Grat Wanderung

Hoteleinkäufer zwischen Sparzwang und Fürsorgepflicht

Wer Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisiert, der weiß, wie anstrengend und zeitraubend die Suche nach einem geeigneten Hotel sein kann – zumal dafür oft Mitarbeiter zuständig sind, die sich nicht ausschließlich mit diesem Thema beschäftigen, sondern nur einen Teil ihrer Arbeitszeit darauf verwenden.

Eine der vielen Herausforderungen beim Hoteleinkauf ist der Spagat zwischen geringem Preis und Komfort für den Reisenden. Die Kunst des Geschäftsreisemanagements besteht darin, Reisen kostenoptimal und sicher durchzuführen und gleichzeitig die Geschäftsleitung und die Reisenden zufrieden zu stellen. Was nützt es dem Verantwortlichen, wenn seine Mitarbeiter zwar günstig, dafür aber unausgeschlafen oder gestresst an ihrem Ziel ankommen? Der Präsident des deutschen GeschäftsreiseVerbands VDR, Dirk Gerdom, der bei SAP das globale Travel Management leitet, spricht aus Erfahrung: „Kein Geschäftsreiseplaner kann zufrieden sein, wenn er zwar einen dreistelligen Betrag gespart hat, die Reisenden aber unzufrieden zurückkehren, weil sie abends keinen Internetzugang hatten und deshalb Arbeit liegen blieb oder weil sie auf alten Matratzen schlecht geschlafen haben und die Verhandlung deshalb nicht gut lief.“

Der Geschäftsreisende selbst erwartet nicht das Beste vom Besten, denn als Mitarbeiter des Unternehmens weiß auch er Bescheid über den Kostendruck. Allerdings ist klar: Wenn das Unternehmen zu Kompromissen hinsichtlich zumutbaren Reisekategorien und Berücksichtigung persönlicher Belange bereit ist, stabilisiert das Produktivität und Motivation. „Geschäftsreisen müssen als Investition in den Unternehmenserfolg verstanden werden – nicht nur als Option für Quick Wins im Bereich der Einsparungen in schlechten Zeiten“, so Dirk Gerdom, „der Verantwortliche für Mobilität muss das entsprechend bei den Entscheidern seines Unternehmens platzieren.“

Jedoch: Einfacher gesagt als getan. Besonders in den vergangenen zwei Jahren haben Wirtschaftskrise und Mehrwertsteuersenkung in der Hotellerie Geschäftsreiseverantwortliche zum Sparen gezwungen. Die Bundesregierung hatte im Januar 2010 die Mehrwertsteuer für Beherbergungsleistungen von 19 Prozent auf sieben Prozent gesenkt. Im Travel Management fand die Umsetzung keinen Anklang. Die Hotellerie gab die Steuersenkung nicht als Preissenkung an die Kunden weiter. Stattdessen drohte ein erheblicher Mehraufwand, unter anderem durch niedrigere Vorsteuer-Abzüge. Die praktischen Probleme der Umsetzung hat das Bundesministerium für Finanzen am 5. März 2010 zwar entschärft und dabei auch Vorschläge des VDR und weiterer Wirtschaftsverbände berücksichtigt. Dennoch mussten die Travel Manager Nachteile im Einkauf abwenden. Die Krise forderte viel Aufmerksamkeit und zum Teil grundsätzliche Entscheidungen von denen, die für betriebliche Mobilität verantwortlich sind.

Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010 hat gezeigt, dass drei Viertel der Geschäftsreiseverantwortlichen in den Unternehmen ein Bündel von Maßnahmen eingeleitet hat. Zwei Drittel von ihnen verglichen die Preise stärker als zuvor oder suchten nach Rabatten und Sonderpreisen, fast ein Drittel verhandelte Konditionen nach oder rollte Verhandlungen neu auf. Ein Fünftel legte mehrere Geschäftsreisen zu einer zusammen, jeweils ein Zehntel kürzte die Zahl der Reisen oder steuerte auf niedrigere Buchungskategorien. „Im Inland hatten andere Beherbergungskategorien wie Economy-Hotellerie, Pensionen oder Privatzimmer und im Ausland Angebote nach dem Motto ,more value for less money‘ Marktanteile gewonnen“, so Daniela Schade, VDR-Präsidiumsmitglied und Senior Vice President Commercial bei der Accor Hotellerie Deutschland GmbH. Außerdem waren kürzere Reisen und Tagesgeschäftsreisen ohne Übernachtung Folge einer verschärften Reiserichtlinie. Die Restriktionen haben ohne großen Aufschrei funktioniert und waren auch der Überzeugungsarbeit der Travel Manager zu verdanken. Der wichtigste Grund aber: Es gibt längst Budgethotels von guter Qualität, die sich ihren Platz am Markt erobert haben. Der Unterschied zwischen einem Zwei-Sterne- und einem Drei-Sterne-Hotel wird als nicht so groß empfunden wie der zwischen der Economy und der Business Class in Flugzeugen.

Und: Das Hotelzimmer als Statussymbol hat ausgedient. Während ein Flug in der Business Class (oder gar in der First) unter Geschäftsreisenden immer noch mehr gilt als die „Holzklasse“ und vor allem den wirklich notwendigen Komfort bietet, definiert sich kaum noch jemand über die Zahl der Sterne auf dem Schild neben der Hoteltür. „Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der Krise ist, dass das Luxusdenken weitgehend vorbei ist“, findet Dirk Gerdom.

