Die Wegbegleiter

Zugegeben, die „1-Prozent-Regelung“ ist halt einfach. Sie besagt ja grundsätzlich, dass der Dienstwagennutzer den sogenannten geldwerten Vorteil privater Fahrten mit dem Firmenwagen pauschal mit einem Prozent des Brutto-Listenpreises monatlich mit seinem Einkommen zu versteuern hat. Das errechnet sich schnell und stellt für Unternehmen wie Mitarbeiter eine feste Kalkulationsbasis dar. Und es genießt den Handling-Vorteil, dass ein so versteuerter Firmenwagen bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt in aller Regel anstandslos durchgeht.

Allerdings suggeriert der Begriff „1-Prozent-Regelung“ zunächst einmal eine vermeintliche Kleinigkeit, tatsächlich ist der letztlich angesetzte Prozentsatz im Einzelfall auch von der Fahrstrecken- Länge zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abhängig – aus einem Prozent werden schnell auch einmal 2,5. Und das käme den Mitarbeiter bereits bei einem 30.000 und mehr Euro kostenden Mittelklassewagen relativ teuer. Jedenfalls ist diese „1-Prozent-Regelung“ quasi herausgeworfenes Geld, wenn der Firmenwagen überwiegend dienstlich genutzt wird, die Steuer fällt immer noch an.

Eine sinnvolle Alternative für den Dienstwagennutzer kann dann der Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern an Bord darstellen, die in der Regel alle relevanten Daten automatisch auf Basis von GPS-Signal, Bordrechner oder/und Tachosignal aufzeichnen. „Wer seinen Dienstwagen überwiegend beruflich nutzt“, stellt auch Michael Pulter, Produkt Marketing Manager bei der Bury GmbH & Co. KG in Löhne klar, „kann durch das Führen eines Fahrtenbuches jährlich viele hundert Euro Steuern sparen. Elektronische Fahrtenbücher sind dann auf jeden Fall die bequemste Lösung, um dieses Einsparpotenzial voll auszunutzen.“

Darüber hinaus sollte ohne ein Fahrtenbuch oder eine adäquate, anerkannte elektronische Aufzeichnung beispielsweise auch kein Pool-Fahrzeug den Hof verlassen, weil solche Fahrzeuge „zur freien Verwendung“ von unterschiedlichen Mitarbeitern gefahren werden. In diesen Fällen spielt dann neben der Tatsache, dass die Daten für die steuerliche Betrachtung erheblich sind, auch noch die Halterhaftung als zweites Motiv mit hinein. Ein wichtiger Aspekt aber bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs ist vornweg die Rechtssicherheit gegenüber dem zuständigen Finanzamt. „Das Entscheidende ist die Sicherheit der Dateneingabe“, verweist Thomas Krüger, Geschäftsführer der TÜV Card Services GmbH in Nürnberg. „Die Kilometer-Angaben dürfen nicht manipulierbar sein, es darf höchstens noch nach privaten und beruflichen Kilometer entschieden werden. Andernfalls verlieren elektronische Fahrtenbücher ihre fiskalische Eignung.“

Das bestätigt auch René Albrechtsen für die Systemics Elektronik GmbH & Co. KG in Haar: „Sehr wichtige Voraussetzungen für das Standhalten gegenüber den strengen Prüfungen der Finanzbehörden sind Markterfahrung des Herstellers im Fahrtenbuch-Bereich, Produkt-Zuverlässigkeit und -komfort, wie minimaler Bedienungsaufwand und minimale Nachbearbeitung, Garantieleistungen, Zertifizierungen und ein hoher technischer Schutz vor Datenverlust.“ Der Anbieter solle wissen, wovon er spreche, und nicht eine Firma sein, die das Produkt zusätzlich im Sortiment habe, betont Dietmar Spiess, Geschäftsführer von Securysat Deutschland. „Darüber hinaus“, so Spiess weiter, „sind wichtige Anforderungen, wie die Daten vom Fahrzeug in den PC gelangen, Mehrwertfunktionen, wie beispielsweise Spurverfolgung, Berichterstellung für Stopps oder einzelne Fahrten, und natürlich das Preis-Leistungs- Verhältnis.“

