Hin und weg

Wenn der Zeitpunkt des Fahrzeugwechsels ansteht, scharrt der Dienstwagenutzer gerne schon einmal mit den Füßen. „Da die Fahrzeugkonfiguration eines der liebsten Themen des Außendienstlers ist, steht dieser schon rechtzeitig auf der Matte, um sein neues Fahrzeug mitzukonfigurieren“, weiß ein Fuhrparkleiter zu berichten. Das ist quasi der Beginn der Fahrzeugein- und aussteuerung, und sicher nicht der leichteste Prozess, aber einer, der hauptsächlich im Fuhrpark ausgeführt werden kann. Wie bei allen Fuhrparkverwaltungsangelegenheiten kann der Fuhrparkleiter dann aber auch bei sämtlichen weiteren Vorgängen der Fahrzeugein- und aussteuerung wählen, wie viele Leistungen er einkauft, einzeln oder im Paket, oder auch selbst organisiert. Wichtig dabei ist stets die Stabilität der Prozesse, denn jede Neugestaltung kostet bekanntlich Geld. Die Fahrzeugein- und aussteuerung besteht aus einer Vielzahl von Einzelvorgängen (siehe Checkliste S. 68), die unterschiedliche Bereiche betreffen. Hier muss ebenfalls beachtet werden, dass keine zeitlichen Brüche in der Prozesskette eintreten.

Prozesssteuerung
Am Beispiel einer Leasinggesellschaft, die ja auch als Flottenbetreiber gilt, sieht man wie dort die Ein- und Aussteuerung der verleasten Fahrzeuge organisiert ist. Die meisten arbeiten mit spezialisierten Dienstleistern zusammen, die beispielsweise für die Fahrzeugzulassung und –abmeldung oder die Überführung eingesetzt werden. Die Digitalisierung ermöglicht eine permanente Überwachung und zeitnahe Steuerung der Prozesse. So sind alle Prozessbeteiligten vom Händler über den Zulassungs- und Überführungsdienst bis hin zum Gutachter und Remarketingdienstleister über eine Software eingebunden. Bei LeasePlan pflegen die Neuwagenhändler- Partner den Liefertermin direkt in das Webportal des Dienstleisters für die Zulassung. Wird ein angegebener Liefertermin verändert, erstellt die Leasinggesellschaft automatisch ein Schreiben an den Kunden beziehungsweise Fahrer, das über den neuen Liefertermin informiert. Über die Leasingund Fuhrparkmanagementgesellschaften kann der Flottenbetreiber sämtliche Leistungen, die die Einund Aussteuerung betreffen, beziehen. Vorteil ist hierbei, dass die Vorgänge zentral gesteuert sind und aus einer Hand kommen. Die Leasing- und Fuhrparkmanagementgesellschaften kümmern sich um die Beschaffung kompetenter Dienstleister, zudem überwachen sie stets die Qualität und Kosten sowie die zeitlichen Vorgaben.

Es lassen sich aber auch alle wesentlichen Prozesse der Ein- und Aussteuerung in Eigenregie, alternativ mit einem oder mehreren Dienstleistern durchführen. In den Checklisten (S. 68) haben wir die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gibt, zusammengestellt. Anlieferung, Kennzeichenreservierung und Zulassung beziehungsweise Abholung und Abmeldung erledigen für einige Fuhrparks die Autohändler, wie uns die Fuhrparkleiter berichteten. Entstehen zeitliche Lücken bei der Neufahrzeugauslieferung lassen sich ganz praktisch Lösungen finden. Bei Lieferverzögerung bleiben in der Regel viele alte Verträge solange aktiv, bis das Neufahrzeug eingetroffen ist. Einige Leasing- und Fuhrparkmanagementgesellschaften, beispielsweise Arval, ASL, Hannover Leasing Automotive (HLA), HPI Fleet oder LeasePlan, helfen mit Interimsfahrzeugen aus eigener Flotte oder von Mietwagenpartnern. Die HLA hat jüngst ein Rückgabe-Konzept erstellt, das den Kunden mehr Flexibilität und Transparenz bieten soll. Der Kunde kann den Rückgabeort selbst wählen oder die Rückläufer an einem TÜV-Büro abgeben.

