Werkzeugkasten für das Fuhrparkmanagement

Große Aufträge sind eine Herausforderung und ein Zeichen, dass der Geschäftspartner die Kompetenz und das Vertrauen des Auftraggebers genießt. Solch ein Auftrag war der Anstoß, warum aus dem Ein-Mann-Unternehmen im Jahre 1996 Hiepler + Partner wurde. Ein Partner musste her, der bei der Entwicklung einer Fuhrparkverwaltungs-Software über das technische Know-How und die Umsetzungsfähigkeit verfügte. Bald war dieser in der Firma Carano gefunden, die bis heute für Hiepler + Partner die systemseitige Umsetzungen vornehmen und mit deren Unterstützung die erste Version von „FLEET+“ entstand. Grundsatz bis heute ist es, die Software für Leasing-, Fuhrpark- und Vertragsmanagement aus kaufmännischer Sicht aufzubauen und ihren Standardstatus zu wahren.

„Damals waren Softwarelösungen in der Fuhrparkverwaltung eher in großen Fuhrparks Usus“, erzählt Firmengründer Stephan A. Hiepler, „somit fokussierten wir die Funktionen der Verwaltungssoftware auf eben diese großen Fuhrparks. Als in den letzten zwei Jahren eine verstärkte Nachfrage bei Fuhrparks mit 1.500 bis 3.000 Fahrzeugen einsetzte, profitierten wir davon, dass der Funktionsumfang einer Software sich bei kleineren Fuhrparks nicht wesentlich von der eines größeren unterscheidet. FLEET+ ist wie ein Werkzeugkasten. Für einen kleineren Fuhrpark bedienen wir uns der notwendigen Module und passen sie ohne großen Aufwand individuell an.“

Hiepler + Partner können heute in der Referenzkundenliste weiterhin auf Kunden aus den ersten Tagen setzen. „Der regelmäßige Kontakt zeigt uns die Veränderungen in den Fuhrparks auf, die von uns ständige Reaktionsbereitschaft erfordern. Während ich früher aus Konferenzen mit einer Liste von Erweiterungswünschen und -anregungen ging, bleibt mein Zettel heute in der Beziehung fast leer, da wir in der Lage sind, so viel mit der Software abzubilden“, stellt Marc- Oliver Prinzing die Vorzüge von FLEET+ dar. So besteht die Möglichkeit, Objekte aller Art mit oder ohne Verbindung zum Fuhrpark zu verwalten.

Viel Erfahrung konnte Hiepler + Partner mit der Betreuung von Kunden aus dem kommunalen Bereich gewinnen. „Chronisch leere Kassen zwingen die Kommunen zum Umdenken. Durch Privatisierung und Zusammenlegung, also zentraler Verwaltung, wurde eine andere Organisation notwendig. Zusammen haben wir Lösungen entwickelt, die es ermöglichen, teure, seltener genutzte Fahrzeuge in einem Pool über eine Plattform zu verwalten und online zu disponieren. Auch kann eine Vertragsverwaltung einzelner Kommunen zentral, aber dennoch getrennt von einander realisiert werden“, beschreibt Marc-Oliver Prinzing die besonderen Anforderungen.

Er gibt weitere Beispiele: „Oft stehen in kommunalen Fuhrparks Spezialfahrzeuge mit besonderen Ein-, Aus- oder Umbauten sowie Zusatzgeräten, die eingepflegt und verwaltet werden müssen. Auch hierfür hat FLEET+ Lösungen.

Ebenso können Mobilfunkgeräte und -verträge mit aufgenommen werden, in vielen Unternehmen betreut der Fuhrparkleiter sowieso diesen Bereich.“

Wie kosteneffizient und optimiert Verwaltungsprozesse mit der Fuhrparksoftware ablaufen können, drückt er mittels Zahlen aus: „Durch das reine Controlling, also ohne Einkaufs- und Bestellprozesse, können Einsparungen bis zu 25 Prozent erreicht werden oder anders formuliert, eine Person genügt, um einen Pkw-Fuhrpark von 800 bis 1.000 Fahrzeugen zu verwalten.“

Wesentliches Kapital der Unternehmensberatung ist neben einer umfassenden und individuell einsetzbaren Software der Erfahrungsschatz der Berater, sie verfügen alle über langjährigen Praxiseinblick in den Fuhrparkalltag. So fängt jeder Beratungswunsch mit der Problemidentifikation in der Flotte an. „Wir hören erst einmal zu, wo der Schuh drückt und analysieren anschließend die Verwaltungs-Struktur. Dabei wird meist schon deutlich, wo unsere Unterstützung ansetzen muss“, erklärt Stephan A. Hiepler das Vorgehen. „Mit der Bereitstellung der Software hört unsere Dienstleistung nicht auf, Schulungen gehören zum Paket wie auch die Beantwortung von Fragen rund um den Fuhrpark bis hin zur Hilfestellung durch Online-Aufschaltung in das System und gezielte Implementierungen in das vorhandene IT-Umfeld des Kunden.“

