Veranstaltungen: Lernen vom Geschäftsreisemanagement

So manches Unternehmen ist auch Veranstalter: Bereichsmeetings, Tagungen für Produktionsingenieure, hin und wieder eine Incentiveveranstaltung für erfolgreiche Vertriebler oder auch die klassische Weihnachtsfeier – diese und viele andere Veranstaltungen werden bei vielen Firmen intern und meist von verschiedenen Verantwortlichen organisiert: von der Marketingabteilung, von der Geschäftsleitung, vom Vertrieb oder von Fachabteilungen. Während die meisten Unternehmen bei Geschäftsreisen bereits einen Schritt weiter sind – etwa durch zentralen Einkauf oder die Einführung und Durchsetzung einer Reiserichtlinie –, steckt in Meetings und Events häufig noch viel Potenzial: für die Steigerung der Veranstaltungsqualität, für Prozessverbesserungen und für Einsparungen.
Carlson Wagonlit Travel hat in einer umfangreichen Studie ein Einsparpotenzial von bis zu 25 Prozent auf die Meetingausgaben ermittelt, wenn Firmen beim Veranstaltungsmanagement acht Schritte befolgen und Synergien mit Geschäftsreisen ausschöpfen.

Zwei Drittel der Ausgaben entfallen auf Unterbringung und Transport • Bei Veranstaltungen entsteht nur ein knappes Drittel der Ausgaben durch das eigentliche Event (Organisation und Unterstützung vor Ort, Bewirtung, Kommunikation und Teilnehmermanagement). Im Durchschnitt 70 Prozent der Kosten hingegen entfallen auf die Unterbringung (in der Regel in einem Tagungshotel oder ähnlichem) und den Transport (Flug, Mietwagen, Bahn, eigene Anreise). Allein durch abgestimmten Einkauf von Hotels, Flügen und anderen Transportmitteln lassen sich hier also Einsparungen realisieren. Denn in der Regel sind beispielsweise die Hotelraten für Veranstaltungen höher als die üblicherweise für Dienstreisen zwischen Unternehmen und Hotel ausgehandelten vergünstigten Zimmerpreise. Daher sollten möglichst viele Meetings und Events in bevorzugten Vertragshotels stattfinden.

Auch bei Flügen ist oft noch Luft: Nach Schätzungen von CWT können sich die Flugvolumina eines Unternehmens um 20 Prozent erhöhen, wenn für einen Teil der Flüge, für den keine Gruppentarife möglich sind, die bevorzugte Airline genutzt wird. Durch das höhere Volumen bei der Fluggesellschaft verbessert sich die Verhandlungsposition des Unternehmens, wodurch es günstigere Flugtarife aushandeln kann.

Erprobte Prozesse sorgen für Einsparungen • Außerdem können Unternehmen Best Practices anwenden, die im Geschäftsreisemanagement bereits eingeführt sind. Hierzu gehören beispielsweise die Konsolidierung und Überwachung von Ausgaben oder die Gestaltung und Durchsetzung von Reiserichtlinien. Wichtige Punkte einer Veranstaltungsrichtlinie sind beispielsweise die Nutzung von Standardverträgen, bevorzugten Hotels und Fluggesellschaften oder eines Online-Registrierungstools. Die Richtlinie sollte außerdem festlegen, dass die Koordination des Anmeldeverfahrens über einen externen Anbieter (zum Beispiel Geschäftsreiseanbieter) laufen soll und eine Mindest-Vorlaufzeit für die Planung eingehalten werden muss.

Einfache Schritte zum Erfolg von Veranstaltungen • CWT hat in seiner Veranstaltungsstudie noch weitere Empfehlungen herausgearbeitet: Unternehmen sollten zunächst ihre Ausgaben für Meetings analysieren und Veranstaltungen zentral organisieren. Neben den zuvor erläuterten Richtlinien sind außerdem eine Meetingstrategie, ein festes jährliches Budget und ein Veranstaltungskalender sinnvoll. Das Unternehmen (oder der externe Dienstleister) sollte einen beispielhaften Planungsprozess für seine Meetings und Events aufsetzen, an dem sich alle im Unternehmen orientieren können. Sehr hilfreich ist außerdem eine Verbesserung des Anmeldeverfahrens und der Zahlungs- und Erstattungsprozesse. Werden zum Beispiel die Ausgaben für Veranstaltungen zentral über eine Meetingkreditkarte abgerechnet, können sie später genauer analysiert werden. Und schließlich sollten der Erfolg und die Einhaltung der Richtlinie laufend ausgewertet werden, damit daraus Rückschlüsse für die weitere Optimierung gezogen werden können.
Und ganz grundsätzlich profitieren Unternehmen davon, wenn sie mit den Eventspezialisten ihres Geschäftsreiseanbieters zusammenarbeiten – oder sich aufgrund ihrer Veranstaltungsaktivitäten erstmals für diese Dienstleistung entscheiden. Hierbei ist es meist sinnvoll, gleich beide Bereiche extern abwickeln zu lassen, da sich hierdurch das Optimierungspotenzial noch besser ausschöpfen lässt.