1. Was ist unser Business-Problem, das durch die Einführung einer Telematiklösung gelöst werden soll?

Vor der Entscheidung und Implementierung müssen sich Unternehmen zunächst darüber im Klaren sein, welches konkrete Business-Problem mithilfe der Telematiklösung bewältigt werden soll. Geht es dabei in erster Linie um Kosteneinsparungen? Sollen Fahrer und Mitarbeiter zum risikoarmen Fahren motiviert werden? Möchte ich meine Flotte elektrifizieren? Auch branchenspezifische Anforderungen, wie beispielsweise die Überwachung von Kühltransporten oder die Gewährleistung bestimmter Lieferzeiten an Endkunden können eine zentrale Rolle spielen. Je nach Anforderung, muss jedes Unternehmen dann individuell entscheiden, welche Lösung am besten passt.

2. Welchen Zusatznutzen und welche Funktionen bietet eine Telematiklösung und was ist dabei besonders wichtig für unser Unternehmen?

Viele Telematiklösungen bieten zusätzliche Features wie fahrzeuginterne Kameras, Streckenoptimierung, mobile Formulare, Ferndiagnose oder Wetterwarnungen. Auch hier gilt es vorab zu evaluieren, welche zusätzlichen Leistungen für das eigene Fuhrparkmanagement essentiell sind, und auf welche gegebenenfalls verzichtet werden kann. Oft überstürzen Unternehmen die Implementierung von Telematik, um schnellstmöglich vom Nutzen zu profitieren. Ohne ein maßgeschneidertes Fuhrparkmanagement-Paket kann es sein, dass der erhoffte Nutzen allerdings nicht eintritt wie erwartet, und die Enttäuschung ist groß. Eine ausführliche Beratung vorab ist also unabdingbar.

3. Bieten die Telematikanbieter, die wir in Betracht ziehen ein geschlossenes System oder eine offene Plattform an, welche die Integration von Angeboten und Lösungen von Drittanbietern erlaubt?

Unternehmen sollten sich vor der Entscheidung für eine Lösung unbedingt darüber informieren, ob der Anbieter ein geschlossenes System oder eine offene Plattform bietet, welche die Integration von Drittanbieter-Anwendungen, zum Beispiel über einen Marketplace, erlaubt. Telematiklösungen mit einer offenen Plattform bieten wertvolle Ergänzungen und Apps, die Nutzern mit einem geschlossenen System entgehen. Dabei handelt es sich um Integrationen, die beispielsweise die Routenplanung optimieren, den Batterie-Status von Elektrofahrzeugen tracken, Abhilfe bei der Reduzierung vom Kraftstoffverbrauch schaffen oder aber Echtzeit-Warnsysteme, die dabei helfen, Unfälle zu vermeiden. Der Vorteil beim Einsatz von Drittanbieterlösungen ist, dass diese jederzeit auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nach der Implementierung der Hauptlösung dazu gebucht werden können.

4. Mit welchen Gesamtkosten müssen wir bei einer Telematiklösung rechnen?

Die Anschaffung einer Telematiklösung ist kein geringfügiges Belangen. Deshalb sollten Unternehmen zunächst prüfen, mit welchen Gesamtkosten sie überhaupt zu rechnen haben – hierzu gehören auch eventuelle Kosten für den Erwerb und die Installation von Telematik-Hardware in den Fahrzeugen. Fuhrparkmanager sollten also noch vor der Entscheidung in Erfahrung bringen, ob die benötigten Ressourcen zur technischen Implementierung inhouse zur Verfügung stehen, oder ob beispielsweise externe Dienstleister beauftragt werden müssen. Es gilt außerdem zu prüfen, ob das erforderliche Zubehör vorhanden ist. Notwendige Verkabelungen können sich beispielsweise je nach Fahrzeugtyp und -marke unterscheiden. Wurden alle Kosten zusammengetragen, lohnt es sich außerdem nochmal zu eruieren, wann diese voraussichtlich amortisiert werden und welchen ROI das Unternehmen erwartet. Erst wenn diese Fragen geklärt sind, sollte der Implementierungsprozess angestoßen werden.

5. Wie können wir die Belegschaft in den Prozess einbinden?

Eine letzte wichtige Frage, die sich Unternehmen noch vor der Implementierung stellen sollten, ist, wie die Belegschaft in den Prozess eingebunden werden kann. Es ist essentiell, Fahrer und Mitarbeiter rechtzeitig mit an Bord zu holen und sie über die zahlreichen Vorteile aufzuklären, sodass Telematik nicht als „Überwachungstechnologie“ wahrgenommen wird. Fahrer profitieren durch Telematik beispielsweise von gesteigerter Sicherheit, schnelleren Routen, besser gewarteten Fahrzeugen und erleichterter Führung von Fahrtenbüchern. Diese Vorteile gilt es rechtzeitig an die Belegschaft zu kommunizieren, damit Mitarbeiter ausreichend informiert sind und sich von den Vorzügen überzeugen können. Fuhrparkmanager müssen zugleich auch sicherstellen und beweisen können, dass alle Datenschutzvorgaben eingehalten werden.