Netzabwicklung

Onlinebuchung, App & Co

Onlinebuchungen sind auf dem Vormarsch, so viel ist sicher. Betrachtet man beispielsweise die Entwicklung der online abgewickelten Hotelbuchungen, so lässt sich feststellen, dass die Zahlen bei sämtlichen Anbietern kontinuierlich steigen. Dies gilt auch für die über ein mobiles Endgerät getätigten Buchungen.

Anhand der Buchungszahlen bei Portalen wie HRS und hotel.de wird die Entwicklung deutlich: Die hotel.de AG konnte ihren Umsatz von 32,3 Millionen Euro im Jahr 2009 auf 36,17 Millionen Euro im Jahr 2010 steigern, das Buchungsvolumen ist im zweiten Quartal 2011 um mehr als 17 Prozent auf 94,30 Millionen Euro gestiegen, HRS verzeichnet zweistellige Wachstumsraten jährlich.

Kostenfaktor Buchung
Einer der Hauptbeweggründe für Onlinebuchungen ist, Kosten einsparen und optimieren zu wollen. Geschäftsreisen sind nach wie vor ein großer Kostenfaktor für Unternehmen. Zwar wird wieder mehr gereist, allerdings nicht um jeden Preis – während der Krise getroffene Restriktionen werden oft beibehalten, um Kosten zu senken und Einsparpotenziale weitgehend auszuschöpfen. Die wirtschaftliche Notwendigkeit bei vielen Unternehmen, Reisekosten auch in Zukunft zu sparen und von kostengünstigen Buchungswegen Gebrauch zu machen, spricht für die zunehmende Nutzung und Bedeutung von Onlinebuchungsservices.

Hört man sich unter Nutzern um, spielen neben dem Kostenfaktor, der durchgängig an erster Stelle steht, weitere Punkte wie Transparenz, Zeitersparnis, einfache Bedienbarkeit, hohe Servicequalität, Best-Buy-Prinzip, Unterstützung bei der Umsetzung der Reiserichtlinien und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern eine große Rolle.

Wer Onlinebuchungsportale implementiert, schlägt mehrere Fliegen mit einer Klappe, behält die Reisekosten der Mitarbeiter im Blick und schafft Transparenz bei den Hotelbuchungen. Die Portale sind auf die Bedürfnisse der Firmenkunden zugeschnitten und lassen sich individuell anpassen. Statistiken unterstützen bei der Kostenkontrolle und helfen dabei, die Buchungsprozesse zu optimieren. Hinweise zu Reiserichtlinien lassen sich genauso hinterlegen wie Preislimits; die mit einzelnen Hotels verhandelten Firmendaten lassen sich in den Firmenkundenbereich einpflegen. Zeitersparnis bei der Buchung führt letztlich auch wieder zu finanziellen Vorteilen; effiziente Buchungswege senken die Kosten. Ganze 14 Prozent der Übernachtungskosten lassen sich laut HRS im Schnitt einsparen, wenn über ein Portal gebucht wird.

Der Corporate Rates Club (CRC) bietet Firmen zahlreiche Serviceleistungen, die zum einen den Buchungsprozess selbst vereinfachen und darüber hinaus sicherstellen, dass der Kostenblock Hotelübernachtung im Unternehmen erheblich reduziert wird. Sowohl die Reisenden selbst als auch die Reisestellen des Unternehmens können somit die Buchungsplattform optimal nutzen und zu Einsparungen an den Reisekosten beitragen.

Einsparung direkter Reisekosten
Firmenspezifische Anpassungen wie die Hinterlegung von Vertragshotels und Vertragsraten, die Buchbarkeit der tagesaktuell günstigsten Hotelraten oder auch die Preiskontrolle anhand der hinterlegten Reisekostenrichtlinie ermöglichen Firmenkunden die Bereitstellung eines kostengünstigen Hotelbuchungssystems für die Geschäftsreisenden des Unternehmens. Die Bündelung des Übernachtungsvolumens aller Firmenkunden über den zentralen Hoteleinkauf des CRC im Sinne einer Einkaufsgemeinschaft ermöglicht zudem signifikant reduzierte Übernachtungspreise im CRC-Hotelbuchungsportal.

Die Auswertung der Buchungszahlen in den Vertragshäusern eines CRC-Kunden hat ergeben, dass durch die Nutzung des Hotelreservierungsprogramms enorme Kosteneinsparungen möglich sind. Viele Unterkünfte haben sich den aktuellen Entwicklungen auf dem Hotelmarkt angepasst und bieten über das Internet besonders günstige Raten unterhalb der vereinbarten Vertragsrate an. Diese – ausschließlich über das Internet buchbaren – Raten sind, ähnlich den Tickets für Billigflüge, oft nur tagesaktuell und in begrenztem Umfang verfügbar, im Gegensatz zu den ganzjährig garantierten Vertragsraten eines Unternehmens.

