Damit alles auswertbar ist.

Die „Tegernseer Gespräche“ der Sixt Leasing AG mit informativen Fachvorträgen, Workshops und Diskussionsrunden in entspannter Atmosphäre genießen inzwischen auch schon Tradition. Sie werden seit fünf Jahren veranstaltet, 2008 fanden sich 25 Fuhrparkmanager größerer Flottenbetreiber am Fuschlsee in Hof bei Salzburg ein. Im Mittelpunkt der Veranstaltung stand das Thema „Die Fuhrparkausschreibung – Chancen, Grenzen, Erfolgsfaktoren“. Ausschreibungen, wie sie heute bisweilen von der eingeladenen Klientel verfasst werden oder verfasst werden müssen, sind beinahe eine Wissenschaft für sich geworden, über 15 oder mehr DIN A4-Seiten mit Inhaltsverzeichnis. Darin dokumentiert sich einerseits der Versuch, im Vorfeld möglichst alle Eventualitäten zweifelsfrei klären zu wollen. Andererseits ist aber auch ein so umfangreicher Fragenkatalog das Ergebnis aus der jeweiligen Fuhrpark-Praxis oder einzelner Vorfälle aus der Fuhrpark-Historie. Das macht allerdings die Beantwortung auf Anbieterseite nicht immer ganz leicht. „In den Ausschreibungs-Antworten müssen die einzelnen Dienstleistungen von der Präsentation her oft gleich sein“, machte Johannes Posalla, Bereichsleiter Sales Services & Contracts bei der Sixt Leasing AG, auf ein Grundproblem aufmerksam, „das sagt aber oft noch nichts über die Qualität der Dienstleistung hernach aus.“ „Es gibt Ausschreibungen, in denen einzelne Fragen einen größeren Interpretations-Spielraum zulassen können,“ weiss auch Matthias Vogel, Verkaufsleiter Deutschland bei der Sixt Leasing AG, zu berichten, „was wiederum auch die Auswertung für den Fuhrparkmanager schwieriger gestalten kann.“ Vogel empfiehlt daher, vor Verfassung einer Ausschreibung zunächst einmal grundsätzlich sorgfältig zu prüfen, „ob ein bestimmtes Kriterium am Markt überhaupt klar beschrieben ist und im Sinne des Marktes dargestellt und bewertet werden kann“. Bei der Formulierung sollte möglichst bis in die Details sichergestellt sein, dass nur wenig Interpretations Interpretations- Spielraum verbliebe. Er verwies in diesem Zusammenhang auch auf beispielhafte, sogenannte Non-Standards wie etwa:

- Prozessäulen, wie Liefer-Prozess, Schaden Handling oder Rückgabe-Prozess,
- Finanzielle Kriterien, wie Mehr-/Minderkilometer, Schadenfreibetrag, vorzeitige Rückgabe oder Gutachterkosten,
- Systemrelevante Kriterien, wie Zahlungsziele der Rechnungsstellungen und
- Rechtliche Kriterien wie Rahmenvereinbarungen etc..

