Virtuelle Konferenz statt persönlichem Treffen: Thorsten Düchting (Director Corporate Communications), Burkhardt Langen (Facility Manager) und Judith Kadach (Flottenmanagement) in Kerpen (v.re.), an den Monitoren die Mitarbeiter Manfred Kuttler (München), Helga Tölle (Berlin) und Karsten Keck (Ratingen) (v.re.)
Burkhardt Langen: „Die Einsparungen mit Telepresence belaufen sich auf mehrere Millionen Euro im Jahr“
Burkhardt Langen erklärt, wie leicht das TelePresence-System zu handhaben ist: Mittels eines einzigen Knopfdrucks wird die gebuchte Konferenz gestartet und auch wieder beendet
Blick in den kleinen Konferenzraum am Standort Kerpen
Thorsten Düchting: „Telepresence ist Kommunikation im 21. Jahrhundert“

Zukunftsweisend

Dienstreisevermeidung dank Telepresence: Zu Besuch bei der Computacenter AG & Co. oHG in Kerpen

Die Computacenter AG & Co. oHG: ein führender herstellerübergreifender und breit aufgestellter Dienstleister für Informationstechnologie – und gleichzeitig das größte IT-Systemhaus in Deutschland –, dessen beiden Standbeine das Produktgeschäft und Dienstleistungen sind. Von Consulting- Dienstleistungen mit Expertenbesuch beim Kunden vor Ort über den Support bis zur kompletten Übernahme von IT-Dienstleistungen für den Kunden wird alles, was den Dienstleistungsbereich auf diesem Gebiet betrifft, abgedeckt.

1984 wurde das Unternehmen in Köln gegründet – und damit drei Jahre nach Gründung von Computacenter in UK –, damals noch CompuNet lautend und „als eine Art ‚Startup‘ funktionierend in den Jahren, in denen die IT auf den Markt kam“, wie Thorsten Düchting, Director Corporate Communications, es formuliert. Nach einer sehr guten Entwicklung in den Anfangsjahren wurde das damals inhabergeführte Unternehmen 1996 Teil des GE-Konzerns, seit 2003 gehört es zu Computacenter. Mit mittlerweile rund 4.500 Mitarbeitern in Deutschland konnte das Unternehmen im Jahr 2010 (Zahlen für 2011 liegen noch nicht vor) einen Umsatz von rund 1,18 Milliarden Euro erwirtschaften, 60 Prozent davon mit Produktgeschäft, die restlichen 40 Prozent mit Dienstleistungen.

Wesentliche Themen im Unternehmen sind unter anderem die Aspekte Kostenkontrolle, Umweltschutz, Sicherheit der Mitarbeiter und Work-Life- Balance. Im Zuge dieser Prioritäten gab es vor ungefähr zwei Jahren eine Neuerung am Standort Kerpen: Das TelePresence-System der Firma Cisco Systems wurde installiert – „vor dem Hintergrund, Dienstreisen aktiv zu vermeiden“, wie Burkhardt Langen, der seit 1997 als Facility Manager im Unternehmen tätig ist, erklärt. Neben Fuhrpark- und Reisemanagement gehören die Bereiche Gebäudemanagement und Infrastrukturelles, aber auch Themen wie Krisenmanagement, Versicherung, Arbeitsrecht und Umweltschutz zu seinem Aufgabengebiet.

Im Bereich Telepresence mit der Firma Cisco Systems zusammenzuarbeiten, lag für Computacenter auf der Hand: Cisco und Computacenter sind langjährige Partner, das gegenseitige Vertrauen und das Wissen um Leistung und Angebot des anderen ist da, „ferner gab es für uns schlichtweg keine Alternative zum von Cisco angebotenen System“, wie Thorsten Düchting argumentiert. Cisco entwickelt, ausgehend von der These, dass Netzwerke heutzutage ein wichtiger technologischer Bestandteil des Geschäftslebens sind, Produkte auf Basis des Internet-Protokolls als Grundlage ebendieses Netzwerkes – und nutzt Telepresence ebenfalls im Geschäftsalltag; die Mitarbeiter arbeiten weltweit auf Basis netzwerkbasierter Kommunikationslösungen zusammen.

