Gerhard Nolle

Sonderfälle bei der Firmenwagenbesteuerung

Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt, liegt darin ein steuerpflichtiger Sachbezug. Für das Finanzamt ist dies ein sogenannter geldwerter Vorteil, da die Nutzer dieser Fahrzeuge private Vorteile aus diesem Sachbezug haben. Es gibt jedoch neben den vorgegebenen Versteuerungsmethoden eine Fülle von Sonderfällen bei der Firmenwagenbesteuerung, die zu beachten sind.

Wenn von den Betrieben die Sonderfälle und Besonderheiten der Firmenwagenbesteuerung nicht entsprechend den gesetzlichen Vorgaben behandelt werden, gibt es häufig Ärger mit dem Finanzamt bei Lohnsteueraußenprüfungen. Dem Arbeitgeber drohen bei solchen Feststellungen oft hohe Nachforderungen. Viele Lohnsteueraußenprüfer haben Prüfschwerpunkte, oft ist dies das Thema „Nutzung von Firmenwagen“. Um Probleme in diesem Zusammenhang zu vermeiden, werden nachstehend die wichtigsten Sonderfälle der Firmenwagengestellung aufgezeigt und mit Beispielen hinterlegt.

Besonderheiten bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen
Bei Privatnutzung eines Elektro- oder eines extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugs sind für den geldwerten Vorteil bei der Arbeitnehmerbesteuerung die Kosten für das Batteriesystem nicht zu berücksichtigen. Bei Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung solcher Fahrzeuge nach der Prozentmethode ist der Bruttolistenpreis pauschal zu mindern. Bei Anschaffung des Fahrzeugs im Jahr 2016 ist der Minderungsbetrag 350 Euro je Kilowattstunde (kWh) Speicherkapazität (Höchstbetrag = 8.500 Euro). Bei Anschaffungen in den Jahren 2017 bis 2022 vermindert sich der Minderungsbetrag um jeweils 50 Euro je kWh Speicherkapazität und der Höchstbetrag um 500 Euro.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält als Firmenwagen ein im Jahr 2016 angeschafftes Elektrofahrzeug mit einer Batteriekapazität von 17,5 kWh auch zur privaten Nutzung. Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 42.550 Euro.

Bruttolistenpreis einschließlich Batteriesystem - 42.550 Euro
abzüglich 17,5 kWh à 350 Euro - 6.125 Euro
verbleiben - 36.425 Euro
abgerundet auf volle 100 Euro - 36.400 EuroDer geldwerte Vorteil für die private Nutzung des Firmenwagens nach der 1 %-Regelung beträgt pro Monat 364 Euro.

Wird bei diesem Fahrzeug der geldwerte Vorteil für die private Nutzung nach der individuellen Methode (Fahrtenbuchmethode) ermittelt, ist die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung in pauschaler Höhe – entsprechend den Grundsätzen der Prozentmethode – um die Kosten für das Batteriesystem zu mindern. Wird die Batterie nicht mit dem Fahrzeug erworben, sondern gemietet oder geleast, sind die Gesamtkosten um das hierfür zusätzlich entrichtete Entgelt zu mindern.

Park-and-ride-System
Der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist auch zu erheben, falls der Arbeitnehmer seine arbeitstägliche Strecke zum Betrieb im Park-and-ride-System zurücklegt. Wird das überlassene Firmenfahrzeug nur für eine Teilstrecke eingesetzt, weil der Arbeitnehmer für den übrigen Weg zum Arbeitgeber öffentliche Verkehrsmittel benutzt, ist nach bisheriger Besteuerungspraxis der Finanzämter gleichwohl bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils die gesamte Entfernung zugrunde zu legen.

Eine Beschränkung der Zuschlagsberechnung auf die mit dem Dienstwagen zurückgelegte Entfernung ist dann zulässig, wenn der Arbeitgeber das Fahrzeug ausdrücklich nur für diese Teilstrecke zur Verfügung stellt. Die weitergehende Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte muss dem Arbeitnehmer untersagt sein. Außerdem wird es von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn der geldwerte Vorteil nach der 0,03 %-Bruttolistenpreismethode auf der Grundlage der tatsächlich mit dem Firmenwagen zurückgelegten Entfernung ermittelt wird, sofern für die restliche Teilstrecke ein Nachweis über die Benutzung eines anderen Verkehrsmittels erbracht wird, zum Beispiel wenn eine auf den Arbeitnehmer ausgestellte Jahres-Bahnfahrkarte vorgelegt wird. Die Fahrkarte muss dann aber auch tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eingesetzt werden.

