Urlaubszeit ist Reisezeit!

Dienstwagennutzung
Zunächst muss natürlich die Privatnutzung an sich geklärt sein: Gibt es Einschränkungen bei der Nutzung im Urlaub? Darf der Wagen nur im Inland bewegt werden? Wer darf das Fahrzeug überhaupt führen? In der Regel betreffen diese Fragen nur Fahrzeuge, die auch zur privaten Nutzung dem Mitarbeiter überlassen worden sind. Dienstwagen als reine Arbeitsmittel ohne Bezug zum Arbeitsentgelt des Mitarbeiters kommen für eine Urlaubsfahrt des Arbeitnehmers nicht infrage. Der zur Privatnutzung überlassene Dienstwagen hingegen gehört zum Arbeitsentgelt dazu und darf daher prinzipiell auch im Urlaub genutzt werden. Denn die Lohnzahlungen gehen ja auch während der Urlaubszeit weiter. Doch Ausnahmen bestätigen bekanntlich die Regel: In manchen Fällen darf das Unternehmen die zum Arbeitsentgelt gehörenden Sachbezüge, einschließlich des Dienstwagens, für die Dauer des Urlaubs einziehen, wenn eine entsprechende Ausgleichszahlung an den Arbeitnehmer erfolgt. Dazu muss eine Widerrufsklausel im Überlassungsvertrag vorhanden sein. Die Ausgleichszahlung muss von dem Arbeitnehmer anstelle des geldwerten Vorteils versteuert werden.

Darüber hinaus sollte aus Sicht des Arbeitgebers im Dienstwagenüberlassungsvertrag bereits der Abschluss einer Haftungsausschlusserklärung für die in häuslicher Gemeinschaft lebenden Familienangehörigen oder Lebenspartner festgeschrieben sein, um das Unternehmen im Schadenfall zu entlasten. Außerdem kann im Überlassungsvertrag auch die Übernahme der Tankkosten durch den Arbeitnehmer bei der Nutzung im Urlaub geregelt werden.

Doch nicht allein die private Nutzung des Dienstwagens bedarf seitens des Unternehmens einer genauen Regelung, auch die Auslandsfahrt sollte im Dienstwagenüberlassungsvertrag geklärt werden. Der Arbeitnehmer sollte hierbei darauf achten, dass es keine geografische Einschränkung der Nutzung gibt. Das Unternehmen kann beispielsweise die geschäftliche und private Nutzung des Dienstwagens auf das Inland beschränken, um so den Verschleiß des Fahrzeugs für private Zwecke zu minimieren. In diesem Fall muss das Unternehmen dann auch keine Ausgleichszahlungen leisten, weil die gesamte Nutzung (auch die berufliche) auf Deutschland beschränkt ist.

Sollte keine dezidierte Regelung für Urlaubsfahrten im Überlassungsvertrag, der Car Policy oder dem Arbeitsvertrag bestehen, empfiehlt es sich, vor Antritt der Reise eine schriftliche Genehmigung für die Auslandsfahrt von dem Arbeitgeber einzuholen. Diese schriftliche Vollmacht des Arbeitgebers, dient der eigenen Absicherung und ist zugleich ein Beleg für die Nutzungserlaubnis des Fahrers im Ausland. Gerade im Falle eines Diebstahls des Wagens oder bei einem Unfall kann so nachgewiesen werden, dass der Fahrer das Fahrzeug auch tatsächlich nutzen durfte. Es ist hilfreich, die Auslandsvollmacht in mehreren Sprachen einzupacken, damit Kommunikationsprobleme von vornherein ausgeschlossen werden können. Eine Formularvorlage für eine solche Vollmacht kann beispielsweise beim ADAC oder auch auf Allianz Autowelt heruntergeladen werden.

Auslandsversicherung
Bei der Vorbereitung auf den langersehnten Urlaub mit dem Auto sollte an vieles gedacht werden, denn die Länder haben zum Teil sehr unterschiedliche gesetzliche Regelungen. In Dänemark muss beispielsweise ein Feuerlöscher mit an Bord sein und bei unseren Nachbarn in Belgien ist das Rauchen am Steuer verboten. Diese Sonderregelungen hat man nicht unbedingt im Hinterkopf, wenn man auf fremden Straßen unterwegs ist. Auch die Frage nach Reservekanistern im Kofferraum ist in Europa sehr unterschiedlich geregelt. Doch Unwissenheit schützt bekanntlich vor der Strafe nicht, daher sollte man vor Reiseantritt eine gründliche Recherche über die Rechtslage im Urlaubsland durchführen. Dabei ist unbedingt auch an den Versicherungsschutz des Fahrzeugs zu denken. Denn die Regulierung eines Schadenfalls im Ausland kann unter Umständen eine komplizierte Angelegenheit werden. Bei einem Termin mit dem jeweiligen Versicherungsvertreter sollten daher die wichtigsten Dinge vorab geklärt werden, um einen entspannten Start in den Urlaub zu ermöglichen.

