Anton Lill
Larissa Rosenthal

Total Trip Management

Der Reiseweg von Tür zu Tür ist entscheidend

Stellen Sie sich bitte einmal folgendes Szenario vor: Herr Müller arbeitet für ein Beratungsunternehmen und plant im Rahmen eines Projektes, einem Kunden einen dreitägigen Besuch abzustatten, für den er von seiner Privatwohnung im südhessischen Michelstadt nach Berlin zum Unternehmenssitz des Kunden reisen wird. Für die Organisation seiner Reise sucht er über das Online-Buchungssystem der Firma Flug- und Bahnverbindungen heraus und entscheidet sich nach einigen Vergleichen für eine Flugverbindung, die seiner Meinung nach die günstigste und schnellste der möglichen Reiseoptionen ist. Am Abreisetag fährt er mit seinem Firmenwagen zum Flughafen, wo er den Wagen für die nächsten drei Tage auf einem kostenpflichtigen Parkplatz abstellt. Nachdem er in Berlin am Flughafen angekommen ist, fährt er mit dem Taxi zur Büroadresse seines Kunden. Die Taxifahrt durch die Innenstadt dauert aufgrund einiger Baustellen länger als erwartet, aber Herr Müller schafft es gerade noch rechtzeitig zu dem vereinbarten Termin.

Soweit die Darstellung einer alltäglichen Reise. Im Rahmen der „traditionellen“ Geschäftsreiseplanung werden einzelne Teilleistungen einer Reise wie Bahnfahrt, Flug, Taxifahrt und Hotel häufig getrennt voneinander betrachtet und gebucht, wie im Beispiel. Dies trifft sowohl für die Buchung über das Reisebüro (on- oder offline) als auch für die eigenständige Reiseorganisation zu. Da die genannten Teilleistungen auf zahlreiche verschiedene Arten miteinander kombiniert werden können, stellt sich die Planung der Gesamtreise häufig als sehr komplex und aufwendig dar. Um diesen Aufwand so gering wie möglich zu halten, ist es heute in der Regel so, dass der Buchungsentscheidung nicht die vollständigen Daten der Gesamtreise zugrunde gelegt werden. Im Fokus stehen vielmehr lediglich Informationen zu jenem Verkehrsmittel, mit dem der größte Streckenanteil zurückgelegt wird (im Folgenden „Hauptstrecke“ genannt). So wurden im Beispielszenario bei der Reiseplanung nur Kosten und Dauer des Fluges, nicht jedoch die entsprechenden Faktoren der An- und Abreise/ Gesamtreise berücksichtigt. Bei dieser Betrachtungsweise werden also Aspekte vernachlässigt, deren Bedeutung für die Planung effizienter Geschäftsreisen jedoch von wachsender Bedeutung sind.
Diese sind im Wesentlichen:
1. Gesamte Reisekosten
2. Gesamte Reisedauer
3. Gesamte CO2-Emissionen

Gesamte Reisekosten
Die Erfassung der gesamten Reisekosten ist bei der Entscheidung und Planung einer Geschäftsreise für deren Wirtschaftlichkeit unverzichtbar. Beschränkt sich die Buchungsentscheidung wie im Beispiel auf den Preis für das Flugticket, bleiben dabei beispielsweise die Kosten für die Pkw- Anreise, die Parkentgelte und die Taxikosten unberücksichtigt. Insbesondere im Kurz- und Mittelstreckenbereich, der für deutsche Geschäftsreisende von hoher Relevanz ist (siehe Abbildung), machen die Kosten für Zu- und Abbringer häufig einen beträchtlichen Teil der gesamten Reisekosten aus. Außerdem ist insbesondere im inländischen und europäischen Bereich der Vergleich der Hauptstrecken-Alternativen Flug, Bahn und Pkw nicht nur aus Preis-, sondern auch Zeit- und Emissionsgründen von hoher Relevanz.