Welche Vorteile bringt das Cisco-TelePresence-System bei Computacenter im Einzelnen?
Der erste Vorteil liegt auf der Hand: Kosteneinsparungen. Diese belaufen sich laut Burkhardt Langen auf mehrere Millionen Euro jährlich, was die Investitionssumme innerhalb kurzer Zeit wieder wettmacht. „Es geht uns jedoch nicht ausschließlich um Kosteneinsparungen; diese sind nur einer von mehreren Gründen, weshalb wir das System angeschafft haben. Wenn man einmal bedenkt, mit welchem Aufwand Dienstreisen verbunden sind und von wie vielen Faktoren sie abhängen, so wird offensichtlich, was das TelePresence-System leistet: Der Mitarbeiter ist nicht abhängig davon, ob beispielsweise Flüge verschoben oder gestrichen werden, der Arbeitstag kann ganz anders genutzt werden, als wenn gereist werden muss, keine Arbeitszeit geht verloren. Auch der Einklang zwischen Familie und Beruf ist ein wesentliches Thema, das mithilfe dieses Systems nicht zu kurz kommt: Die persönliche Belastung durch Reisen für den Mitarbeiter geht zurück“, konkretisiert Burkhardt Langen.

An allen der 12 deutschen Computacenter-Standorte mit mehr als 50 Mitarbeitern wird das TelePresence-System bereits genutzt. Ziel ist, dass die meisten Standorte mit dieser Technik ausgerüstet werden, weshalb an einigen kleineren Niederlassungen zurzeit ebenfalls Systeme eingerichtet werden. Kerpen ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt der einzige Standort, der über mehrere Konferenzräume und Monitore verfügt: Es gibt zwei Konferenzräume, einen kleinen mit zwei Monitoren sowie einen großen mit dreien und großem Konferenztisch. Der zuletzt genannte Raum ist ausgestattet mit einer speziellen Klimaanlage, die eine sehr leise Klimatisierung ermöglicht, außerdem mit spezieller Akustik, so beispielsweise einem besonders hochwertigen und sensiblen Mikrofon. Diese Technik hat natürlich ihren Preis: Ein solches Mikrofon kostet etwa 5.500 Euro, die Anschaffung eines Monitors beläuft sich auf 15.000 bis 20.000 Euro. Ein stolzer Preis, mag mancher zunächst denken – was Burkhard Langen jedoch widerlegen kann: „Bedenken Sie einmal, welche Kosten anfallen, wenn die Teilnehmer sich zu einem Meeting persönlich treffen – die Konferenzen dauern oft mehrere Stunden, zudem reisen in unserem Unternehmen die Mitarbeiter oft nicht nur aus dem Inland an, sondern auch aus UK. Man stelle sich beispielsweise vor, was eine Vorstandssitzung mit den Vorständen aus beiden Ländern kostet. Allein schon aus diesen Gründen ist die Investitionssumme spätestens innerhalb eines Jahres wieder wettgemacht. Anschließend schreibt man schwarze Zahlen.“

Doch wie funktioniert eine Konferenz mittels Cisco-TelePresence überhaupt?
Wer befürchtet, eine komplizierte Handhabung in mehreren Schritten sei vonnöten, um eine Konferenz überhaupt in Ganz zu setzen, der kann sich vom Gegenteil überzeugen: Das Meeting wird per Telefon gebucht, ein einziger Knopfdruck genügt, um die Konferenz zu starten. Es muss weder gewählt noch auf einen Aufbau gewartet werden; die Teilnehmer können die Konferenz starten, sobald sie den Raum betreten. Genauso simpel wird der gemeinsame Termin durch den Tastendruck „end call“ beendet, sofern er vor der für die Konferenz anberaumten Zeit beendet werden soll. Ebenfalls ein Vorteil des Systems: Wird das Meeting für beispielsweise eine Stunde angesetzt, fährt das System nach dieser Zeit automatisch herunter. Soll neu gesprochen werden, muss eine neue Konferenz gebucht werden – die Teilnehmer sind also dazu angehalten, innerhalb des festgesteckten Rahmens alle Inhalte, die besprochen werden sollen, auf den Tisch zu bringen. Was wiederum dazu führt, dass eine solche Konferenz genau wie jeder andere Termin nahtlos in den Tagesablauf integriert werden kann.