Deckelung des geldwerten Vorteils
Sind die tatsächlichen Kosten des Firmenwagens geringer als der ermittelte geldwerte Vorteil, kommt es zur Kostendeckelung. Hierbei wird maximal die Höhe der insgesamt tatsächlich entstandenen Kosten als geldwerter Vorteil angesetzt, der übersteigende Betrag bleibt außer Ansatz. Dies ist oft bei bereits voll abgeschriebenen Fahrzeugen der Fall. Beispiel: Der Bruttolistenpreis des Firmenwagens beträgt 30.000 Euro. Die jährlichen Gesamtkosten für das steuerlich abgeschriebene Fahrzeug betragen 4.500 Euro. Der Arbeitsweg beträgt 25 Kilometer. Der geldwerte Vorteil wäre 1 Prozent plus 25 x 0,03 Prozent des Listenpreises, also 525 Euro monatlich oder 6.300 Euro jährlich. Die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs betragen 4.500 Euro, daher wird der geldwerte Vorteil auf 4.500 Euro begrenzt.

Nutzung eines Firmenwagens durch mehrere Arbeitnehmer
Nutzen mehrere Arbeitnehmer einen Firmenwagen zu Privatfahrten wird die 1 %-Methode nicht personenbezogen, sondern fahrzeugbezogen angewendet. Der nach der 1 %-Regelung ermittelte geldwerte Vorteil muss deshalb nach Köpfen auf die nutzungsberechtigten Arbeitnehmer aufgeteilt werden, und zwar unabhängig von der tatsächlichen Nutzung des Fahrzeugs durch den einzelnen Arbeitnehmer in dem jeweiligen Kalendermonat. Diese Regelung bezieht sich auch auf die Privatnutzung von Poolfahrzeugen, wenn dies der Arbeitgeber ausdrücklich erlaubt und kein Nutzungsverbot für Privatfahrten vorgegeben ist.

Beispiel: In einem Fahrzeugpool befinden sich vier Fahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis von 18.000 Euro, 22.000 Euro, 27.000 Euro und 33.000 Euro. Fünf Arbeitnehmer sind berechtigt auf diesen Fahrzeugpool zuzugreifen und dürfen die Fahrzeuge auch für Privatfahrten nutzen. Der geldwerte Vorteil beträgt damit insgesamt 1.000 Euro,

Zu verteilen nach Köpfen auf fünf Arbeitnehmer. Der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil je Arbeitnehmer beträgt monatlich 200 Euro. Die Grundsätze der Privatnutzung gelten auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 0,03 % der Bruttolistenpreise x Entfernungskilometer des jeweiligen Arbeitnehmers geteilt durch die Anzahl der Nutzungsberechtigten.

Privatnutzung aus besonderem Anlass
Bei der 1%-Methode sind grundsätzlich stets die vollen Monatsbeträge anzusetzen, ohne Rücksicht darauf, wie oft der Arbeitnehmer den Firmenwagen in dem betreffenden Monat zu reinen Privatfahrten benutzt hat. Wenn jedoch einem Arbeitnehmer mit Erlaubnis des Arbeitgebers nur gelegentlich aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck (also nicht ständig) ein Firmenfahrzeug für private Zwecke überlassen wird, gibt es eine Einzelfallregelung für die Berechnung des geldwerten Vorteils. Bei einer Privatnutzung für diese Zwecke an nicht mehr als fünf Kalendertagen im Kalendermonat, ist der geldwerte Vorteil je Fahrtkilometer mit 0,001 % des Bruttolistenpreises zu werten.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält mit Einverständnis seines Arbeitgebers für einen privaten Umzug einen Kleintransporter aus dem Fahrzeugpool (Bruttolistenpreis 45.000 Euro) und fährt damit am Wochenende 150 Kilometer.
Einzelfallberechnung des geldwerten Vorteils: 0,001 % vom Bruttolistenpreis 45.000 Euro x 150 km: 67,50 Euro

Der Arbeitgeber muss die Versteuerung des geldwerten Vorteils über die Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers veranlassen. In der Praxis werden Privatnutzungen aus besonderem Anlass oft nicht versteuert. Die Lohnsteueraußenprüfer interessieren sich bei Vorhandensein von Poolfahrzeugen besonders für die Einsatzmöglichkeiten dieser Fahrzeuge.