Während bei telefonischen Buchungen direkt im Hotel in der Regel günstigstenfalls zur Vertragsrate gebucht werden kann, ermöglicht das Hotelreservierungsprogramm den Reiseplanern den Zugriff auf die günstigen Raten. Ein Beispiel: In einem Vertragshotel eines CRC-Kunden in Deutschland wurde die Hälfte aller in einem Auswertungszeitraum von 6 Monaten online gebuchten Raten zu günstigeren Raten als der Vertragsrate gebucht. Im Durchschnitt lag der Preis bei den online generierten Buchungen in diesem Übernachtungsbetrieb 19,50 Euro unter der Vertragsrate. Wären alle Übernachtungen im Auswertungszeitraum über das Hotelreservierungsprogramm gebucht worden, wäre eine Gesamtkosteneinsparung von 3.000 Euro allein in dieser Unterkunft realisierbar gewesen. Insgesamt ergab die Analyse der Buchungszahlen für diesen Kunden, dass im Durchschnitt bei jeder Onlinebuchung sowie bei jeder Buchung über die Buchungshotline im Vergleich zur Buchung direkt im Hotel 6 Euro gespart wurden – das eröffnet, bezogen auf das Gesamtbuchungsvolumen des Firmenkunden, ein Einsparungspotenzial von mehr als 700.000 Euro jährlich.

Einsparung indirekter Reisekosten
Durch die einfache Abwicklung von Onlinebuchungen kann der Buchungs- und Zeitaufwand optimiert werden, um somit zusätzlich die Prozesskosten maßgeblich zu reduzieren. Statistische Auswertungen zur sinnvollen Unterstützung von Reporting und Controlling aller Prozessschritte sind ebenfalls verfügbar. Ein wesentlicher Pluspunkt ist auch die einfache Verwaltung mehrerer Reisender für Reisestellen und Sekretariate. Zudem kann bei Anbietern wie CRC eine spezielle Umkreissuche dabei helfen, einen gezielten Standort zu wählen, Hotels in einem bestimmten Umkreis zu suchen und in Abhängigkeit der Entfernung zum gesuchten Ziel anzuzeigen. Auf Wunsch der Firmenkunden wird ein Kostenübernahme- dokument an das Hotel versandt, um den Hotels kenntlich zu machen, welche Kosten des Reisenden von der Firma tatsächlich übernommen werden – Extras (Minibar oder Pay-TV beispielsweise) gehören in der Regel nicht dazu und müssen vom Reisenden vor Ort selbst beglichen werden.

Ein weiterer Schritt, um die Prozesskosten zu senken, ist die Nutzung zentralisierter Abrechnungswege. Die Verantwortlichen für Mobilität im Unternehmen haben bei Anbietern wie CRC die Möglichkeit, den AirPlus Company Account oder die American Express MICE Solution als Abrechnungsmedium für die Firmenhotelbuchungen zu hinterlegen. Die Unternehmen können dabei festlegen, welche Kosten über die zentrale Reisestellenkarte abgerechnet werden dürfen; das können neben der Übernachtung auch Frühstück, Parkgebühren, Internetkosten und Ähnliches sein. Die Vorteile für den Dienstreisenden und das Unternehmen liegen auf der Hand: Ein Reisekostenvorschuss und entsprechende Anträge sind nicht mehr nötig, da die Hotelrechnung direkt vom Firmenkonto abgebucht wird. Nach der Reise übernimmt der Anbieter die Rechnungsprüfung für die Firma. Die Kontrolle von vielen Einzelbelegen und der damit verbundene Zeitaufwand entfallen also ebenso. Das Unternehmen erhält vom Kreditkarteninstitut eine konsolidierte und vorsteuerabzugsfähige Rechnung mit Zusatzdaten wie Kostenstelle, Personalnummer et cetera.

