Das Smartphone ist bereits jetzt ein ständiger Begleiter auf allen Wegen. In Zukunft wird es bei Dienstreisen noch mehr Aufgaben übernehmen können

Zeitreise

Der globale Reisemarkt wird in den nächsten Jahren noch sehr stark wachsen. Vor allem weil Chinas aufstrebende Mittelklasse zunehmend reisefreudiger wird. Aber auch allgemein wächst die Weltbevölkerung immer weiter an und mit ihr wachsen die verschiedenen Mobilitätsmöglichkeiten. Daher drängt sich die Frage auf, wie die Organisation von Geschäftsreisen in näherer Zukunft ablaufen wird. Fest steht, dass das Internet und mobile Applikationen eine immer zentralere Rolle dabei spielen werden.

Doch diese Tatsache allein dürfte auf den ersten Blick im sogenannten digitalen Zeitalter niemanden mehr verwundern. Microsoft rechnet beispielsweise damit, dass in den nächsten fünf Jahren 85 Prozent aller Kundeninteraktionen digital erfolgen werden und schon jetzt sind Smartphone und Co unsere ständigen Reisebegleiter. Man denke nur an Google Maps, die Navigator-App der Bahn oder an car2go-Fahrzeuge, die sich mit dem Handy öffnen lassen. Doch was diese fortschreitende Digitalisierung genau für Geschäftsreisende bedeutet, bleibt zunächst offen. Carlson Wagonlit Travel und das globale Trendbeobachtungsunternehmen Contagious haben sich mit dieser Frage beschäftigt und eine Prognose für die Abläufe einer Dienstreise im Jahre 2020 erstellt.

Vorbereitung
Grundlegend für diese Zukunftsannahme ist eine durchgängige Verbindung zwischen Reisenden und dem Reisebüro über das eigene Mobiltelefon. Probleme und Änderungen können so in Echtzeit besprochen werden. Das ist beispielsweise bei Gate-Änderungen oder Gleiswechseln besonders interessant. Hier könnte ein entsprechender Alarm den Reisenden informieren.

Doch auch in der Zukunft wird jede Reise zunächst einmal mit einer entsprechenden Vorbereitung beginnen. Dabei sollte die Buchung über alle Kanäle flexibel möglich sein. Schon jetzt verwischen die Grenzen zwischen Commerce, E-Commerce und Mobile Commerce immer mehr. In ein paar Jahren könnte es allerdings möglich sein, auf allen Plattformen eine Buchung vorzunehmen, eine Reiseplanänderung einzuleiten oder einfach auch die Buchungsbestätigung zu erhalten.

Gerade Unternehmen könnten ihre Reiseoptionen durch eine flexiblere und dichter vernetzte Mobilität besser an bestimmten Kriterien ausrichten, zum Beispiel am CO2-Ausstoß oder an dem zur Verfügung stehenden Zeitfenster, so die Studie. Hierbei ist es allerdings umso wichtiger, dass die Zusammenarbeit zwischen der Flottenverwaltung und dem Travelmanagement weiter intensiviert wird, um beispielsweise eine effizientere Flottenauslastung zu erreichen.

Ebenfalls optimiert werden soll die Zusammensetzung von Fahr- oder Fluggästen. Denn aufgrund immer besser verfügbarer Reisedaten ließen sich Sitzplätze im Flugzeug so zuteilen, dass ein Reisender nach seiner im Profil vermerkten Präferenz neben einem Mitarbeiter oder Fachkollegen einen Platz bekäme. Dieses Prinzip kann in Flugzeugen, Bussen, Zügen oder auch Taxen zum Einsatz kommen. So könnten auch Wege gespart werden, wenn beispielsweise ein Taxi am Flughafen gemeinsam von Flugpassagieren genutzt werden kann, die denselben Zielort ansteuern. Die Suche nach gleich gesinnten Kollegen auf der Reise würde durch lückenlose Social Data und Benutzerprofile vereinfacht werden. Dieses sogenannte Serendipitätsprinzip könnte auch von Reiseanbietern genutzt werden, um Reisende zu belohnen. Ein Beispiel dafür wäre: Zwei Kollegen, die sich ein Taxi zum selben Zielort teilen, erhalten dafür einen gemeinsamen kostenlosen Drink an der Hotelbar.

Das Sammeln von Reisedaten sorgt laut dem geschilderten Zukunftsszenario natürlich auch dafür, dass die Geschäftsreise immer individueller auf die Person zugeschnitten werden kann und beispielsweise Restaurantempfehlung oder Reiseroutenvorschläge an die persönlichen Vorlieben angepasst werden können. Dies wird umso interessanter in den Fällen, in denen die Geschäftsreise mit der Privatreise kombiniert wird.

