„Angesichts der immer noch andauernden Pandemie scheint der Zeitpunkt für ein digitales Reisemanagement ungewöhnlich zu sein. Wir glauben aber fest daran, dass sich die Situation in den kommenden Monaten wieder etwas normalisiert und dann auch Geschäftsreisen wieder zunehmen werden“, sagt Armin Villinger, Generalbevollmächtigter und Leiter Vertrieb Markt Deutschland der Volkswagen Leasing GmbH und ergänzt: „Bereits seit einigen Jahren beobachten wir, dass Travel- und Fuhrparkmanagement zusammenwachsen und die gesamten Mobilitätskosten von Unternehmen in den Mittelpunkt rücken.“

Im Gegensatz zu klassischen Online-Buchungsportalen erfolgen die Buchungsanfragen bei „VW FS | Business Travel“ entweder per Self-Service über das Smartphone beziehungsweise über die zugehörige Internet-Applikation oder mithilfe einer interaktiven Chatfunktion, mit der ein integriertes Geschäftsreisebüro anhand der im System hinterlegten Reiserichtlinie und der kundenspezifischen Genehmigungsprozesse den Reiseservice online umsetzt. Durch das hybride Zusammenspiel zwischen Online-Buchungsplattform und dem vollintegrierten Reisebüro-Service, können Geschäftsreisende innerhalb weniger Minuten ihre Dienstreise planen und diese buchen. Darüber hinaus ist das System erweiterbar, wodurch zukünftig weitere Mobilitätsformen wie Carsharing, Taxis, E-Scooter oder Park-Services mit angeschlossen werden können.

Alle Reiserichtlinien des Unternehmens können bei Bedarf vom Kunden selbst individuell in das System eingepflegt werden. Auch der Import der Mitarbeiterdaten erfolgt in nur wenigen Minuten. Die Bezahlung aller Reisen erfolgt durch eine zentral im System hinterlegte Firmenkreditkarte. Dadurch muss der Mitarbeiter die zentral gebuchten Verkehrsmittel und Leistungen im Vorfeld nicht selber bezahlen, sondern nur die während der Dienstreise zusätzlich angefallenen Kosten verauslagen. Das Unternehmen erhält durch die zentrale Abrechnung und das eingebundene Reporting die volle Kostenkontrolle. 

Ein weiterer Vorteil: Über die integrierte Reisekostenabrechnung müssen die Reisebelege nicht mehr manuell gepflegt werden. Diese werden vom Reisenden per Smartphone digital erfasst und direkt den einzelnen Reisen zugeordnet und ausgelesen. Danach erfolgt die automatische lohnsteuerrechtlich und reiserichtlinienkonforme Überprüfung der eingereichten Belege. Die endgültige Abrechnung kann als Datei direkt in die kundeneigenen Finanzbuchhaltungssysteme exportiert und damit gleich steuerkonform weiterverarbeitet werden – zum Beispiel durch die Lohnbuchhaltung selbst oder einen externen Steuerberater.

„Wir haben langfristig das Ziel, alle reise- und fuhrparkrelevanten Dienstleistungen in ein digitales Verkehrs-Ökosystem zur strategischen Steuerung und Verwaltung des betrieblichen Mobilitätsmanagements zu überführen. VW FS | Business Travel ist erste Schritt in diese Richtung“, erklärt Villinger.