„Der schlichte Hersteller-Hinweis, die angebotene Lösung würde vom Finanzamt anerkannt“, gibt Ralph Ebbinghaus, Geschäftsführer der DigiCore Deutschland GmbH, zu bedenken, „reicht allein aber nicht. Das lässt sich nicht mit hoher Treffsicherheit flächendeckend vorhersagen, weil sich nach wie vor jedes Finanzamt vorbehält, das selbst zu bestimmen.“ Auch er empfiehlt den Fuhrparkbetreibern, sich das ins Auge gefasste elektronische Fahrtenbuch vor Ersteinsatz vom zuständigen Finanzamt schriftlich absegnen zu lassen. „Es ist auch Vorsicht beim Online-Kauf elektronischer Fahrtenbücher geboten“, warnt Carolin Cavadias, Marketing Manager des Anbieters Vispiron AG in München. „Billigangebote entpuppen sich meist schon nach kurzer Zeit als Reinfall; zwar sind die Einmalkosten niedriger, jedoch schnellen die Ausgaben durch teure Internetverbindungen, SMS Versand oder die Vertragsmodalitäten in die Höhe.“

Welche Features unterstreichen die professionellen Anbieter elektronischer Fahrtenbücher, worauf ist noch zu achten? „ Wichtig für den Kunden ist generell ein System, das nicht ‚geschlossen‘ ist, sondern einfach Erweiterungen und Anbindungen an vor- und/oder nachgelagerte Systeme bietet“, führt Ulric Rechtsteiner, Geschäftsführer der AREALCONTROL GmbH in Stuttgart an. „Unsere Lösung ist komplett webbasiert, automatische Updates für Software-, Karten- und Adressdatenbanken fließen stetig automatisch ein, der Anwender muss sich nicht um Aktualität bemühen. Zudem bieten wir die Anlage beliebiger Fahrzeugruppen analog zur Betriebsorganisation an.“ Michael Pulter hebt beispielsweise für die BURY-Lösungen die einfache Bedienung hervor: „Vor Fahrtbeginn genügt ein Knopfdruck, um zwischen Privat-, Geschäfts- oder Arbeitsweg zu unterscheiden, alles Weitere übernimmt das mit der Fahrzeugelektrik verbundene, kleine Gerät automatisch; das gilt auch für die mitgelieferte Verwaltungs-Software. Das Sytem ist außerdem netzwerkfähig und erlaubt die Verwaltung mehrerer Fahrzeuge und Fahrer.“ Dietmar Spiess verweist für Securysat auf ein versteckt verbautes, manipulationssicheres System: „Zudem gibt es verschiedene Einstellmöglichkeiten für wiederkehrende Fahrten, beispielsweise automatischer Eintrag von Arbeitswegefahrt, Mehrwerte wie Diebstahlschutz und Wegfahrsperre sowie auch Flottenmanagement-Funktionen.“ Thomas Krüger differenziert das Angebot von TÜV Card Services: „Jedes Fahrzeug überträgt die Fahrten in Echtzeit mittels eines im Fahrzeug eingebauten GPS-Empfängers, das Übertragen vom Fahrzeug zum PC entfällt, das Fahrtenbuch ist garantiert zeitnah. Der Kilometerstand wird automatisch vom CAN-Bus des Fahrzeugs ausgelesen und übertragen.“ Carolin Cavadias unterstreicht für die Vispiron-Lösung: „Durch die direkte Anbindung an die Fahrzeugelektronik werden alle Fahrdaten automatisch erfasst und an ein Webportal weitergegeben. Damit lassen sich die Daten computer- und zeitunabhängig bequem von überall aufrufen und bearbeiten.“

Was elektronische Fahrtenbücher im Einzelnen bieten, hat Flottenmanagement in der folgenden Tabelle zusammengetragen.