Die Reise
Selbst die sorgfältigste Planung lässt immer noch Raum für spontan zu treffende Entscheidungen während der Reise. Viele Dinge, wie ein verpasster, ausgefallener oder verspäteter Flug, sind nicht vorhersehbar, können aber trotz modernster Technik nicht verhindert werden. Hier kommen in den Überlegungen der Studie verschiedene Systeme und intelligente Algorithmen zum Einsatz. Diese können Entscheidungen unterwegs sinnvoll und situativ passend treffen und buchen die Reise um, ohne dass der Reisende aktiv werden muss. Dieser proaktive Prozess wird durch die Kombination aus Kontext- und Verbraucherdaten ermöglicht.

Bereits heute ist das bargeldlose Reisen zum Standard geworden. Das Ziel werden bequeme Tap-and-pay-Systeme für nahezu alle Transaktionen sein. Dabei werden die Smartphones, digitale Armbänder und andere technische Geräte zu intelligenten Geldbörsen, die auch eine exakte Verfolgung der Ausgaben und Daten zulassen.

Eine ebenfalls interessante Entwicklung dürfte die Identitätsfeststellung und Authentifizierung mithilfe biometrischer Methoden sein. In Deutschland gibt es bereits den biometrischen Pass. Seit 2007 kann auch der Fingerabdruck darauf elektronisch gespeichert werden. Doch die technische Entwicklung steht auch hier nicht still, sodass Kennwörter und Reisepässe bald durch leistungsstarke Fingerscanner und Handvenen-Erkennung ersetzt werden könnten. Durch diese schnelle Identitätsfeststellung würden sich einige Prozesse gerade in der Boardingphase am Flughafen beschleunigen lassen. Die FastPass-Systeme mit verschiedenen Digitalfunktionen sind so flexibel, dass sie von praktisch allen Geschäftsreisenden, die sich dafür registriert haben, genutzt werden können.

Ein weiteres zentrales Thema ist die Infrastruktur. Dazu zählen allerdings nicht nur Straßen oder Autobahnen, sondern auch Internetzugänge. An allen öffentlichen Plätzen gibt es der Zukunftsplanung nach einen Wi-Fi-Zugang, mit dem der Reisende auf seinem Mobilgerät rund um die Uhr Serviceleistungen von Reisebüros und Reisedienstleistern in Anspruch nehmen kann. Dank der hoch entwickelten Infrastrukturen in vielen Städten erfolgt die Reiseplanung nach dem Von-Tür-zu- Tür-Prinzip, das Geschäftsreisenden durchgängig reibungslose Abläufe bieten kann.

Möglich wird dies durch intelligente innerstädtische Transportsysteme, effiziente Hochgeschwindigkeitsverbindungen zwischen Ballungszentren, vernünftige Reiseoptionen auch außerhalb der Stoßzeiten und verbesserte Angebote für Pendler. Schon heute gibt es einige Projekte, die eine lückenlose Mobilität in Städten umsetzen wollen, indem eine App die verschiedenen Mobilitätsmöglichkeiten, wie Carsharing oder öffentlicher Nahverkehr, anzeigt, um an das gewünschte Ziel zu gelangen.

Nach der Reise
Vielflieger sammeln schon heute jede Menge Bonuspunkte bei Fluggesellschaften oder in Hotels. Diese Punkte werden in Zukunft wohl fast so etwas wie eine ergänzende Währung im Kleinen sein. Dazu werden allerdings flexible Bonussysteme benötigt, die die Prämien sofort zur Verfügung stellen, damit der Geschäftsreisende sie jederzeit verwenden kann. 2020 werden der Studie zufolge die Bonuspunkte nicht erst bei der nächsten Buchung einlösbar sein, sondern bereits bei der Rückkehr von einer Reise.

Interessanter als flexiblere Bonussysteme dürften für die Travelmanager die Entwicklungen in dem Bereich der Abrechnung sein. Da alle Transaktionen digital abgewickelt werden, kann eine automatische Erfassung und Kategorisierung aller Ausgaben erfolgen. Somit erhält der Travelmanager eine detaillierte Auflistung der Kosten, ohne selbst zum Taschenrechner greifen zu müssen.

Fazit
Die geschilderten Prognosen orientieren sich sehr stark an dem bereits Möglichen und könnten daher tatsächlich so oder so ähnlich bis 2020 umgesetzt werden. Generell wird die voranschreitende Digitalisierung zu einer zunehmenden Vereinfachung und Überwindung einzelner Verwaltungsaufgaben führen. Viele kleine elektronische Helfer werden den Ablauf der Geschäftsreise wohl immer weiter beschleunigen.


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