Buchung über ein mobiles Endgerät
Immer beliebter wird die Buchung per App. Auf den Hotelbereich bezogen bedeutet dies, dass jeder Fünfte schon einmal über ein mobiles Endgerät gebucht hat. Eine HRS-Umfrage kommt zu folgendem Ergebnis: Bereits 19,6 Prozent der Reisenden haben mindestens einmal per App gebucht, rund 13 Prozent greifen bei der Buchung regelmäßig zum Smartphone. Besonders beliebt ist diese Option in der Gruppe der 30- bis 49-Jährigen. In der Kategorie der Geschäftsreisenden hat bereits jeder Dritte mindestens einmal per Smartphone gebucht und möchte dies in Zukunft auch beibehalten – als Hauptgrund wird hier die einfache Handhabung genannt. Ein Grund mehr für Hotelportale, Buchungsmöglichkeiten für Handy, Smartphone und Tablet-PC zur Verfügung zu stellen. Doch nicht nur auf den Hotelbereich bezogen lässt sich dieser neue Trend feststellen: Die Amadeus- Studie „The always-connected Traveller: How mobile will transform the future of air travel“ kommt zu dem Ergebnis, dass mobile Technologien Flugreisen in den kommenden fünf Jahren verändern werden. Zwar stehen die mobilen Dienste in der Reisebranche noch am Anfang, die Nachfrage ist jedoch bereits da und nimmt stetig zu. Die Amadeus-Umfrage belegt, dass bereits 33 Prozent der Vielreisenden via Smartphone buchen; generell werden mobile Dienste erwartet und gezielt nachgefragt. Auch in Sachen Zusatzleistungen sind neue mobile Möglichkeiten im Kommen, allerdings wird hier noch Vorlaufzeit benötigt – nach Ansicht der befragten Airlines wird es noch mehr als ein Jahr dauern, bis Leistungen wie Sitzplatzwahl, Buchung von Loungezugang und Mahlzeiten im Voraus mobil gekauft werden können. Auch sogenannte Push Notifications, Bezahldienste und standortbezogene Dienste sollen dem Flugreisenden in Zukunft zur Verfügung stehen, um so den sich verändernden Kundenbedürfnissen gerecht zu werden.

Trotz Online-Buchungsmaschinen und Trend zur Buchung über mobile Endgeräte: Hervorzuheben ist, dass Buchungsportale Reisebüros nicht verdrängen oder komplett ersetzen können, sondern genauso wie diese ihre Relevanz auf dem Markt haben. Oft bestehen auch Kooperationen zwischen Portal und Reisebüro. So arbeitet beispielsweise hotel.de mit Reisebüropartnern zusammen, als Affiliates oder Firmenreisebüros, die auf den Service des Hotelanbieters zurückgreifen und Geschäftsreisen ihrer Firmenkunden über die Plattform abwickeln. Generell gilt oft: Sobald eine längere oder eine umfangreicher und komplizierter zu organisierende Reise bevorsteht, werden meist persönlicher Service und Reisebüros bevorzugt.

 

 

Statement von Dirk Gerdom, VDR-Präsident, zum Thema Bedeutung von Onlinebuchungen und Apps:

„Von Reisebuchung über Informationen zum Zielort und Social Network-Nutzung bis hin zur Reisekostenabrechnung – die modernen Technologien sind Freud für Geschäftsreisende, können aber auch zum Leid der Travel Manager werden. Denn die Umstellung von Prozessen und die Integration von Apps im Unternehmen kosten Zeit und Geld. Die neuen Anwendungen müssen in bestehende Unternehmensprozesse integriert und gemeinsame Schnittstellen zwischen Anbieter und den – der Reise nachgelagerten – Prozessen im Unternehmen, wie zum Beispiel der Reisekostenabrechnung, geschaffen werden. Außerdem ist das Thema Datenschutz nicht zu unterschätzen.

Der Travel Manager sollte deshalb eng mit IT- und Security-Abteilungen zusammenarbeiten. In der Praxis benötigen die Reisenden eigentlich nur mobile Applikationen mit konsolidierten Informationen rund um ihre Reise. Sinnvoll ist es, wenn sie jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen zur Reise haben und diese in einem einheitlichen Prozess dokumentieren können. Auch aus Sicht der Geschäftsreiseverantwortlichen macht das Sinn. Wichtig ist, dass es sich um eine integrierte Firmenlösung handelt, die für alle Reisenden gleich ist. Denn Apps sind kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck.

Zwar sind wir noch Lichtjahre von der Teleportation des Captain Kirk entfernt – am Ende wird die Geschäftsreise jedoch aus einer Hand, über einen Kanal beziehungsweise einen Anbieter buchbar sein. Die Welt des Travel Managements wird dadurch immer komplexer, technischer, aber auch schneller und – wenn prozessunterstützende Systeme passen – auch kostensparend, effizient und transparent. Am umfassenden Mobilitätsmanagement kommt der Travel Manager von morgen also nicht vorbei.“


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