Miete oder Pool?

„Mietwagen-Management am Fuhrpark-Rand? Mein Gott, man kann auch aus allem eine Wissenschaft machen!“, äußerte sich dieser Tage ein Fuhrparkleiter, „wenn wir einen Mietwagen brauchen, dann buchen wir einfach das Wunschfahrzeug zu den gerade günstigsten Konditionen...“

Ist das so einfach? Das mag sich ja noch so handhaben lassen, wenn ein Mietwagen nur ganz gelegentlich benötigt wird, so dass sich kaum der Zeitaufwand für einen sorgfältige Betrachtung lohnt. Aber die Fuhrparkwirklichkeit vor allem bei Betreibern größerer Flotten ist in der Regel eine andere: Mitarbeiter bekommen eine Probezeit, bestehen sie vielleicht nicht und scheiden wieder aus. Ein Mitarbeiter wird mit Zeitvertrag, beispielsweise für ein Jahr eingestellt, der Vertrag wird nicht verlängert. Gerade im Bereich Außendienst, in dem Erfolg oder Misserfolg relativ schnell messbar sind oder gemessen werden, kann die Fluktuation höher sein als im Bereich Innendienst. Betriebszugehörigkeiten können hier auch häufiger unterhalb der generellen Laufzeiten der Fahrzeuge liegen. Darüber hinaus kann ein zeitlich befristeter, zusätzlicher Bedarf für Messebesuche entstehen, plötzlich sind drei Fahrzeuge mehr erforderlich als geplant.

Auch der schwankende Fahrzeugbedarf am Fuhrparkrand lässt sich über die Jahre sicher statistisch auswerten. Dann stellt sich zunächst einmal auch die Frage, bietet es sich eher an, einen kleinen Teil-Fuhrpark von Poolfahrzeugen auf den Parkplatz zu stellen, oder bleibt der Bedarf für sogenannte Spitzenzeiten, sonstige Gelegenheitsfälle oder andere Unwägbarkeiten so schwer kalkulierbar, dass nur die Langzeitmiete das geeignete Instrument der Abwicklung ist. Immerhin ist eine Langzeitmiete über ein Quartal oder ein halbes Jahr im Vergleich zu anderen Beschaffungs- und Finanzierungs-Formen pro Monat betrachtet ein relativ teures Fahrvergnügen. Ein Mittelklassewagen beispielsweise kostet dann, unabhängig von individuell vereinbarten Großkundenverträgen, im Halbjahr je nach Fahrzeugtyp schon seine 3.000 bis 4.000 Euro.

Andererseits empfehlen sich Poolfahrzeuge wirklich erst dann, wenn ein recht hoher Auslastungsgrad gewährleistet ist, was wiederum die besagte sorgfältige, statistische Auswertung voraussetzt. Fuhrpark-Experten sind sich einig darin, dass der Auslastungsgrad eines Fahrzeug-Pools mindestens zwischen 60 und 80 Prozent liegen sollte. Auch werden Laufleistungen von weniger als Gerade auch das Management des schwankenden Fahrzeugbedarfs am Fuhrpark-Rand ist nicht einfach zu entscheiden 20.000 Kilometer im Jahr als sicheres Indiz dafür gewertet, dass die Einrichtung eines Fahrzeug-Pools nicht der Weisheit letzter Schluss gewesen sein kann. Im übrigen: Dort, wo Fahrzeuge geleast werden, ist das Unternehmen im Falle der Poolfahrzeuge auf den Betrieb weiterer Autos mit einer Leasinglaufzeit von mindestens 24 Monaten festgelegt, die können dann nicht einmal so eben schnell zurückgegeben werden.

In der Praxis, dort wo routinierte Fuhrparkmanager am Werk sind, kommen im Grunde alle Spielformen vor, nur Poolfahrzeuge, nur Langzeitmiete oder beides.

Bei der Dahme-Nuthe Wasser Abwasserbetriebsgesellschaft mbH in Königs-Wusterhausen (Brandenburg) ist schon vor langer Zeit gegen die Langzeitmiete entschieden worden, hier stellen die Poolfahrzeuge zur variablen Verwendung immerhin rund acht Prozent des Fuhrparks dar. Bei der Lafarge Roofing GmbH in Oberursel mit einem Fuhrpark von rund 600 Fahrzeugen wird der schwankende Bedarf im Moment noch ausschließlich über Langzeit- und Kurzzeitmieten abgedeckt. Es kommt etwa drei- bis viermal im Jahr vor, dass für Mitarbeiter mit Probezeit ein Fahrzeug außer der Reihe über Langzeitmiete organisiert werden muss. Darüber hinaus ist ungefähr 400 mal im Jahr die Kurzzeitmiete über ein bis vier Tage fällig.