Darüber hinaus sollten im Sinne einer vollständigen Reisekostenermittlung auch die Personalkosten berücksichtigt werden: Die laufenden Lohn-/ Gehaltskosten fallen ohnehin an – ob die Mitarbeiter nun reisen oder nicht. Während jedoch die bezahlte Arbeitszeit im Büro normalerweise vollständig für die Erledigung der Arbeitsaufgaben, also „produktiv“, aufgewendet werden kann, ist auf der Reise lediglich ein Teil der bezahlten Arbeitszeit so nutzbar. Als „unproduktive“ Arbeitszeit gilt die Zeit, in der für Reisende durch Störfaktoren wie Lärm, Platzmangel oder fehlenden Internetzugang keine Möglichkeit besteht, zu arbeiten. Diese unproduktive bezahlte Arbeitszeit bildet einen Kostenfaktor, welcher ermittelt und zu den übrigen Reisekosten addiert werden müsste – je nach gewählter Reiseoption kann dieser Faktor unterschiedlich hoch ausfallen und bei entsprechender Gewichtung die Buchungsentscheidung signifikant beeinflussen. Der Aspekt der produktiven beziehungsweise unproduktiven Arbeitszeit ist eng mit der Gesamtdauer der Reise verknüpft, auf die im folgenden Abschnitt eingegangen wird.

Gesamte Reisedauer
Die Gesamtdauer einer Geschäftsreise ist für Unternehmen und Reisende ein ebenfalls bedeutender Entscheidungsfaktor. Im Sinne der Devise „Zeit ist Geld“ wird bei der Reiseplanung angestrebt, die Abwesenheitsdauer vom Arbeitsplatz so kurz wie möglich zu halten. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter neben der eigentlichen Reisetätigkeit auch ihren täglichen Arbeitsaufgaben während der Reise nachkommen können. Wird wie im Beispiel der Flug von Frankfurt nach Berlin als schnellste Reiseoption bewertet, bleiben dabei jedoch An- und Abreise zum Flughafen, Wartezeiten am Check-in, an der Sicherheitskontrolle und beim Boarding oft unberücksichtigt. Im Gesamtzusammenhang spielt jedoch auch die unterwegs nutzbare produktive Arbeitszeit eine wichtige Rolle für die Effizienz einer Geschäftsreise. Durch die rasante Entwicklung der mobilen Arbeitsmittel bekommt dies auch eine praktische Relevanz. Mobiles Arbeiten ist je nach Verkehrsmittel/Verbindung unterschiedlich gut möglich: Zugang zu ruhigen, ungestörten Arbeitsplätzen, möglichst wenige Umsteigepunkte und Wartezeiten sind einige der Faktoren, die sich dabei auf die Auswahl der/ des Verkehrsmittel/s auswirken sollten.

Gesamte CO2-Emissionen
Auch den Umweltauswirkungen von Geschäftsreisen wird eine wachsende Bedeutung beigemessen, da einerseits der Nachhaltigkeitsgedanke für Verbraucher und damit auch für Unternehmen zunehmend in den Fokus rückt, andererseits Umweltverträglichkeit in Anbetracht der Einführung von Öko-Steuer und Emissionshandel an wirtschaftlicher Attraktivität gewinnt. Nicht zuletzt übernehmen generell Nachhaltigkeits- und CSRAspekte für Unternehmen eine immer wesentlichere Rolle. Um die verursachten CO2-Emissionen korrekt und vollständig berechnen zu können, ist es notwendig, alle Teilstrecken einer Reise und die dafür genutzten Verkehrsmittel zu berücksichtigen. Hierbei sollte konsequenterweise darauf geachtet werden, stets dieselben Parameter und Methoden anzuwenden, um eine Vergleichbarkeit zu gewährleisten.

Obwohl die Berücksichtigung der genannten Aspekte für eine effiziente Geschäftsreiseplanung unverzichtbar ist, werden diese – wie im Fallbeispiel dargestellt – häufig unvollständig berechnet oder gar komplett außer Acht gelassen. Das Hauptaugenmerk liegt damit wiederum nur auf der Hauptstrecke, die Gesamtreise als Ganzes rückt aufgrund ihrer Komplexität in den Hintergrund, und eine vollständige Betrachtung ist hier nur systemunterstützt sinnvoll möglich.