Das seien Kriterien, die häufig nur individuell beschrieben beziehungsweise beantwortet werden könnten. Abgesehen davon spiele es auch eine Rolle, ob zum Zeitpunkt einer Ausschreibung gerade viele Modellwechsel anstünden oder ob eine größere Zahl von Bestellungen zu bearbeiten sei. In solchen Fällen müssten auch, parallel zur Ausschreibung, klärende Gespräche mit dem Kunden möglich sein. Vogel skizziert ein weiteres Beispiel für „den direkten Draht“. So könne bei einem Audi A6 2,7 TDI mit 36 Monaten Laufzeit und einem Mehr-/ Minder-km-Freibetrag von 7.500 Kilometern bei einer Erhöhung der jährlichen Laufleistung von 40.000 Kilometern auf 42.500 Kilometer der Restwert um einen Prozentpunkt fallen, was die monatliche Rate um immerhin neun Euro anheben würde. „Solche Besonderheiten“, so Vogel, „würden wir dann gern am Tisch des Kunden besprechen.“ „Ein Freibetrag für Mehrkilometer sollte ein Puffer sein und kein genereller Freibrief“, kommentierte einer der Fuhrparkmanager. „Wir können hier auch seitens der Sixt Leasing anbieten,“ ergänzte Vorstandsmitglied Dr. Michael Mayr, „dass wir uns einmal im Jahr mit dem Kunden zusammensetzen und prüfen, ob wir in Einzelfällen eine Gutschrift, eine Nachforderung ansteuern oder besser eine Vertragsanpassung vornehmen. Es gibt einfach Details, die anfangs nicht vernünftig kalkulierbar sind.“ Das käme aber bei 80 Anfragen in nicht einmal zehn Prozent der Fälle vor, „weil sich auch die Zahlen für Freibeträge herumsprechen und deshalb in den Ausschreibungen bereits so konkret angefragt werden.“ Was kann alles im einzelnen Thema einer Ausschreibung sein? Die Fuhrparkmanagerin eines großen Verlagshauses mit dezentraler Ausrichtung – hier werden 1.100 Fahrzeuge von vier Personen gemanagt – referierte über die Konzeption ihres Hauses. Als wichtige Voraussetzung für die Ausschreibung wurde angesehen, zunächst einmal die Car Policy möglichst eindeutig und konkret zu definieren. Die in Frage kommenden Leasinganbieter wurden vorab zum Gespräch eingeladen, um darstellen zu können, was sie auszeichne und worin ihre Stärken bestünden. „Ihr müsst die Formulare komplett ausfüllen“, formulierte die Fuhrparkmanagerin eine Hauptanforderung, „damit alles auswertbar ist.“ Größere Themenblöcke der Ausschreibung betrafen die Herstellerrabatte, die Restwerte („um die besten Konditionen auch nachprüfbar zu bekommen“), die Einmalkosten (wie Überführungskosten etc.), die Serviceraten (Wartung/ Reparatur in geschlossener Abrechnung) oder das Reifenmanagement („Wir haben über die Jahre festgestellt, dass das über den Reifenhandel besser funktioniert als über den Autohandel“). Darüber hinaus wurden auch der Web- Auftritt in den Fragenkatalog aufgenommen, die Anforderungen, die ein Car-Konfigurator erfüllen müsse, die Modalitäten der Fahrzeugrückgabe, der vorzeitigen Fahrzeugrückgabe, die Art sämtlicher Rechnungsstellungen (hier insbesondere auch die Erstattung von Barbelegen) sowie Reporting („bis ins kleinste Detail vordefiniert“), Prozesse, Ansprechpartner und Qualitätsmanagement. Lediglich Versicherung, Versicherungsmanagement und die entsprechenden Abwicklungen stellt das Verlagshaus in Eigenregie dar. Es blieb am Schluss noch die Frage, ob ein oder zwei Leasinganbieter in Frage kommen würden. „So wie wir allerdings in unseren Prozessen aufgestellt sind“, ergänzte die Fuhrparkmanagerin, „haben wir uns für einen Anbieter entschieden. Bei der Sixt Leasing AG stimmte das Gesamtpaket.“ In den anschließenden Worksshops erarbeiteten die geladenen Fuhrparkmanager Vorschläge und Maßnahmenkataloge für die Gestaltung einer sinnvollen Ausschreibung, auf die Flottenmanagement noch einmal gesondert zurückkommen wird. „Wir haben bei unseren Ausschreibungen mit bis zu 15 Anbietern wiederholt festgestellt“, summierte der erfahrene Fuhrparkmanager eines vierstelligen Fuhrparks am Ende des Tages, „dass zwischen dem besten und dem schlechtesten Angebot durchaus eine Differenz von einer Dreiviertel Million Euro pro Jahr liegen kann.“ Und Jörg-Martin Grünberg, Vorstand der Sixt Leasing AG, fasste zusammen: „Das sind auch Umstellungsphasen, in denen tausend Menschen mitreden, für die das Auto wichtiger ist als das Gehalt. Das muss nachher reibungslos funktionieren.“