriff auf die Daten seiner Mitarbeiter“, erläutert Hermann.

Chantal Heimann ergänzt: „Im System gibt es unterschiedliche Flottenmanagerrechte. Wir in der Zentrale haben die Rechte, Mitarbeiter anzulegen, Intervalle bei der Führerscheinkontrolle zu verkürzen beziehungsweise zu verlängern oder Mitarbeiterdaten zu deaktivieren. Das können die Kollegen vor Ort nicht.“ Generell würden aber nur sehr wenige Daten der Mitarbeiter gespeichert. Dazu zählen der Vor- und Nachname, der dienstliche Kontakt (dienstliches Mobiltelefon oder dienstliche E-Mail-Adresse), die Personalnummer und die Kostenstelle.

Doch wie sieht es im Falle eines Manipulationsversuches aus? „Wenn man Fahrer, Führerscheininhaber und gleichzeitig Führungskraft ist, wird man möglicherweise auch von unterschiedlichen Interessen geleitet“, verdeutlicht K.Theodor Hermann. Durch die elektronische Führerscheinkontrolle von VISPIRON, bei der nur einzelne wenige Mitarbeiter in der Zentrale Zugriff haben, könne sichergestellt werden, dass nicht manipuliert werden kann. Auch das Entfernen des Labels sei zwecklos. „Dadurch zerstört es sich automatisch“, erklärt der Vertriebsleiter.

Die gesammelten Daten werden von VISPIRON in einem externen Rechenzentrum mit sehr hohen Sicherheitsstufen auf Basis eines entwickelten Datenschutzkonzeptes aufbewahrt. „Das Konzept leitet sich besonders aus den Paragrafen 9 und 11 des Bundesdatenschutzgesetzes ab. Das sind die Paragrafen für die Auftragsdatenverarbeitung“, so Hermann.

Wie fielen die Reaktionen der Beschäftigten aus?
Von vornherein wurde eng mit dem Betriebsrat zusammengearbeitet. „Das ist die Basis“, so Wenke, „denn der Betriebsrat ist ein wichtiger Multiplikator in die Belegschaft.“ Die Mitarbeiter waren zu Beginn durchaus skeptisch. „Da kamen Tausende Fragen“, erinnert sich Heimann. „Was passiert mit meinem Führerschein? Werde ich geortet? Ist mein Führerschein noch gültig, wenn das Label abgekratzt wurde? Da war viel Aufklärungsarbeit notwendig.“ Und wenn es heute noch Fragen gebe, wenden sich die Fahrer an die Fahrerbetreuung.

Die Geschäftsführung und die Verantwortlichen vor Ort standen alle sofort hinter der Lösung. „Sie haben die Notwendigkeit gesehen und sichern sich dadurch auch selbst ab“, berichtet die zertifizierte Fuhrparkmanagerin. Auch die Fahrer seien nach der anfänglichen Skepsis sehr zufrieden. „Nachdem jetzt die ersten Kontrollen absolviert sind, wissen sie, wie schnell und einfach das Ganze geht“, so Wenke. „Und wir haben durch das neue System mehr Rechtssicherheit und Transparenz im Interesse von Mitarbeitern und Unternehmen.“

Die Zuordnung von Fahrer zu RFID-Label erfolgt mittels Lesestick direkt im webbasierten CARSYNC- Log-Portal. Die Lesestationen befinden sich an den jeweiligen Gegenbauer-Standorten. Für bundesweit aktive Fahrer gibt es im Intranet zudem eine Liste mit Ansprechpartnern für die Führerscheinkontrolle in den jeweiligen Städten. Darüber hinaus sind durch die Partnerschaft mit TOTAL Deutschland die Führerscheinkontrollen auch an einer Vielzahl der Tankstellen des Konzerns möglich. „Das gibt noch mal einen Schub für die Akzeptanz der Kontrolle“, glaubt Wenke. Für besonders wichtig hält er dabei die stetige Information der Mitarbeiter, sei es in Form von Newslettern durch den Betriebsrat oder die Unternehmensführung.

Vorteile des neuen Systems
Warum entschied sich Gegenbauer für ein Produkt von VISPIRON? Holger Wenke überzeugte vor allem, dass die Telematikanwendungen fahrzeugund modellunabhängig sind sowie von einem in das andere Fahrzeug übernommen werden können. Ferner ist der modulare Aufbau des Systems des Telematikspezialisten ein wesentlicher Pluspunkt gewesen. „Sollte der Ruf nach weiteren Modulen laut werden, wissen wir, dass wir einen Partner haben, der das kann“, so Wenke.