Zukunftsorientiertes Travel Management
Reiseplaner sollten im Sinne eines effizienten und ganzheitlichen Travel Managements also zunächst die Kriterien festlegen, an denen sich eine Reise- und Buchungsentscheidung im Sinne des Unternehmens orientieren sollte. Welche einzelnen Kriterien für ein Unternehmen relevant sind, hängt unter anderem von Faktoren wie Branche, Kunden und Organisation des Unternehmens ab. Müssen beispielsweise die Mitarbeiter eines Unternehmens bei ihrer Reiseplanung häufig kurzfristig und zeitlich flexibel auf die Terminvorgaben eines Kunden reagieren, spielt die Gesamtreisedauer eine wichtige Rolle bei der Auswahl der Reiseroute. Handelt es sich um regelmäßig durchgeführte „Routinereisen“, spielt möglicherweise die produktive Arbeitszeit während der Reise eine wesentlichere Rolle. Geschäftsreisebüros können hierbei auf strategischer Ebene Unterstützung leisten. Gemeinsam mit ihren Kunden können sie den bestehenden Reisebedarf analysieren, relevante Aspekte identifizieren und deren Stellenwert bei der Reiseplanung und -beratung im Einzelfall entsprechend gewichten.

Sind die für ein Unternehmen relevanten Kriterien identifiziert und entsprechend ihrem Stellenwert eingestuft, ist es nicht mehr ausreichend, diese lediglich auf die Hauptstrecke der Reise anzuwenden; stattdessen müssen alle Teilelemente der Reise ermittelt und berechnet werden. Abhängig von den Reiserichtlinien des Unternehmens beziehungsweise Präferenzen des Reisenden können die Teilelemente in unterschiedlichen Varianten miteinander kombiniert werden. Zu- und Abbringer sind dabei für die Gesamtreise von hoher Relevanz. Sowohl Kosten- als auch Zeitaufwand können durch die Auswahl geeigneter Verkehrsmittel signifikant reduziert werden. Da sich jedoch aus der Vielzahl der möglichen Reisevarianten eine hohe Angebotskomplexität ergibt, wäre die Ermittlung der optimalen Gesamtreise mit einem hohen Zeit- und Arbeitsaufwand für den Buchenden verbunden. Weil dies in der Praxis nicht anwendbar ist, wird dies im zukünftigen Travel Management durch Total-Trip-Management-Systeme übernommen, welche die Möglichkeiten in sinnvolle und durch Parameter gesteuerte Gesamtreiseoptionen umsetzen, die dann dem Reisenden/Buchenden zur Entscheidung angeboten werden.

Total Trip Management (TTM)
Total Trip Management beschreibt die Erfassung und Bewertung der gesamten Reisestrecke von der Start- (Heim- oder Büroadresse) bis zur Zieladresse, also des Tür-zu-Tür-Reiseweges. Im Vergleich zu der herkömmlichen Betrachtung, Bewertung und Auswahl singulärer Streckenabschnitte werden beim TTM für die Berechnung und Bewertung der Reisedauer alle Teilstrecken mit eingerechnet (Fußwege, Wartezeiten an Haltestellen, Sicherheitsbereichen und Gates am Flughafen, Fahrt- und Flugzeiten). Einige Anbieter haben die Notwendigkeit eines TTM bereits erkannt und entsprechende Systeme entwickelt, die on- oder offline einsetzbar sind. Nach Eingabe der erforderlichen Informationen fragt das System die Daten der in Frage kommenden Mobilitätsanbieter ab, kombiniert diese untereinander und bietet dem Anwender anschließend mehrere Komplettoptionen zur Auswahl an. Reisekosten, Reisezeit und CO2-Ausstoß werden dabei für jede Option berechnet und entsprechend mit aufgelistet.