„Ansonsten“, gibt Fuhrparkmanager Claus-Peter Gotta Einblick, „nutzen wir immer wieder auch Leasing- Rückläufer, die schon nicht mehr genutzt werden, deren Verträge aber noch beispielsweise für rund vier Wochen laufen.“ Überlegungen seien aber soweit gediehen, für die Zukunft die Anschaffung des einen oder anderen Poolfahrzeugs in betracht zu ziehen. Die Installation einer entsprechenden Software zur Regelung der Vergabe und die Organisation der Schlüsselübergabe befänden sich im Planungsstadium, überdies würden für diesen Teilbereich Fahrzeuge mit alternativen Antrieben quasi zu Testzwecken ins Auge gefasst. „So könnten wir sogar zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen,“ ergänzt Gotta, „aber das hängt letztlich noch davon ab, in welchem Umfeld diese Fahrzeuge stationiert werden.“

Bei der Apetito AG in Rheine wiederum laufen bei mehr als 200 Fahrzeugen zwei Poolfahrzeuge. Sie kommen ständig dann zum Einsatz, wenn Mitarbeiter keinen eigenen Dienstwagen zur Verfügung haben. Die Unternehmens-Organisation wird verwaltungstechnisch zwar wesentlich in Rheine dargestellt, ein Produktions-Standort liegt aber im 70 Kilometer entfernten Hilter im Teutoburger Wald. „ ‚Ich muss einmal eben rüber‘ “ beschreibt Fuhrparkleiter Stephan Faut das Anforderungs-Signal für die Poolfahrzeuge, „eine weitere Aufstockung dieses Teil-Fuhrparks macht aber keinen Sinn mehr. Es gibt ja auch Pausen in den Produktionszeiten, in den Ferien und an Weihnachten stehen die Autos dann ungenutzt auf dem Hof. Ansonsten kommen auch bei uns Langzeitmieten in Frage.“

Auch bei der ARZ Haan AG in Haan stehen am Rande einer 180 Wagen-Flotte zwei Poolfahrzeuge auf dem Hof zur Erledigung spontan anfallender Erfordernisse wie die Überbrückung von längerfristigen Werkstattaufenthalten oder auch die Fahrt zur Bank. „Natürlich lassen sich kürzere Fahrten auch mit dem Privatwagen darstellen,“ sagt Fuhrpark- Manager Bernd Wickel, „aber das zieht immer wieder zeitaufwendige Abrechnungs- Vorgänge nach sich. Ein wesentlicher Vorteil der Poolfahrzeuge besteht aber auch darin, dass ich sie zur besonderen Verwendung jedem Mitarbeiter sofort in die Hand geben kann, während ja die anderen Fahrzeuge durch einen Dienstwagen-Überlassungsvertrag personengebunden sind.“

Zusammengefasst heißt das: Ein ernsthaft betriebenes Management für den schwankenden Fahrzeugbedarf am Fuhrpark-Rand muss sich also zwangsläufig mit den jeweiligen Vor- und Nachteilen im Vergleich Fahrzeug- Pool/Langzeitmiete auseinandersetzen.

Für die Einrichtung eines Fahrzeug-Pools sprechen grundsätzlich:

• Statistische Auswertungen des schwankenden Fahrzeugbedarfs im Fuhrpark oder Erfahrungswerte zeigen, dass der ständige Betrieb von Fahrzeugen zur besonderen Verwendung mit einer Auslastung von 80 Prozent und mehr oder einer jährlichen Fahrleistung von 20.000 Kilometern und mehr notwendig ist.
• Der Betrieb eines vergleichbaren Poolfahrzeugs lässt sich im Zweifel pro Monat kostengünstiger darstellen.
• Die Fahrzeugauswahl entspricht von vornherein der Car Policy des Unternehmens, auch kann die Quasi-Winterreifen- Pflicht unproblematischer dargestellt werden.
• Leasingfahrzeuge von vorzeitig ausgeschiedenen Mitarbeitern (deutlich unterhalb der Leasing- Laufzeit) können im Pool weiter genutzt werden, die Problematik vorzeitiger Rückgabe stellt sich nicht.

Für die Langzeitmiete sprechen grundsätzlich:

• die höhere Flexibilität, der Bedarf kann taggenau abgedeckt werden.
• Stets neue Fahrzeuge, sicherheitstechnisch immer auf dem aktuellsten Stand.
• Weniger Verwaltungsaufwand, auch liegt für den Betrieb weniger Verantwortung beim Fuhrparkleiter (Beispiel Führerscheinkontrolle bereits durch den Vermieter).
• Mietwagen entlasten die Bilanz, weil sie Kapitalbindung vermeiden.

So viel Check sollte doch wenigtens sein, und das ist noch längst keine Wissenschaft.