Wie zielgerichtet sich die Informationen, die zu einem Fahrzeug gehören, suchen, finden und analysieren lassen, zeigt die Demonstration, die Marc- Oliver Prinzing vorführt. Mit wenigen Klicks und logisch aufgebaut, erhält der Anwender benötigte Informationen zum ausgewählten Fahrzeug, die elektronische Fahrzeugakte, Kostenverläufe, -vergleiche und -auswertungen, wenn vorhanden Schadensbilder. „Das System integriert die Buchhaltung, so dass sämtliche Belege, die zu einem Fahrzeug gehören, entsprechend aufbereitet sind und nur noch weitergeleitet werden müssen. In Ereignissteuerungsprozessen sind Musterbriefe eingebettet, so dass Routineaufgaben vollständig in einem Workflow erledigt werden können. Alle Funktionen entstammen der Praxis.“ Selbst der virtuelle Musterfuhrpark, auf den er in der Präsentation zurückgreift, ist ein Beispiel für Praxisnähe. „Wir sind bemüht, diesen zu pflegen und aktuell zu halten.“

Die schon erwähnte gestiegene Nachfrage nach Verwaltungssoftware bei mittleren Fuhrparks in Zusammenhang mit einem Trend weg vom Full Service-Leasing begründen die Unternehmensberater bei ihren Kunden mit dem Wunsch nach Unabhängigkeit von einem einzelnen Anbieter und seinen Dienstleistungen, auch spielt die Unzufriedenheit mit den Dienstleistern in solchen Fällen eine Rolle. Dieser Trend hat Hiepler + Partner dazu bewogen, auch die kleinen Flotten in den Fokus ihrer Services zu setzen und die Adaption FLEET+ compact im Produktportfolio anzubieten. Fuhrparks mit weniger als 100 Fahrzeugen sollen hiermit angesprochen werden. Die wesentlichen und heute unabdingbaren Funktionen einer Fuhrparkverwaltungssoftware gehören bei FLEET+ compact dazu: Verwaltung der Stammdaten, also z.B. Fahrer- und Fahrzeugdaten, Kosten, Schadensakte, Reparaturauftragswesen, Termine, Tankdaten. „Wichtig ist uns bei der Modifikation gewesen, dass auch bei unregelmäßiger Nutzung durch den Fuhrparkverantwortlichen die Bedienung nicht bei jedem Mal „neu erlernt“ werden muss“, erläutert Marc-Oliver Prinzing, worauf es ankommt.

Neben einer recht unüblichen Entwicklung des Kundenstammes von groß nach klein wird auch die Expansion vorangetrieben. In osteuropäischen Ländern wie Russland, Tschechien, Polen und Ungarn etablierten sich neue Partnerschaften, die über die entsprechenden nationalen Marktkenntnisse verfügen, alternativ stellt Hiepler + Partner die Software in den Landessprachen zur Verfügung. Somit stellen international agierende Unternehmen ihre vertrauten Controlling Standards sicher. „Wir können beispielsweise Leasinggesellschaften von heute auf morgen auch in Russland mit deutschen Standards in der jeweiligen Landessprache bedienen“, so Prinzing.

Neue Funktionen und Kooperationen bereiten den Weg für neue Zielgruppen: so ist nun eine Steuerung der Poolfahrzeuge und die Möglichkeit der Kurzzeitmiete integriert. Eine Kooperation wurde mit der Temot Autoteile GmbH geschlossen und bezieht sich auf die Einbindung der Werkstattsoftware „Repdoc“, die bereits in über 2.500 Kfz-Betrieben verwendet wird. Dadurch lassen sich die Prozesse des Fuhrparkmanagement mit denen der hauseigenen Werkstatt kombinieren. Eine weitere Kooperation besteht mit DigiCore und betrifft die Integration eines Ortungs- und Kommunikationsmoduls. „Über diese Korrespondenz lassen sich technische Daten, Ereignisse, Termine etc. ständig aktuell zwischen den Systemen austauschen. Alternativ können Fahrzeuge im Falle eines Diebstahls mit C-Track geortet sowie ferngesteuert deaktiviert werden“, gibt Stephan A. Hiepler beispielhaft Auskunft zu Verwendungsmöglichkeiten.

In den letzten 10 Jahren hat sich das enorme Potenzial der Software-Entwicklung FLEET+ herausgestellt. Es ermöglicht, das Rad nicht jedes Mal neu zu erfinden, sondern einfach nur zu verfeinern und zu optimieren. Mittlerweile profitieren davon nicht nur die großen, sondern auch die kleineren Fuhrparks. Der Erfolg gibt Hiepler + Partner recht.