Während diese Systeme zu Beginn hauptsächlich auf Privatreisen ausgelegt waren, haben die Anbieter inzwischen spezielle Lösungen für die Planung von Geschäftsreisen entwickelt. Maßgeschneiderte Anwendungen ermöglichen es Unternehmen, die eigenen Reiserichtlinien im System zu hinterlegen sowie festzulegen, auf welche Mobilitätsanbieter bei der Suche zurückgegriffen werden kann oder nicht und über welche Kanäle die anschließende Buchung getätigt werden soll (GDS, Hub-Systeme oder Direktanbindungen). Die Vergleichssysteme können also beispielsweise dem Online-Buchungssystem (OBE) eines Geschäftsreisebüros vorgeschaltet werden und dort als Selektionsfilter fungieren, die sowohl die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherstellen als auch die komplexe Angebotsvielfalt reduzieren. Diese maßgeschneiderten Vergleiche bieten die Möglichkeit, die Relevanz der Faktoren Reisekosten, Reisezeit und CO2-Ausstoß individuell zu gewichten und weitere Faktoren wie das Verspätungsrisiko, die während der Reise nutzbare Arbeitszeit oder Ähnliches hinzuzufügen. Die ermittelten Ergebnisse werden entsprechend der festgelegten Kriterien angezeigt, der Anwender kann nun zwischen mehreren Reiseoptionen wählen, die alle unter Berücksichtigung des gesamten Reiseweges den Reiserichtlinien des Unternehmens entsprechen. Selektiert der Anwender eine Option, übernimmt das angebundene System die Buchung und erstellt den Reiseplan mit allen Informationen von Tür zu Tür.

Durch die Funktionalitäten der TTM-Systeme können die Reiserichtlinien eines Unternehmens viel spezifischer formuliert und angepasst werden. So ist es zum Beispiel möglich, die Buchungsfunktion für Low Cost-Airlines erst freizuschalten, wenn die Kosten für eine Zugfahrt auf der gleichen Strecke mehr als das Doppelte des verfügbaren Ticketpreises betragen. Auch im Hinblick auf die Umweltauswirkungen von Geschäftsreisen können Unternehmen durch Einsatz eines TTM-Systems ihre Reiserichtlinien viel nachhaltiger gestalten und ihre Reisenden zu einem umweltbewussteren Reiseverhalten motivieren. Für die Ermittlung des CO2-Ausstoßes könnten umweltschonende Transportmittel wie eMobility-Fahrzeuge in die Reiseplanung mit einbezogen werden. Sogar Videokonferenzen können als Reisealternative in den Vergleichsrechner integriert werden, sodass die Mitarbeiter in einigen Fällen komplett auf die Reise verzichten und so die Umweltbilanz ihres Unternehmens verbessern können.

Fazit: TTM ist ein Ansatz, der für zukunftsorientiertes und effizientes Travel Management unumgänglich sein wird: Die Reduktion der Angebotskomplexität bei einer solchen Gesamtbetrachtung sowie die Kombinations- und Buchungsentscheidung anhand festgelegter Kriterien und auf Basis vollständiger Informationen bieten die Möglichkeit, die Travel Management- Ziele konsequenter zu verfolgen, als dies bisher möglich war. Insbesondere unter dem Aspekt der effizienteren Nutzung von Reise- und Arbeitszeit wird TTM und den dafür erforderlichen Systemen eine immer wichtigere Bedeutung zukommen. Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2011 sind über zwei Drittel (67 Prozent) der deutschen Travel Manager davon überzeugt, dass dies so sein wird.

 

Autoren

Anton Lill ist Vice President/General Manager Germany bei American Express Global Business Travel in Frankfurt.

Larissa Rosenthal ist Studentin der FH Worms in International Tourism & Travel Management; sie wird im Rahmen eines Studienstipendiums ihre Abschlussarbeit in Kooperation mit American Express Global Business Travel schreiben.


Kommentare
Noch keine Kommentare.
IHR KOMMENTAR ZUM THEMA
Name:
E-Mail:
(optional)

Kommentar:*
KOMMENTAR SENDEN
ANZEIGE
Neueste Kommentare
Neueste Videos
Am häufigsten gelesen
Neueste Artikel
Am besten bewertet
Flottenkompetenz
Finden Sie wonach Sie suchen!
Flottenkompetenz liefert direkten Kontakt zu überregionalen und lokalen Dienstleistem rund um das Thema Auto.
Suche:
Top RSS Meldungen
Flottenmanagement Magazin - 6 / 2012
Die Topthemen:

- ZukunftsMobilität

- Offen ausgesprochen

- Starker Partner

Zum Seitenanfang