Logistik Koordination
Für die Logistik-Koordination, das heißt, die direkten Prozesse die Ein- und Aussteuerung betreffend, greifen die Leasing- und Fuhrparkmanagementgesellschaften wiederum auf spezialisierte Partner zurück, die wir in unserer Tabelle auf Seite 70 mit dem entsprechenden Dienstleistungsangebot übersichtlich aufgelistet haben. Dort finden sich Anbieter, die das gesamte Logistikportfolio rund um die Überführung neuer und alter Firmenwagen anbieten. Nicht nur für Kauffuhrparks, auch für große oder dezentral aufgestellte Leasingfuhrparks kann es interessant sein, dieses direkt in Anspruch zu nehmen, denn damit kauft der Fuhrparkleiter revisionssichere, durchdachte Prozesse ein von Unternehmen, die sich auf die Ein- und Aussteuerung spezialisiert haben. Bei der Fahrzeugübergabe muss eine Einweisung in den neuen Dienstwagen gemäß Sicherheitsvorschriften erfolgen. Dies übernehmen auf Anweisung auch die Überführungsfahrer, die stets ebenso vertraut mit vielen aktuellen Fahrzeugmodellen und einer Vielzahl von technischen Ausstattungen sein müssen. Standard und ein wichtiges Mittel stellt der Computer dar, um auf dem elektronischen Wege sämtliche Informationen revisionssicher, schnell und für alle Beteiligten belegbar zu übermitteln. Die Bandbreite reicht von Smartphones über Handhelds bis zu den so genannten Tablet- PCs. Zustandsbericht und digitale Bilder, die den Zustand des Fahrzeugs zusätzlich dokumentieren, können unmittelbar dem Fahrzeug zugeordnet und auch dem Fuhrparkleiter zur Verfügung gestellt werden. Per Online-Anweisung können automatisch weitere Prozessschritte ausgelöst werden, wie beispielsweise die Beauftragung von Gutachtern, sofort oder später die Abmeldung und der Kontakt zum Spediteur et cetera. Dennoch hat das Papier nicht ausgedient. Es gilt bei einigen Unternehmen weiterhin als wichtiges Originaldokument, das durch die digitale Dokumentation ergänzt wird. Zum Beispiel kann es bei einem Unfall entscheidend sein, ob das Fahrzeug um 13:25 Uhr übergeben wurde, wie es handschriftlich auf dem Papier dokumentiert wurde, und nicht um 13:29 Uhr, wie das Smartphone mit falsch eingestellter Uhrzeit festgehalten hat. Was die marktführenden Unternehmen im Dienstleistungsangbot haben, stellen wir hier einmal ausführlicher vor:

Carmago GmbH
Das Leistungsangebot von Carmago dreht sich rund um die Fuhrparkverwaltung, die Dienstleistungen erstrecken sich dabei nicht nur über ein breit aufgestelltes und erprobtes Leistungsspektrum, das Unternehmen sieht sich als Dienstleister, der aufgrund seiner Spezialisierung gerade besondere, individuelle Anforderungen von Flottenkunden erfüllen kann. Neben Prozess- und Kostenoptimierung übernimmt das Darmstädter Unternehmen ebenso Aufgaben rund um die Lieferung von Firmenfahrzeugen. „Schnell und zuverlässig“ lautet das Motto mit definierten und garantierten Standards. Dazu gehört die termingerechte Übergabe sowie die Sichtung und Funktionsprüfung des Autos und seiner Ausstattungskomponenten. Der Transport-Service mit eigens geschultem Personal beinhaltet zusätzlich die Innen- und Außenwäsche, das Betanken sowie die Erstellung und Verwaltung einwandfreier Übergabedokumente. Bei Bedarf kann eine Einweisung der Kunden in die Fahrzeuge erfolgen. Zum Angebot zählt zudem die Realisierung von Sonderumbauten in Kleinserie, Inspektion sowie Flottenausrüstungen in firmeneigener Fachwerkstatt, außerdem die Übernahme von Fahrzeugaufbereitungen. Mittels eines webbasierten Rücknahme-Tools kann beispielsweise auch der Leasingkunde bei der Online-Abfrage über seine Leasinggesellschaft auf den Leistungsstand von Carmago zugreifen. Das Tool zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass voll automatisch Beauftragungen versendet werden. So erfolgt bei der Terminierung der Anlieferung von Fahrzeugen automatisch der Versandauftrag der Kennzeichen oder der Auftrag an den Zulassungsdienst. Bei Rücknahmeterminierung erhält der TÜV automatisch Bescheid und selbstverständlich auch der Überführungsfahrer.