Nutzung Werkstatt-/Monteurwagen und Lkw
Eine Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung nach der 1 %-Methode ist nicht vorzunehmen bei Fahrzeugen, die nach ihrer objektiven Beschaffenheit und Einrichtung typischerweise so gut wie ausschließlich nur zur Beförderung von Gütern bestimmt und für eine Nutzung zu privaten Zwecken nicht geeignet sind (zum Beispiel Lkw). Dies kann auch für sogenannte Werkstatt-/Monteurfahrzeuge bei entsprechender Ausstattung gelten. Beispiel: zweisitziger Kastenwagen, fensterloser Aufbau mit Materialschränken und Werkzeug, Verblendung hintere Seitenfenster, Abtrennung Lade- und Fahrgastraum.

Es ist jedoch zu empfehlen, für Werkstatt-/Monteurfahrzeuge mit vergleichbarer Ausstattung eine Befreiung der Besteuerung für reine Privatfahrten vorab beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt über eine Anrufungsauskunft bestätigen zu lassen. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist jedoch ein geldwerter Vorteil in Höhe von 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer anzusetzen. Diese Versteuerung entfällt nur, wenn der Arbeitnehmer Rufbereitschaft hat und in diesem Zusammenhang das Firmenfahrzeug mit nach Hause nehmen kann.

Einem Arbeitnehmer werden mehrere Firmenwagen überlassen
Stehen einem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenfahrzeuge auch für private Zwecke zur Verfügung, ist für jedes Fahrzeug die Privatnutzung mit 1 % des Bruttolistenpreises anzusetzen. Ist die gleichzeitige private Nutzung der verschiedenen Firmenwagen jedoch so gut wie ausgeschlossen, weil die Nutzung durch andere Personen (zum Beispiel Ehefrau, Kinder) nicht in Betracht kommt, ist für den Ansatz der reinen Privatfahrten mit der 1 %-Regelung vom Bruttolistenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs auszugehen. Kann der Arbeitnehmer abwechselnd unterschiedliche Firmenfahrzeuge zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzen, ist für die Berechnung des pauschalen Nutzungswerts der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zugrunde zu legen, das vom Arbeitnehmer im Kalendermonat überwiegend genutzt wird.

Verbilligter Kauf eines Firmenwagens durch den Arbeitnehmer
Der Erwerb eines (gebrauchten) Firmenwagens vom Arbeitgeber führt beim Arbeitnehmer zum Zufluss von steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn der gezahlte Kaufpreis hinter dem ortsüblichen Endpreis des Fahrzeugs zurückbleibt. Maßgebend für die Bestimmung des „üblichen Endpreises“ ist nicht der Händler-Einkaufspreis, sondern der Verkehrswert (Händler-Verkaufspreis einschließlich Umsatzsteuer). In der Praxis erfolgt häufig fälschlicherweise der Fahrzeugerwerb nach dem bescheinigten Händler-Einkaufspreis. Bei einer entsprechenden Feststellung in diesem Fall bei der Lohnsteueraußenprüfung erfolgt eine Nachforderung des geldwerten Vorteils in Höhe der Differenz zwischen gezahltem Kaufpreis und 96 % des ortsüblichen Endpreises für das Fahrzeug.

Fazit
Wenn den Fuhrparkverantwortlichen die Regelungen der Firmenwagenbesteuerung auch im Zusammenhang mit Sonderfällen und Besonderheiten bekannt sind und entsprechend umgesetzt werden, können erhebliche Kosten gespart und Probleme mit dem Finanzamt bei Lohnsteueraußenprüfungen vermieden werden.

 

AUTOR

GERHARD NOLLE war vor seiner Pensionierung Leiter Gesamtvergütung und Sozialleistungen bei DEKRA SE in der Hauptverwaltung Stuttgart mit konzernweiter Verantwortung für das Fuhrpark- und Reisekostenmanagement und die betriebliche Altersversorgung. Weiterhin ist Gerhard Nolle als Fachreferent „Steuern im Fuhrpark“ bei der Weiterbildung zum „zertifizierten Fuhrparkmanager (DEKRA)“ und als Steuerexperte für den Bundesverband Fuhrparkmanagement e.V. tätig.


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