Einen Teil des Geheimnisses von VISPIRON sieht Hermann darin, „dass wir nahezu alles selbst machen, von der Hardware (Führerscheinlesestationen) bis hin zu dem, was der Kunde sieht, also der Anwendung im Back-End. Das ist eine wesentliche Grundlage für unseren Erfolg.“ So könnten Wünsche und Anforderungen von Kunden schnell intern geprüft und in vielen Fällen auch umgesetzt werden.

Zur Führerscheinkontrolle fügt Hermann hinzu: „Unser Chip ist manipulationssicher, kann leicht auf jeden beliebigen Führerschein aufgebracht werden, selbst bei alten DDR-Führerscheinen, verdeckt keine wesentlichen Eintragungen auf dem Führerschein und bei Entfernen ist sichergestellt, dass er sich zerstört.“ Nach einer schriftlichen Bescheinigung des Bundesverkehrsministeriums bestehen gegen das Bekleben der Fahrlizenzen auch offiziell keine Einwände. Auch übergreifend sei mit der Polizei und mit der Bund-Länder-Kommission abgestimmt, dass Führerscheine beklebt werden dürften. Sollte dennoch, sei es von der in- oder ausländischen Polizei oder vom Zoll, ein Label entfernt werden, kann problemlos auch wieder ein neues aufgeklebt werden, so Hermann.

Aktueller Stand und Blick in die Zukunft
Knapp ein Jahr nach dem Start der elektronischen Führerscheinkontrolle „hat sich das System eingeschwungen“, berichtet Hermann. „Wenn wir einer Herausforderung begegnen, versuchen wir sie umzusetzen und zu lösen, außerordentlich eng in der Zusammenarbeit und dem jeweiligen Bedarf geschuldet, mit hoher Geschwindigkeit“, so der Vertriebsleiter. Bis jetzt laufe alles sehr reibungslos. Wenke und Heimann bestätigten einhellig die gute Zusammenarbeit mit VISPIRON. „Der Kontakt zu Herrn Hermann und den VISPIRON-Technikern ist sehr eng und gut“, so Heimann. Ob noch ein weiteres Modul bei Gegenbauer eingesetzt wird, steht noch nicht fest. K.Theodor Hermann hält fest: „Unser elektronisches Fahrtenbuch kann mit der Führerscheinkontrolle verbunden werden, indem die Kontrolle im Fahrzeug selbst erfolgt.“

Derzeit arbeitet VISPIRON daran, den manuellen Aufwand bei allfälligen Veränderungen im Führerscheinkontrollsystem zu reduzieren. Der Datenaustausch soll dabei noch besser organisiert, strukturiert und dadurch vereinfacht werden. „Eine mögliche Lösung ist hier eine automatisierte Schnittstelle aus dem Personalbereich“, sagt Hermann. Daneben erwartet er in den nächsten Jahren durch die Themen eCall und Pkw-Maut einschneidende Veränderungen für die Telematikanbieter. So könne man dann die vorhandene Telematik in den Fahrzeugen für entsprechende Kundenanwendungen nutzen, ohne möglicherweise eigene Telematikhardware entwickeln zu müssen. „Da wird meiner Ansicht nach die Reise hingehen“, bemerkt Hermann abschließend.

 

 

GEGENBAUER HOLDING SA & CO. KG

Die Unternehmensgruppe Gegenbauer zählt zu den führenden Anbietern von Facility Management in Deutschland. Mit einem Servicenetzwerk von über 40 Niederlassungen ist Gegenbauer in allen wirtschaftsstarken Ballungsräumen und Metropolregionen Deutschlands präsent. 15.000 qualifizierte Mitarbeiter in über 70 Berufen decken das komplette Leistungsportfolio der Immobilienbewirtschaftung für renommierte Auftraggeber aus Industrie, Handel und öffentlicher Hand sowie für kommunale Institutionen, Wohnungsunternehmen und Einrichtungen des Gesundheitswesens ab.

 

VISPIRON GMBH

Das Technologieunternehmen VISPIRON gliedert seine Geschäftstätigkeit in die vier Bereiche Engineering, Messtechnik, Flottenmanagement und Energy. Die Einheit Engineering ist mit den Schwerpunkten Elektrotechnik und Informationstechnologie Entwicklungspartner zahlreicher Industrieunternehmen. Die ROTEC-Messtechnik wird weltweit seit über 25 Jahren im Bereich der Drehschwingungsanalyse von Motoren, Getrieben oder Turbinen eingesetzt. Im Segment Flottenmanagement wird ein Fahrtenbuch- Management-System angeboten. In der Sparte Energy werden Modul-Montagesysteme, schlüsselfertige Fotovoltaik-Kraftwerke und Pumpspeicherkraftwerke gebaut.