DAD Deutscher Auto Dienst GmbH
Zum Portfolio der DAD Deutscher Auto Dienst GmbH gehören ganzheitliche und IT- gestützte Prozesse rund um Fahrzeugflotten, wie die komplexe und termingenaue Fahrzeugein- und -aussteuerung, inklusive zentraler Zulassung großer Fahrzeugbestände, regionaler Einzelzulassungen, Fahrzeugum- oder -abmeldungen, Terminüberwachungen und -koordination beispielsweise zwischen Leasinggesellschaft, Hersteller und Kunde, Zulassungslogistik vom Wunschkennzeichen bis hin zur Feinstaubplakette oder auch die notwendigen regelmäßigen UVV-Prüfungen. Darüber hinaus übernimmt der Dienstleister das umfangreiche Informations- und Dokumenten-Management, darunter die Beschaffung fehlender Dokumente wie CoC-Bescheinigungen, ZB I oder II sowie die sichere Lagerung von Original-Fahrzeugpapieren sowie fahrzeugrelevanten Materialien wie Zweitschlüssel, Navigations-CDs oder Radiocodes. Zu den Services im Bereich der Fahrzeuglogistik zählen unter anderem Fahrzeugauslieferungen und -rückholungen auf eigener oder Fremdachse inklusive qualifizierter und via Tablet-PC elektronisch protokollierter Übergabe mit fotografischer Schadensdokumentation, bei Bedarf auch mit Erstellung umfangreicher Gutachten oder weiterer Services wie dem Winterreifentausch auf dem Weg zum Zielort bis hin zur Koordination notwendiger Einbauten. Mit einem bundesweiten Fahrerpool von 200 Fahrern kann die Fahrzeuglogistik zügig und reibungslos umgesetzt werden, ebenso hilft das Netz von 500 Standorten der Christoph Kroschke GmbH als Muttergesellschaft an nahezu jeder Zulassungsstelle in Deutschland. Über eine zentrale Plattform und Schnittstellen für die Beauftragung und das Reporting mit Dokumentation bietet der DAD seinen Kunden größtmögliche Transparenz und ständige Kontrolle des Auftragsstatus.

Hartmann Fleet-Professionals GmbH
Im Zentrum der Arbeit der Hartmann Fleet-Professionals GmbH (HFP) steht die selbst entwickelte Steuerungsplattform Fleet-Control-Monitor (FCM), mit der alle logistischen Anforderungen kundenindividuell gesteuert werden können. Das heißt, alle Daten und Fakten werden eingepflegt, miteinander verbunden und in logische Prozesse umgesetzt. Zu den Dienstleistungen, die der Fuhrparkleiter aus der Hand von HFP erwarten kann, gehören beispielsweise Terminierung mit dem Nutzer, Logistik, Fahrzeugrücknahme, Abmeldung, Fahrzeugaufbereitung, Zulassung, Reparatur- beziehungsweise Gutachten-Vorbereitung, Briefverwaltung, Zweitschlüsselverwaltung und bei Bedarf Stellung eines Implant-Mitarbeiters zur Unterstützung. Die direkte Logistik bei der Ein- und Aussteuerung betrifft sowohl Auslieferungen ab Werk oder Händler per Lader, gesteuert vom Werk, Fuhrpark oder auf Wunsch auch von HFP. Einzelabholungen erfolgen mit beigestellten Überführungskennzeichen durch den HFP-Außendienst inklusive Fahrzeug-Einweisung des Kunden. Ein Übernahmeprotokoll dokumentiert den Komplettzustand und ein Zubehörcheck die Ausstattung des Fahrzeuges. Die Rücknahme wird nach Kundenwunsch abgewickelt und verläuft inklusive Protokoll und Schadenskatalog mit Unterscheidung zwischen laufleistungsanalogen Gebrauchsspuren, Beschädigungen, Unfallschäden und Fehlteilen. Der Auftraggeber kann jederzeit online und in Echtzeit den Stand seines Auftrages auf der Plattform des FCM verfolgen.

PS-Team Deutschland GmbH & Co. KG
Das PS-Team gehört ebenfalls zu den größten Mobilitätsdienstleistern in Deutschland. Laut eigener Aussage hat das Wallufer Unternehmen in den letzten 25 Jahren Standards entwickelt, die heute in der Branche verbindlich sind. So können über die PS Logic von der Bestellanforderung über die Auftragsbestätigung bis zum Liefertermin die Prozesse überwacht werden. Gleiches gilt für die Aussteuerung. Bereits bei der Fahrzeugbestellung werden die Fahrzeugdaten in eine Systemplattform eingespeist und stehen so für den gesamten Lebenszyklus des Fahrzeugs zur Verfügung. Alle Services die Einsteuerung betreffend werden kundenindividuell vereinbart, die Koordination der Händlerauslieferung, Werksabholung Fremdachse über Speditionen sowie die exklusive Auslieferung per eigener Achse erfolgt über das PS-Team. Wird ein Fahrzeug ausgesteuert, protokollieren die PS-Team- Mitarbeiter alle wichtigen Daten, die den optischen und technischen Zustand des Fahrzeugs dokumentieren. Ferner sind Zubehördaten, Ausstattung und Winter-/Sommerreifenabfragen vorhanden. Dann nehmen die PS-Team Mitarbeiter die Zulassungsbescheinigung I und das amtliche Kennzeichen entgegen und melden es über das webbasierte PS Logic ab. Sie koordinieren die Rückgabe zwischen Händler, Nutzer, Gutachter und Spediteur. Auch die bisher beauftragten Dienstleister eines Fuhrparks können in den Gesamtprozess integriert werden.