Zunächst sollte in diesem Zusammenhang die Anerkennung der Versicherung des Fahrzeugs im Ausland gewährleistet sein. Es empfiehlt sich die Mitführung der sogenannten Grünen Karte (Internationaler Versicherungsnachweis für Kraftfahrer), vor allem, wenn die Reise in ein Land außerhalb der Europäischen Union geht. Innerhalb der Grenzen des europäischen Staatenverbunds ist durch die Einführung der EUKennzeichen ein hinreichender Versicherungsnachweis bereits am Auto befestigt. Eventuell ist es für Unternehmen sinnvoll, die Mitführung der Grünen Karte bereits im Überlassungsvertrag festzuschreiben, um so auf der sicheren Seite zu sein.

Allgemein muss mit der Versicherung geklärt werden, ob geografische Erweiterungen des Versicherungsschutzes außerhalb der EU möglich sind. Meist werden dafür Prämienaufschläge fällig. Neben dem Nachweis einer gültigen Kfz-Versicherung sollte sich der Fahrer frühzeitig über die gesetzlichen Mindestdeckungssummen der Versicherung im jeweiligen Land informieren. Denn selbst in den Ländern der Europäischen Union unterscheiden sich die Deckungsrahmen erheblich. Unter Umständen hat der Reisende im jeweiligen Land keinen ausreichenden Versicherungsschutz. Eine Übersicht der unterschiedlichen Deckungssummen findet sich auf der Seite des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft e.V. (www.versicherung-undverkehr. de). Bei langen Fahrten gemeinsam mit der Familie ist es gegebenenfalls sinnvoll, einen weiteren Fahrer temporär eintragen zulassen. Dies ist in der Regel gegen einen Aufpreis bei den Versicherungen möglich.

Zuletzt kann der Abschluss eines Auslandsschutzbriefes als Ergänzung zu den bestehenden Versicherungen sinnvoll sein, um den Dienstwagen samt dessen Insassen abzusichern und im Schadenfall schnelle finanzielle und logistische Hilfe zu bekommen. Ist dies nicht bereits durch den Arbeitgeber geschehen, kann auch der Arbeitnehmer einen solchen Schutzbrief abschließen. Neben den großen Versicherungsgesellschaften bieten auch Autofahrerorganisationen wie der ADAC solche Auslandsschutzbriefe an. Hier gilt es zu vergleichen, denn das Preis-Leistungs- Verhältnis ist unterschiedlich.

Sollte dann doch ein Unfall geschehen, gilt das Recht des Landes, in dem der Schaden sich ereignet hat, es sei denn, beide Unfallbeteiligten kommen aus demselben Rechtskreis. Daher ist es vorteilhaft, wenn man sich zuvor die wichtigen Telefonnummern notiert hat. Eine davon ist die des Zentralrufs. Dort wird man zu dem jeweiligen Regulierungsbeauftragten vermittelt. Jede Autoversicherung hat in den beteiligten Ländern einen deutschen Regulierungsbeauftragten, der den Unfall bearbeitet und auch bei der Auszahlung der Geldansprüche hilft. Der Zentralruf der Autoversicherer ermittelt nach einem Unfall innerhalb der EU sowie in Norwegen, Island, Liechtenstein und der Schweiz die gegnerische Versicherung. Dazu muss der Anrufer lediglich das Kennzeichen des Unfallgegners, das Unfalldatum und das jeweilige Land nennen. Die Schadenregulierung kann so relativ unkompliziert aus dem Ausland eingeleitet werden.

Fazit
Die rechtliche Regelung von Urlaubsfahrten ist von Unternehmerseite entweder im Überlassungsvertrag, im Arbeitsvertrag oder in der Car Policy zwingend erforderlich. Denn nur so herrscht rechtliche Klarheit in der Frage nach der Nutzung des Dienstwagens im Urlaub. Von Arbeitnehmerseite gilt es, vor Antritt des Urlaubs genau zu prüfen, was der Arbeitgeber in Bezug auf den Dienstwagen gestattet und was nicht. Gegebenenfalls müssen hier Erweiterungen der Versicherungsleistungen und Zusatzversicherungen wie ein Auslandsschutzbrief in Erwägung gezogen werden.