Im großen Konferenzraum in Kerpen sind drei feststehende Kameras installiert, genau austariert, sodass für die per Monitor zugeschalteten Mitarbeiter immer derjenige zu sehen ist, der gerade spricht. Ein Hin- und Herschwenken der Kameras gibt es nicht, die dadurch entstehende Unruhe bleibt folglich aus. Die Teilnehmer im Kerpener Konferenzraum haben permanent Sicht auf alle drei Monitore. Die Kommunikation von Monitor zu Monitor findet in Echtzeit statt, es gibt keine Zeitverzögerung, das Bild verschwindet nicht, ebensowenig der Ton. „Nach einigen Minuten Eingewöhnungszeit bekommt man das Gefühl, die anderen Teilnehmer säßen einem direkt gegenüber“, findet Thorsten Düchting. Dieser Effekt wird zusätzlich verstärkt dadurch, dass die Stimme des gerade sprechenden Konferenzteilnehmers aus der Richtung kommt, in der sich der Monitor befindet, auf dem er zu sehen ist. „Die Kommunikation mit den Mitarbeitern fühlt sich ‚echt’ an. Dadurch kann man den regelmäßigen Kontakt mit den Mitarbeitern, die man nicht oft trifft, konstant auf einer persönlicheren Basis als nur per Telefon halten“, fährt Thorsten Düchting fort. Ebenfalls von Vorteil ist, dass auch diejenigen Mitarbeiter zugeschaltet werden können, die nicht selbst in einem Konferenzraum sitzen, so aber per Telefon trotzdem an der Konferenz teilnehmen können.

„Das System eröffnet einem ganz neue Möglichkeiten“, wie Helga Tölle, der Konferenz zugeschaltet aus dem Standort Berlin, erklärt. „Ich treffe mich beispielsweise manchmal mit externen Dienstleistern, die Rekrutierungen für uns durchführen, in einem solchen Videokonferenzraum. Die neuen Mitarbeiter werden dann in diesem Raum vorgestellt, was wiederum Reisekosten und -zeit spart. Erst zum finalen Einstellungsgespräch ist eine Anreise vor Ort nötig.“ Auch Schulungen sind über das System möglich. Erst vor Kurzem wurde in Kerpen eine solche Schulung abgehalten, bei der auch Teilnehmer per Handy und Telefon zugeschaltet waren. Die einzige Einschränkung hierbei war, dass die Teilnehmer ihre Telefone aufgrund der vielen Nebengeräusche auf stumm schalten mussten. Der Effekt war jedoch der gleiche wie nach einer persönlichen Schulung vor Ort. Zudem können Präsentationen dank TelePresence-System dargestellt werden: Alle in den TelePresence-Räumen zugeschalteten Mitarbeiter können den Monitor, auf dem sich die Präsentation befindet, sehen; es muss nicht etwa extra eine Kamera auf den Bildschirm gerichtet werden, um dies möglich zu machen.

Apropos Mitarbeiter: Wie reagieren diese überhaupt auf das System, wie kommt es im Haus an? „Durchweg positiv“, fasst Burkhardt Langen zusammen, und die per Monitor zugeschalteten Mitarbeiter stimmen zu. „So positiv sogar, dass der Konferenzraum oft ausgebucht ist – weshalb wir uns dafür entschieden hatten, den zusätzlichen, kleineren Raum einzurichten.“ Die große Akzeptanz und die Beleibtheit des Systems sind allerdings jüngeren Datums. Schon einmal gab es ein Videokonferenzsystem im Kerpener Unternehmen, das jedoch nicht gut angenommen wurde – „weil man einen Führerschein benötigte, um das System überhaupt in Gang zu bringen: Vier Telefonleitungen mussten aufgebaut werden, oft fiel mindestens eine davon aus, das Bild fing an zu wackeln; all das sind keine guten Voraussetzungen dafür, eine Konferenz abzuhalten und bei Mitarbeitern auf Akzeptanz zu stoßen“, wie Burkhardt Langen die damalige Situation umschreibt.