Wenn Luxus also nicht mehr die höchste Priorität hat und Sparen immer noch ‚in‘ ist – wie stellen Geschäftsreiseplaner dennoch sicher, dass ein Hotel den Anforderungen ihrer Reisenden entspricht? Wie gehen sie sicher, nicht die berühmte Katze im Sack gekauft zu haben?

Wer effektiv arbeiten möchte, dem helfen Werkzeuge wie Gütesiegel, die die Recherche nach dem geeigneten Hotel erleichtern. Doch auch hier ist die Auswahl groß. Die DEHOGA-Sterne alsOrientierung? Auszeichnungen von Branchen-Wettbewerbern als Richtschnur? Die Entscheidung für das passende Hotel nimmt dem Reiseverantwortlichen keiner ab. Ein bundesweit gültiger Maßstab für Geschäftsreisehotels sind die vom VDR mitgetragenen Siegel „Certified Business Hotel“ und „Certified Conference Hotel“. Über 350 Häuser, vor allem in Deutschland, haben sich dem strengen Kriterienkatalog für Business- Hotels gestellt, der unter anderem Webzugang, Mobilfunkerreichbarkeit, eine Arbeitsfläche im Zimmer, geprüfte Matratzenqualität und eine Rechnung nach Firmenpolitik zwingend vorschreibt. Darüber hinaus tragen rund 270 Häuser die Auszeichnung als Konferenzhotel – sie erfüllen alle 67 Pflichtkriterien des Siegels.

Da die zertifizierten Hotels mit einem entsprechenden Logo in den großen Hotelportalen verzeichnet sind, fällt es Geschäftsreiseplanern leicht, außer dem Preis auch den (Arbeits-) Komfort ihrer Reisenden im Auge zu behalten – zumal zertifizierte Häuser nicht teurer sind als nicht-zertifizierte Häuser der gleichen Kategorie. Die Orientierung an den Zertifikaten vereinfacht die Prozesse, stellt die Qualität des Hotels transparent dar und vermittelt dadurch die Sicherheit, auf dem richtigen Weg zu einer erfolgreichen Geschäftsreise oder Veranstaltung zu sein.

So können Zertifizierungen ein guter Hinweis sein, wo sich Verhandlungen besonders lohnen. Aber von welchem Volumen an lohnen sie sich überhaupt? Wer 50 „Roomnights“ – Übernachtungen – im Jahr abnimmt, braucht keinen Vertrag. Wer 400 benötigt, sollte allerdings verhandeln. Die Grenze liegt irgendwo dazwischen und ist bei jedem Unternehmen anders. „Verhandlungen haben immer ein Ziel im Blick: Durch die Auswahl günstiger Reiseleistungen direkte Kosteneinsparungen zu erzielen“, so Dirk Gerdom, „es gibt jedoch keinen Königsweg hin zu diesem Ziel. Es existiert aber ein goldener Mittelweg, immer in Abhängigkeit von der Wirtschaftlichkeit.“ Wer ausschließlich auf verhandelte Raten setzt, dem entgehen die womöglich günstigeren tagesaktuellen Preise. Und wer ausschließlich auf dem Spot-Markt kauft, hat das Nachsehen, wenn die Preise kurzfristig steigen – weil kein Rahmenvertrag sie deckelt.

Geschäftsreise-Entscheider, die in schweren Zeiten mit guten Verhandlungen und Einsparmaßnahmen alles herausgeholt haben, stehen jetzt unter dem Druck, die Kosten nicht wieder ansteigen zu lassen – und das bei gelockerten Reiserichtlinien und steigenden Preisen. Ende 2008 waren bei den Hotels flächendeckend Preise eingebrochen und konnten sich mit dem Ende der Krise nicht gleich erholen. Derzeit stehen die Zeichen aber wieder auf Wachstum – die Auslastung steigt und damit auch die Preise. Gleichzeitig wird in den Unternehmen der Rotstift nicht mehr so rigoros angesetzt. Um trotzdem effizient zu wirtschaften, werden einige Restriktionen beibehalten. „Der Optimismus ist nach wie vor gebremst. Das ist auch durchaus vernünftig, da bestimmte Einsparungen zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung im Unternehmen beitragen und damit auch in besseren Zeiten unerlässlich sind“, so Dirk Gerdom.

Für 2011 gibt es nur positive Nachrichten. So soll es in allen Bereichen aufwärts gehen. Den zweitgrößten Anstieg erhofften sich die Befragten der VDR-Geschäftsreiseanalyse im Segment Hotel – 20 Prozent glaubten an eine steigende Entwicklung im Übernachtungsgewerbe. Vieles davon merken Unternehmen bereits heute. Und das ist trotz der steigenden Bedeutung von Web-, Telefon- und Videokonferenzen auch gut so. Denn, wie VDR-Präsident Dirk Gerdom zusammenfasst: „Man darf nie vergessen, dass geschäftliche Reisen nach wie vor ein wichtiger Baustein sind zur Erfüllung der Unternehmensziele. Sie tragen maßgeblich dazu bei, geschäftliche Beziehungen zu entwickeln und zu festigen.“



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