Abwarten & rechtzeitig reagieren

Das Problem ist offenbar so alt wie der Leasing- Fuhrpark selbst. „Über 50 Prozent aller Leasingverträge“, weiß beispielsweise Harald Braunschuh, Managing Director Automotive bei der VRLeasing AG in Eschborn, „zeigen signifikante Abweichungen zur ursprünglich vereinbarten Fahrleistung. Dabei kann der Ausgleich zur offenen Restwert-Kalkulation gewöhnlich entweder über die klassische Mehr- bzw. Minderkilometerabrechnung zu festen Größen oder über eine Neukalkulation des Vertrags mit der realistischen Laufleistung erfolgen.“

Das klingt zunächst einmal recht einfach, wird nahezu auch immer so praktiziert, dennoch stellt das optimale Handling bisweilen wohl immer noch eine kleine Herausforderung an das jeweilige Fuhrparkmanagement dar. Jedenfalls sieht sich Harald Braunschuh, auch stellvertretend für den VMF-Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagement- Anbieter, veranlasst, den Flottenbetreibern hier noch einmal einige grundsätzliche Regeln mit auf den Weg zu geben.

„Es sollten während der Vertragslaufzeit unbedingt mehrere Anpassungen vermieden werden,“ so Braunschuh, „denn jede Umstellung ist immer mit Kosten verbunden. Deshalb empfehle ich, nur bei signifikanten und konstanten Abweichungen von mehr als 20 Prozent von der vereinbarten Gesamtfahrleistung eine Anpassung beim Leasinggeber zu beantragen. Unterhalb dieser Grenze ist eine Mehr- oder Minderkilometerabrechnung zu vorher vertraglich vereinbarten Konditionen zu empfehlen.“

Dabei sollten die Fuhrparkmanager mindestens den Ablauf von 50 Prozent der Laufzeit abwarten, da sich zu viel oder zu wenig gefahrene Kilometer zu Beginn des Vertrages über die Laufzeit noch ausgleichen könnten. „Die Fuhrparkmanager sollten bei einer Neukalkulation des Vertrages eine stichtagsbezogene Anpassung für die Restlaufzeit verlangen. Dadurch wird die bei einer höheren Fahrleistung entstehende Nachbelastung gleichmäßig auf die Restlaufzeit verteilt. So wird eine sofortige hohe Nachzahlung vermieden, die gegebenenfalls bei einer rückwirkenden Anpassung auf eine höhere Fahrleistung anfallen würde.“

Die rechtzeitige Anpassung eines Leasingvertrages an die reale Kilometerleistung wird auch seitens Arval als „gut und gerechtfertigt“ bestätigt. Der klare Vorteil liege eben darin, dass die Leasingraten stets korrekt und überschaubar blieben und es so bei Vertragsende zu keinen Nach- oder Rückzahlungen käme. „So wird ja auch der große Pluspunkt beim Leasing,“ verweist Norbert Zumblick, Commercial Director der ARVAL Deutschland GmbH, „die festen, berechenbaren Leasingraten, nicht in Frage gestellt.“

Dabei sollte der Leasingnehmer insbesondere aber folgende Punkte im Auge behalten:

a) Bestimmte Vertragsbedingungen

- Freigrenzen, innerhalb derer Mehr- und Minderkilometer kulanterweise nicht berechnet werden (normalerweise in den AGB geregelt, bei Arval beispielsweise +/- 2.500 km)

- Mehr- bzw. Minderkilometersätze (normalerweise im einzelnen Leasingvertrag geregelt)

- Grenze, ab der Vertragsanpassung vom Leasingnehmer wie auch vom Leasinggeber verlangt werden kann (jeweils nach AGB)

- Eventuelle Bearbeitungsgebühren für Vertragsanpassungen

- Gegebenenfalls ist die Laufleistungskontrolle (Ausreißerreports) ohne Berechnung inklusive

b) Service des Leasinggebers

- Ein Full Service-Dienstleister sollte transparent agieren und Reports über Kilometer-Abweichungen liefern können sowie den Leasingnehmer „proaktiv“ auf die Notwendigkeit von Vertragsanpassungen aufmerksam machen (ist in der Branche weitestgehend Standard, Red.).

- Voraussetzung dafür ist die regelmäßige Erfassung des Kilometer-Standes. Dies kann auf zwei Arten geschehen: Zum einen beim Tanken (hier ist man aber auf die korrekte Kilometereingabe des Fahrers angewiesen). Eine Full Service-Leasinggesellschaft, die auch das Kraftstoffmanagement übernommen hat, erhält die Daten mit den Tankrechnungen und sollte dies auswerten können. Die zweite Möglichkeit ist die Abfrage durch den Leasingnehmer und die Mitteilung der Daten an den Leasinggeber. In diesem Fall kann der Leasingnehmer auch ein proaktives Verhalten seines Dienstleisters erwarten, das heißt, eine kostenlose Laufleistungskontrolle.

- Vertragsanpassungen machen allerdings erst nach zwölf Monaten Laufzeit Sinn – dann können sie aber praktisch zu jedem Zeitpunkt vorgenommen werden. Wurde das Fahrzeug während der Laufzeit einem anderen Fahrer oder Einsatzgebiet zugeteilt, ist eine Anpassung oft angebracht. Es kann aber im Einzelfall auch sinnvoll sein, erst die Laufleistungsentwicklung abzuwarten. Ein proaktiver Leasinggeber geht hier zum richtigen Zeitpunkt auf den Leasingnehmer zu. Ein guter Fuhrparkspezialist sollte bei den Anpassungsangeboten auch Alternativen aufzeigen, beispielsweise auf Basis der tatsächlich beobachteten Kilometer die optimale Laufzeit errechnen und dann gegebenenfalls Vertragsverlängerungen anbieten.

Unabhängig von diesen Tipps und Empfehlungen ist die Vertragsanpassung aber auch nahezu überall detaillierter Vertragsbestandteil. In den entsprechenden Passagen ist vorweg zumeist die maximal mögliche Gesamtlaufleistung, auf beispielsweise 180.000 oder 200.000 Kilometer begrenzt. Unterschiedlich ist die Berechtigung des Leasinggebers oder gar beider Parteien geregelt, den Kilometer-Vertrag wegen erheblicher Überoder Unterschreitung anzupassen. Das kann dann nach einer Abweichung um zehn, 20 Prozent oder nach einer Abweichung von beispielsweise 10.000 Kilometern geschehen und sich im Falle von Full Service-Leasing auch auf die Raten für Technik-, Reifen- und Tankkarten-Service beziehen.

Schon diese Bandbreiten der juristischen Regelungen im Einzelfall zu diesem Thema lassen also auch dringend den Blick in den bestehenden Leasingvertrag angeraten erscheinen.