Wenn die Überführung der Fahrzeuge nicht in Einzelmengen stattfinden soll, übernehmen Speditionen, mit denen auch die Logistikdienstleister zusammenarbeiten. Mit Fahrzeugtransportern für beispielsweise sechs bis acht Fahrzeuge wie sie bei der Firma Hess Fahrzeuglogistik GmbH im Einsatz sind, können Überführungen, aber auch geschlossene, Eil- oder Spezialtransporte bewerkstelligt werden. Ebenso kann das Unternehmen einen Einlagerungsservice anbieten für bis zu 600 Fahrzeuge. Weitere Leasinggesellschaften arbeiten mit den Speditionen Egerland und ARS AG zusammen. Ein wesentlicher Punkt nach dem Abtransport ist die Fahrzeugstationierung. Wichtig sein sollte, wie die Sammelstellen organisiert sind, zum Beispiel mit 24h-Wachdienst, videoüberwacht und alarmgesichert. Bei Anlieferung und Abholung erfolgt ebenfalls die genaue Protokollierung der Fahrzeugzustände. Der Auftragsstatus kann auch direkt über die Speditionen per Kundenlogin abgefragt werden.

Für die meisten Fuhrparkkunden werden diese logistischen Meisterleistungen und Koordinationen im Verborgenen ablaufen. Denn im Idealfall und hauptsächlich wohl im Regelfall geht alles reibungslos vonstatten. Selbst wenn nicht, wird der Ansprechpartner beim Dienstleister alle Hebel in Bewegung setzen, um dem Kunden die gewünschten Leistungen zu erfüllen. Die Leasing- und Fuhrparkmanagementfirmen setzen wie schon erwähnt bei vielen Logistikdienstleistungen auf die Kooperation mit den externen, spezialisierten Unternehmen. ASL Fleet Services verweist auf die sechs unternehmenseigenen Logistik-Center, über die alle Rückläufer und Neufahrzeuge abgewickelt und bei denen Einbauten, Beklebungen sowie die Reifenlogistik umgesetzt werden können. 90 eigene qualifizierte Fahrer erledigen die Überführungen auf Achse oder per Transporter.

Ein weiteres Unternehmen, das in der Fahrzeugbeschaffung und damit auch als Teil davon in der Fahrzeuglogistik neue Wege gehen will, ist die Fleet Factory GmbH. Hier sollen alle Fahrzeugmarken, die in für einen Fuhrpark bestellt werden, von ihren Fertigungsorten ohne Umweg über das Autohaus direkt auf den Zielbahnhof in Hamburg gesteuert werden, an dem sie komplettiert werden, beispielsweise mit Einbauten, Beschriftungen oder der Erstinpektion. Von dort werden die Fahrzeuge an die endgültigen Zielorte bei den Kunden ausgeliefert, hier auch mithilfe der erwähnten spezialisierten Dienstleister. Die Fleet Factory bietet die Prozess-Fortschrittskontrolle in Echtzeit via Internet in Fleet Factory Online, zu dem alle Prozessbeteiligten Zugang haben. Sämtliche Auftragsbestätigungen, Zulassungsbescheinigungen und Übergabeprotokolle kann der Nutzer online abrufen.

Fahrzeugein- und aussteuerung ist weit mehr als nur ein Fahrzeug in Empfang nehmen oder abgeben, das haben wir hier herausgestellt. Diese sensiblen Prozesse können, wenn sie falsch laufen, viel Geld und zeitlichen Aufwand kosten, beispielsweise Versicherung und Steuern, so lange das Fahrzeug nicht ordnungsgemäß abgemeldet ist, die Halterhaftung läuft weiter und und und. Ebenso fällt auf, dass es Prozesse sind, mit denen nicht einfach irgendwer betraut werden sollte. Sie erfordern langjährige Erfahrung und Spezialisierung, damit sie gut ablaufen. Es sind eben Jobs für die Profis, dann kann sich der Fuhrparkverantwortliche voll und ganz auf seine Kernaufgaben konzentrieren.