Viel hat sich mit dem neuen System geändert, alleine schon dadurch, dass die Mitarbeiter über keinerlei Hintergrundwissen verfügen müssen, um mit dem System zu arbeiten, und dass eine falsche Bedienung schlicht unmöglich ist. Die meisten Mitarbeiter sehen den größten Vorteil des TelePresence-Systems laut Thorsten Düchting im Work-Life-Balance-Effekt, und Helga Tölle bestätigt dies: „Um das Gespräch, das gerade stattfindet, vor Ort in Kerpen führen zu können, hätte ich heute Früh um sechs Uhr zum Flughafen fahren müssen und wäre heute Abend schätzungsweise gegen 21 Uhr wieder daheim in Berlin gewesen.“ Manfred Kuttler, ein externer Mitarbeiter, dem Meeting zugeschaltet aus München, pflichtet ihr bei: „Oft steht der Aufwand des Reisens in keinem Verhältnis zur am Reiseziel verbrachten Zeit. Für eine Stunde Vertragsverhandlung ungefähr 15 Stunden unterwegs zu sein, das ist neben den Faktoren Zeit und Kosten auch für die Nerven mehr als negativ.“

Um auf den Aspekt Umweltschutz zurückzukommen, dem sich das Unternehmen verschrieben hat: Auch wenn dieser nicht der Hauptgrund dafür war, das TelePresence-System einzuführen, so spielt er im Haus dennoch eine große Rolle. So ist beispielsweise der unternehmenseigene Fuhrpark mit entsprechend grünen Fahrzeugen ausgerüstet: „Die Hersteller machen es uns aufgrund der neuen Technologien immer einfacher, Fahrzeuge so auszuwählen, dass sie den Standards entsprechen, die im Haus eine Rolle spielen“, erklärt Burkhardt Langen. Nichtsdestotrotz werden Fahrten, die wegen des TelePresence-Systems vermieden werden können, allesamt vermieden. Zudem gibt es jährlich ein Umweltbudget in Höhe von mehr als einer Million Euro, das zielgerichtet in neuere Technik investiert wird. Hierzu zählt beispielsweise auch, dass die Außenbeleuchtung am Gebäude aus LED-Technik besteht oder dass Kühlschränke und Spülmaschinen überprüft und gegen solche ausgetauscht werden, die dem neuesten Standard entsprechen.

Definitiv ist das System auch dazu da, die Umweltziele, denen sich das Unternehmen verschrieben hat, einzuhalten. Jeder Dienstwagen, der nicht fährt, jede Flugreise, die nicht angetreten wird, vermeidet den Ausstoß von CO2-Emissionen. Dies ist ein wesentlicher Punkt, da sich das Unternehmen verpflichtet hat, bis 2020 20 Prozent aller CO2-Emissionen einzusparen. Sicherlich sind Reisen nach wie vor notwendig und können nicht komplett vermieden werden. Fakt ist aber auch, dass in Sachen Kommunikation zwischen den einzelnen Standorten im In- und Ausland fast ausschließlich auf das TelePresence-System zurückgegriffen wird – und auch zunehmend mehr externe Dienstleister sowie Kunden sind daran interessiert, Termine mit dem Cisco-System durchzuführen.

Ein weiterer Aspekt, der für das System spricht, ist das Thema Sicherheit. „Man darf nicht vergessen, dass jede Reise immer ein Risiko darstellt. Natürlich sollte man grundsätzlich nie vom Schlimmsten ausgehen, aber Fakt ist, dass jeder Reise Risiken birgt, die vermieden werden können, wenn man sich virtuell trifft“, äußert Burkhardt Langen.

Fazit: Das Vermeiden von Dienstreisen mithilfe des Cisco-TelePresence-Systems im Hause Computacenter bringt Vorteile mit sich, die vom Aspekt Kosteneinsparungen über Schonen der Umwelt bis hin zum Life-Work-Balance- Effekt für die Mitarbeiter reicht. Vor diesem Hintergrund fällt der Ausblick in die Zukunft nicht schwer – die meisten Computacenter-Standorte werden bald via TelePresence-System miteinander vernetzt sein. Denn, um mit Thorsten Düchtings Worten zu schließen: „Telepresence ist Kommunikation im 21. Jahrhundert.“


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